Università Ca Foscari Venezia. Ufficio Relazioni Internazionali. Vademecum dello studente Erasmus Procedure e Modulistica

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1 Università Ca Foscari Venezia Ufficio Relazioni Internazionali Vademecum dello studente Erasmus Procedure e Modulistica A.A. 2011/2012

2 Caro Studente in qualità di assegnatario di una borsa di mobilità Erasmus, troverai di seguito un memorandum delle procedure da seguire prima, durante e dopo il tuo soggiorno all estero e tutti i moduli necessari. Cogliamo l occasione per augurarti di saper trarre il massimo profitto da tutte le opportunità di crescita personale, formativa e professionale che ti saranno certamente offerte dall esperienza Erasmus. Buon viaggio! Ufficio Relazioni Internazionali Università Ca Foscari Venezia 1

3 L UNIVERSITÀ CA FOSCARI PER LA MOBILITÀ INTERNAZIONALE Il riconoscimento del periodo di Studio all estero è ordinato dal Regolamento di Ateneo approvato dal Senato Accademico nella seduta del 26/01/2011 e che potrai consultare nel sito web di Ateneo (Ca Foscari Internazionale> Studiare all estero > Programma LLP Erasmus). Il Regolamento fa riferimento alla Carta Universitaria Erasmus (Erasmus University Charter EUC) e impegna l Ateneo a rispettare il principio del pieno riconoscimento accademico delle attività svolte dagli studenti durante il periodo di mobilità nell ambito del programma LLP Erasmus. Questo significa che l Università Ca Foscari si impegna a riconoscere i crediti acquisiti presso le università Partner, in misura pari ai crediti che avresti ottenuto per un periodo di studio equivalente presso l Università Ca Foscari, nel rispetto di quanto concordato nel Learning Agreement. Sistema Europeo di Trasferimento dei Crediti L European Credit Transfer System (TS) è un sistema di trasferimento di crediti accademici, fondato sulla trasparenza dei piani di studio degli studenti e sull assegnazione di crediti per il carico di lavoro svolto. L Università Ca Foscari Venezia, in base alle direttive europee che regolano il sistema TS, ha riconosciuto, con delibera del Senato Accademico, l equivalenza 1 CFU = 1 TS ed ha aggiornato la scala di conversione voti TS, che si fonda su un meccanismo di distribuzione statistica dei voti per ogni singola Facoltà ( DOPO L ACCETTAZIONE Periodo di godimento della borsa di mobilità Il periodo di soggiorno all estero dev essere compreso tra il 1 giugno 2011 e il 30 settembre Dev essere continuativo e non frammentato. Prima della firma del contratto finanziario, per motivazioni valide e su autorizzazione scritta del docente coordinatore, puoi ottenere una riduzione delle mensilità di soggiorno all estero. Se ottieni la riduzione, non potrai successivamente presentare richiesta di prolungamento dello status di studente Erasmus. Il periodo di soggiorno all estero non dovrà comunque essere inferiore a 3 mesi e superiore a 12 mesi. Copertura sanitaria Chiedi alla tua ASL se per il Paese di destinazione è sufficiente la tessera sanitaria europea o se sono necessarie altre formule o modelli assicurativi (solitamente per Paesi non comunitari). Documenti Controlla che la tua carta d identità non sia scaduta e sia valida per l espatrio. Alcuni Paesi non comunitari (es. Turchia) richiedono il visto per l ingresso: per informazioni rivolgiti per tempo, prima della partenza, alla rappresentanza diplomatica in Italia del Paese di destinazione ( Rinuncia In caso di rinuncia devi darne tempestiva comunicazione scritta all Ufficio Relazioni Internazionali (è sufficiente una a erasmusout@unive.it). Prima della partenza 1. Iscrizione presso l Università straniera Cerca nel sito web dell università ospitante l Application Form (modulo di iscrizione come studente Erasmus) il Learning Agreement (piano di studio Erasmus), da far firmare al docente coordinatore dell università straniera, se richiesto e l Accomodation Form se disponibile (modulo per la prenotazione dell alloggio), L Ufficio Relazioni Internazionali è a disposizione per chiarimenti e per inviare la tua documentazione, una volta compilata, via fax o per all università partner. 