MANUALE

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1 E-PROCUREMENT AFFIDAMENTO DIRETTO MANUALE PER STAZIONI APPALTANTI SECONDARIE SCOPO DEL PRESENTE MANUALE È FORNIRE UNA GUIDA AGLI AFFIDAMENTI DIRETTI QUESTO MANUALE SERVE COME RIFERIMENTO GENERICO. È POSSIBILE CHE L APPLICATIVO SUBISCA DELLE VARIAZIONI. QUESTO È DOVUTO ALLA CONTINUA ATTIVITÀ FINALIZZATA AD APPORTARE MIGLIORAMENTI NELLA CONSULTAZIONE DELLE PAGINE WEB DI SISTEMA. IL MANUALE SARÀ AGGIORNATO PERIODICAMENTE. SI CONSIGLIA DI CONTROLLARE SEMPRE LA DISPONIBILITÀ SUL SITO cuc.invallee.it DELLA VERSIONE PIÙ RECENTE DI TALE DOCUMENTO. VERS. DOC DEL 13/01/2016

2 INDICE 1 ACCESSO MENÙ NUOVO AFFIDAMENTO DIRETTO CREARE UN NUOVO AFFIDAMENTO DIRETTO DETTAGLIO AFFIDAMENTO DIRETTO CONSULTAZIONE E GESTIONE AFFIDAMENTO DIRETTO IN CORSO ESAME DELL OFFERTA E AGGIUDICAZIONE RICHIESTE DI GARA DI TIPO AMMINISTRATIVO O ALTRA DOCUMENTAZIONE CONCLUSIONE DELLA PROCEDURA IN.VA. SpA Modello MOD4_PP_CUC_ Manuali Edizione 31/10/2015 Rev. 0 2/19

3 1 ACCESSO Effettuare il login dalla homepage del portale all indirizzo tramite username e password. Effettuato l accesso al portale della piattaforma e-procurement, che rappresenta il punto d inizio per la gestione di gare, bandi o comunicazioni sarà possibile visionare nel pannello in alto a sinistra il nome, cognome e il ruolo con cui ci si è loggati. In alto si visualizza nella barra rossa: Home in evidenza, è l indicazione dell ambiente in cui state operando. Per cambiare ambiente e usufruire dello strumento: Affidamento Diretto spostarsi su e_procurement così come evidenziato nella figura sottostante. IN.VA. SpA Modello MOD4_PP_CUC_ Manuali Edizione 31/10/2015 Rev. 0 3/19

4 2 MENÙ Dal menù in spalla a sinistra la Stazione Appaltante potrà accedere nella sezione Gare e selezionare: Nuovo affidamento diretto. Sempre dal menù in spalla a sinistra la Stazione Appaltante potrà accedere nella sezione Gare: all Elenco gare dove visualizzare gli Affidamenti diretti pubblicati, e ad Affidamenti diretti in Composizione dove ritrovare le procedure non ancora pubblicate. Nell Elenco gare le Richieste risulteranno riepilogate per Oggetto corredate di informazioni riguardanti il Tipo di Appalto, il CIG, l Importo, lo Stato della Richiesta e le Date di pubblicazione, inizio e fine. Con Nuovo affidamento diretto potrà avere inizio il processo di creazione della procedura. Negli Affidamenti diretti in Composizione si avrà l opportunità di riprendere le procedure non ancora completate. IN.VA. SpA Modello MOD4_PP_CUC_ Manuali Edizione 31/10/2015 Rev. 0 4/19

5 3 NUOVO AFFIDAMENTO DIRETTO Processo di creazione della procedura. 3.1 CREARE UN NUOVO AFFIDAMENTO DIRETTO Si può quindi procedere nell invitare qualunque operatore economico iscritto all indirizzario della piattaforma creando un Nuovo affidamento diretto, passando sempre dal menù in spalla a sinistra. Si accede quindi alla seguente schermata in cui è possibile inserire i parametri principali relativi all Affidamento diretto che si vuole creare: NB: Vi sono dati che devono essere inseriti obbligatoriamente, solitamente indicati con un asterisco (*). Nel caso in cui un campo obbligatorio non venga compilato il sistema mostrerà un messaggio d errore. La Base d offerta non è un campo obbligatorio, nel caso in cui si ritenga il campo non compilabile lo slot va lasciato libero. IN.VA. SpA Modello MOD4_PP_CUC_ Manuali Edizione 31/10/2015 Rev. 0 5/19

