ALLEGATOA alla Dgr n del 03 agosto 2011 pag. 1/7

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1 giunta regionale 9^ legislatura ALLEGATOA alla Dgr n del 03 agosto 2011 pag. 1/7 SCRITTURA PRIVATA tra REGIONE VENETO Direzione Pianificazione Territoriale e Parchi, con sede in Venezia, Palazzo Linetti, Calle Priuli Cannaregio, 99, con Codice Fiscale che qui di seguito sarà denominata più semplicemente anche "Regione Veneto, nella persona del proprio Responsabile, Arch. Romeo Toffano e ENTE AUTONOMO PER LE FIERE DI VERONA, con sede in Verona, Viale del Lavoro n. 8, con codice fiscale e partita IVA. n , che qui di seguito sarà denominato "Ente" o "Veronafiere", nella persona del proprio Direttore Generale, Dott. Giovanni Mantovani; - congiuntamente indicati con il termine di Parti. Premesso - che la Regione Veneto è titolare ed organizzatore della Mostra-Convegno GEO OIKOS (di seguito anche solo Evento ), la cui edizione per l anno 2011 si svolgerà all interno del Centro Congressi di Veronafiere, nelle giornate di mercoledì 16 e giovedì 17 Novembre 2011; - che la Regione Veneto intende avvalersi di collaborazioni esterne per la gestione di alcune attività nell ambito dell organizzazione generale dell edizione 2011 dell Evento; - che Veronafiere è un ente organizzatore di eventi fieristici e congressuali, specializzato nei servizi oggetto del presente atto; - che le Parti hanno già collaborato nell ambito dell organizzazione delle edizioni 2009 e 2010 di GEO OIKOS e che in tale ambito Veronafiere ha svolto il ruolo di Segreteria Tecnico Organizzativa dell Evento. Tutto ciò premesso, si conviene e si stipula quanto segue. Art. 1) PREMESSE Le premesse e gli allegati formano parte integrante ed essenziale della presente Scrittura Privata. Art. 2) OGGETTO DELL INCARICO

2 ALLEGATOA alla Dgr n del 03 agosto 2011 pag. 2/7 La Regione Veneto affida a Veronafiere, che accetta e si obbliga di conseguenza, la funzione di Segreteria Tecnico Operativa per lo svolgimento della 3^ edizione dell Evento GEO OIKOS in programma nei giorni 16 e 17 Novembre 2011 all interno del Centro Congressi di Veronafiere. Art. 3) ATTIVITA DI VERONAFIERE Veronafiere provvederà a svolgere le seguenti attività a favore dell Evento: 3.1) Gestione operatività espositiva - Predisposizione modulistica di partecipazione; - raccolta e registrazioni adesioni espositive, assegnazione stand, invio conferme ai partecipanti, assistenza ed attribuzione servizi espositivi, opzionali e logistici relativi all utilizzo dello spazio espositivo e dei relativi servizi funzionali (allestimenti, arredi, hostess, audio visuale, arredo floreale, catering, pulizie ecc.); - gestione amministrativa e fatturazione spazi e servizi espositivi (ciclo attivo); - gestione mailing e dati espositori; - assistenza generale e cura dei rapporti con gli espositori; - predisposizione report di partecipazione e questionario di customer satisfaction al termine dell Evento. 3.2 Gestione operatività promozionale - Attuazione piano promozionale (media planning) individuato dalla Regione Veneto; - predisposizione materiale grafico e strumenti promozionali (depliantistica, cartellonistica, sito internet, pagine pubblicitarie); - supporto operativo all Ufficio stampa della Regione Veneto per attività quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo, trasmissione dei comunicati stampa ed inserimento degli stessi sul sito internet dell Evento, assistenza nella pianificazione e realizzazione delle strutture dedicate stampa, pianificazione del sistema di accrediti; - organizzazione della conferenza stampa per la presentazione dell Evento; - gestione rapporti con fornitori e ciclo passivo (ordini e fatture acquisto). 3.3 Gestione operatività attività convegnistica - Gestione organizzativa sale congressi e relativi servizi (hostess, audio visuale ecc.), gestione rapporti con fornitori e ciclo passivo (ordini e fatture acquisto);

