CONTABILITÀ FINANZIARIA ASCOT 3 IL PROSPETTO DI CONCILIAZIONE SPECIFICHE FUNZIONALI SCHEMI OPERATIVI SOLUZIONE AI PROBLEMI

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1 PROGETTO ASCOT COD. : ASCOT-31-PC-01 VERS. : DATA : CONTABILITÀ FINANZIARIA ASCOT 3 IL PROSPETTO DI CONCILIAZIONE SPECIFICHE FUNZIONALI SCHEMI OPERATIVI SOLUZIONE AI PROBLEMI AGGIORNAMENTI VER. DATA PAG. RIMOSSE PAG. INSERITE PAG. REVISIONATE

2 NOTE SULL UTILIZZO DEL PROSPETTO DI CONCILIAZIONE SOMMARIO INTRODUZIONE 1) IL PROSPETTO DI CONCILIAZIONE 2) CONTO ECONOMICO E STATO PATRIMONIALE ITER DELLE OPERAZIONI 1) Collegamento di impegni e fatture per la determinazione del costo. 2) Verifica dell imputazione economica con formazione di ratei e risconti. 3) Associazioni tra conti. 4) Consolidamento dei dati. 5) Passaggio dei dati al Prospetto di Conciliazione EXCEL. Pag. 1

3 INTRODUZIONE Come noto, il Prospetto di Conciliazione è quel documento, che raccorda i dati finanziari con il Conto Economico e lo Stato Patrimoniale, ricavati nello stesso esercizio finanziario con una contabilità separata, che di solito è la Partita Doppia. Inoltre in assenza di contabilità separata, permette la compilazione per via deduttiva di Conto Economico e Stato Patrimoniale. Il flusso dei dati dunque è di provenienza finanziaria, ed in particolare esamina in base alla destinazione economica della classificazione di bilancio, gli accertamenti/impegni e gli incassi/pagamenti. In linea di massima si può affermare che i titoli relativi alla parte corrente concorrano alla formazione del conto economico, mentre gli altri a quella dello stato patrimoniale e dei conti d ordine. Si dovrà tenere conto inoltre, per i costi ed i ricavi, delle diversità tra la competenza finanziaria e quella economica. I dati una volta impostati in Ascot3, sono passati al programma in EXCEL Prospetto di Conciliazione per il completamento degli stessi e la stampa finale. Pag. 2

4 IL PROSPETTO DI CONCILIAZIONE Gli impegni delle spese e gli accertamenti delle entrate correnti di competenza vanno a finire nelle rispettive prime parti del prospetto, e sommati ai ratei e risconti e agli altri correttivi danno luogo ai costi ed ai ricavi. Mentre l accertamento è considerato un documento giuridicamente perfezionato, non è detta la stessa cosa per gli impegni che, ai fini dell elaborazione Ascot, sono considerati dei costi quando sono pagati o coperti da liquidazioni o da fatture, anche a residuo nell anno successivo. Non è detto però che tutti gli impegni vadano a costo e gli accertamenti a ricavo, infatti in base alla competenza economica potrebbero ricadere in un esercizio diverso da quello esaminato, sotto forma di ratei e risconti. Gli impegni perfezionati e gli accertamenti la cui competenza economica ricade a cavallo dell esercizio attuale e di quello seguente, danno luogo rispettivamente a risconti attivi e passivi, ed in entrambi i casi sono posti nella colonna dei risconti finali. I risconti iniziali invece corrispondono in termini finanziari agli accertameti e impegni perfezionati dell esercizio precedente che sono stati stornati nell attuale. In pratica coincidono con la colonna dei risconti finali del Prospetto dell anno precedente. I ratei iniziali sono dati dagli accertamenti e impegni di competenza dell esercizio considerato, di cui una parte di ricavi e costi sono imputati all esercizio precedente, mentre i ratei finali invece sono dati dagli accertamenti e impegni di competenza nell esercizio successivo da cui una parte viene stornata perché si riferisce a ricavi e costi ricadenti nell anno attuale. Pag. 3

5 Infine la colonna delle altre rettifiche dovrebbe servire per quegli impegni che non sono ancora coperti da fatture e che compongono la scrittura di partita doppia assieme al conto Fornitori per fatture da ricevere, e inoltre per gli storni dell IVA e per le rimanenze. Nella seconda parte del prospetto, le spese in conto capitale riportano sia i mandati, che andranno ad interessare i relativi conti patrimoniali, sia la quota degli impegni non pagata, che andrà ad incrementare i conti d ordine. Per i rimborsi di prestiti, vanno regolarmente riportati gli impegni, che andranno a chiudere il debito nei conti patrimoniali. In entrata le alienazioni di beni patrimoniali hanno gli accertamenti regolarmente riportati sul Prospetto e da questo ai conti patrimoniali. Però parte di essi potrebbe generare minus o plus valenze e quindi toccare anche i relativi conti economici. Le somme accertate per le accensioni di prestiti vanno ad incrementare l indebitamento ed i conti d ordine, così come gli impegni dei servizi per conto terzi. Pag. 4