6 Si procede con la compilazione dei campi riportati: Oggetto: è la descrizione sintetica e corrisponde alla denominazione dell Affidamento diretto; Descrizione: è la descrizione estesa dell Affidamento diretto; Modalità di esecuzione: è di default Telematica; Tipo di appalto: selezionare la tipologia dell appalto: Modalità di realizzazione: è la modalità con la quale è gestito il contratto; *(Nelle immagini è riportato il contenuto dei menù a tendina) Base d offerta: è l importo messo a base di gara, se il dato non è valorizzato, l importo a base di gara non è definito; Importo non soggetto a ribasso: indica gli eventuali oneri, è di default 0; CIG: indica il codice identificativo di gara; Scelta del contraente: indica la modalità con la quale viene selezionato l aggiudicatario; Periodo di presentazione offerta: indica il termine di inizio e fine presentazione offerta. Dopo aver compilato i campi richiesti, per poter proseguire cliccare sul pulsante Salva e Procedi Ogni volta che si clicca su Salva e Procedi le informazioni immesse vengono salvate. Dopo aver salvato è possibile recuperare anche in un secondo momento il processo di creazione dell Affidamento diretto attraverso la funzione, elencata in precedenza, Affidamenti diretti in Composizione. NB: Si ricorda che la scheda predisposta in questa sezione guiderà l Operatore Economico nella fase di compilazione dell offerta. Il termine per la presentazione delle offerte può essere anticipato in qualsiasi momento dalla stazione appaltante. IN.VA. SpA Modello MOD4_PP_CUC_ Manuali Edizione 31/10/2015 Rev. 0 6/19

7 3.2 DETTAGLIO AFFIDAMENTO DIRETTO Compilata la prima schermata, la procedura si sposta all interno del Dettaglio affidamento diretto. In questa pagina è possibile modificare le informazioni generali dell affidamento diretto cliccando su Modifica in corrispondenza della prima sezione. Cliccando su Aggiungi in corrispondenza della sezione Documentazione allegata è possibile allegare file da rendere disponibili all Operatore Economico invitato a presentare offerta (Es: capitolato tecnico). Questi sono file di sola lettura, che l Operatore Economico può consultare. Completare quindi le informazioni richieste nel form successivo, allegare il file cliccando su Browser ed infine selezionare il pulsante Aggiungi. Cliccando su Aggiungi in corrispondenza della sezione Richieste di invio documentazione è possibile invece inserire le richieste di documentazione che l Operatore Economico dovrà allegare all offerta. IN.VA. SpA Modello MOD4_PP_CUC_ Manuali Edizione 31/10/2015 Rev. 0 7/19

8 Completare quindi le informazioni richieste nel form successivo: Le richieste per l'ammissione ad una gara servono per organizzare il contenuto della busta Amministrativa. La stazione appaltante esaminerà il contenuto dei documenti presenti nella busta elettronica e procederà all'ammissione del concorrente. Ciascuna richiesta consiste in un elemento di valutazione, cioè un documento, un campione fisico o un evento che non prevede alcun invio da parte del fornitore (es. sopralluogo) che deve essere valutato dall'acquirente. Per inserire una nuova richiesta è necessario specificare una descrizione, definire se, in caso di Operatori riuniti è previsto l'invio disgiunto, il metodo di invio e se questo è obbligatorio. Sono ammesse più richieste per ciascuna tipologia; opzionalmente si può allegare un modello cercandolo, tramite il tasto Sfoglia sul proprio computer. - Descrizione (Italiano): titolo della richiesta in italiano; - Allega documento: attraverso questa funzione è possibile inserire un file (es. un modello che l Operatore Economico deve scaricare, compilare e riallegare); - Fase: di default Gara - Tipo di richiesta: a scelta tra amministrativa, tecnica ed economica; - Obbligatorietà documento: specificare se la richiesta è obbligatoria o facoltativa e se eventualmente sono ammessi più file; - Modalità di invio risposta: a scelta tra telematico, telematico con firma digitale, tradizionale (su supporto cartaceo). Dopo aver compilato tutti i campi previsti cliccare su Aggiungi. IN.VA. SpA Modello MOD4_PP_CUC_ Manuali Edizione 31/10/2015 Rev. 0 8/19

9 Per inserire il fornitore da invitare, cliccare su Modifica in corrispondenza della sezione Inviti. Ricercare l Operatore Economico utilizzando la Ragione Sociale, il Codice Fiscale o la Partita Iva. Dopo aver identificato l Operatore Economico da invitare cliccare il pulsante Seleziona. Si ricorda per gli Affidamenti diretti è selezionabile soltanto un Operatore Economico. E possibile, a questo punto, pubblicare l affidamento diretto cliccando su Pubblica. Verificare i dati inseriti e quindi cliccare su Procedi. IN.VA. SpA Modello MOD4_PP_CUC_ Manuali Edizione 31/10/2015 Rev. 0 9/19