2. Learning Agreement (Annex 1A e 1B) Prima della partenza devi concordare i corsi che vuoi seguire presso l università ospitante con il docente coordinatore di Ca Foscari, compilando il Learning Agreement (Annex 1A). Nel Learning Agreement vanno indicati: denominazione del corso straniero, denominazione del corso corrispondente a Ca Foscari, numero di CFU relativi. Se non sosterrai esami presso l università straniera, ma svolgerai ricerche per la tesi, dovrai compilare l apposito Learning agreement per attività di ricerca (Annex 1B). Il Learning Agreement deve essere firmato dal docente coordinatore e dall Ufficio Relazioni Internazionali; va presentato all Ufficio Relazioni Internazionali al momento della firma del contratto. All arrivo presso l università straniera il Learning Agreement dovrà essere firmato dal coordinatore dell università ospitante. Una volta firmato e approvato, il Learning Agreement può essere modificato entro 30 giorni dal tuo arrivo presso l Università ospitante (Annex 2), termine oltre il quale non verranno accettate ulteriori modifiche. Ricordati che in base alle norme comunitarie tutti gli studenti Erasmus sono tenuti a predisporre il Learning Agreement prima della partenza. 3. Corsi EILC Gli studenti selezionati per i paesi di lingue meno insegnate e meno parlate (Belgio - comunità fiamminga, Bulgaria, Cipro, Repubblica Ceca, Danimarca, Estonia, Finlandia, Grecia, Ungheria, Islanda, Lettonia, Lituania, Malta, Paesi Bassi, Norvegia, Polonia, Portogallo, Romania, Slovacchia, Slovenia, Spagna Basco Catalano Galiziano - Valenziano, Svezia e Turchia) hanno la possibilità di partecipare alla selezione per frequentare nel paese di destinazione prescelto corsi di lingua della durata di 1 mese, prima dell inizio dei corsi universitari, sia nel I che nel II semestre, interamente finanziati dalla Comunità Europea. Per i corsi che si svolgeranno nel periodo compreso tra luglio e settembre, puoi presentare la tua candidatura all Ufficio Relazioni Internazionali di Ca Foscari entro il 13 maggio 2011; per i corsi che si svolgeranno nei mesi di gennaio e febbraio, puoi presentare la tua candidatura entro il 16 settembre I moduli per presentare la candidatura saranno disponibili presso l Ufficio Relazioni Internazionali. L assegnazione definitiva di tali borse sarà subordinata al finanziamento da parte dell Agenzia Nazionale LLP Italia. I risultati ti verranno comunicati tempestivamente. 4. Contratto finanziario Prima della partenza è necessario firmare il Contratto Finanziario, nel quale indicherai la modalità di pagamento prescelta per ricevere il contributo della Comunità Europea (borsa Erasmus): se con assegno al domicilio o accredito sul tuo conto corrente (di cui devi essere intestatario o co-intestatario). Per la firma del contratto devi presentarti personalmente all Ufficio Relazioni Internazionali 10 giorni prima della partenza, con il Learning Agreement già firmato dal docente coordinatore. La mancata firma del contratto comporta l annullamento dell Erasmus. 5. Iscrizione all Università Ca Foscari Come studente selezionato per uno scambio Erasmus devi risultare iscritto all Università Ca Foscari al momento della partenza e sei tenuto al pagamento delle tasse entro le scadenze previste. Sei esonerato dal pagamento delle tasse presso l università ospitante, ma se previsto sei tenuto al pagamento di alcuni contributi (come ad esempio la tassa sociale presso le università tedesche). Se non hai provveduto all iscrizione e al relativo pagamento delle tasse non potrai avere il riconoscimento del periodo Erasmus. presso l Università OSPITANTE 1. Conferma di arrivo (Annex 3 p.1) Presentati all Ufficio Relazioni Internazionali dell università ospitante, compila e fai compilare dal responsabile dell ufficio il modulo di conferma di arrivo, e invialo all Ufficio Relazioni Internazionali di Ca Foscari via fax ( ) o via (erasmusout@unive.it). In mancanza di questo modulo non ti verrà corrisposto nessun pagamento per la borsa Erasmus. 2. Learning Agreement (Annex 1A e Annex 1B) Il Learning Agreement va fatto firmare dal docente referente dell università ospitante e inviato via (erasmusout@unive.it) o fax ( )all Ufficio Relazioni Internazionali di Ca Foscari che provvederà ad inoltrarlo al tuo docente coordinatore per l approvazione e te lo rinvierà per una volta firmato. Ricordati di conservare il documento originale. 3. Cambiamenti al Learning Agreement (Annex 2) Il Learning Agreement una volta firmato e approvato può essere modificato entro 30 giorni dall arrivo, termine oltre il quale non verranno accettate ulteriori modifiche. Il procedimento è sempre lo stesso, il Learning Agreement va fatto firmare dal docente referente dell università ospitante e inviato via (erasmusout@ unive.it) o fax ( )all Ufficio Relazioni Internazionali di Ca Foscari che provvederà ad inoltrarlo al tuo docente coordinatore per l approvazione e te lo rinvierà per una volta firmato. Ricordati di conservare il documento originale. 2 3

