Vers.1_0_0 del 08/02/2005

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1 Le Scritture Contabili Ausiliarie di Magazzino Caratteristiche delle scritture di magazzino Obbligo di tenuta Contabilità di Magazzino Requisito della Forma sistematica Requisito dell ordinata contabilità Periodicità delle rilevazioni I Beni (o categorie di beni) oggetto delle rilevazioni I Beni (o categorie di beni) esclusi dalla contabilità di magazzino Scostamenti tra inventario contabile e inventario fisico Omessa o irregolare tenuta della contabilità di magazzino 1

2 OBBLIGO DI TENUTA CONTABILITÀ DI MAGAZZINO La tenuta della contabilità di magazzino è innanzitutto una necessità operativa delle aziende merciali ed industriali in quanto consente un adeguato controllo dell andamento della gestione, uno strumento di vigilanza amministrativa e fornisce l inventario contabile delle scorte. Infatti tutte le aziende piccole, medie e grandi hanno l esigenza di tenere costantemente monitorate le movimentazioni di magazzino in maniera da conoscere in qualsiasi momento la giacenza di tutte scorte relative alla produzione/lavorazione/vendita regolandosi così sugli acquisti da effettuare. Le scritture contabili ausiliarie di magazzino hanno in pratica lo scopo di definire la quantità delle rimanenze o giacenze la cui valutazione è un importante voce da iscrivere tra le attività di bilancio. Pertanto una errata o approssimativa definizione di tali quantità determinerebbe conseguentemente una valutazione falsata del magazzino tale da portare ad un risultato dell esercizio non rispecchiante la realtà dell azienda. Ai fini fiscali,tali scritture di movimentazione di magazzino diventano invece obbligatorie per legge 1 solo per quelle aziende che presentano per 2 esercizi consecutivi: Ricavi superiori a ,99 euro; Rimanenze totali superiori a ,80 euro. Tale obbligo decorre a partire dal secondo periodo di imposta successivo a tali 2 esercizi, e cessa a partire dal primo periodo d imposta successivo a quello in cui per la seconda volta consecutivamente l ammontare dei ricavi o il valore delle rimanenze non raggiunge il limite sopra evidenziato. In ogni caso rimane opinione une che le scritturazioni di magazzino si impongono alle aziende non per l osservazione di obblighi dettati dalle leggi civili o fiscali, ma per venire incontro a naturali esigenze richieste dalla stessa organizzazione dell impresa. 1 Art. 14, ma 6, D.P.R. 600/73 poi modificato Art. 1, ma 1, D.P.R. 9 dicembre 1996, n

3 CARATTERISTICHE DELLE SCRITTURE DI MAGAZZINO La disciplina che regolamenta la tenuta delle scritture ausiliarie di magazzino è contenuta nell art. 14 del D.P.R. 600/1973 secondo la quale le imprese devono avere: scritture ausiliarie di magazzino tenute in forma sistematica e secondo le norme di ordinata contabilità, dirette a seguire le variazioni intervenute fra le consistenze negli inventari annuali. () Le rilevazioni dei beni singoli o raggruppati per categorie di inventario, possono essere effettuate anche in forma riepilogativa con periodicità non superiore al mese. Nelle stesse scritture possono inoltre essere annotati, anche alla fine del periodo d imposta, i cali e le altre variazioni di quantità che determinano scostamenti tra le giacenze fisiche effettive e quelle desumibili dalle scritture di carico e scarico. Pertanto, da tale definizione e e anche illustrato nella Circolare Ministeriale 26/11/1981, n. 40, si evidenziano tre requisiti di base che devono caratterizzare le scritture ausiliarie di magazzino: Requisito della Forma sistematica Con tale concetto, la norma intende escludere che le scritture ausiliarie possano assumere la forma di un semplice giornale di magazzino in cui vengono annotati i movimenti di carico e scarico tenendo conto solo della data in cui tali movimenti si verificano e quindi indipendentemente dalla natura dei beni movimentati. Infatti è necessario un altro tipo di rilevazione: per ogni singolo bene (o per ogni categoria omogenea di beni), occorre annotare distintamente sia i carichi che gli scarichi, in modo tale che dalla lettura di ogni singola scheda si possano ricavare tutti i movimenti relativi a tale bene o categoria di beni. Pertanto la contabilità di magazzino viene costituita: a) dal giornale di magazzino dove si elencano in ordine cronologico le entrate e le uscite dei beni. b) dal mastro di magazzino formato da tante schede intestate ad ogni bene o categoria omogenea di beni dove viene rilevato Numero e data del documento con cui è stata effettuata l operazione; La consistenza iniziale quale risulta dall inventario; Le quantità entrate in magazzino e la loro provenienza; 3