10 4 CONSULTAZIONE E GESTIONE AFFIDAMENTO DIRETTO IN CORSO Per consultare un Affidamento diretto in corso, accedere alla sezione Elenco gare e cliccare sull oggetto dell Affidamento Diretto. In questo modo è possibile verificare quanto inserito in fase di creazione della procedura. Accedendo alla sezione Dettaglio gara si accede al Dettaglio affidamento diretto dove è sempre possibile risalire, in qualsiasi momento, alle informazioni generali della procedura. Nella sezione Buste presentate è possibile visualizzare la denominazione dell Operatore Economico che ha presentato offerta, la forma di partecipazione all Affidamento diretto (singola o operatori riuniti) e la data ed ora di presentazione dell offerta stessa. IN.VA. SpA Modello MOD4_PP_CUC_ Manuali Edizione 31/10/2015 Rev. 0 10/19

11 Nella sezione Comunicazioni è possibile invece gestire le comunicazioni con l Operatore Economico invitato a presentare offerta. In particolare le funzioni disponibili in questa sezione sono: - Invio permette di predisporre una comunicazione che verrà spedita via all Operatore Economico ed eventualmente pubblicata sul sito; - Invio comunicazione dell amministrazione: permette alla stazione appaltante di pubblicare sul sito avvertenze e/o chiarimenti che saranno visibili nel dettaglio dell affidamento diretto, in questo caso non viene spedita alcuna comunicazione via ; - Invio richiesta chiarimenti: permette di inviare all Operatore Economico solo tramite (quindi senza pubblicazione sul sito) una richiesta di chiarimenti che prevede una risposta da parte dell Operatore Economico; - Comunicazioni inviate: riepilogo delle comunicazioni inviate dalla stazione appaltante; - Comunicazioni ricevute: riepilogo delle comunicazioni inviate dall Operatore Economico. IN.VA. SpA Modello MOD4_PP_CUC_ Manuali Edizione 31/10/2015 Rev. 0 11/19

12 Tornando all interno della sezione Dettaglio gara, a fondo pagina, sono disponibili tre ulteriori pulsanti: Annulla gara, Chiudi anticipatamente e Copia. Se si desidera annullare l Affidamento diretto cliccare su Annulla gara e compilare le informazioni richieste nel successivo form (motivazione dell annullamento e testo della all Operatore Economico). Cliccare quindi su Salva e procedi, pulsante disponibile a fondo pagina. IN.VA. SpA Modello MOD4_PP_CUC_ Manuali Edizione 31/10/2015 Rev. 0 12/19

13 Qualora si desideri chiudere anticipatamente l affidamento diretto, in quanto l Operatore Economico ha già caricato a sistema la sua offerta, prima del termine inizialmente previsto cliccare su Chiudi anticipatamente e dare l ok al messaggio di conferma. Infine è sempre possibile copiare un affidamento diretto precedentemente pubblicato selezionando il pulsante Copia all interno della sezione di dettaglio. Il Nuovo affidamento diretto verrà automaticamente salvato e sarà recuperabile in qualsiasi momento all interno della sezione Affidamenti diretti in composizione. IN.VA. SpA Modello MOD4_PP_CUC_ Manuali Edizione 31/10/2015 Rev. 0 13/19

14 5 ESAME DELL OFFERTA E AGGIUDICAZIONE Scaduti i termini per la presentazione dell offerta è possibile accedere all Esame delle offerte per esaminare l offerta presentata dall Operatore Economico. A questo punto, nella sezione sinistra della pagina, sarà disponibile un nuovo menù. Le nuove funzioni, a questo punto, disponibili sono: Verbali e altri modelli: consente di creare e scaricare il Verbale delle operazioni; Esame delle offerte: consente di visualizzare l offerta inserita dal fornitore. Nella sezione di dettaglio, in basso alla pagina, sono inoltre disponibili i pulsanti Revoca e Annulla Gara che consente di revocare o annullare l Affidamento diretto. IN.VA. SpA Modello MOD4_PP_CUC_ Manuali Edizione 31/10/2015 Rev. 0 14/19

15 Per esaminare le offerte, dopo aver cliccato su Esame delle offerte Selezionare il pulsante APRI BUSTA Proseguendo si avrà la visualizzazione della documentazione completa presentata dall Operatore Economico. IN.VA. SpA Modello MOD4_PP_CUC_ Manuali Edizione 31/10/2015 Rev. 0 15/19

