I TREND DELL HABITAT UFFICIO

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Rosa Renzi
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1 I TREND DELL HABITAT UFFICIO 11 Aprile 2013 Alessandro Adamo DEGW Italia Director Tel Cell

DEGW Italia DEGW è una società di consulenza internazionale specializzata nella progettazione integrata di

Italia dal 1985 consulenza DEGW Italia Srl dal 2009 è parte di Lombardini22 e AECOM - DEGW Lombardini22 è

DEGW e Lombardini22 Total staff di 100 professionisti Architetti e Ingegneri lavorano insieme fin dall

Conoscenze ed esperienze internazionali unite a una grande capacità di delivery locale Un approccio unico

2 DEGW Italia DEGW è una società di consulenza internazionale specializzata nella progettazione integrata di ambienti per il lavoro I nostri clienti: utilizzatori, sviluppatori e investitori Fondata nel 1973 in UK In Italia dal 1985 consulenza DEGW Italia Srl dal 2009 è parte di Lombardini22 e AECOM - DEGW Lombardini22 è una società di architettura e ingegneria specializzata in uffici, retail e ospitalità. DEGW e Lombardini22 Total staff di 100 professionisti Architetti e Ingegneri lavorano insieme fin dall inizio del progetto Differenti conoscenze e capacità, un unico obiettivo: la soddisfazione del cliente Conoscenze ed esperienze internazionali unite a una grande capacità di delivery locale Un approccio unico nel definire soluzioni spaziali che favoriscono l efficacia dell organizzazione ricerca progettazione I TREND DELL HABITAT UFFICIO I 11 APRILE 2013 I 2

3 I nostri principali Clienti Tecnologia Media e Finanza Farmaceutica comunicazione Consulenza e industria Real Estate Altro I TREND DELL HABITAT UFFICIO I 11 APRILE 2013 I 3

4 Il modo di lavorare sta cambiando Una volta le parole chiave erano Gerarchia Status Privacy I TREND DELL HABITAT UFFICIO I 11 APRILE 2013 I 4

5 Il modo di lavorare sta cambiando Oggi i nuovi obiettivi aziendali sono Lavoro di gruppo Flessibilità degli spazi Corporate identity I TREND DELL HABITAT UFFICIO I 11 APRILE 2013 I 5

6 Il modo di lavorare sta cambiando Ieri In ufficio Oggi Dove e quando serve Prestazioni misurate sulla presenza in ufficio Team nello stesso spazio Spazio disegnato in base allo status Prestazioni misurate sui risultati Team virtuali, mobilità Spazi progettati sulla base di funzioni e attività I TREND DELL HABITAT UFFICIO I 11 APRILE 2013 I 6

7 Il budget di spazi sta cambiando Fuori ufficio Hub space (informal meeting, quiet area, phone boots, ecc.) Sale riunioni Uffici open Uffici chiusi Oggi I TREND DELL HABITAT UFFICIO I 11 APRILE 2013 I 7

8 Le tecnologie supportano le nuove modalità lavorative IPhone Teleconference Telepresence ipad Blackberry Laptop I TREND DELL HABITAT UFFICIO I 11 APRILE 2013 I 8

9 Aumenta la mobilità Workstyles differenti OUT IN External Mobile Internal mobile Resident Lo spazio deve supportare i nuovi modi di lavorare I TREND DELL HABITAT UFFICIO I 11 APRILE 2013 I 9

78% Active utilisation** 47% Active utilisation** * See appendix 1 for details of

10 Come è utilizzato il posto lavoro durante la giornata 78% livello di occupazione 47% occupato 31% temporaneamente non occupato (internal mobility) 22% vuoto occupancy 78% Active utilisation** 47% Active utilisation** * See appendix 1 for details of number of people observed at these space I TREND DELL HABITAT UFFICIO I 11 APRILE 2013 I 10

11 Come sono utilizzate sale meeting Le sale riunioni da 5pp: 58% del tempo utilizzate da 2pp Le dimensioni delle sale riunioni non sono allineate alle esigenze I TREND DELL HABITAT UFFICIO I 11 APRILE 2013 I 11

External Mobile Internal Mobile Resident Le percentuali per le varie tipologie di lavoro In postazione > 60% Sharing Ratio 1:1 Questi dipendenti trascorrono la maggior parte del loro tempo alla