4 Le quantità uscite dal magazzino e la loro destinazione; La consistenza finale (Rimanenze); Il valore (facoltativo). L indicazione nella scheda di mastro del valore dei beni è facoltativa poiché le scritture contabili ausiliarie di magazzino hanno lo scopo di definire esclusivamente le quantità delle rimanenze o giacenze; è unque consigliata in quanto agevola il processo successivo: quello della valutazione delle Rimanenze. Requisito dell ordinata contabilità Con tale requisito viene lasciata piena libertà all impresa sulla forma o criterio di tenuta delle schede e dei tabulati della contabilità di magazzino senza necessità di vidimazioni iniziali e annuali: le scritture verranno tenute secondo le peculiari caratteristiche dell organizzazione aziendale. Infatti la contabilità del magazzino viene assunta dal legislatore fiscale così e viene impiegata operativamente nelle diverse aziende ai fini dei controlli interni e e mezzo di rilevazione dell andamento gestionale, poiché, e precisato in apertura, la contabilità di magazzino rimane anzitutto uno strumento per l azienda stessa. Il legislatore fiscale allorquando ha posto l obbligo della tenuta delle scritture di magazzino ha sostanzialmente preso atto di una situazione già esistente nella generalità delle aziende utilizzando ai fini tributari uno strumento di controllo già conosciuto dalla tecnica aziendalistica e parte integrante di una organica contabilità. L unico requisito richiesto è quindi che le annotazioni siano effettuate in modo chiaro tale da renderle facilmente prensibili in, eventuale, sede di controllo. Periodicità delle rilevazioni Anche con riferimento alla periodicità delle rilevazioni è lasciato all imprenditore un margine di libertà disponendo la norma che le rilevazioni possono essere effettuate anziché giornalmente, anche in forma riepilogativa con periodicità non superiore al mese. Il periodo mensile in questione non va, però, confuso con il termine di sessanta giorni posto dall art. 22 del D.P.R. n. 600 per l esecuzione materiale delle registrazioni. Ad esempio, un azienda che abbia scelto di effettuare le rilevazioni in forma riepilogativa con periodicità mensile coincidente con i mesi dell anno solare, i movimenti del mese di gennaio potranno essere registrati cumulativamente entro i sessanta giorni successivi al 31 gennaio. 4

5 I BENI (O CATEGORIE DI BENI) OGGETTO DELLE RILEVAZIONI Sempre il già citato art. 14 del D.P.R. 600/1973 sancisce che nelle scritture ausiliarie di magazzino devono essere registrate le quantità entrate ed uscite di: 1 Merci destinate alla vendita Acquisti effettuati per la rivendita 2 Materie prime Materie prime tipicamente consumate nella parte produttiva dei servizi nonché le materie prime e altri beni incorporati durante la lavorazione dei beni 3 Semilavorati Se distintamente classificati in inventario, esclusi i prodotti in corso di lavorazione 4 Prodotti finiti Nonché delle materie prime e degli altri beni destinati ad essere in essi fisicamente incorporati 5 Imballaggi Utilizzati per il confezionamento dei singoli prodotti Semilavorati I semilavorati vengono definiti e elementi aventi una loro individualità fisica, che per essere produttivi di una qualche utilità necessitano di una lavorazione che può essere di assemblaggio con altri beni piuttosto che di finitura, ma che potrebbero essere venduti anche allo stato in cui si trovano. I semilavorati possono essere sia acquistati dall esterno che prodotti internamente. 5

