Comune di AVELLA. Relazione del 18 novembre Il Responsabile dell Area Amministrativa Dr Pellegrino Gaglione

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1 Provincia di Avellino Relazione del 18 novembre 2010 Il Responsabile dell Area Amministrativa Dr Pellegrino Gaglione 1

2 1. Contesto normativo e strategico 2. La progettazione dell albo pretorio elettronico 3. Piano operativo 2

3 Legge n.69/2009 art. 32. Disposizioni per lo sviluppo economico, la semplificazione, la competitività nonché in materia di processo civile. 1. A far data dal 1º gennaio 2010, gli obblighi di pubblicazione di atti e provvedimenti amministrativi aventi effetto di pubblicità legale si intendono assolti con la pubblicazione nei propri siti informatici da parte delle amministrazioni e degli enti pubblici obbligati. 2. Dalla stessa data del 1º gennaio 2010, al fine di promuovere il progressivo superamento della pubblicazione in forma cartacea, le amministrazioni e gli enti pubblici tenuti a pubblicare sulla stampa quotidiana atti e provvedimenti concernenti procedure ad evidenza pubblica o i propri bilanci, oltre all'adempimento di tale obbligo con le stesse modalità previste dalla legislazione vigente alla data di entrata in vigore della presente legge, ivi compreso il richiamo all'indirizzo elettronico, provvedono altresì alla pubblicazione nei siti informatici, secondo modalità stabilite con decreto del Presidente del Consiglio dei ministri, su proposta del Ministro per la pubblica amministrazione e l'innovazione di concerto con il Ministro delle infrastrutture e dei trasporti per le materie di propria competenza. 3. Gli adempimenti di cui ai commi 1 e 2 possono essere attuati mediante utilizzo di siti informatici di altre amministrazioni ed enti pubblici obbligati, ovvero di loro associazioni. 4. Al fine di garantire e di facilitare l'accesso alle pubblicazioni di cui ai commi 1 e 2 il CNIPA realizza e gestisce un portale di accesso ai siti di cui al medesimo comma A decorrere dal 1º gennaio 2010 e, nei casi di cui al comma 2, dal 1º gennaio 2013, le pubblicazioni effettuate in forma cartacea non hanno effetto di pubblicità legale, ferma restando la possibilità per le amministrazioni e gli enti pubblici, in via integrativa, di effettuare la pubblicità sui quotidiani a scopo di maggiore diffusione, nei limiti degli ordinari stanziamenti di bilancio. 6. Agli oneri derivanti dalla realizzazione delle attività di cui al presente articolo si provvede a valere sulle risorse finanziarie assegnate ai sensi dell'articolo 27 della legge 16 gennaio 2003, n. 3, e successive modificazioni, con decreto del Ministro per l'innovazione e le tecnologie 22 luglio 2005, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 226 del 28 settembre 2005, al progetto «PC alle famiglie», non ancora impegnate alla data di entrata in vigore della presente legge. 7. È fatta salva la pubblicità nella Gazzetta Ufficiale dell'unione europea, nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana e i relativi effetti giuridici, nonché nel sito informatico del Ministero delle infrastrutture e dei trasporti di cui al decreto del Ministro dei lavori pubblici 6 aprile 2001, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 100 del 2 maggio 2001, e nel sito informatico presso l'osservatorio dei contratti pubblici relativi a lavori, servizi e forniture, prevista dal codice di cui al decreto legislativo 12 aprile 2006, n competitività nonché in materia di processo civile. 3

4 Proroghe della scadenza 1. Decreto milleproroghe del 17 dicembre approvato dal Consiglio dei Ministri: slittamento di sei mesi della scadenza, dal 1 gennaio 2010 al 1 luglio Con il testo definitivo convertito in legge il 26 febbraio 2010, viene data un ulteriore proroga di sei mesi: dal 1 luglio 2010 al 1 gennaio

