La Conservazione ottica sostitutiva e il protocollo informatico: l'esperienza di InfoCamere. Marco Pellegrini, Direttore Marketing InfoCamere

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1 La Conservazione ottica sostitutiva e il protocollo informatico: l'esperienza di InfoCamere Marco Pellegrini, Direttore Marketing InfoCamere

2 CHI SIAMO IL KNOW HOW Outsourcer della rete e delle applicazioni mission critical delle Camere di Commercio (Registro Imprese: Conservazione ottica di oltre 40 milioni di documenti) LE INFRASTRUTTURE Rete ad alta velocità che collega le 103 Camere di Commercio Data Center apadovae Milano in Disaster Recovery 2

3 CHI SIAMO Know how e Infrastrutture Leader nei servizi di firma digitale Primo fornitore di posta elettronica certificata Certificatore pubblico da Aprile

4 L'origine: il protocollo amministrativo Funzioni ed obiettivi : identificazione dei documenti da parte del soggetto che li produce o li riceve registrazione con rilevanza notarile ed efficacia probatoria garantire l avvenuta produzione, invio o ricezione del documento (provenienza, data di registrazione del documento, oggetto, certezza e conservazione nel tempo) 4

5 Evoluzioni normative: il Protocollo informatico Firma Digitale Protocollo Informatico Regole Tecniche 513/97 428/98 DPCM 31/10/2000 Inter-operabilità 445/2000 Circ. AIPA 28/11/2000 Conservazione dei documenti Testo Unico sulla documentazione amministrativa Del. CNIPA 11/2004 5

6 Proteus ovvero..il Protocollo informatico di IC Migliore efficienza interna: Maggiore trasparenza dell'azione amministrativa: Eliminazione dei registri cartacei e razionalizzazione dei flussi documentali Maggiore rapidità di accesso allo stato dei procedimenti ed ai relativi documenti 6

7 I punti di forza Attivazione immediata Riduzione tempi di protocollazione Velocità di accesso ai documenti Certezza della completezza dei fascicoli Migliora l'efficienza dei processi dell'ente Accresce la trasparenza amministrativa Costi limitati 7

8 Le caratteristiche Risponde alle norme AIPA/CNIPA Contiene funzionalità superiori rispetto al Nucleo Minimo È personalizzabile graficamente (layout, logo, ecc.) È indipendente da piattaforma (Windows, Unix) e DBMS 8

9 Le caratteristiche Si basa su FileNet che è un leader mondiale È interoperabile e modulare È integrato con la firma digitale È integrato con la posta certificata È integrato con la conservazione ottica Ha un help desk di I e II livello 9

10 I Clienti Alcuni clienti 87 Sistema Camerale (CCIAA, Unioni Regionali e Nazionale) 16 Comuni (San Giuliano, Padova, Molfetta, Voghera, ecc.) 3 Ministeri (Difesa, Attività Produttive, Giustizia) 6 ASL e Aziende Ospedaliere (Ospedale di Parma, ASL Arzignano, Policlinico Bari, ecc.) 21 Altri Enti (Ordini professionali, Agenzie, ecc.) 10

11 Il Protocollo e la Conservazione Il Protocollo Informatico ProteusPA attraverso una opportuna interfaccia accede ai servizi di Conservazione Sostitutiva (LegalDoc) SERVIZI di Conservazione CONSERVA RETTIFICA CANCELLA VISUALIZZA 11

12 Conservazione a Norma... in sintesi Decreto del Ministro dell Economia e delle Finanze, 23 gennaio 2004 Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipo di supporto Delibera CNIPA n 11 del 2004 Regole tecniche per la riproduzione e conservazione su supporto ottico idoneo a garantire al conformità dei documenti agli originali, sostituisce la precedente In particolare: Art Responsabile della conservazione Il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva può delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attività ad una o più persone che, per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate (.) 12

13 I vantaggi della Conservazione Ottica Riduce i tempi di ricerca e consultazione Permette l accesso distribuito ai dati Minimizza gli spazi di archiviazione Garantisce sicurezza, affidabilità e durabilità Drastica riduzione del Total Cost of Ownership 13

14 LegalDoc Legaldoc è la soluzione per la conservazione ottica a norma integrabile con qualsiasi software per la Gestione Documentale (oltre che gestionale/erp) tramite tecnologia web services SISTEMA CLIENTE IC WEB SERVICES 14 14

15 LegalDoc: i punti di forza Conformità ai requisiti CNIPA Garanzia nel tempo di: leggibilità (contro l usura, l illeggibilità del formato, etc.) autenticità (verificabilità della firma) accessibilità (facilità di consultazione e richiami successivi) informazioni di contesto (pratica di appartenenza, faldone, nome autore, etc.) 15

16 LegalDoc: i punti di forza Disponibile al Cliente come servizio gestito Delega (contrattualizzata) ad InfoCamere delle attività e della responsabilità di conservazione Costi certi per il Cliente Adeguamento costante alla normativa 16

17 LegalDoc: a chi si rivolge Pubbliche Amministrazioni Centrali e Locali e Aziende Sanitarie: completamento dell attuale soluzione di gestione documentale (Protocollo Informatico) Aziende Multiservizi: integrazione con componenti software esistenti disponibilità di offerte pacchettizzate 17

18 LegalDoc: vantaggi per i Clienti Elevati standard di sicurezza fisica e logica Alta affidabilità dell architettura back-up & disaster recovery Scalabilità gestione di elevati volumi di dati :: 18

19 LegalDoc: vantaggi per i Clienti Immediata integrabilità con sw pre-esistenti (XML, Web Services) Garanzia di costante allineamento con la normativa :: un Partner qualificato e certificato cui delegare la conservazione a norma 19

20 LegalDoc: il processo di conservazione Sistema di gestione documentale del cliente Lotto Firma digitale Marca temporale Documenti cartacei acquisiti via scanner Documenti in formato digitale Conservazione/ Esibizione Supporti probatori 20

21 Grazie per la cortese attenzione