4 4. Richiesta di prolungamento (Annex 4) Se desideri prolungare il periodo di soggiorno presso l Università straniera devi far pervenire all Ufficio Relazioni Internazionali la richiesta di prolungamento almeno un mese prima della data prevista di rientro. Fai firmare la richiesta di prolungamento dalla persona incaricata nell Università ospitante e inviala via fax ( ) o (erasmusout@unive.it) all Ufficio Relazioni Internazionali, che richiederà l approvazione del docente coordinatore di Ca Foscari e provvederà a dartene comunicazione tempestiva. Ti ricordiamo che per il periodo di prolungamento non è prevista l erogazione di alcun contributo. 5. Compilazione del questionario Erasmus L Ufficio Relazioni Internazionali provvederà ad inviarti per , il questionario Erasmus che dovrai presentare al tuo rientro in Italia. In caso di smarrimento o mancato ricevimento puoi richiederne una copia all Ufficio Relazioni Internazionali di Ca Foscari scrivendo un a erasmout@unive.it 6. Conferma di soggiorno (Annex 3 p.2) Compila il modulo, fallo firmare dall università ospitante e conserva il documento originale. 7. Transcript of records Al termine del periodo Erasmus alcune università ti rilasciano direttamente il Transcript of Records (certificato degli esami sostenuti). In caso contrario, chiedi che il Transcript venga inoltrato direttamente all Ufficio Relazioni Internazionali (Università Ca Foscari di Venezia, Dorsoduro Venezia). AL RITORNO Entro 15 giorni dal tuo rientro in Italia, devi presentarti all Ufficio Relazioni Internazionali di Ca Foscari, come indicato nel contratto finanziario sottoscritto prima della partenza. Dovrai consegnare i seguenti documenti in originale: i moduli Confirmation of Arrival e Confirmation of Departure (Annex 3), dai quali risulterà l intero periodo di mobilità effettuato. Se il periodo di soggiorno fosse inferiore alla durata prevista dal contratto finanziario, dovrai restituire l importo relativo alle mensilità di cui non hai usufruito; il questionario relativo al periodo Erasmus che ti verrà inviato per dall Ufficio Relazioni Internazionali di Ca Foscari o che puoi richiedere prima del tuo rientro a erasmusout@unive.it ; il Learning Agreement (Annex 1A e Annex 1B) in originale ed eventuali variazioni, il tutto firmato in ogni sua parte; il Transcript of Records, se rilasciato dall università ospitante. Ricordati che tutti i documenti da consegnare all Ufficio Relazioni Internazionali devono essere in originale e completi delle firme richieste. La mancata o parziale presentazione di detti documenti comporta l annullamento del periodo Erasmus e la richiesta di restituzione della borsa percepita. N.B.: per motivi contabili, gli studenti che terminano il periodo Erasmus entro il 30 settembre 2012 devono consegnare tutti i documenti di cui sopra entro il 7 ottobre Riconoscimento degli esami Quando consegnerai i documenti conclusivi in originale all Ufficio Relazioni Internazionali (Learning agreement, Confirmation of Arrival, Confirmation of Departure, Transcript of Records), ti verrà rilasciata una copia della documentazione che dovrai consegnare al referente del tuo Corso di Studi o suo delegato. Il referente del tuo Corso di Studi o suo delegato provvederà al riconoscimento, che trasmetterà alle Segreterie Studenti. Le Segreterie Studenti ti aggiorneranno la