5 Legge n. 241/1990 e successive modifiche ed integrazioni (l. 15/2005 e l. 80/2005). Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi. Art. 25 comma 1. Il diritto di accesso si esercita mediante esame ed estrazione di copia dei documenti amministrativi, nei modi e con i limiti indicati dalla presente legge. L'esame dei documenti é gratuito. Il rilascio di copia é subordinato soltanto al rimborso del costo di riproduzione, salve le disposizioni vigenti in materia di bollo, nonché i diritti di ricerca e di visura. Art. 25 comma 2. La richiesta di accesso ai documenti deve essere motivata. Essa deve essere rivolta all'amministrazione che ha formato il documento o che lo detiene stabilmente. Art. 26 comma 1. Fermo restando quanto previsto per le pubblicazioni nella gazzetta ufficiale della repubblica italiana dalla legge 11 dicembre 1984, n. 839, e dalle relative norme di attuazione, sono pubblicati, secondo le modalità previste dai singoli ordinamenti, le direttive, i programmi, le istruzioni, le circolari e ogni atto che dispone in generale sulla organizzazione, sulle funzioni, sugli obiettivi, sui procedimenti di una pubblica amministrazione ovvero nel quale si determina l'interpretazione di norme giuridiche o si dettano disposizioni per l'applicazione di esse. 5

6 Decreto Legislativo 18 agosto 2000, n Testo unico delle leggi sull'ordinamento degli enti locali. Art. 10 comma 1. Tutti gli atti dell'amministrazione comunale e provinciale sono pubblici, ad eccezione di quelli riservati per espressa indicazione di legge o per effetto di una temporanea e motivata dichiarazione del sindaco o del presidente della provincia che ne vieti l'esibizione, conformemente a quanto previsto dal regolamento, in quanto la loro diffusione possa pregiudicare il diritto alla riservatezza delle persone, dei gruppi o delle imprese. Art. 10 comma 2. Il regolamento assicura ai cittadini, singoli e associati, il diritto di accesso agli atti amministrativi e disciplina il rilascio di copie di atti previo pagamento dei soli costi; individua, con norme di organizzazione degli uffici e dei servizi, i responsabili dei procedimenti; detta le norme necessarie per assicurare ai cittadini l'informazione sullo stato degli atti e delle procedure e sull'ordine di esame di domande, progetti e provvedimenti che comunque li riguardino; assicura il diritto dei cittadini di accedere, in generale, alle informazioni di cui e' in possesso l'amministrazione. 6

7 DPR n. 445/2000. Disposizioni legislative in materia di documentazione amministrativa. Art. 6 comma 1 (riproduzione di documenti). Le pubbliche amministrazioni ed i privati hanno facoltà di sostituire, a tutti gli effetti, i documenti dei propri archivi, le scritture contabili, la corrispondenza e gli altri atti di cui per legge o regolamento e prescritta la conservazione, con la loro riproduzione su supporto fotografico, su supporto ottico o con altro mezzo idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali. Art. 6 comma 2 (riproduzione di documenti). Gli obblighi di conservazione ed esibizione dei documenti di cui al comma 1 si intendono soddisfatti, sia ai fini amministrativi che probatori, anche se realizzati su supporto ottico quando le procedure utilizzate sono conformi alle regole tecniche dettate dall'autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione. Art. 18 comma 2 (copie autentiche). L'autenticazione delle copie può essere fatta dal pubblico ufficiale dal quale e stato emesso o presso il quale e' depositato l'originale, o al quale deve essere prodotto il documento, nonché da un notaio, cancelliere, segretario comunale, o altro funzionario incaricato dal sindaco. Essa consiste nell'attestazione di conformità con l'originale scritta alla fine della copia, a cura del pubblico ufficiale autorizzato, il quale deve altresì indicare la data e il luogo del rilascio, il numero dei fogli impiegati, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita nonché apporre la propria firma per esteso ed il timbro dell'ufficio. Se la copia dell'atto o documento consta di più fogli il pubblico ufficiale appone la propria firma a margine di ciascun foglio intermedio. Per le copie di atti e documenti informatici si applicano le disposizioni contenute nell'articolo 20. 7

