RECUPERO DATI LIFO DA ARCHIVI ESTERNI

Transcript

1 RECUPERO DATI LIFO DA ARCHIVI ESTERNI È possibile importare i dati relativi ai LIFO di esercizi non gestiti con Arca2000? La risposta è Sì. Esistono tre strade per recuperare i dati LIFO per gli articoli di magazzino. 1. Popolare la tabella MAGGIAC con i dati necessari: Esercizio Codice Esercizio. Magazzino Codice del Magazzino. Articolo Codice Articolo. ProgQtaCar Progressivo della quantità caricata nell esercizio. ValQtaCar Progressivo del valore caricato nell esercizio. ProgQtaSca Progressivo della quantità scaricata nell esercizio. 1. Ovviamente si dovranno creare gli opportuni records nella tabella ESERC. 2. Qualora per l esercizio più vecchio, di cui si hanno i dati, ci sia una quantità ed un valore iniziale, inserirli come progressivi di carico in quantità e valore dell esercizio precedente. 3. La Rigenerazione dello Storico di Magazzino non potrà essere utilizzata. La Rigenerazione delle Giacenze di Magazzino potrà essere utilizzata. 4. Bisogna eseguire il trasferimento saldi di magazzino per tutti gli esercizi inseriti (prestare attenzione, come specificato in dettaglio più avanti, alle problematiche relative al trasferimento saldi all esercizio corrente). 2. Popolare la tabella MAGGIACS con i dati necessari: Esercizio Codice Esercizio. Magazzino Codice del Magazzino. Articolo Codice Articolo. ProgQtaCar Progressivo della quantità caricata nell esercizio. ValQtaCar Progressivo del valore caricato nell esercizio. ProgQtaSca Progressivo della quantità scaricata nell esercizio. GiacIni Giacenza a inizio esercizio, ottenuta dai dati dell esercizio precedente con questa operazione GiacIni + ProgQtaCar ProgQtaScar. 1. Si dovranno creare gli opportuni records nella tabella ESERC ricordandosi di impostare Archiviato =.T.. 2. Qualora per l esercizio più vecchio, di cui si hanno i dati, ci sia una quantità ed un valore iniziale, inserirli come progressivi di carico in quantità e valore dell esercizio precedente. 3. La Rigenerazione dello Storico di Magazzino potrà essere utilizzata. La Rigenerazione delle Giacenze di Magazzino potrà essere utilizzata.

2 3. Creare documenti globali di carico/scarico per ogni esercizio precedente Devono essere creati almeno un documento di carico e uno di scarico per ognuno degli esercizi da importare. Se il numero degli articoli, di cui si intende importare i dati, è elevato, è consigliabile la creazione di più documenti dello stesso tipo che contengano un numero ragionevole di righe. Per automatizzare l operazione è conveniente utilizzare la procedura standard di import documenti. 1. Si dovranno creare gli opportuni records nella tabella ESERC. 2. Qualora per l esercizio più vecchio, di cui si hanno i dati, ci sia una quantità ed un valore iniziale, inserirli con un documento di carico nell esercizio precedente. 3. La Rigenerazione dello Storico di Magazzino potrà essere utilizzata. La Rigenerazione delle Giacenze di Magazzino potrà essere utilizzata. 4. Bisogna eseguire il trasferimento saldi di magazzino per tutti gli esercizi inseriti (prestare attenzione, come specificato in dettaglio più avanti, alle problematiche relative al trasferimento saldi all esercizio corrente). Saranno di seguito illustrati i primi due procedimenti di cui sopra, gli eventuali accorgimenti da tenere in considerazione e il dettaglio di una prova effettuata.