carriera con gli esami riconosciuti. Quando vedrai on-line, nel tuo libretto telematico, gli esami riconosciuti, se vorrai averli anche sul libretto cartaceo potrai prendere appuntamento con le Segreterie Studenti. Erasmus Students Network (ESN) a Venezia L Erasmus Student Network (ESN) è una delle più grandi associazioni studentesche in Europa. Fondata nel 1989, si dedica al supporto e allo sviluppo degli scambi internazionali. E costituita da studenti interessati all internazionalizzazione o che hanno già partecipato a progetti di mobilità. Il target sono gli studenti in scambio in tutta Europa e nel mondo con l obiettivo di aiutarli nel processo di integrazione nel paese che li ospita, attraverso l organizzazione di eventi e il supporto pratico nelle attività accademiche. Al tuo rientro a Ca Foscari, potrai continuare a vivere un atmosfera internazionale entrando a far parte del gruppo di studenti di Ca Foscari che supportano gli studenti internazionali e che sta creando una sezione di ESN a Venezia. Per ulteriori informazioni, scrivi una a international@unive.it Ufficio Relazioni Internazionali Il personale dell ufficio è a disposizione per ogni informazione durante l orario di ricevimento: martedì 9.30 > 12.30, mercoledì 9.30> e > 16.30, venerdì 9.30 > È obbligatoria la prenotazione on line dal link Università Ca Foscari Venezia Dorsoduro Venezia >CaFoscari Internazionale erasmusout@unive.it Tel.: Fax: CHK LIST Verifica, spuntando le caselle vuote, di non avere dimenticato nulla! Prima della partenza Rispettare le scadenze amministrative poste dall Università straniera (Application Form, Accomodation Form ) Compilare il Learning Agreement e farlo firmare dal Docente Coordinatore Presentare la candidatura EILC (se interessati) Firmare il Contratto finanziario Provvedere al pagamento della tassa d iscrizione all Università di Venezia per l A.A. corrente, entro la scadenza Verificare la copertura sanitaria Dove richiesto, contattare la rappresentanza diplomatica per il visto Durante il soggiorno all estero Registrarsi presso l Università straniera Inviare copia della Confirmation of Arrival firmata dall Università straniera all Ufficio Relazioni Internazionali dell Università Ca Foscari Far firmare il Learning Agreement dal Docente coordinatore straniero In caso di cambiamenti al piano di studi, utilizzare l apposito modulo chiedendo l approvazione dei docenti di riferimento In caso di prolungamento del soggiorno inviare all Ufficio Relazioni Internazionali l apposito modulo Al termine del periodo far compilare la Confirmation of Departure dall Università straniera Al rientro in Italia Presentare tutta la documentazione richiesta all Ufficio Relazioni Internazionali dell Università Ca Foscari Venezia entro 15 giorni dal rientro in Italia SCADENZE Entro il 25 Marzo 2011: accettazione Erasmus Entro il 12 Maggio 2011: candidatura per i corsi EILC del primo semestre Entro il 16 Settembre 2011: candidatura per i corsi EILC del secondo semestre 10 giorni prima della partenza: firma del Contratto Finanziario Entro 30 giorni dall arrivo presso l università ospitante: inviare variazioni del Learning Agreement Entro un mese dalla data prevista per il rientro: richiesta di prolungamento Entro 15 giorni dal rientro in Italia: consegnare i documenti in originale all Ufficio Relazioni Internazionali 4 5