50% sono considerati Resident In postazione <= 60% Fuori dall edificio <= 50% Questi dipendenti trascorrono la maggior parte del loro tempo lontano dalla propria scrivania, ma fondamentalmente

12 External Mobile Internal Mobile Resident Le percentuali per le varie tipologie di lavoro In postazione > 60% Sharing Ratio 1:1 Questi dipendenti trascorrono la maggior parte del loro tempo alla scrivania, perciò richiedono di avere una scrivania assegnata. Necessitano di utilizzare gli spazi di supporto in grado minore. 50% sono considerati Resident In postazione <= 60% Fuori dall edificio <= 50% Questi dipendenti trascorrono la maggior parte del loro tempo lontano dalla propria scrivania, ma fondamentalmente all'interno dell'edificio. Necessitano molto di utilizzare spazi di supporto e accetterebbero lo sharing della postazione Sharing Ratio 1:1.2 30% sono considerati Internal Mobile Fuori dall edificio > 50% Questi dipendenti trascorrono la maggior parte del loro tempo all'esterno dell'edificio. Accetterebbero di fare uno sharing più elevato e, quando presenti nel palazzo, utilizzerebbero gli spazi di supporto. Sharing Ratio 1:2 20% sono considerati External Mobile I TREND DELL HABITAT UFFICIO I 11 APRILE 2013 I 12

Externally Mobile Internally Mobile Residents Potential

introduzione del desk sharing today T.U.S.

1:1,2 95 79 20% 1:2 63 32 317 wks 1:1,17 317 270 wks = (N.

13 Externally Mobile Internally Mobile Residents Potential workstyle percentage Basso utilizzo dello spazio = possibile introduzione del desk sharing today T.U.S. tomorrow Sharing Ratio people wks 50% 1: people 30% 1:1, % 1: wks 1:1, wks = (N. wks tomorrow) (n. wks today) = - 47 wks (15% saving) I TREND DELL HABITAT UFFICIO I 11 APRILE 2013 I 13

Realtà e percezione di utilizzo dello spazio 16% riunioni informali

28% concentrato Computer, leggere, scrivere.

conferenze telefoniche 18% riunioni formali Meeting 8% Talking 6%

40% Desk Questionari 5% out 15% unocc. Empty Temp Unocc.

building 15% Paper Handling 7% Home 10% Reading 9% Writing 3%

14 Realtà e percezione di utilizzo dello spazio 16% riunioni informali 19% lavoro di routine Computer, leggere, scrivere. 28% concentrato Computer, leggere, scrivere. Paper Handling 4% Writing Reading 5% 6% Computing 60% 17% telefono 3% conferenze telefoniche 18% riunioni formali Meeting 8% Talking 6% Phone 11% Osservazioni 35% unused 25% unocc. 40% Desk Questionari 5% out 15% unocc. Empty Temp Unocc. Not obtainable 80% Desk Desk Traveling 15% Other spaces in the building 15% Paper Handling 7% Home 10% Reading 9% Writing 3% Computing 53% Meeting room 40% Colleague's desk 20% other GSK sites Unocc. Desk Meeting 10% Talking 6% Phone 12% realtà Percezione I TREND DELL HABITAT UFFICIO I 11 APRILE 2013 I 14

15 Vecchio concetto di proprietà del posto di lavoro I TREND DELL HABITAT UFFICIO I 11 APRILE 2013 I 15

16 Nuovo concetto di proprietà del posto di lavoro sharing I TREND DELL HABITAT UFFICIO I 11 APRILE 2013 I 16

17 Le nuove aree di lavoro Project Area Copy Area Break Phone booth Informal Meeting Meeting Room Lockers Quiet Area Touchdown I TREND DELL HABITAT UFFICIO I 11 APRILE 2013 I 17

Il nuovo Habitat Ufficio Flessibilità Favorire la

Dinamismo Realizzare un layout flessibile Soddisfare le

tante aree di supporto per ogni diversa attività

Soddisfazione delle persone Soddisfare le esigenze dei

Ottimizzazione dei costi Ridurre le riconfigurazioni

18 Il nuovo Habitat Ufficio Flessibilità Favorire la comunicazione e l interazione fra i team di lavoro. Dinamismo Realizzare un layout flessibile Soddisfare le esigenze di riorganizzazione dei team Produttività Creare tante aree di supporto per ogni diversa attività lavorativa, favorisce la produttività. Soddisfazione delle persone Soddisfare le esigenze dei singoli, aumenta la motivazione delle persone. Ottimizzazione dei costi Ridurre le riconfigurazioni dello spazio: le persone si muovono in relazione alle attività svolte I TREND DELL HABITAT UFFICIO I 11 APRILE 2013 I 18