3 PRIMA SOLUZIONE Per rendere la spiegazione più chiara è meglio considerare dei dati di esempio. Esercizio corrente: 2001 Si hanno a disposizione i dati di giacenza per gli esercizi 1997, 1998, 1999, Dell esercizio 1997 si conoscono anche i dati di quantità e valore iniziale. 1. Codificare nell apposita tabella ESERC gli Esercizi di magazzino che saranno utilizzati. Dal 1996 al Inserire nella tabella MAGGIAC i dati degli articoli relativi agli esercizi appena codificati. I campi della tabella che devono essere valorizzati sono i seguenti: Esercizio Codice Esercizio. Magazzino Codice del Magazzino. Articolo Codice Articolo. ProgQtaCar Progressivo della quantità caricata nell esercizio. ValQtaCar Progressivo del valore caricato nell esercizio. ProgQtaSca Progressivo della quantità scaricata nell esercizio. 3. Per l esercizio 1996 riportare in quantità e valore di carico rispettivamente la quantità e il valore iniziale relativi all esercizio Entrare in Arca2000 e posizionarsi nell esercizio più vecchio, il Dal menù: Magazzino Utilità varie Trasferimento Saldi eseguire il trasferimento dei saldi di magazzino nell esercizio immediatamente successivo. Spostarsi nell esercizio successivo a quello nel quale si è posizionati e lanciare il trasferimento saldi. La successione delle operazioni deve essere ripetuta fino ad arrivare nell esercizio attuale. l trasferimento saldi nell esercizio corrente può essere pericoloso. L operatore deve prima porsi delle domande del tipo: Il cliente ha inserito a inizio anno le giacenze di inventario? I dati giacenza iniziale + carichi scarichi, che si ottengono dal trasferimento successivo dei saldi degli articoli, corrispondono con i dati di giacenza iniziale eventualmente inseriti dall operatore nell esercizio corrente? Se il cliente ha eseguito le operazioni correttamente, dovrebbe trovarsi con la giacenza iniziale e il valore iniziale dell esercizio corrente che corrispondo a giacenza iniziale + carichi scarichi dell esercizio precedente. Se i dati non corrispondono si può scegliere tra due alternative: 1. eseguire il trasferimento saldi degli articoli nell esercizio attuale; 2. non eseguire il trasferimento saldi. Nel primo caso è possibile che le esistenze attuali degli articoli non siano quelle effettivamente esaminate fino a questo momento. Nel secondo caso invece potrebbero essere intervenute delle cause esterne (tipo rettifiche di inventario) che sono andate a modificare le reali giacenze. Non è possibile stabilire quale delle due alternative sia la migliore. Eventualmente si potrebbero tentare le due vie e verificare i due risultati.

4 5. Eseguire la stampa Inventario3 da menù: Magazzino Stampe e Statistiche Valorizzazioni Fiscali Verificare quindi che tutti i dati siano corretti. La voce del menù Manutenzione di Arca2000, Utilità Documenti - Rigenerazione Giacenze di Magazzino non ha alcun motivo di essere lanciata per gli anni LIFO importati, anche se non genera alcuna anomalia nell archivio delle giacenze (come spiegato in seguito nella prova effettuata). Ciò che l operatore non può lanciare è la funzione Utilità Documenti - Rigenerazione Storico di Magazzino. Questa operazione infatti azzererà i progressivi di carico e scarico inseriti manualmente nei vari esercizi, in quanto la procedura considera tutti e soli i documenti presenti nell archivio quali unico dato attendibile per la ricostruzione globale delle movimentazioni e delle giacenze. Nella logica di questa procedure, se non esistono documenti non esistono movimenti e di conseguenze i valori dei vari progressivi di giacenza sono nulli.

5 SECONDA SOLUZIONE Come per la precedente soluzione per rendere la spiegazione più chiara è meglio considerare dei dati di esempio. Esercizio corrente: 2001 Si hanno a disposizione i dati di giacenza per gli esercizi 1997, 1998, 1999, Dell esercizio 1997 si conoscono anche i dati di quantità e valore iniziale. 1. Codificare nell apposita tabella ESERC gli Esercizi di magazzino che saranno utilizzati, dal 1997 al 2000 e inizializzare il campo Archiviato con.t. (True). 2. Popolare nella tabella MAGGIACS i seguenti campi: Esercizio Codice Esercizio. Magazzino Codice del Magazzino. Articolo Codice Articolo. ProgQtaCar Progressivo della quantità caricata nell esercizio. ValQtaCar Progressivo del valore caricato nell esercizio. ProgQtaSca Progressivo della quantità scaricata nell esercizio. GiacIni Giacenza a inizio esercizio, ottenuta dai dati dell esercizio precedente con questa operazione GiacIni + ProgQtaCar ProgQtaScar. 3. Per l esercizio 1996 riportare in quantità e valore di carico rispettivamente la quantità e il valore iniziale relativi all esercizio Eseguire dal menù Magazzino Stampe e Statistiche Valorizzazioni Fiscali la stampa Inventario3 e confrontarla con la precedente (prima soluzione punto 5). 1. Se l esercizio corrente è il 2001 teoricamente non sarebbe possibile storicizzare l esercizio 2000, perché Arca2000 richiede almeno 2 esercizi in linea. Infatti la procedura di sfoltimento archivi non consentirebbe l operazione. Dal momento che l archiviazione degli esercizi, nell esempio, viene fatta forzando il contenuto del campo Archiviato e non attraverso la voce di menù Servizi Manutenzione Archivi Sfoltimento Archivi, il problema non si pone. 2. Un altro modo per ottenere il risultato di questa soluzione è quello di seguire tutti i passi visti per la prima soluzione ed eseguire subito dopo lo sfoltimento archivi attraverso il menu Servizi - Manutenzione Archivi - Sfoltimento Archivi pur di aver in linea almeno l esercizio 2002, nel caso del nostro esempio.