16 5.1 OFFERTA ECONOMICA O ALTRA DOCUMENTAZIONE Per la documentazione Economica e nel caso in cui siano presenti richieste di gara di tipo amministrativo o di altra documentazione cliccare sul doc.pdf per visualizzare la risposta dell Operatore Economico, è possibile utilizzare la funzione Scarica per salvare la documentazione e Note per aggiungere delle annotazioni. Visionata e valutata la documentazione è possibile compiere la azioni: Dopo aver selezionato l esito della verifica (Approvato/Non approvato) proseguire con la valutazione dell Offerta Economica. Saranno immediatamente visibili: L importo offerto al netto degli oneri di sicurezza e gli Oneri di sicurezza non soggetti a ribasso. Cliccare sul doc.pdf per visualizzare la risposta dell Operatore Economico, è possibile utilizzare la funzione Scarica per salvare la documentazione e Note per aggiungere delle annotazioni. La funzionalità AGGIUDICA sarà disponibile solo se tutta la documentazione presentata dall Operatore Economico risulterà Approvata. NB: le azioni di Approva/Non approva sono reversibili prima dell utilizzo delle funzionalità Aggiudica/Non Aggiudica. La Funzionalità Non Aggiudica determina di fatto l esclusione dell Operatore Economico. Prima di selezionare questo Stato è possibile richiedere un chiarimento attraverso la funzione ATTENZIONE! La risposta alla Vostra richiesta diventerà a tutti gli effetti un documento di valutazione e dovrà pertanto essere approvato come la restante documentazione prima di procedere con Aggiudica/Non Aggiudica. IN.VA. SpA Modello MOD4_PP_CUC_ Manuali Edizione 31/10/2015 Rev. 0 16/19

17 Pertanto una volta Approvata tutta la Documentazione selezionare Aggiudica per aggiudicare l Affidamento diretto. A questo punto è possibile decidere se inviare o meno una comunicazione all Operatore Economico eventualmente anche allegando un file alla . Selezionando Sì a Notifica aggiudicatario. NB: La notifica è editabile. IN.VA. SpA Modello MOD4_PP_CUC_ Manuali Edizione 31/10/2015 Rev. 0 17/19

18 Quindi Cliccare nuovamente su Aggiudica per inviare la comunicazione e confermare l Aggiudicazione, oppure selezionare Annulla. Sarà a questo punto visibile un riepilogo della procedura e dell Esito. La funzionalità Esame delle offerte, presente nel menù di sinistra sotto Gara, viene rinominata Classifica della gara e sarà consultabile a gara conclusa. La schermata presenterà il Numero della procedura, l oggetto e la scritta: Aggiudicata. Di seguito sarà possibile visionare i Dettagli della procedura: Descrizione, Stazione Appaltante, Responsabile attuale; quindi a chi è stata Aggiudicata, l Importo Offerto, la data dell aggiudicazione definitiva e il riepilogo della documentazione presentata dall Operatore Economico. IN.VA. SpA Modello MOD4_PP_CUC_ Manuali Edizione 31/10/2015 Rev. 0 18/19

19 6 CONCLUSIONE DELLA PROCEDURA Quando la procedura risulterà Aggiudicata Definitivamente, sempre dalla colonna in spalla a sinistra si potrà accedere a Comunicazioni. Selezionando Invia nella scelta dei Fornitori sarà possibile selezionare il Vincitore del Lotto. Quindi Procedi Allegare quindi alla Comunicazione la Stipula, o documento equivalente, firmato digitalmente. Se l Operatore economico procede all accettazione, restituendo il contratto controfirmato, la Stazione Appaltante potrà prenderne visione accedendo sempre da Comunicazioni. Il contratto stipulato consiste nello scambio dei documenti informatici di Offerta e Accettazione sottoscritti con Firma Digitale dall Operatore Economico e dalla Stazione Appaltante, in quanto il Me.Va., ai sensi dell art. 328 del Regolamento di Attuazione, è da considerarsi uno strumento interamente telematico (articolo 20 comma 1 del Regolamento del Me.Va.) e si intenderà validamente perfezionato al momento in cui il Documento di stipula firmato digitalmente viene caricato a Sistema. Ogni altra modalità, ad esempio l invio del documento di aggiudicazione via fax, non può considerarsi un contratto concluso attraverso il Me.Va.. Tale contratto non sarà dunque disciplinato dalle Condizioni Generali relative ai Prodotti, beni e/o servizi, oggetto del Contratto e dal Regolamento del Me.Va.. Ai sensi dell art. 79, comma 5, del Codice degli Appalti, la Stazione Appaltante è tenuta a comunicare l aggiudicazione definitiva e la data di avvenuta stipula del contratto, entro un termine non superiore a 5 giorni, all aggiudicatario e a tutti i concorrenti che hanno presentato un offerta. E inoltre tenuta a comunicare l esclusione dalla procedura di un concorrente entro un termine non superiore a 5 giorni; e la decisione di non aggiudicare un appalto a tutti i candidati. Ai sensi dell'articolo 79, comma 5-bis, del Codice degli Appalti, le comunicazioni di cui sopra devono essere fatte per iscritto, con lettera raccomandata con avviso di ricevimento o mediante notificazione o mediante posta elettronica certificata ovvero mediante fax. IN.VA. SpA Modello MOD4_PP_CUC_ Manuali Edizione 31/10/2015 Rev. 0 19/19