6 CONTO ECONOMICO E STATO PATRIMONIALE Come si può già intuire da quanto detto in precedenza, ricavare il conto economico dalle partite correnti riportate nel Prospetto non presenta grossi problemi. Una volta collegate le fatture prive d imputazione economica agli impegni e sistemata la competenza economica in modo da determinare i ratei ed i risconti, il più è fatto. Rimangono solo alcuni dati da impostare manualmente, come le rettifiche dell IVA, le rimanenze e gli ammortamenti. Il grosso problema invece è derivare lo stato patrimoniale. Fondamentalente in partita doppia ci sono due tipi di scritture, una che movimenta un conto di costo o di ricavo ed uno dello stato patrimoniale, ed una che movimenta solo conti dello stato patrimoniale. Ogni costo e ricavo ha come controconto un debito o un credito, mentre quando ci sono solo conti numerari ad un conto dell attivo corrisponde uno del passivo e viceversa. Il punto è che ad ogni accertamento o impegno in base alla classificazione di bilancio il più delle volte si riesce a collegare un unico conto, essendo l imputazione del debito o del credito più complessa. Di conseguenza sono state create con Gestione associazione att/costo passivo e Gestione associazione pass/ricavo - attivo due transazioni, che permettono di collegare su accertamenti ed impegni il conto di contropartita non derivabile in altro modo, che comunque il più delle volte sarà di debito o di credito. In base a quanto premesso vediamo di seguito le fasi che porteranno alla creazione del file sequenziale per l elaborazione del Prospetto in EXCEL. Pag. 5

7 ITER DELLE OPERAZIONI 1. Collegamento di impegni e fatture per la determinazione del costo. Alla fine dell anno ci sono diversi impegni non collegati a fatture e fatture prive d imputazione contabile. Mano a mano che arrivano e si pagano le fatture, si crea questo legame anche se i documenti sono pagati nell anno successivo a residuo. In prossimità della stesura del Prospetto sarà bene prenotare la stampa Elenco Documenti senza imputazioni in modo da verificare gli elementi scollati e collegarli dove è possibile. Va precisato che, anche se le fatture non sono pagate subito, vanno ugualmente imputate agli impegni di residuo, perché sarà là che si farà il mandato. Una volta sistemate le fatture va fatta la stampa Elenco Impegni senza imputazioni, perché rimarranno comunque degli impegni scoperti. Di questi, alcuni sono puramente finanziari, altri genereranno dei costi, e per forzarli, anche privi di copertura, si utilizza la procedura Imputazione economica degli Impegni impostando a Y il campo Obbligazione Perfezionata. 2. Verifica dell imputazione economica con formazione di ratei e risconti. Come si era già detto in precedenza ci possono essere degli impegni e accertamenti i cui costi e ricavi sono a cavallo d anno. Il sistema imposta automaticamente i risconti finale ed i ratei iniziali. Per i risconti si ha la fattura all inizio del periodo, per i ratei invece il documento si riceve e si paga alla fine, ed in entrambi i casi la fattura è dell anno elaborato. Per creare quindi un riscontro (finale) sull impegno si dovrà imputare la corretta competenza economica sulla fattura in modo che sia a cavallo dell esercizio attuale e di quello successivo. Per avere invece il rateo (iniziale) si dovrà impostare sulla fattura la competenza economica a cavallo dell esercizio precedente e di quello attuale. Se gli impegni sono pagati senza fattura viene considerata la competenza economica del mandato. Pag. 6

8 3. Associazioni tra conti. A questo punto vanno definiti con Gestione conti economici dei conti di costo e ricavo, da associare rispettivamente con Gestione associazione att/costo- passivo e Gestione associazione pass/ricavo-attivo, a conti di debito (passivo) e credito (attivo). Analogamente per le movimentazioni di soli conti numerari, si usano le stesse transazioni per associare dei conti di passivo con quelli dell attivo e viceversa. Lo scopo dell operazione è di ottenere, tramite le stampe del Conto economico degli Impegni e di quello degli accertamenti, i dati che saranno impostati manualmente sul Prospetto fatto con EXCEL. 4. Consolidamento dei dati. Una volta sistemati gli impegni si passa al Consolidamento dati economici e l esito di tale operazione può essere verificato e corretto con i programmi Imputazione economica degli Accertamenti ed Imputazione economica degli Impegni, che permettono di adattare quanto proposto dal sistema impostando i campi degli Importi rettificati. Inoltre per gli impegni è possibile impostare a Y il dato dell Immobilizzazione in corso in modo che vada a finire proprio in quel conto dello stato patrimoniale anziché in uno delle altre immobilizzazioni. Il consolidamento può essere prenotato una sola volta, per cui dopo l elaborazione eventuali correzioni possono essere fatte sugli Importi rettificati. Pag. 7

9 5. Passaggio dei dati al Prospetto di Conciliazione EXCEL. Infine si prenota la procedura Esportazione dei dati per modelli EXCEL, che crea il file sequenziale FCAESPEC.lis. Entrando nelle Utility e selezionando sequenziali scarico, dopo aver attivato il file transfer, si trasferiscono i dati dal server al proprio PC, dove vanno sistemati nella stessa cartella in cui ci sono i programmi EXCEL del Prospetto. A questo punto l elaborazione con Ascot3 è conclusa e rimandiamo le istruzioni successive al manuale del Prospetto di Conciliazione EXCEL. Pag. 8