Contabilità ordinaria, semplificata e altri regimi contabili

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1 Contabilità ordinaria, semplificata e altri regimi contabili Obiettivi del corso Iniziamo, con questa prima lezione, il nostro corso dal titolo addetto alla contabilità. Si tratta di un corso base che ha come finalità quella di spiegare come si procede alla tenuta della contabilità nelle imprese e negli studi professionali avvalendosi di appositi software. Poiché oggi la contabilità non è più tenuta manualmente c è sembrato opportuno pensare ad un corso che abbinasse nozioni teoriche in tema di regimi contabili, partita doppia, sistema informativo aziendale, a nozioni sui criteri logici che sono alla base del funzionamento dei principali programmi di contabilità. Facciamo due precisazioni. La prima è che il corso è pensato per quanti conoscono, almeno da un punto di vista teorico, le regole di registrazione della partita doppia che saranno richiamate durante alcune lezioni e che si presumeranno già note al nostro lettore. La seconda precisazione è che il corso non intende spiegare il funzionamento di un singolo programma di contabilità, bensì quella che è la logica che è alla base della gran parte di tali programmi. E ovvio che ogni programma potrà differenziarsi dagli altri in alcuni aspetti caratteristici, ma il conoscere quali sono i passi che, normalmente, devono essere seguiti per impiantare una contabilità e per eseguire le registrazioni e le altre operazioni ricorrenti, potrà 1

2 senz altro aiutare quanti sono chiamati ad usare uno specifico programma di contabilità. Durante questo corso ci accompagneranno alcune aziende immaginarie che andremo a creare e di cui supporremo di dover registrare le operazioni. E adesso veniamo ad un suggerimento. Per comprendere come funziona un programma di contabilità la cosa migliore è provare ad usarne uno. I programmi in circolazione sono tanti e il loro livello qualitativo in genere è buono: l unico handicap è che la gran parte di essi è a pagamento. Sono poche, tra l altro, le software house (soprattutto quelle più note) che fanno circolare dei demo, in altre parole dei programmi dimostrativi. Molte, infatti, preferiscono che la dimostrazione delle caratteristiche del programma sia fatta da personale qualificato, su richiesta dei potenziali clienti. Tuttavia, se volete provare a vedere come è fatto un programma di contabilità ed allenarvi con esso vi segnaliamo un software freeware scaricabile dalla pagina Ovviamente si tratta di un programma che è distribuito gratuitamente con delle limitazioni: come il numero delle operazioni inseribili. Esso quindi è utile solo per apprendere come funziona un software. Vogliamo sottolineare ancora una volta che il nostro corso, come abbiamo già precisato, non ha come finalità quella di spiegare il funzionamento di uno specifico programma di contabilità: quindi noi non entreremo nel merito del funzionamento di questo software. Esso vi potrà essere utile solo per provare ciò che apprenderete durante le lezioni del corso. Aziende e professionisti Abbiamo detto che, in queste lezioni, proveremo a immaginare delle aziende e degli studi professionali e ipotizzeremo di dover tenere la loro contabilità in modo da vedere concretamente, come dovremo procedere. In questo primo modulo del nostro corso ci occuperemo dell impianto della 2

3 contabilità, in altre parole di tutte quelle operazioni preliminari che occorre effettuare quando, per la prima volta, iniziamo ad usare un programma di contabilità. Queste operazioni, quindi, non sono delle operazioni ripetitive, ma vanno effettuate una tantum. La prima cosa che occorre comprendere, prima di impiantare la contabilità, è il regime contabile applicabile al caso concreto. Esso, infatti, si rifletterà sulle operazioni da effettuare da parte del contabile, sui registri contabili da tenere e stampare, sulle modalità di effettuazione delle registrazioni e sul modo di determinare il reddito conseguito nel corso dell esercizio. A questo proposito occorre dire che le norme fiscali prevedono, innanzi tutto, una sostanziale distinzione tra la contabilità delle aziende e quella dei professionisti. La distinzione è basata soprattutto sul fatto che, le aziende, determinano il reddito conseguito nel corso dell esercizio in base al principio di competenza, mentre i professionisti determinano il reddito conseguito nel corso dell esercizio (salvo alcune eccezioni che vedremo meglio in seguito) secondo il principio di cassa. In base al principio di competenza (che ripetiamo si applica alle aziende) il reddito è determinato come differenza tra componenti positivi e negativi di reddito (chiamati più semplicemente, anche se in modo meno preciso, ricavi e 3

4 costi) di competenza dell esercizio. Un costo si dice di competenza dell esercizio se, nell esercizio stesso, è maturato o ha dato la sua utilità o ha trovato copertura in un relativo ricavo. Un ricavo si dice di competenza dell esercizio se è maturato nell esercizio o se ha trovato in esso il suo correlativo costo. La competenza economica di un costo o di un ricavo, per altro, potrà coincidere o meno con la manifestazioni finanziaria, cioè in parole povere con il pagamento di un costo o l incasso di un ricavo. In base al principio di cassa (che lo ripetiamo si applica ai professionisti) il reddito è determinato (salvo le eccezioni di cui parleremo meglio in seguito) come differenza tra i compensi incassati e le spese effettivamente sostenute per l esercizio della professione. Facciamo un esempio volutamente semplice. Un impresa, nel corso dell esercizio, ha acquistato euro di merce, tutta venduta nel corso dell anno. Ipotizziamo non abbia sostenuto altri costi. Essa ha conseguito ricavi dalla vendita delle merci per euro. Non ha conseguito altri ricavi nel corso dell anno. Ipotizziamo, inoltre, che la merce comprata sia stata interamente pagata, mentre i euro di vendite non siano stati interamente incassati dato che l impresa ha incassato per contanti euro, mentre vanta ancora, alla fine dell anno euro di crediti verso clienti. In base al principio di competenza, applicabile alle imprese, il reddito è dato dalla differenza tra costi e ricavi di competenza del periodo, a prescindere dalla loro manifestazione finanziaria (cioè dal loro incasso o pagamento). Nel nostro caso il reddito è pari a ricavi costi reddito = Consideriamo, ora, il caso di un professionista. Ipotizziamo che egli abbia sostenuto, nel corso dell anno, costi per euro dovuti ad acquisti di materiali, spese per personale dipendente, e affitto locali. Ipotizziamo, inoltre, 4