6 Nel caso in cui questi beni vengano normalmente venduti e tali, oltre che assemblati o ulteriormente lavorati per realizzare un prodotto finito, devono essere rilevati e semilavorati e indicati nella contabilità di magazzino. Se acquistati dall esterno devono sempre essere indicati. Prodotti in corso di lavorazione Diversi sono i prodotti in corso di lavorazione: trattasi di prodotti in fase di realizzazione, non idonei ad essere venduti nello stato in cui si trovano, oppure, anche se idonei, non venduti in quello stato dall impresa. Questi ultimi vanno unque valorizzati a magazzino a fine esercizio, ma non se ne tiene conto e movimenti durante l anno. Imballaggi Per quanto riguarda gli imballaggi, viene fatto riferimento specifico ai contenitori utilizzati per il confezionamento dei singoli prodotti predisposti per la vendita in quanto questi imballaggi possono costituire un indice per il controllo indiretto dei beni prodotti e venduti e, quindi, dei ricavi; Mentre non rientrano gli altri imballaggi che sono considerati materiali di consumo tipo cartoni nastri per contenere una pluralità di prodotti. I BENI (O CATEGORIE DI BENI) ESCLUSI DALLA CONTABILITÀ DI MAGAZZINO Non è obbligatorio gestire i movimenti di magazzino dei seguenti beni: 1 Titoli azionari obbligazionari e similari Anche se posseduti da società finanziarie 2 Qualora non si tratti di beni al cui scambio è diretta l attività. Rag. Luigia Lumia Vengono Dr. Attilio esclusi Boni i materiali di consumo non 6 Beni non fisicamente fisicamente incorporati nel prodotto, i materiali incorporati in altri beni E- mail: lumia@fiscoetasse per la manutenzione,. i materiali per la pulizia, la cancelleria, materiale pubblicitario

7 3 Le guide Imballaggi di Fisco e Tasse 4 quantità, non vanno rilevati poiché non costituiscono beni che danno luogo ai corrispettivi Quelli destinati Le Scritture a contenere contabili una ausiliarie pluralità di magazzino di prodotti 5 Prodotti in corso di lavorazione Vedi paragrafo precedente 6 Beni di trascurabile rilevanza Analisi ABC Analisi ABC Per l individuazione dei beni da registrare nella contabilità di magazzino Possono essere esclusi dalle scritture ausiliarie di magazzino tutti i movimenti relativi ai singoli beni o a categorie di beni il cui costo plessivo di acquisto non ecceda il 20% di quello sostenuto nel periodo d imposta precedente per tutti i beni suscettibili di annotazione nelle predette scritture a condizione che tali beni siano scelti fra quelli il cui costo abbia un incidenza percentuale trascurabile rispetto al costo di tutti i beni sopra indicati; Con tale formulazione viene introdotta la cosiddetta analisi ABC nella individuazione dei beni da registrare nella contabilità di magazzino. Tale analisi consiste nel suddividere i beni acquistati secondo un ordine di importanza rappresentato dal costo plessivo degli acquisti effettuati nel corso del periodo d imposta. con A si indica il gruppo di beni limitati in numero, ma che rappresentano una grossa percentuale del costo di acquisto plessivo; con C si indica il gruppo di beni formato da moltissimi beni di costo plessivo modesto; con B una fascia intermedia; Beni acquistati nel periodo precedente d imposta A B C Costo plessivo di tutti gli acquisti effettuati nel precedente periodo d imposta % 7

8 I beni che si possono escludere dalle scritture sono pertanto quelli del gruppo C, fino ad un massimo del 20% del costo plessivo sostenuto, individuandoli a partire da quelli aventi la percentuale di incidenza più bassa. L impresa può così escludere dalla contabilità di magazzino un numero di beni individuati a partire da quelli aventi la percentuale d incidenza più bassa ed in modo tale che la somma delle percentuali stesse non ecceda il 20%. Ovviamente non si può escludere un unico bene che rappresenti il 20%. Deve sempre trattarsi di beni di non rilevante valore economico. Esempio: Analisi ABC Azienda Alfa specializzata nella produzione di macchine utensili. Gli acquisti effettuati, in virtù dell attività svolta, riguardano principalmente materie prime e semilavorati. Inoltre l azienda effettua anche acquisti di minuteria. Per questi ultimi, l analisi ABC evidenzia che la percentuale d incidenza sul costo plessivo è alquanto bassa (1%) e che la somma di tali percentuali non eccede il 20% del totale (10%). Risultano quindi acquisti che possono essere esclusi dalla contabilità di magazzino. Beni acquistati nel periodo precedente Costo plessivo di tutti gli acquisti effettuati nel precedente periodo d imposta d imposta A1 Semilavorati ,00 25 A2 Semilavorati ,00 25 A3 Semilavorati ,00 10 B1 Materie prime 8.000,00 8 B2 Materie prime 8.000,00 8 B3 Materie prime 8.000,00 8 B4 Materie prime 6.000,00 6 C1 Minuterie 1.000,00 1 C2 Minuterie 1.000,00 1 C3 Minuterie 1.000,00 1 C4 Minuterie 1.000,00 1 C5 Minuterie 1.000,00 1 C6 Minuterie 1.000,00 1 C7 Minuterie 1.000,00 1 C8 Minuterie 1.000,00 1 C9 Minuterie 1.000,00 1 C10 Minuterie 1.000,00 1 % TOTALE % PER CATEGORIA TOTALE ,