5 GLOSSARIO Accommodation Form (o Housing form ) Modulo solitamente richiesto dall università ospitante allo studente Erasmus in partenza per richiedere l alloggio durante il periodo all estero. Possono essere previste scadenze entro cui inviare il modulo e diverse modalità di invio (online, via fax, via posta etc ). Application Form Modulo di iscrizione solitamente richiesto dall università ospitante allo studente Erasmus in partenza. Possono essere previste scadenze entro cui inviare il modulo e diverse modalità di invio (online, via fax, via posta etc ). Confirmation of Arrival Dichiarazione che certifica l arrivo dello studente presso l università ospitante. Dev essere firmata dall università ospitante e spedita all Ufficio Relazioni Internazionali dell Università Ca Foscari Venezia. Confirmation of Departure Dichiarazione che certifica la partenza dello studente dall università ospitante. Dev essere firmata dall università ospitante e spedita all Ufficio Relazioni Internazionali dell Università Ca Foscari Venezia. Contratto Finanziario Documento sottoscritto dallo studente assegnatario di borsa e dall Università Ca Foscari Venezia, contenente anche le modalità di pagamento e la durata della mobilità. Coordinatore Erasmus (o Departmental Coordinator ) Docente dell Ateneo che coordina le attività di scambio Erasmus con ciascuna delle università partner. Approva e firma il tuo Learning Agreement e si occupa del riconoscimento degli esami al tuo rientro. TS (European Credit Transfer System) Sistema di trasferimento di crediti accademici, fondato sulla trasparenza dei piani di studio degli studenti e sull assegnazione di crediti per il carico di lavoro svolto. 1 CFU = 1 TS ESN (Erasmus Student Network) Associazione studentesca che si dedica al supporto e allo sviluppo degli scambi internazionali attraverso l organizzazione di eventi e il supporto pratico nelle attività accademiche per gli studenti internazionali. Hosting Institution (o Receiving Institution ) Università di destinazione o Università ospitante che accoglie lo studente durante il periodo di mobilità Erasmus. Learning Agreement (Piano di studi Erasmus) Piano di studi che specifica gli esami da svolgere presso l università ospitante e gli esami corrispondenti nell università di origine. Prolungamento Estensione del periodo di studi all estero oltre la durata prevista nel contratto Finanziario. Sending Institution (o Home Institution ) L Università presso cui lo studente è immatricolato (ovvero l Università Ca Foscari Venezia). Transcript of Records Certificato degli esami sostenuti. LEARNING AGREEMENT Annex 1A Please fill in the form and get it signed first by the sending University and then by the hosting University. The student has also to submit the original form by hand or by registered letter to the International Relations Office of Ca Foscari University of Venice within 15 days from the end of the Erasmus mobility period. DETAILS OF THE PROPOSED STUDY PROGRAMME ABROAD/LEARNING AGREEMENT Academic year Semester Matriculation number Student s name Student s surname Field of study Sending institution _Università Ca Foscari Venezia Country _Italy Hosting Institution Country Course unit code Course unit title Number of university credits = Original Course at the hosting university; = Equivalent Course at Ca Foscari University. If necessary, reprint the form and continue the list. SENDING INSTITUTION: HOSTING INSTITUTION: 6 7

