Procedura per il Monitoraggio della produttività delle attività svolte in telelavoro domiciliare [MPT 01]

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1 DIREZIONE GENERALE DIREZIONE CENTRALE DEL PERSONALE Procedura per il Monitoraggio della produttività delle attività svolte in telelavoro domiciliare [] Struttura responsabile della redazione: DGEN/Gruppo di Lavoro Data di redazione: 10 febbraio 2009 Versione: Provvedimento di formalizzazione: Data di emissione: 10 febbraio 2009

2 INDICE 1. PRESENTAZIONE SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE LA SEQUENZA PROCEDURALE QUADRO GENERALE PROCEDURA A REGIME RIFERIMENTI NORMATIVI E RUOLO DEGLI ATTORI ORGANIZZATIVI INDICATORI REVISIONI ALLA PROCEDURA di 9

3 1. PRESENTAZIONE La presente procedura definisce le modalità con cui si svolge l attività di monitoraggio della produttività del telelavoro in Istat. Il monitoraggio della produttività delle attività in telelavoro nasce dall esigenza di dare avvio ad un sistema quantitativo ed oggettivo di misurazione della produttività del lavoro svolto nel rispetto delle scadenze e degli obiettivi stabiliti dagli organi di governo dell Istituto. A tal fine, con deliberazione n. 975/08/PER del , è stato costituito il Gruppo di lavoro avente il compito di definire e sperimentare metodologie atte a valutare la produttività del lavoro svolto dai dipendenti in telelavoro a domicilio, rispetto a quello svolto presso la sede di lavoro. L incarico affidato al Gruppo di lavoro ha una durata pari a quella del ciclo dei progetti di telelavoro e, comunque, i lavori relativi alla definizione e sperimentazione della metodologia di misurazione della produttività dovranno essere ultimati entro il 31 marzo SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE Con la presente procedura viene disciplinato l iter di svolgimento del monitoraggio della produttività del telelavoro in Istituto. Lo scopo è quello di sviluppare, sperimentare e adottare a regime una metodologia di misurazione della produttività delle attività svolte in telelavoro, attraverso strumenti ed indicatori idonei alla valutazione della produttività del lavoro svolto e del livello di realizzazione dei progetti. L adozione di un sistema di monitoraggio della produttività si rende necessaria al fine di quantificare l esito delle attività produttive svolte in telelavoro; pertanto, qualora non fosse possibile procedere a tale misurazione sin dall attivazione della postazione o ciò non sia più possibile per sopraggiunte modifiche tecniche e/o organizzative o, ancora, la produttività non venga valutata positivamente, l Amministrazione potrebbe disporre l improcedibilità o l impossibilità di proseguire l attività in telelavoro, con la conseguente cessazione dalla posizione di telelavoro per il dipendente interessato e reintegro nell ordinaria modalità di svolgimento della prestazione lavorativa presso la sede di appartenenza dell Istituto. 3 di 9

4 3. LA SEQUENZA PROCEDURALE 3.1 Quadro generale La procedura in esame descrive l avvio a regime del sistema di monitoraggio della produttività delle attività svolte in telelavoro domicilare, a partire dal 1 gennaio 2009 con cadenza bimestrale. L input è la misurazione della produttività dell attività in telelavoro conforme agli strumenti quantitativi proposti e condivisi. L output è la produzione di report, a cura del Gruppo di lavoro, sui risultati di monitoraggio Procedura a regime La procedura a regime è prevista a partire dal 1 gennaio 2009 e la rilevazione dei dati di monitoraggio sulla produttività del telelavoro avrà una periodicità bimestrale. Le fasi della procedura a regime sono le seguenti: A) Programmazione delle attività Il dirigente dell unità operativa/progetto o dirigente il servizio predispone il programma dell attività in telelavoro e affida l incarico al telelavoratore; qualora l oggetto dell attività monitorata riguardi lo svolgimento di un attività/progetto innovativa o non sussistono precedenti parametri di confronto per la valutazione della produttività, tale programma dovrà essere comunicato al Gruppo di lavoro inserendo l informazione nel questionario PET01 nell apposito riquadro note e osservazioni, qualora non fosse già stato trasmesso nella fase sperimentale del primo monitoraggio. Il telelavoratore compila un resoconto degli output realizzati nel bimestre e lo trasmette al dirigente immediatamente superiore, in tempo utile per la compilazione tempestiva del questionario PET01. B) Compilazione scheda (PET01) Entro il 15 del mese in cui viene effettuata la rilevazione, presso il sito della Direzione centrale del personale della rete Intranet, nella sezione dedicata al Monitoraggio, viene 4 di 9

5 attivato un link al form-web per la compilazione del questionario della produttività dell attività svolta dal telelavoratore nei 2 mesi precedenti; Entro i 10 giorni lavorativi successivi all attivazione del link per il form-web, il responsabile immediatamente superiore al dipendente in telelavoro, accedendo all area riservata per la compilazione tramite autenticazione, inserisce nel questionario le informazioni richieste, il cui contenuto sarà stato precedentemente condiviso con i propri responsabili (Direttori centrali, Dirigenti il servizio). Dell avvenuta compilazione, il sistema invia automaticamente una di notifica al Gruppo di lavoro (all indirizzo pet@istat.it) ed al responsabile che ha compilato il questionario. Al termine del periodo consentito per la compilazione on line del questionario, il sistema trasmette ai dirigenti superiori (dirigenti il servizio e direttori) la notifica dell avvenuta compilazione e il report con le informazioni inserite. Entro 7 giorni lavorativi successivi alla ricezione del report del Gruppo di lavoro, il Direttore centrale della struttura cui appartiene il telelavoratore, qualora lo ritenga opportuno, può trasmettere formalmente, per o per lettera, eventuali informazioni integrative. C) Elaborazione report di monitoraggio da parte del Gruppo di lavoro Entro i 7 giorni lavorativi successivi al termine per l eventuale inoltro delle osservazioni del Direttore centrale, il Gruppo di lavoro provvede ad esaminare le informazioni di cui alla questionario PET01 ed i risultati degli indicatori di produttività ivi contenuti. In particolare: a) Le informazioni rilevate con i questionari sono elaborate dal Gruppo di lavoro che provvederà a redigere un report bimestrale di monitoraggio della produttività da trasmettere, per gli eventuali provvedimenti di competenza, alla Direzione centrale della struttura presso cui è incardinato il dipendente in telelavoro; b) Tale report, inoltre, viene trasmesso anche al Direttore centrale del personale, unitariamente ad una scheda riepilogativa del monitoraggio di tutte le posizioni in telelavoro, con evidenziazione delle non conformità eventualmente riscontrate; c) Il Direttore centrale del personale adotterà gli opportuni provvedimenti di competenza relativi all organizzazione e al rapporto di telelavoro, oltre che per le opportune valutazioni sull andamento della produttività. 5 di 9

6 D) Modifiche delle informazioni concernenti il monitoraggio d) Le modifiche proposte dalle strutture, relative alle informazioni di base connesse allo svolgimento delle attività in telelavoro, devono essere riportate, in sede di monitoraggio periodico, in un apposio riquadro Vuoi aggiungere e/o modificare gli indicatori? ed inserendo le informazioni nel campo Aggiungi e/o modifica uno o piu' indicatori, del questionario (PET01), indicandone la motivazione. Il Gruppo di lavoro acquisisce la proposta di modifica e ne verifica la coerenza con i principi condivisi, le condizioni ed i requisiti necessari per lo svolgimento dell attività lavorativa in telelavoro. Le modifiche accolte dal Gruppo di lavoro avranno validità a partire dal bimestre successivo a quello di riferimento del monitoraggio. e) Se viene riscontrata la non coerenza o non conformità ai principi suddetti, il Gruppo di lavoro fornisce tempestiva comunicazione al richiedente (la struttura) perché vengano eventualmente apportate le modifiche suggerite. f) Le proposte di modifica comunicate dalle strutture possono riguardare soltanto gli aspetti concernenti la misurazione della produttività e non la tipologia di attività considerata telelavorabile dal Comitato, ai sensi della deliberazione n. 580/PER/08; in particolare, queste informazioni potranno concernere: i) il dettaglio degli input e/o degli output di processo,: ii) gli indicatori, purchè coerenti con l attività dichiarata telelavorabile nella deliberazione sopra menzionata; iii) il dettaglio dell attività, nel limite del perimetro definito dalla deliberazione n. 580/PER/08; iii) l indicatore che deve essere coerente con l input e output e quindi con l attività dichiarata telelavorabile; iv) il valore quantitativo dell obiettivo. g) Nel caso di trasferimeto del dipendente in telelavoro, dalla struttura di appartenenza al momento dell avvio del telelavoro ad altra struttura, l informazione deve essere indicata nell apposito riquadro del questionario (PET01) Note e osservazioni. Il Gruppo di lavoro ne riceve comunicazione altresì dal Comitato permanente interdipartimentale. 6 di 9

7 4. RIFERIMENTI NORMATIVI E RUOLO DEGLI ATTORI ORGANIZZATIVI La normativa di riferimento in materia di telelavoro è costituita da: Fonti legislative: Legge 16/6/98, n. 161, recante modifiche e integrazioni alle leggi 15/3/97, n.59 e 15/5/97, n. 127, nonché in materia di formazione del personale dipendente e di lavoro a distanza nelle pubbliche amministrazioni; DPR 8 marzo 1999 n. 70 riguardante il Regolamento recante disciplina del telelavoro nelle pubbliche amministrazioni a norma dell art. 4, comma 3, della legge 16 giugno 1998, n. 191; Legge 8/3/00, n.53, recante disposizioni per il sostegno della maternità e paternità, per il diritto alla cura e alla formazione e per il coordinamento dei tempi delle città (Capo III, art.9); Legge 24/12/07, n. 247, recante norme di attuazione del Protocollo del 23/7/07 su previdenza, lavoro e competitività per favorire l equità e la crescita sostenibili, nonché ulteriori norme in materia di lavoro e previdenza sociale (art. 81); Deliberazione AIPA n. 16/01 del 31/5/01 sulle Regole tecniche per il telelavoro, ai sensi dell art. 6 del DPR 8/3/99, n.70; Memorandum d intesa sul lavoro pubblico e riorganizzazione delle PP.AA: del (pagg. 1-2, punto 3, lett. IX); Direttiva sulle misure per attuare parità e pari opportunità tra uomini e donne nelle amministrazioni pubbliche del 23/5/07 (capo III, lett. b)); Fonti contrattuali: Accordo quadro nazionale, sottoscritto in data 23 marzo 2000 dall ARAN e dalle confederazioni sindacali rappresentative sul telelavoro nelle Pubbliche Amministrazioni in attuazione delle disposizioni contenute nell art. 4, comma 3, della legge 16 giugno 1998, n. 191; CCNL relativo al personale delle istituzioni e degli enti di ricerca e sperimentazione per il quadriennio normativo (Capo IV, art. 21) e del CCNL (art. 42); 7 di 9

8 Atti ufficiali: Deliberazione n. 94/DGEN del 31 luglio 2007 e successive modificazioni e integrazioni con la quale è stato costituito il Comitato permanente interdipartimentale sul telelavoro; Comunicato della Direzione Centrale del personale n. 90/07 del 20 novembre 2007 con il quale è stata diffusa la disponibilità di risorse da assegnare a posizioni di telelavoro; Comunicato della Direzione Centrale del personale n. 43/08 del 11 giugno 2008 con il quale sono state diffuse le Linee guida per il telelavoro in Istat.Anno 2008 ; Deliberazioni n. 737/08/PER del 14 luglio 2008, n. 805/08/PER del 31 luglio 2008 e n. 922/08/PER del 26 settembre 2008 con le quali cui sono state assegnati n. 81 dipendenti a posizioni di telelavoro; Deliberazione n. 798/08/PER del 30 luglio 2008 con la quale è stato disposto l ampliamento delle posizioni da assegnare in telelavoro da n. 81 a n. 97; Deliberazione n. 975/08/PER del 16 ottobre 2008 con la quale è stato costituito il Gruppo di lavoro avente il compito di individuare metodologie atte a valutare la produttività del lavoro svolto in telelavoro a domicilio rispetto a quello svolto presso la sede di lavoro da parte dei dipendenti interessati. La normativa di riferimento in materia di telelavoro, le fonti contrattuali e gli atti ufficiali sono disponibili on-line nel sito Web della Direzione centrale del personale nella rete Intranet nella sezione Il telelavoro in Istat. 8 di 9

9 5. INDICATORI Indicatore Descrizione Modalità di calcolo Efficacia Efficienza Grado di copertura delle informazioni Tempistica nell elaborazione del report periodico di analisi 6. REVISIONI ALLA PROCEDURA N. Informazioni pervenute/ N. Informazioni richieste Giorni medi per l elaborazione del report dalla data di acquisizione delle informazioni complete Data N. versione Descrizione modifiche Prima versione della procedura Seconda versione della procedura 9 di 9