Sistema documentale, archivi e processi di dematerializzazione

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1 DG Organizzazione e Risorse Settore Servizi generali e semplificazione dei processi P.O. Archivi e sistema documentale Sistema documentale, archivi e processi di dematerializzazione

2 Scarto, selezione, piano di conservazione Scarto, selezione, piano di conservazione Franca Doccini

3 Quando di parla di selezione e scarto? Solitamente si parla di selezione e scarto nella 2 a fase di vita dell archivio: archivio di deposito, cioè. archivio non più corrente ma non ancora storico di durata non definita intrinsecamente, ma per esigenze pratiche e gestionali anni

4 Archivio di deposito Deposito: Locale nel quale un ente conserva la propria documentazione non piu necessaria alla trattazione degli affari in corso (Paola Carucci, 1990)

5 Archivio di deposito ARCHIVIO DI DEPOSITO: fase dell archivio nella quale le sedimentazioni documentarie sono arrivate ad un assetto stabile, in quanto le attività che le hanno prodotte sono giunte a conclusione, e nella quale il soggetto produttore procede a una razionalizzazione selettiva dei documenti, mantenendo ed evidenziando le aggregazioni originarie costituite nella fase formativa ed eliminando la documentazione di carattere strumentale e transitoria, in modo da consolidare senza alterazioni la propria memoria.

6 Le attività archivistiche Acquisire e concentrare il materiale in una struttura adeguata Progettare e realizzare la conservazione sia fisica sia intellettuale (acquisire anche i metadati e gli strumenti descrittivi prodotti nella prima fase) Selezionare il materiale da destinare alla conservazione permanente o allo scarto in funzione della sua fruizione (valorizzazione)

7 Corretta gestione dell archivio di deposito allestimento della sede: locali adeguati a carattere esclusivo arredi e attrezzature idonee per collocazione del materiale archivistico conservazionee cura del materiale documentario e restauro dei supporti realizzazione degli strumenti archivistici per l accesso interno ed esterno- descrizione delle unità archivistiche garanzie di imparzialità per l accesso

8 Scarto e massimario di scarto Fino a poco tempo fa, si parlava di scarto e di massimario di scarto si concepiva lo scarto come inevitabile necessità dettata da esigenze pratiche (Eugenio Casanova: 1928) Strappo all unitarietà dell archivio come universitasrerum (Giorgio Cencetti: 1937)

9 scarto Ed ancora. era definito come : Un compromesso fra l esigenza teorica di conservare gli archivi nella loro integrità e i motivi pratici relativi al costo che implicherebbe il soddisfacimento di quella esigenza (Elio Lodolini)

10 Ed ancora: Sotto il profilo storiografico, giuridico e archivistico non è possibile trovare giustificazioni obiettive allo scarto (Paola Carucci, 1975)

11 .. Il fondamento dello scarto va ricercato invece in quella che può essere considerata una legge costante di economicità presente in ogni processo evolutivo: l accoglimento cioè di quegli elementi della fase trascorsa, funzionali ed essenziali allo svolgimento della fase in atto e quindi al suo superamento (Paola Carucci)

12 Il dopo Carucci Si parla di scarto in toni più pacati Non c è ancora una giustificazione teorica dello scarto Si incomincia a riflettere sul concetto di selezione Selezione = operazione critica complessa che precede l eliminazione Selezionare per conservare

13 Selezione: scarto e conservazione Causa Selezione Scarto Distruzione Effetto Conservazione Archivio storico (documenta selecta)

14 Dal concetto [negativo] di scarto (eliminare magari solo perché non c è più posto) Al concetto [ positivo] di selezione (forma di manutenzione dell archivio: via i documenti inutili)

15 Selezione e scarto Le operazioni relative alla selezione e allo scarto dei documenti sono tra le attività archivistiche più delicate, perchè necessitano: 1. Conoscenza delle procedure archivistiche; 2. Conoscenza dei procedimenti amministrativi; 3. Conoscenza delle dinamiche interne di formazione dell archivio. Purtroppo, spesso, tali operazioni o non vengono eseguite affatto o peggio ancora vengono eseguite sommariamente

16 Selezione e scarto Le operazioni di selezione determinano ciò che deve essere conservato per sempre e ciò che invece deve essere fisicamente eliminato: sono uno dei momenti più delicati della vita di un archivio, dal momento che si tratta di operazioni irreversibili Tali operazioni non devono mai compromettere il vincolo archivistico che fa sì che l archivio sia considerato come complesso organico

17 DPR 445/2000 Novità introdotte dal DPR 445/2000: Istituzione di un Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi per ogni grande area omogenea; Direzione del Servizio affidata a un dirigente o ad un funzionario di idonea professionalità tecnicoarchivistica

18 DPR 445/2000 Novità introdotte e nuovi obblighi per le Pubbliche Amministrazioni: Gestione dei flussi documentali integrata con il protocollo informatico Utilizzo del Piano di classificazione (Titolario) Elaborazione del Piano di conservazione Fascicolazione dei documenti Selezione dei documenti periodica e non più casuale

19 Piano di conservazione Piano di conservazione e non più Massimario di scarto: Si stabilisce prima quale materiale conservare e poi, come logica ed inevitabile conseguenza, si individua cosa è inutile per la conservazione; Il Piano di conservazione deve essere integrato con il piano di classificazione e con la tabella dei procedimenti amministrativi; Ogni tipologia documentaria riporta l indice di classificazione, i tempi di conservazione, la motivazione alla conservazione o all eliminazione-

20 Selezionare per conservare Il Piano di conservazione, quindi, indica: Quali documenti/fascicoli vanno conservati permanentemente Quali documenti/fascicoli vanno conservati per un certo periodo, che è indicato con riferimento alla normativa generale e speciale Quali documenti/fascicoli possono essere eliminati

21 Selezione dei documenti La selezione è un operazione analitica ed intellettuale, è una scelta ragionata che determina: La conservazione illimitata dei documenti da destinare all archivio storico Lo scarto o distruzione dei documenti ritenuti inutili per la conservazione

22 Considerazioni preliminari In relazione al tempo in cui si realizza si puo parlare di: Scarto preordinato basato su principi stabiliti prima della formazione materiale dell archivio Scarto in itinere compiuto durante la formazione dell archivio direttamente dagli operatori dell ente produttore Scarto differito compiuto generalmente all atto del passaggio dell archivio corrente al deposito a all archivio storico per opera degli operatori dell ente stesso o ad opera di archivisti e specialisti esterni (A. Romiti)

23 Selezione dei documenti In relazione alla volontarietà: Scarto naturale o involontario quando avviene per motivi naturali o forze di causa maggiore assolutamente imprevedibili Scarto colposo quando l operatore destina l archivio in una situazione o collocazione fisica dubbiosamente idonea Scarto preterintenzionale quando l operatore destina l archivio in una situazione pericolosa e scarsamente idonea, lasciando al caso la possibilità dell esito finale più o meno negativo Scarto volontario quando è manifestata la chiara volontà di eliminare dall archivio gli elementi ritenuti inutili (A. Romiti)

24 Selezione dei documenti In relazione alla consistenza: Scarto totale quando è involontario e per cause di forza maggiore Scarto parziale si attua con gli intendimenti guidati dalla volontà Scarto a campione con atto voluto e si realizza per settori o spezzoni, scegliendo in quale percentuale se ne vuole conservare memoria

25 Selezione e scarto Ma come e quando si seleziona? L archivista deve inquadrare il problema della selezione in un contesto di organizzazione archivistica Non si deve mai scartare = eliminare solo per problemi di spazio Non ha senso scartare= eliminare senza procedere alla riorganizzazione del servizio di gestione documentale La selezione è possibile solo in un archivio ordinato

26 Dlgs 42/2004 Decreto legislativo 22 gennaio 2004 n. 42 Codice dei beni culturali e del paesaggio : 1. Il patrimonio culturale è costituito dai beni culturali e dai beni paesaggistici 2. Sono beni culturali le cose immobili e mobili che, ai sensi degli articoli 10 e 11, presentano interesse artistico, storico, archeologico, etnoantropologico, archivistico e bibliografico e le altre cose individuate dalla legge o in base alla legge testimonianze aventi valore di civiltà (art. 2 Patrimonio culturale)