6 LEARNING AGREEMENT FOR RESEARCH ACTIVITIES Annex 1B Please fill in the form and get it signed first by the sending University and then by the hosting University. The student has also to submit the original form by hand or by registered letter to the International Relations Office of Ca Foscari University of Venice within 15 days from the end of the Erasmus mobility period. DETAILS OF THE PROPOSED STUDY PROGRAMME ABROAD/LEARNING AGREEMENT Research activities for the degree thesis Academic year Semester Matriculation number Student s name Student s surname Field of study Sending institution _Università Ca Foscari Venezia Country _Italy Hosting Institution Country Description of the research activities for the degree thesis: SENDING INSTITUTION: HOSTING INSTITUTION: 8 9

7 CHANGES TO THE LEARNING AGREEMENT Annex 2 Please fill in the form, get it signed by the hosting University and then send it to the International Relations Office of Ca Foscari University by fax ( ) or by (erasmusout@unive.it) to obtain the relevant s. The student has also to submit the original form by hand or by registered letter to the International Relations Office of Ca Foscari University within 15 days from the end of the Erasmus mobility period. CHANGES TO THE ORIGINAL PROPOSED STUDY PROGRAMME ABROAD/LEARNING AGREEMENT (to be filled in only if appropriate) Academic year Semester Matriculation number Student s name Student s surname Field of study Sending institution _Università Ca Foscari Venezia Country _Italy Hosting Institution Country Course unit code Course unit title Del. Add. Number of university credits = Original Course at the hosting university; = Equivalent Course at Ca Foscari University. If necessary, reprint the form and continue the list. SENDING INSTITUTION: HOSTING INSTITUTION: 10 11

8 CONFIRMATION OF ARRIVAL Annex 3, p.1 Please fill in the form when you arrive at the hosting University and send it immediately to the International Relations Office of Ca Foscari University of Venice by fax ( ) or by The student has also to submit the original form by hand or by registered letter to the International Relations Office of Ca Foscari University within 15 days from the end of the Erasmus mobility period. Academic year Semester Matriculation number Student s name Student s surname Sending institution _Università Ca Foscari Venezia Country _Italy Number of months of the Erasmus scholarship HOSTING INSTITUTION: Name and full address International Relations Officer name and surname, tel., fax, DATE OF ARRIVAL at the hosting institution : International Relations Officer of the hosting institution: and stamp 12 13

9 CONFIRMATION OF DEPARTURE Annex 3, p.2 Please fill in the form and get it signed by the hosting University. The student has to submit the original form by hand or by registered letter to the International Relations Office of Ca Foscari University of Venice within 15 days from the end of the Erasmus mobility period. Academic year Semester Matriculation number Student s name Student s surname Sending institution _Università Ca Foscari Venezia Country _Italy Number of months of the Erasmus scholarship HOSTING INSTITUTION: Name and full address International Relations Officer name and surname, tel., fax, DATE OF DEPARTURE from the hosting institution : International Relations Officer of the hosting institution: and stamp 14

10 APPLICATION FOR EXTENSION OF THE MOBILITY PERIOD Annex 4 Please fill in the form, get it signed by the hosting University and then send it to the International Relations Office of Ca Foscari University of Venice by fax ( ) or by (erasmusout@unive.it) to obtain the relevant. The student has also to submit the original form by hand or by mail to the International Relations Office of Ca Foscari University within 15 days from the end of the Erasmus mobility period. The undersigned enrolled in the: Degree Programme in Research Doctorate in at Ca Foscari University of Venice holder of an Erasmus scholarship for the academic year for the duration of months Erasmus Departmental Coordinator at Ca Foscari hosting University applies to get a (no. of months) month extension of his/her Erasmus mobility period starting from in order to conclude the courses he/she is attending at the hosting University. The undersigned is aware that the extension of his/her Erasmus mobility period might not be financed. (dd/mmh/yyyy) / / Countersigned by Stamp and of the Erasmus Coordinator at the hosting University Authorized by Stamp and of the Erasmus Departmental Coordinator at the sending University 16 17

11 !!! Attenzione da conservare con cura contiene tutta la modulistica da presentare per il tuo Erasmus LEARN TO FLY! Il PDF di questa pubblicazione è disponibile su ca foscari internazionale > studiare all estero > programma LLP Erasmus Ufficio Relazioni Internazionali Università Ca Foscari Venezia Dorsoduro Venezia >CaFoscari Internazionale Tel.: Fax: