a cura di Silvia Alberici e Maura Trimboli

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Antonina Bruno
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1 a cura di Silvia Alberici e Maura Trimboli

2 Dichiarativi fiscali «paperless» Normativa di riferimento Art.3 comma 9 DPR 322/1998 Circolare n. 6/E del 25 gennaio 2002 Articolo 3 del D.M. 23 gennaio 2004 Risoluzione n 298/E del 18 ottobre 2007 Risoluzione n 354/E del 8/8/2008

3 Obblighi di legge I contribuenti e i sostituti di imposta che presentano la dichiarazione in via telematica, conservano, per il periodo previsto dall'articolo 43 del decreto del Presidente della Repubblica 29 settembre 1973, n. 600, la dichiarazione debitamente sottoscritta e redatta su modello conforme a quello approvato ( ) nonché i documenti rilasciati dal soggetto incaricato di predisporre la dichiarazione. L'Amministrazione finanziaria può chiedere l'esibizione della dichiarazione e dei suddetti documenti. (Art.3 comma 9 DPR 322/1998) I contribuenti e i sostituti d'imposta debbono conservare l'originale della dichiarazione trasmessa, redatta su modello cartaceo e sottoscritta, nonché la comunicazione dell'agenzia delle Entrate attestante l'avvenuta ricezione ( ) I soggetti incaricati della trasmissione conservano, per il medesimo periodo previsto dall'articolo 43 del DPR n. 600 del 1973, la copia delle dichiarazioni trasmesse. Al fine di risolvere i notevoli problemi di archiviazione delle dichiarazioni cartacee, viene ora consentito, in alternativa alla conservazione delle dichiarazioni cartacee, di tenere memoria delle dichiarazioni presentate su supporti informatici. In tal caso è fatto obbligo al contribuente di riprodurre la dichiarazione su modello cartaceo qualora l Amministrazione finanziaria, in sede di controllo, ne faccia richiesta (Circolare n. 6/E del 25 gennaio 2002)

4 La risoluzione n 354/E del 8/8/2008, ha chiarito che con riguardo alle copie delle dichiarazioni conservate su supporto informatico dal soggetto incaricato alla trasmissione, possono anche non riprodurre la sottoscrizione del contribuente. Il che significa che La Conservazione Sostitutiva delle copie delle dichiarazioni dell incaricato NON richiede la firma del contribuente. pertanto La sottoscrizione della dichiarazione è un elemento essenziale della dichiarazione conservata dai contribuenti e dai sostituti di imposta. Analogo requisito non è, invece, prescritto per i soggetti incaricati della trasmissione che conservano su supporto informatico le copie delle dichiarazioni trasmesse, a condizione che queste siano riproducibili su modello conforme a quello approvato. Gli incaricati della trasmissione : hanno l onere della conservazione delle copie delle dichiarazioni, mentre Non sussiste l Obbligo di sottoscrizione da parte del contribuente delle copie conservate all incaricato su supporti informatici

5 I soggetti «incaricati» alla trasmissione Coerentemente con tale interpretazione, la risoluzione n. 298/E del 18 ottobre 2007 precisa che le copie conservate su supporto informatico dal soggetto incaricato della trasmissione possono anche non riprodurre la sottoscrizione del contribuente. Inoltre, attesa la natura di documento informatico della copia della dichiarazione creata su supporti informatici, l obbligo di conservazione può essere assolto nel rispetto delle modalità previste dall articolo 3 del D.M. 23 gennaio Tale previsione è estendibile anche alle copie inviate dall istante, in applicazione del citato articolo 3, comma 3, del D.P.R. n. 322 del 1998, secondo cui Ai soli fini della presentazione delle dichiarazioni in via telematica mediante il servizio telematico Entratel si considerano soggetti incaricati della trasmissione delle stesse: a) gli iscritti negli albi dei dottori commercialisti, dei ragionieri e dei periti commerciali ( ); d) i centri di assistenza fiscale per le imprese e per i lavoratori dipendenti e pensionati; ( )

conservazione a cura del contribuente Formato digitale Conservazione

6 La conservazione sostitutiva delle dichiarazioni dei redditi Stampa cartacea sottoscrizione del contribuente sottoscrizione dell intermediario conservazione a cura del contribuente Formato digitale Conservazione sostitutiva a cura dei soggetti incaricati della trasmissione telematica delle dichiarazioni

Il software gestionale dichiarativo genera il pdf relativo al

7 Fasi del processo di gestione dei dichiarativi in maniera totalmente digitale 1. Il software gestionale dichiarativo genera il pdf relativo al dichiarativo (es.: Modello Unico Persona Fisica, F24) 2. Individuazione di tutti i campi firma previsti

8 3. Sottoscrizione digitale del contribuente Con smart card Con business key Con firma grafometrica (se il soggetto non è in possesso di una firma digitale)

9 Processo di conservazione dei documenti firmati digitalmente 1. Il gestionale genera il file telematico del dichiarativo inviato all Agenzia delle Entrate tramite Entratel 2. Avvenuta ricezione del file telematico e rilascio della ricevuta attraverso Entratel

10 3. Invio in conservazione da parte dell intermediario del pacchetto, compresi i «giustificativi» 4. Il file telematico e la relativa ricevuta sono abbinati al dichiarativo fiscale nel sistema di conservazione

11 Riepilogando: Fare la Conservazione Sostitutiva delle copie dei dichiarativi dell incaricato alla trasmissione NON è onerosa, perché le copie delle dichiarazioni possono anche non riprodurre la sottoscrizione del contribuente. Il che significa che La Conservazione Sostitutiva delle copie delle dichiarazioni dell incaricato NON richiede la firma del contribuente. La normativa potrebbe sembrare complessa perché tratta anche di alcuni aspetti tecnici, come la firma digitale e la marca temporale, che sono argomento non attigui a quelli normalmente trattati dagli studi professionali. Tuttavia per chi non avesse tempo o intenzione di approfondire la normativa è sempre possibile ricorrere ai servizi di full-outsourcing di società specializzate, evitando, così, di rinunciare a dare una risposta alla clientela. La conservazione sostitutiva è una scelta reversibile, si può scegliere di conservare in maniera sostitutiva per un anno d imposta e tornare alla carta per quello successivo.

12 Tramite la Conservazione sostitutiva è possibile: riorganizzare e rendere più efficienti le procedure di studio, avere un maggiore controllo sui tempi di lavoro e sulle risorse impiegate, razionalizzare l utilizzo degli spazi. La conservazione rende più facile e immediata la ricerca dei documenti e il necessario investimento economico è pienamente recuperabile nell anno, anno e mezzo successivo. Anche i professionisti che si occupano di dichiarazioni sono interessati alla conservazione sostitutiva in qualità di sindaci, membri degli organismi di vigilanza e consulenti aziendali. Pertanto nessuno può esimersi dal conoscere le procedure di conservazione sostitutiva anche in quanto rappresentative dell evoluzione digitale in corso.

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