27 Dlgs 42/2004 E ancora. 2. Sono inoltre beni culturali: a) le raccolte dei musei, pinacoteche, gallerie e altri luoghi espositivi dello Stato, regioni, degli altri enti pubblici territoriali, nonché di ogni altro ente ed istituto pubblico; b) gli archivi e i singoli documenti dello Stato, regioni, degli altri enti pubblici territoriali, nonché di ogni altro ente ed istituto pubblico (art. 10 Beni culturali)

28 Dlgs 42/2004. La vigilanza sui beni culturali compete al Ministero (art. 18 Vigilanza).. I beni culturali non possono essere distrutti, danneggiati o adibiti ad usi non compatibili con il loro carattere storico o artistico oppure da recare pregiudizio alla loro conservazione.. Gli archivi non possono essere smembrati (art. 20 Interventi vietati)

29 Dlgs 42/2004 Sono subordinati ad autorizzazione del Ministero:.. d) lo scarto dei documenti degli archivi pubblici e degli archivi privati.. (art. 21 Interventi soggetti ad autorizzazione).1. Lo Stato, le Regioni, gli altri enti pubblici territoriali nonché ogni altro ente ed istituto pubblico hanno l obbligo di garantire la sicurezza e la conservazione dei beni culturali di loro appartenenza (art. 30 Obblighi conservativi)

30 Dlgs 42/ I beni culturali appartenenti allo Stato, alle regioni e agli altri enti territoriali che rientrino nelle tipologie indicate all articolo 822 del Codice civile costituiscono il demanio culturale 2. I beni del demanio culturale non possono essere alienati, né formare oggetto di diritti a favore di terzi, se non nei modi previsti dal presente codice (art. 53 Beni del demanio culturale)

31 Dlgs 42/2004 Sono inalienabili i beni culturali di seguito indicati: d) gli archivi; 2. Sono altresì inalienabili:.. I singoli documenti appartenenti ai soggetti di cui all articolo 53.. (art. 54 Beni inalienabili)

32 Piano di conservazione La documentazione della pubblica amministrazione, quindi, costituisce demanio pubblico: Secondo gli articoli 822 e 824 del Codice civile la demanialità si perde solo nei modi di legge con una formale sdemanializzazione che è rappresentata dall approvazione autorizzazione della proposta di scarto da parte della Soprintendenza archivistica competente per territorio = eliminazione legale Inoltre l articolo 490 del Codice penale punisce lo scarto abusivo e stabilisce la pena per chiunque in tutto o in parte distrugge, sopprime o occulta un atto pubblico o una scrittura privata vera.

33 Piano di conservazione In merito all eliminazione dei documenti è opportuno ricordare che gli enti pubblici, e tra questi le Regioni, devono ottenere per tale intervento l autorizzazione del Ministero per i beni e le attività culturali, più in particolare della Soprintendenza archivistica competente per territorio (art. 21 del dlgs 42/2004). L adozione di un Piano di conservazione non esime gli enti dagli adempimenti relativi alla procedura di scarto, che si traduce in un provvedimento formale dell amministrazione deliberazione di Giunta o determinazione dirigenziale e nell acquisizione dell autorizzazione all eliminazione dei documenti rilasciata dalla Soprintendenza archivistica.

34 Piano di conservazione Alla fine del 2005 sono stati creati dei Gruppi di lavoro a livello nazionale per discutere ed elaborare dei piani di conservazione per gli archivi dei vari enti pubblici, tenendo conto: dei precedenti Massimari di scarto, in particolare quelli elaborati dalla Soprintendenza archivistica per la Toscana, del mutamento sostanziale dei nuovi titolari ed in considerazione della necessità di ridurre notevolmente i tempi di conservazione dei documenti, ma sempre nel rispetto della tempistica legale.

35 Piano di conservazione Attualmente già realizzati (redatti ed approvati): Piano di conservazione per gli archivi dei Comuni italiani Massimario di selezione dei documenti inerenti al fascicolo del personale universitario E in corso di elaborazione Il piano di conservazione per la documentazione della Regione Toscana : Progetto Fahre (Fahrenheit)

36 Piano di conservazione Perché è importante? Perché il piano di conservazione indica: Quali documenti/fascicoli vanno conservati permanentemente Quali documenti/fascicoli vanno conservati per un certo periodo, che è indicato con riferimento alla normativa generale e speciale Quali documenti/fascicoli possono essere scartati

37 Cos è il piano di conservazione? Strumento di lavoro che si compone di due parti: la prima nella quale vengono definiti i principi generali e le indicazioni di massima; la seconda che contiene nello specifico per ogni titolo e classe del Piano di classificazione (titolario) l indicazione delle tipologie documentarie prodotte, i relativi tempi di conservazione e le relative motivazioni.

38 Piano di conservazione L applicazione del piano di conservazione non può essere automatica, ma deve valutare caso per caso le eventuali particolarità adottate dai diversi enti nell organizzazione dei documenti prodotti. Il presupposto fondamentale per il corretto utilizzo di questo strumento è l organizzazione dell archivio, basata sul piano di classificazione.

39 Piano di conservazione E quindi auspicabile che, durante la formazione dell archivio corrente, i fascicoli vengano organizzati in sottofascicoli, nei quali poter inserire quei documenti che sono soggetti a scarto periodico, in modo da facilitare, a tempo debito, le operazioni di selezione e scarto. Le operazioni di selezione e scarto saranno effettuate in modo tanto più efficace e veloce quanto più correttamente si sarà organizzato l archivio nella sua fase formativa; se, infatti, un fascicolo è stato suddiviso in sottofascicoli, sarà più facile procedere al suo sfoltimento (intendendo con questo termine l estrazione e l eliminazione fisica di alcuni documenti da un fascicolo e da una serie)

40 Piano di conservazione Il piano di conservazione è organizzato, quindi in una serie di voci, chiamate tipologie documentarie, relative ad ogni titolo e classe, alle quali è associato uno specifico tempo di conservazione. La selezione dei documenti si avvia, quindi, dal piano di sviluppo dei fascicoli e delle serie. Il piano di selezione e conservazione trova applicabilità, quindi, solo se è in stretta connessione con l utilizzo del relativo piano di classificazione. E chiaro, perciò, che il piano di conservazione deve essere sempre strettamente integrato con il Titolario di classificazione.

41 In linea generale Si possono scartare: Le copie, purche non contengano annotazioni amministrative per ricostruire il procedimento nella sua correttezza e nella sua completezza I documenti analitici di cui si conservano i documenti riassuntivi (vedi documenti contabili analitici,ad es. fatture, che poi confluiscono in documenti sintetici, es. mandati di pagamento) I documenti strumentali e transitori: ad es. le ricevute di pagamento utenze o le domande di congedo, che non comportano conseguenze sulla carriera del dipendente, o bozze di documenti conservati nella loro completezza di atti finali Le serie che l ente possiede solo per conoscenza

42 . Si devono conservare senza limiti di tempo: Tutti i repertori ed i registri pubblici I documenti vitali, cioè, quelli che, in caso di disastro sono necessari a ricreare lo stato giuridico dell ente produttore e la sua situazione legale e finanziaria, a garantire i diritti dei dipendenti e dei cittadini, a soddisfare i suoi obblighi e a proteggere i suoi interessi (Luciana Duranti)

43 Concludendo. Il piano di conservazione è uno degli strumenti per gestire l archivio nella sua complessità e. Va utilizzato insieme agli altri strumenti Deve essere definito non in maniera astratta, ma tenendo presente il contesto archivistico e gli obiettivi dell ente produttore E utile per selezionare i documenti degni di conservazione permanente e scartare quelli diventati superflui e quindi inutili E necessario per migliorare la qualità della conservazione e dei servizi archivistici