8 D. lgs.. 82/2005. Codice dell Amministrazione digitale. Art. 15 comma 1 (digitalizzazione e riorganizzazione). La riorganizzazione strutturale e gestionale delle pubbliche amministrazioni volta al perseguimento degli obiettivi di cui all'articolo 12, comma 1, avviene anche attraverso il migliore e più esteso utilizzo delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione nell'ambito di una coordinata strategia che garantisca il coerente sviluppo del processo di digitalizzazione. Art. 15 comma 2 (digitalizzazione e riorganizzazione). In attuazione del comma 1, le pubbliche amministrazioni provvedono in particolare a razionalizzare e semplificare i procedimenti amministrativi, le attività gestionali, i documenti, la modulistica, le modalità di accesso e di presentazione delle istanze da parte dei cittadini e delle imprese, assicurando che l'utilizzo delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione avvenga in conformità alle prescrizioni tecnologiche definite nelle regole tecniche di cui all'articolo 71. Art. 20 comma 2 (documento informatico). Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica qualificata o con firma digitale soddisfa comunque il requisito della forma scritta, anche nei casi previsti, sotto pena di nullità, dall art. 1350, primo comma, numeri da 1 a 12 del codice civile. Art. 21 comma 2 (valore probatorio del documento informatico sottoscritto). Il documento informatico, sottoscritto con firma digitale o con un altro tipo di firma elettronica qualificata, ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile. L'utilizzo del dispositivo di firma si presume riconducibile al titolare, salvo che sia data prova contraria. Art. 21 comma 5 (valore probatorio del documento informatico sottoscritto). Gli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto sono assolti secondo le modalità definite con uno o più decreti del Ministro dell'economia e delle finanze, sentito il Ministro delegato per l'innovazione e le tecnologie. Art. 22 comma 3 (documenti informatici originali e copie. Formazione e conservazione). Le copie su supporto informatico di documenti formati in origine su altro tipo di supporto sostituiscono, ad ogni effetto di legge, gli originali da cui sono tratte, se la loro conformità all'originale e' assicurata dal funzionario a ciò delegato nell'ambito dell'ordinamento proprio dell'amministrazione di appartenenza, mediante l'utilizzo della firma digitale e nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71. Art. 23 comma 3 (copie di atti e documenti informatici). I documenti informatici contenenti copia o riproduzione di atti pubblici, scritture private e documenti in genere, compresi gli atti e documenti amministrativi di ogni tipo, spediti o rilasciati dai depositari pubblici autorizzati e dai pubblici ufficiali, hanno piena efficacia, ai sensi degli articoli 2714 e 2715 del codice civile, se ad essi è apposta o associata, da parte di colui che li spedisce o rilascia, una firma digitale o altra firma elettronica qualificata. 8

9 D. Lgs.. 82/2005. Codice dell Amministrazione digitale. Art. 23 comma 4 (copie di atti e documenti informatici). Le copie su supporto informatico di documenti originali non unici formati in origine su supporto cartaceo o, comunque, non informatico sostituiscono, ad ogni effetto di legge, gli originali da cui sono tratte se la loro conformità all'originale è assicurata dal responsabile della conservazione mediante l'utilizzo della propria firma digitale e nel rispetto delle regole tecniche di cui all'articolo 71. Art. 23 comma 5 (copie di atti e documenti informatici). Le copie su supporto informatico di documenti, originali unici, formati in origine su supporto cartaceo o, comunque, non informatico sostituiscono, ad ogni effetto di legge, gli originali da cui sono tratte se la loro conformità all'originale è autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, con dichiarazione allegata al documento informatico e asseverata secondo le regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71. Art. 23 comma 6 (copie di atti e documenti informatici). La spedizione o il rilascio di copie di atti e documenti di cui al comma 3, esonera dalla produzione e dalla esibizione dell'originale formato su supporto cartaceo quando richieste ad ogni effetto di legge. Art. 40 comma 1 (formazione di documenti informatici). Le pubbliche amministrazioni che dispongono di idonee risorse tecnologiche formano gli originali dei propri documenti con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presente codice e le regole tecniche di cui all'articolo 71. Art. 40 comma 2 (formazione di documenti informatici). Fermo restando quanto previsto dal comma 1, la redazione di documenti originali su supporto cartaceo, nonché la copia di documenti informatici sul medesimo supporto è consentita solo ove risulti necessaria e comunque nel rispetto del principio dell'economicità. Art. 43 comma 1 (conservazione dei documenti). I documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o documento di cui e' prescritta la conservazione per legge o regolamento, ove riprodotti su supporti informatici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se la riproduzione sia effettuata in modo da garantire la conformità dei documenti agli originali e la loro conservazione nel tempo, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71 9

