I compiti del responsabile della conservazione

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1 Articolo pubblicato su FiscoOggi ( Attualità I compiti del responsabile della conservazione 4 Maggio 2007 Tra gli obblighi posti a suo carico, quello verificare la corretta funzionalità del sistema e dei programmi gestione La figura del responsabile della conservazione è sciplinata dalla deliberazione Cnipa n. 11 del 19 febbraio 2004, che detta le regole tecniche per la riproduzione e conservazione documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali. Il responsabile della conservazione, nel rispetto specifici obblighi posti a suo carico dall'articolo 5 della deliberazione, dovrà: definire le caratteristiche e i requisiti del sistema conservazione, in funzione della tipologia dei documenti (analogici o informatici) da conservare, e organizzare gli stessi in modo da garantire la corretta conservazione e la sicurezza dei dati, anche al fine poterli prontamente produrre, ove necessario archiviare e rendere sponibili relativamente a ogni supporto memorizzazione utilizzato, le seguenti informazioni: descrizione del contenuto dell'insieme dei documenti estremi identificativi del responsabile della conservazione estremi identificativi delle persone eventualmente delegate dal responsabile della conservazione, con l'incazione dei compiti alle stesse assegnati 1 5

2 incazione delle copie sicurezza mantenere e rendere accessibile un archivio del software gestione, nelle eventuali verse versioni verificare la corretta funzionalità del sistema e dei programmi gestione adottare le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo conservazione sostitutiva e delle copie sicurezza dei supporti memorizzazione richiedere la presenza un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto il suo intervento definire e documentare le procedure sicurezza da rispettare per l'apposizione del riferimento temporale verificare periocamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l'effettiva leggibilità dei documenti conservati, provvedendo, se necessario, al riversamento retto o sostitutivo del contenuto dei supporti. La complessità delle operazioni da svolgere impone la necessità dell'inviduazione una figura professionale che dovrà possedere, per adempiere correttamente a tali mansioni, sia conoscenze informatiche che giuriche. Per venire incontro alle oggettive fficoltà cui sopra, la deliberazione prevede, sempre all'articolo 5, che il responsabile del procemento conservazione possa delegare, in tutto o in parte, per lo svolgimento delle proprie attività, altri soggetti che abbiano la necessaria competenza ed esperienza, per garantire la corretta esecuzione delle operazioni precedentemente incate: in questi casi si parlerà conservazione sostitutiva in outsourcing. Occorre precisare che il ricorso a un outsoucer per l'intero processo conservazione non determina a carico quest'ultimo alcun tipo responsabilità ai fini tributari, in quanto il responsabile è sempre il soggetto che ha affidato all'esterno l'incarico. L'unica responsabilità che grava sull'outsourcer, nel caso in cui non adempia correttamente al proprio compito, è quella stabilita dall'articolo 1218 del Coce civile, che prevede l'obbligo al risarcimento del danno. Anche se non imposto da nessuna norma, vista la complessità delle operazioni da porre in essere, si rende necessaria la redazione un manuale della conservazione sostitutiva, in cui definire tutte le specifiche tecnico-operative poste in essere nel processo conservazione. Il manuale della conservazione potrebbe essere strutturato sul modello del "Documento 2 5

3 programmatico sulla sicurezza informatica" (Dps) e, come quest'ultimo, dovrebbe contenere un'analisi dei rischi sui processi da eseguire e sui sistemi hardware e software utilizzati. Sarebbe opportuno, ricorrendo anche a una rappresentazione grafica (flow-chart), descrivere in maniera molto dettagliata tutte le operazioni da porre in essere, affinché anche il personale meno esperto possa facilmente visionare i processi operativi. Un sistema work-flow, poiché ci sono scadenze ben precise da rispettare, potrebbe assicurare il corretto e tempestivo svolgimento ogni singola attività. Sarebbe opportuno che il manuale contenesse una sezione decata ai rapporti con l'amministrazione finanziaria, in cui incare, ad esempio, le comunicazioni preventive e consuntive dell'imposta bollo, la trasmissione delle impronte, eventuali ispezioni, eccetera. A titolo esemplificativo si riporta seguito la possibile struttura del manuale della conservazione: Sezione Descrizione Allegati Dati identificativi della società Dati identificativi del responsabile della Introduzione conservazione e eventuali delegati Allegato 1 Dati identificativi della C.A. (Certification Authority) Obblighi del responsabile della conservazione Apposizione del riferimento temporale Apposizione della marca temporale Apposizione della firma gitale Allegato 2 Comunicazioni all'amministrazione finanziaria 3 5

4 Organizzazione del personale, deleghe, modalità accesso ai dati Definizione della struttura degli archivi Modalità operative Procedure manutenzione hardware e software Allegato 3 Organizzazione dei supporti memorizzazione dati Definizione esecuzione delle copie sicurezza Guasti hardware Malfunzionamenti software Analisi dei rischi Guasti al spositivo firma gitale Allegato 4 Insponibilità del sito della Certification Authority Scadenziario delle verifiche Verifica sulla leggibilità dei documenti Verifica dello stato conservazione dei Verifiche perioche supporti utilizzati Allegato 5 Chiusura dell'archivio informatico in corso d'anno Esibizione dei documenti su supporto cartaceo Scadenziario delle comunicazioni Comunicazioni con Comunicazione preventiva e consuntiva l'amministrazione dell'imposta bollo finanziaria Comunicazione dell'impronta Allegato 6 Registro accessi, ispezioni e verifiche Registro delle operazioni macero Operazioni macero Procedura struzione dei documenti Allegato 7 cartacei 4 5

5 Al fine evitare dover riapprovare il manuale a ogni cambiamento intervenuto, si rende necessario poterlo gestire in maniera flessibile. Per questo motivo sarebbe opportuno impiegare, per la descrizione delle singole fasi operative, degli allegati. In questo modo, sarà possibile apportare eventuali mofiche al manuale con la semplice sostituzione del relativo allegato. Gaetano Silipigni URL: 5 5