6 PROVA EFFETTUATA 1. Creazione di una nuova ditta a partire dalla Demowin. 2. Creazione di due articoli di prova A0015 e B Nell esercizio 2001, l unico creato, sono stati inseriti due documenti per ciascun articolo: uno di carico e uno di scarico. Attraverso il menù manutenzione, con la Spy Form, si è analizzato il contenuto della tabella MAGGIAC: 4. Creazione, dal menù Servizio Gestione Esercizi, degli esercizi contabili e di magazzino per gli anni 1997, 1998, 1999, Inserimento manuale dei dati di giacenza degli articoli di magazzino relativi agli esercizi appena codificati. La tabella da valorizzare è MAGGIAC ed è stata eseguita l operazione attraverso la Spy Form. Data la modesta entità degli articoli esaminati l inserimento è stato fatto manualmente. Si può procedere anche attraverso un programma appositamente creato, purché il risultato sia lo stesso. Al termine dell inserimento si avrà la seguente situazione: A B A B A B Eseguire il trasferimento dei saldi di magazzino dall esercizio 1997 al 1998 (in questo modo le giacenze di fine 1997 saranno riportate come giacenze iniziali del 1998). Rieseguirlo per tutti gli esercizi seguenti fino al Le situazioni del MAGCIAC, in seguito ai trasferimenti saldi successivi, sono le seguenti:

7 Trasferimento saldi A B A B Trasferimento saldi A B A B Trasferimento saldi A B A B

8 Trasferimento saldi esercizio magazzino Articolo giacini progqtacar progvalcar progqtasca progvalsca A B A B A B Dal menù Magazzino - Stampe e Statistiche Valorizzazioni Fiscali eseguire la stampa Inventario3, che dettaglia anno per anno le esistenze degli articoli. Tenere la stampa per confrontarla con quella del punto Da menù Servizio Gestione Ditte Cambio Esercizio selezionare l esercizio Dal menù Manutenzione Utilità Documenti Rigenerazione Giacenze di Magazzino lanciare la rigenerazione delle giacenze a partire dall esercizio 1997 fino al La situazione delle giacenze non cambia, come si può vedere utilizzando la Spy Form sempre dalla tabella MAGGIAC A B A B A B Eseguire la stampa delle valorizzazioni fiscali di magazzino (Inventario3) e confrontarla con quella ottenuta al punto 6. Il risultato finale è uguale. 8. Dal menù Servizi Manutenzione Archivi Sfoltimento Archivi eseguire la storicizzazione degli esercizi. Il programma consente di eliminare gli esercizi e non del 2000, perché devono esserci almeno 2 esercizi elaborabili. Quando l esercizio 2002 sarà l esercizio corrente, potrà essere sfoltito anche il 2000.

9 La tabella che viene valorizzata con lo sfoltimento archivi è MAGGIACS che conterrà: esercizio magazzino articolo giacini progqtacar progvalcar progqtasca A B A B A B mentre in MAGGIAC rimarranno i seguenti dati: A B A B Eseguire la stampa delle valorizzazioni fiscali dal menù Magazzino Stampe e Statistiche Valorizzazioni Fiscali e confrontare il risultato con le stampe precedentemente eseguite ai punti 6 e 7.