3 ALLEGATOA alla Dgr n del 03 agosto 2011 pag. 3/7 - predisposizione della segreteria convegni, registrazioni adesioni ed accrediti a programma convegnistico, invio conferme a partecipanti; - predisposizione grafica, cartellonistica, strumenti promozionali dedicati ai convegni; - cura rapporti operativi con relatori e moderatori individuati da Regione, accoglienza ed ospitalità, Vip ecc.); - gestione eventuali eventi collaterali (es. cena di gala); - predisposizione report riepilogativo dei dati dei partecipanti; Restano fermi i poteri di Regione Veneto di coordinamento generale e controllo e l impegno da parte di Veronafiere di attuare le direttive della Regione Veneto stessa. Veronafiere sarà responsabile nei confronti della Regione Veneto della qualità dei servizi e delle funzioni che presterà in relazione agli impegni assunti con la presente scrittura e che dovranno essere di ottimo livello, anche con riferimento all immagine ed al prestigio della Regione Veneto e all importanza dell Evento. Nello svolgimento degli incarichi affidati, Veronafiere potrà servirsi di personale e/o strutture specializzate di propria fiducia, ferma restando la responsabilità personale in capo a Veronafiere sia per quanto riguarda il livello dei servizi prestati, sia per quanto riguarda il rispetto delle condizioni contrattuali previste. La Regione Veneto provvederà ad indicare a Veronafiere i nominativi dei soggetti terzi (relatori / collaboratori) che forniranno le prestazioni necessarie per la realizzazione tecnico-scientifica del programma convegnistico dell Evento e potrà richiedere a Veronafiere proposte nel merito e preventivi per eventuali servizi da realizzare. Nell ambito di ricevimento delle iscrizioni e della relativa documentazione a corredo, Regione Veneto e Veronafiere dovranno cooperare affinchè il pagamento del saldo dei corrispettivi convenuti con i partecipanti sia effettuato da questi ultimi nei termini previsti nella domanda di partecipazione all Evento. Art. 4) COMPITI DELLA REGIONE VENETO La Regione Veneto provvederà a quanto di seguito indicato: - definizione indirizzi istituzionali e organizzativi generali dell Evento; - promozione commerciale dell evento indirizzata a potenziali espositori pubblici e privati e raccolta di manifestazione di interesse da parte degli espositori;

4 ALLEGATOA alla Dgr n del 03 agosto 2011 pag. 4/7 - tenuta dei rapporti con enti pubblici e aziende partecipate; - selezione delle aziende private; - definizione del programma dei contenuti dei seminari e convegni ed individuazione dei relatori; - definizione della pianificazione promozionale e pubblicitaria dell evento per il pubblico potenziale di operatori interessati. Art. 5) OBBLIGHI DI VERONAFIERE Veronafiere svolgerà la propria attività in piena autonomia organizzativa. Durante il corso del suo mandato Veronafiere opererà in stretta collaborazione con i vertici della Regione Veneto e in particolare con i referenti indicati dalla Regione. Veronafiere provvederà ad informare tempestivamente la Regione Veneto di ogni e qualsiasi situazione, anche riguardante gli ulteriori soggetti terzi che saranno coinvolti nella realizzazione della Manifestazione, che possa pregiudicare e/o ritardare detta realizzazione. Art. 6) CONDIZIONI PER LO SVOLGIMENTO DELLA MANIFESTAZIONE Le parti si danno atto che la Regione Veneto entro la data del 31 Ottobre 2011 provvederà, dopo una verifica delle iscrizioni pervenute, a comunicare per iscritto a Veronafiere l intenzione o meno di voler procedere all organizzazione della Manifestazione. 6.1) Nel caso in cui la Regione Veneto decidesse di sospendere l organizzazione della Manifestazione di cui trattasi riconoscerà a Veronafiere il corrispettivo di Euro ,00= (Diecimila/00) +IVA, come previsto all art. 9.1), previa emissione di regolare fattura a titolo di rimborso spese per l attività svolta, oltre alle spese sostenute da Veronafiere sino al 31 Ottobre ) Nel caso in cui la Regione Veneto decidesse di procedere con l organizzazione della Manifestazione di cui trattasi riconoscerà a Veronafiere anche il corrispettivo di cui all art.9.2), previa emissione di regolare fattura per la funzione di Segreteria Tecnico Operativa. Art. 7) GESTIONE BUDGET DELL INIZIATIVA 7.1) Le Parti si danno atto che il budget dell Evento è adeguato all iniziativa e sarà concordato fra le parti. Al termine dell Evento e comunque entro e non oltre il 15 Dicembre 2011, Veronafiere provvederà ad elaborare il conto consuntivo e complessivo inviandolo alla Regione Veneto.

5 ALLEGATOA alla Dgr n del 03 agosto 2011 pag. 5/7 Veronafiere si rende disponibile ad esibire alla Regione Veneto tutta la contabilità dell evento per eventuali verifiche. 7.2) In caso di margine lordo di contribuzione negativo dell evento (per tale intendendosi i ricavi meno i costi sostenuti) la Regione Veneto si impegna a versare a titolo di contributo a Veronafiere il corrispondente ai fini della copertura dei costi sostenuti. Art. 8) MAILING LIST E GESTIONE DEI DATI Veronafiere si impegna ad utilizzare i dati relativi a organizzatori e partecipanti al Convegno esclusivamente per finalità riconducibili alle attività oggetto del presente contratto e con le modalità previste dallo stesso e secondo quanto stabilito dal D. Lgs. n.196/2003 Codice in materia di protezione di dati personali e in particolare si obbliga a non diffondere detti dati, a comunicare gli stessi ai soli soggetti strettamente necessari per l organizzazione del Convegno ed a provvedere a custodire e controllare detti dati in modo da ridurre al minimo i rischi di distruzione e perdita, anche accidentale e di accesso a personale non autorizzato mediante l adozione di idonee e preventive misure minime di sicurezza ai sensi degli artt. 31 e segg. del D. Lgs. n. 196/2003. Veronafiere tratterà detti dati solo per il tempo strettamente necessario allo svolgimento dell incarico di cui al presente atto. Fermo quanto sopra l Ente avrà la facoltà di esercitare i diritti di cui all art.7) del D.Lgs. N.196/2003 da ritenersi qui integralmente riportato - relativamente ai dati comunicati necessari per l esecuzione della presente convenzione. Art. 9) CORRISPETTIVI La Regione Veneto riconoscerà a Veronafiere, per l espletamento dei servizi di Segreteria Operativa dell Evento un corrispettivo come meglio di seguito indicato: 9.1) Euro ,00= (Diecimila/00) +IVA, nell ipotesi sub art. 6.1), a 30 giorni dalla data di ricevimento fattura; 9.2) Euro ,00= (Trentamila/00) +IVA, nell ipotesi sub art. 6.2), che dovrà essere versato entro il 31 Ottobre 2011; Art. 10) EVENTUALE ANNULLAMENTO DELLA MANIFESTAZIONE