5 che tutte le spese siano state effettivamente pagate nel corso dell anno. Nello stesso periodo egli ha conseguito euro di ricavi per prestazioni effettuate, ma questi non sono stati interamente incassati. I compensi incassati ammontano a euro. Il reddito conseguito nel corso dell anno sarà determinato nel modo seguente: compensi incassati spese effettivamente sostenute Reddito = Ricapitolando: Contabilità ordinaria e semplificata Tra le aziende è possibile distinguere quelle in contabilità ordinaria da quelle in contabilità semplificata. Entrambe determinano il reddito in base al principio di competenza, ma diversi sono i tipi di registri che devono essere tenuti a seconda del tipo di contabilità adottato dall impresa. Anche per i professionisti è possibile distinguere una contabilità ordinaria 5

6 professionisti ed una contabilità semplificata professionisti. Anche in questo caso il reddito è determinato sempre secondo il principio di cassa, ma esistono delle differenze per quanto riguarda i registri obbligatori per il professionista. Partiamo dalle aziende. La distinzione tra regime ordinario e semplificato si fonda su due presupposti: veste giuridica dell impresa; volume d affari. Al regime ordinario appartengono sempre, a prescindere da ogni altra considerazione, le società di capitali (società per azioni, società in accomandita per azioni, società a responsabilità limita, società cooperative). Le società di persone (società in nome collettivo, società in accomandita semplice) e le imprese individuali possono appartenere al regime ordinario o a quello semplificato a seconda del loro volume d affari. Il regime ordinario si applica nei casi di società di persone e imprese individuali che, nell anno solare precedente, hanno conseguito un volume d affari pari o superiore a: ,14 euro (600 milioni di vecchie lire) per le imprese aventi per oggetto la prestazione di servizi; ,90 euro (1 miliardo di vecchie lire) per le imprese che hanno per oggetto attività diverse dalle prestazioni di servizi. I contribuenti in contabilità ordinaria hanno l obbligo di tenere i seguenti registri 1 : registri IVA; registro dei beni ammortizzabili (come vedremo meglio in seguito la sua tenuta è facoltativa se le relative annotazioni sono eseguite sul libro degli inventari); libro giornale; 1 Le società in contabilità ordinaria devono tenere inoltre, qualora ne sussistano i requisiti la contabilità di magazzino e, nel caso di società di capitali alcuni registri obbligatori tipici di questo tipo di società (libro dei soci, libro delle assemblee, ecc..). Sia le imprese in contabilità ordinaria, che quelle in contabilità semplificata che assumono dipendenti devono tenere anche il libro paga, il libro matricola e il libro infortuni. 6

7 il libro degli inventari; il libro mastro. La legge prevede che le imprese in contabilità ordinaria possono non avere i registri IVA nel caso in cui decidano di effettuare le registrazioni delle fatture emesse o dei corrispettivi e delle fatture d'acquisto sul libro giornale. Le imprese in contabilità semplificata devono tenere: i registri IVA; il registro dei beni ammortizzabili (per le imprese in semplificata il registro dei beni ammortizzabili può essere omesso se le relative annotazioni sono effettuate sul registro IVA acquisti). Le imprese che presentano i requisiti per il regime semplificato possono optare comunque per il regime ordinario. Per quanto riguarda i professionisti va detto che per essi il regime naturale è considerato quello semplificato a prescindere dal volume d affari, anche se sussiste la possibilità, per il professionista, di optare anche per il regime ordinario. Il professionista in contabilità semplificata deve tenere: i registri IVA; il registro incassi e pagamenti. Quest ultimo registro deve essere tenuto per procedere alla determinazione del 7

8 reddito. Esso può essere omesso se, sui registri IVA sono annotati, in apposite sezioni, le operazioni non soggette ad IVA rilevanti ai fini della determinazione del reddito. Inoltre è necessario annotare, a fine esercizio, l ammontare globale delle somme non incassate e di quelle non pagate. I professionisti in contabilità ordinaria devono tenere, oltre ai registri IVA, anche il registro cronologico dei componenti di reddito e dei relativi movimenti finanziari. Altri regimi contabili Concludiamo l argomento dei regimi contabili dicendo che esistono, oltre al regime ordinario e a quello semplificato, dei regimi minori di cui ci occuperemo più diffusamente nell ultima lezione del nostro corso. Per altro la materia ha subito delle notevoli modifiche per effetto delle novità introdotte dalla Finanziaria Attualmente, gli altri regimi ammissibili, oltre a quello ordinario e a quello semplificato, sono: il regime sostitutivo o delle nuove iniziative produttive; il regime dei contribuenti minimi. 8