10 D. Lgs.. 82/2005. Codice dell Amministrazione digitale. Art. 52 (accesso telematico ai dati e documenti delle pubbliche amministrazioni). L'accesso telematico a dati, documenti e procedimenti è disciplinato dalle pubbliche amministrazioni secondo le disposizioni del presente codice e nel rispetto delle disposizioni di legge e di regolamento in materia di protezione dei dati personali, di accesso ai documenti amministrativi, di tutela del segreto e di divieto di divulgazione. I regolamenti che disciplinano l'esercizio del diritto di accesso sono pubblicati su siti pubblici accessibili per via telematica. Art. 53 comma 1 (caratteristiche dei siti). Le pubbliche amministrazioni centrali realizzano siti istituzionali su reti telematiche che rispettano i principi di accessibilità, nonché di elevata usabilità e reperibilità, anche da parte delle persone disabili, completezza di informazione, chiarezza di linguaggio, affidabilità, semplicità dì consultazione, qualità, omogeneità ed interoperabilità. Art. 53 comma 3 (caratteristiche dei siti). Lo Stato promuove intese ed azioni comuni con le regioni e le autonomie locali affinché realizzino siti istituzionali con le caratteristiche di cui al comma 1. D. Lgs.. 196/2003. Codice in materia di protezione dei dati personali. Deliberazione del Garante della Privacy n. 17 del 19 aprile Linee guida in materia di trattamento di dati personali per finalità di pubblicazione e diffusione di atti e documenti di enti locali. La pubblicazione e la divulgazione di atti e documenti determinano una "diffusione" di dati personali, comportando la conoscenza di dati da parte di un numero indeterminato di cittadini. L'interferenza nella sfera personale degli interessati che ne consegue è legittima, solo se la diffusione è prevista da una norma di legge o di regolamento (artt. 4, comma 1, lett. m), e 19, comma 3, del Codice). Regolamento comunale sul trattamento dei dati sensibili e giudiziari. Regolamento comunale in materia di accesso ai documenti amministrativi. 10

11 1. Funzionamento del servizio (aspetti organizzativi e tecnologici) 1. Opportuna la redazione di un documento tecnico a firma del Responsabile dell Area organizzativa presso cui il servizio è istituito, che contempli: Schema delle ripartizioni e sub-ripartizioni di cui si compone la sezione albo pretorio del sito web istituzionale L articolazione del processo di pubblicazione e l allocazione delle responsabilità Il formato elettronico dei documenti da pubblicare Le modalità di produzione delle relate di pubblicazione Modalità di accesso al sistema da parte degli utenti (albo e archivio storico) Accesso in semplice visione e rilascio di copie di atti 2. Diffusione di dati personali, sensibili e giudiziari Il Titolare del trattamento o il Responsabile, se designato, nella produzione dell atto deve valutare in via preventiva rispetto alla pubblicazione, se i dati personali sono necessari, pertinenti e non eccedenti rispetto alle finalità dell atto; nel caso di dati personali, sensibili e giudiziari, il trattamento, e, nel caso di specie, la pubblicazione-diffusione, è consentito solo se previsto da norma di legge o di regolamento; Necessario formalizzare per iscritto l ambito di attribuzioni dei Responsabili del Trattamento dei dati; Nei casi in cui non sia consentita la pubblicazione-diffusione di dati indicare che si tratta di una copia non conforme all originale ma di un estratto del documento originale con omissis, nel rispetto della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali. Evitare la pubblicazione permanente dei dati personali, eventualmente giacenti in un archivio storico delle pubblicazioni e fissare un termine massimo di permanenza in rete non superiore a quello necessario agli scopi per i quali i dati sono stati trattati (ragionevolmente non superiore ai cinque anni); evitare tecnicamente la individuazione degli archivi storici tramite motori di ricerca. 3. Conformità delle copie ai documenti originali analogici o digitali Documenti originali unici: conformità autenticata dal segretario comunale; Documenti originali non unici: conformità all'originale è assicurata dal responsabile della conservazione mediante l'utilizzo della propria firma digitale e nel rispetto delle regole tecniche di cui all'articolo 71 del d.lgs. 82/