9 SCOSTAMENTI TRA INVENTARIO CONTABILE E INVENTARIO FISICO E importante che vi sia corrispondenza tra l inventario contabile desumibile dalle scritture ausiliarie di magazzino e le risultanze dell inventario fisico. La norma consente infatti che nelle predette scritture ausiliarie di magazzino vengano annotati, anche alla fine del periodo d imposta, i cali di quantità e le altre variazioni (distruzione di prodotti non idonei, sfridi di lavorazione, errori di registrazione) delle giacenze fisiche rispetto a quelle desumibili dalle scritture di carico/scarico. Le differenze dovute ad errori di registrazione non inficiano la regolarità delle scritture di magazzino se la differenza fra i dati registrati e quelli rilevati da altre fonti (inventario, riscontro fisico, ecc.) rimane contenuta entro ragionevoli limiti di tolleranza, fermo restando che le eventuali differenze possono costituire oggetto di riprese fiscali da parte dell Amministrazione finanziaria. Se, invece, le differenze sono notevoli e dovute a irregolarità gravi, numerose e ripetute, tali da rendere inattendibili nel loro plesso le scritture di magazzino, l Amministrazione finanziaria può procedere all accertamento induttivo (art. 39, secondo ma, lett. d) DPR 600/73). Metodi di Controllo da parte dell Amministrazione Finanziaria: In sede di controllo, l Amministrazione Finanziaria ha l obiettivo di verificare l affidabilità del sistema di rilevazione della contabilità di magazzino, con particolare riguardo ai movimenti di carico e scarico dei beni sia a quantità e a valore che a sole quantità. Per piere tale verifica, l Amministrazione procede effettuando dei riscontri con i documenti di carico e di scarico: fatture, bolle di carico e scarico, documenti di acpagnamento dei beni, ordinativi, mezzi di pagamento, ecc. Inoltre l Amministrazione Finanziaria si riserva di effettuare dei controlli incrociati presso i clienti ed i fornitori dell azienda posta sotto verifica. 9

10 OMESSA O IRREGOLARE TENUTA DELLA CONTABILITÀ DI MAGAZZINO 1. L art. 9, primo ma, del D. Lgs n. 471 stabilisce che l omissione, l irregolare tenuta o l omessa conservazione delle scritture contabili (fra cui rientra la contabilità di magazzino) è punita con la sanzione amministrativa da L ( 1.032,91) a L ( 7.746,85). La sanzione può essere ridotta fino alla metà del minimo se le irregolarità non sono gravi e non sono di ostacolo all azione di accertamento da parte degli organi verificatori. La sanzione si applica a chi nel corso di ispezioni o verifiche rifiuta di esibire o dichiarare di non possedere o unque sottrae all ispezione i documenti e i registri contabili e fiscali. 2. Se le scritture ausiliarie di magazzino non sono tenute o presentano irregolarità gravi, numerose e ripetute, tali da renderle inattendibili, l Amministrazione finanziaria può procedere all accertamento induttivo ai sensi dell art. 39, secondo ma, lett. d) del DPR 600/ Il citato art. 9, al quinto ma, prevede che i membri del collegio sindacale che sottoscrivono la dichiarazione dei redditi senza denunciare la mancata tenuta delle scritture contabili (prese quelle di magazzino) sono puniti con la sanzione amministrativa da L ( 2.065,83) a L ( ,14). 10