6 ALLEGATOA alla Dgr n del 03 agosto 2011 pag. 6/7 Nell ipotesi in cui l evento, per causa di forza maggiore dovesse essere annullato dopo il 31 Ottobre 2011, Regione Veneto riconoscerà a Veronafiere, oltre agli importi indicati al precedente art. 9), un ulteriore importo forfettario di Euro ,00= (Diecimila/00) +IVA, quale saldo per il mancato svolgimento della Manifestazione. Art. 11) ADEMPIMENTI IN MATERIA DI SICUREZZA 11.1) Tutela della salute e della sicurezza nei luoghi di lavoro (D.Lgs 81/2008 Testo Unico ) In considerazione della vigente normativa in materia di Sicurezza, con particolare riferimento a quanto previsto dal D.Lgs 81/2008 (Testo Unico in materia di tutela della salute e della sicurezza nei luoghi di lavoro) l Ente ha provveduto alla definizione di un nuovo modello organizzativo per la sicurezza sul lavoro definendo un pacchetto di Procedure Operative aventi un diretto impatto ed una specifica applicazione sulle molteplici ed eterogenee attività presenti all interno del quartiere fieristico. La Regione Veneto, per quanto necessario e di propria competenza, si impegna ad uniformare i comportamenti, le attività e le azioni di propria competenza, previste dal presente contratto/ordine, alle disposizioni e/o prescrizioni di cui al D.Lgs 81/2008 (Testo unico in materia di tutela della salute e della sicurezza nei luoghi di lavoro). Qualora la Regione Veneto svolga le proprie attività nei periodi di allestimento e disallestimento delle Manifestazioni fieristiche dovrà inoltre verificare, giornalmente e/o comunque prima dell inizio della propria specifica attività della giornata di riferimento, il DUVRI - Documento Unico di valutazione dei rischi da interferenze per le fasi di allestimento e disallestimento del quartiere fieristico per la manifestazione in corso che in formato pdf è riportato nel sito web istituzionale di Veronafiere alla Sezione Business. Ogni commento o integrazione al DUVRI dovrà essere prontamente inoltrato all indirizzo mail: sicurezza@veronafiere.it. Il Servizio di Prevenzione e Protezione dell Ente rimane comunque a disposizione per ogni chiarimento ritenuto necessario. È possibile contattare il SPP dell Ente all indirizzo mail sicurezza@veronafiere.it. Fermo restando quanto sopra riportato la Regione Veneto si impegna inoltre sin d ora ad informare i propri lavoratori, fornitori, clienti (e comunque qualsiasi soggetto terzo che operi alle proprie dipendenze) che saranno esposti ai così detti rischi da intereferenza, sui contenuti del DUVRI e sulle misure di emergenza adottate e da adottare.

7 ALLEGATOA alla Dgr n del 03 agosto 2011 pag. 7/ Procedure operative Si allegano alla presente scrittura le nuove procedure operative definite dall Ente Autonomo per le Fiere di Verona nell ambito del nuovo modello organizzativo della sicurezza implementato per le attività del quartiere fieristico (allegato B): 1) Procedura sorveglianza quartiere; 2) Procedura sorveglianza allestimento strutture e spettacoli; 3) Procedura sorveglianza per la verifica dell adeguatezza degli aspetti generali antincendio delle Manifestazioni. Art. 11) MODIFICHE Il presente accordo può essere oggetto di modifiche e integrazioni concordate tra le parti e confermate con ulteriore atto scritto. Art. 12) FORO COMPETENTE ED ESCLUSIVO Per tutte le controversie nascenti dall interpretazione, esecuzione e risoluzione della presente convenzione è competente in via esclusiva il Foro di Verona. Venezia, 2011 p. REGIONE VENETO Direzione Pianificazione Territoriale e Parchi Il Responsabile Romeo Toffano p. E.A.FIERE VERONA Il Direttore Generale Giovanni Mantovani