19 Cosa richiedono oggi le aziende Spazi uffici più efficienti Postazioni condivise Costi di refitting out ridotti Corio I TREND DELL HABITAT UFFICIO I 11 APRILE 2013 I 19

20 Cosa richiedono oggi le aziende Con un ampio menu di worksettings Studiati per favorire l interazione Progettati per attirare e trattenere i talenti NSN I TREND DELL HABITAT UFFICIO I 11 APRILE 2013 I 20

21 e soprattutto Spazi più creativi Heineken I TREND DELL HABITAT UFFICIO I 11 APRILE 2013 I 21

22 sqm / Net Occupable Area Benchmarking % di Aree di Supporto e fattore di Sharing Support Areas % Sharing ratio WKS HC 40 TECH. 36 % 1 : TECH. 25 % 1 : COMM. 20 % 1 : I TREND DELL HABITAT UFFICIO I 11 APRILE 2013 I 22

23 SQM of NIA Net Internal Area (NIA) Benchmarking Mq / persona BUILDING SUPPLY SQM SQM 12.0 SQM 10.5 SQM External Walls Core Primary Circulation Lift Stairs Common lobbies Service area Internal structure Toilette 9 8 Support Workplace PUBLIC BANK INSURANCE PHARMACEUTICAL TECHNOLOGY NET INTERNAL AREA (NIA) : Work space + Support + Primary Circulation I TREND DELL HABITAT UFFICIO I 11 APRILE 2013 I 23

24 Ricordiamoci comunque che non è mai soltanto una questione di spazi! I TREND DELL HABITAT UFFICIO I 11 APRILE 2013 I 24

25 Sono le persone il vero valore delle aziende DEGW 2013 SLIDE 25

26 Non basta preparare gli spazi di lavoro per le persone Oggi occorre anche preparare le persone ai nuovi spazi di lavoro. DEGW 2013 SLIDE 26

27 Occorre gestire il cambiamento Le persone non sono resistenti a cambiare. Sono resistenti a essere cambiate I TREND DELL HABITAT UFFICIO I 11 APRILE 2013 I 27

CHI sarà il responsabile? COME sarà il nuovo spazio?

28 Occorre gestire il cambiamento Il cambiamento dell habitat ufficio inizia con il domandarsi PERCHÉ cambiare? CHI sarà il responsabile? COME sarà il nuovo spazio? COSA comportera il processo? I TREND DELL HABITAT UFFICIO I 11 APRILE 2013 I 28

29 Occorre gestire il cambiamento Le fasi del processo di comunicazione comunicare la "visione / le aspirazioni" rendersi conto Rifiuto? analizzare / consultare / far partecipare informarsi Resistenza? proporre / preparare capire Comprensione traslocare / accompagnare" accettare Appartenenza aiutare / servizio post-occupancy" crederci Entusiasmo I TREND DELL HABITAT UFFICIO I 11 APRILE 2013 I 29

30 Coinvolgere l organizzazione nel progetto I TREND DELL HABITAT UFFICIO I 11 APRILE 2013 I 30

Gli strumenti del Workplace Change Management Workshop con il top management per

lavorative, le logiche di spazio all interno dei diversi team di lavoro.

relativi al cantiere, alle modalità lavorative, ad informazioni pratiche sul

31 Gli strumenti del Workplace Change Management Workshop con il top management per coinvolgere e trasmettere al top management le nuove logiche di utilizzo degli spazi di lavoro. Change Agent Training per formare le figure chiave e diffondere le modalità lavorative, le logiche di spazio all interno dei diversi team di lavoro. Newsletters per fornire aggiornamenti periodici work in progress sul progetto, relativi al cantiere, alle modalità lavorative, ad informazioni pratiche sul trasferimento, ect. Town hall per aggiornare le persone sui cambiamenti che avverranno e sul loro coinvolgimento. I TREND DELL HABITAT UFFICIO I 11 APRILE 2013 I 31

32 Il cambiamento è un viaggio, non una destinazione

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