REGISTRO DI ACCOUNTABILITY

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1 UFFICIO DI SEGRETERIA GENERALE REGISTRO DI ACCOUNTABILITY Elenco delle attività espletate in materia di privacy, in attuazione delle disposizioni contenute nel n. 679 del 2016 e nel D.Lgs. 101/2018, di modifica del D.Lgs. 196/2003 Adottato con deliberazione G.C. n. 179 del 18 Ottobre 2018

2 ANNO 2018 DATA ATTIVITA 16/05/2018 Adozione della determinazione di approvazione delle Tecniche di campionamento del controllo successivo di regolarità amministrativa per lo svolgimento delle relative operazioni di controllo. UFFICIO/ORGANO COMPETENTE NORMA SPECIFICA COLLEGATA ALL ADEMPIMENTO NOTE E stato modificato il documento previgente, con riferimento specifico alle nuove disposizioni in materia di tutela della riservatezza dei dati personali, integrando tra gli altri parametri del controllo sui provvedimenti amministrativi quello sulla corretta applicazione delle disposizioni in questione. 23/05/2018 Adozione della determinazione di affidamento dell incarico di Responsabile della Protezione dei dati personali o Data Protection Officer. Determinazione Reg. Gen. N. 693 del Artt del L ha provveduto all Individuazione, tramite procedura di affidamento diretto ex art. 36 comma 2 lett. a) del D.Lgs. n. 50/2016, del soggetto da incaricare, successivamente, con decreto del Sindaco in qualità di Titolare del trattamento. Ciò in quanto l incarico di RPD o DPO costituisce un appalto di servizi. 24/05/2018 Adozione del Decreto di nomina del Responsabile della Protezione dei dati personali o Data Protection Officer. Decreto n. 12 del Sindaco Artt del La fase procedurale consistente nella scelta del contraente e affidatario del contratto in questione è stata svolta dalla. L incarico formale, invece, spetta al Sindaco in quanto Titolare del trattamento. 6/06/2018 Primo incontro operativo con il In fase di prima applicazione della nuova

3 RPD/DPO. RPD/DPO normativa comunitaria sono stati elencati e discussi i primi adempimenti da porre in essere da parte del Comune (nomina del Responsabile del trattamento dei dati personali e adozione del Registro dei trattamenti) ed è stato affrontato l argomento dell applicabilità alla società controllata dal Comune e all azienda speciale comunale della normativa in questione e, in particolare, degli obblighi di nomina del RPD/DPO e dell adozione del Registro dei trattamenti. 3/07/2018 Conferenza dei Dirigenti convocata per approfondimenti in materia di privacy. Dirigenti La riunione è stata utile per effettuare il primo confronto sull attività di redazione del Registro dei trattamenti (predisposizione di un elenco di trattamenti per ogni Settore da parte del Dirigente competente, con il supporto della soprattutto a fini di omogeneità dell attività tra i vari Uffici), sul mantenimento della riservatezza dei dati in caso di diffusione online e sulla nomina eventuale di incaricati del trattamento, sulla prima diffusione di una bozza comune di Informativa. 10/09/2018 Nota di chiarimenti in merito alla riservatezza dei dati personali contenuti in atti e provvedimenti soggetti a pubblicazione sul sito istituzionale, diretta ai Dirigenti. Art. 5 del La nota aveva lo scopo di chiarire e ribadire alcuni aspetti procedurali in merito all omissione dei dati personali all interno dei documenti soggetti a pubblicazione online, anche per omologare i

4 Principi applicabili al trattamento di dati personali comportamenti. Si coglieva l occasione, inoltre, per dare risposte univoche a tutti i Settori in merito a problematiche sollevate solo da alcuni Dirigenti ai quali il RPD aveva già individualmente risposto. 17/09/2018 Incontro periodico con il RPD/DPO. RPD/DPO E stata fatta la prima verifica sull aggiornamento degli elenchi di trattamenti e sulle informative da rendere agli interessati. E stata verificata la corretta esecuzione dell attività di oscuramento di dati personali dal sito istituzionale, richiesta ricevuta per la prima volta dall Ufficio Personale che è stato necessario procedimentalizzare. 18/10/2018 Adozione da parte della Giunta Comunale della Deliberazione n. 179/2018 avente ad oggetto Modalità organizzative in materia di tutela della riservatezza dei dati personali. Giunta Comunale Si tratta di misure organizzative ritenute necessarie al corretto ed esaustivo adempimento dei numerosi obblighi in materia di riservatezza dei dati personali. Da un lato si individuano gli adempimenti e la loro cronologia e dall altro si definisce chi fa cosa. 18/10/2018 Predisposizione prima bozza di elenco dei trattamenti di dati personali effettuati dalla. D intesa con il RPD/DPO il Comune provvederà a definire la parte del Registro dei trattamenti relativa ai trattamenti della per poi utilizzare il medesimo format per la predisposizione del lavoro da parte degli altri Settori. 08/11/2018 Adozione dei Decreti di nomina dei Sono stati adottati dal Sindaco, in qualità di

5 Responsabili del trattamento dei dati personali Staff del Sindaco Sindaco Art. 28 Titolare del trattamento, i Decreti nn. 46, 47, 48, 49, 50, 51 e 52 di incarico per l assolvimento delle funzioni dirigenziali e contestuale incarico di Responsabile del trattamento dei dati personali afferenti l ambito del Settore di competenza rispettivamente per i Settori II, I, V, IV, III, VI, VII. 16/11/2018 Predisposizione aggiornamento bozza di elenco dei trattamenti di dati personali effettuati dalla. La ha proceduto ad alcune integrazioni/rettifiche a seguito di confronto con il RPD/DPO. 28/11/2018 Predisposizione aggiornamento bozza di elenco dei trattamenti di dati personali effettuati dalla. La ha proceduto ad ulteriori integrazioni/rettifiche a seguito di confronto con il RPD/DPO. 6/12/2018 Incontro con l incaricato del Settore II - Bilancio e Tributi per la definizione della bozza di elenco dei trattamenti di dati personali nell ambito dell Ufficio Ragioneria. Dirigente Sulla base del lavoro svolto d intesa con il RPD/DPO per la definizione dell elenco dei trattamenti della, il ha avviato gli incontri con i singoli Settori durante i quali i trattamenti di competenza di ciascuno di essi saranno definiti con il medesimo format e seguendo la stessa procedura. 10/12/2018 E stato avviato il confronto sul tema della sicurezza della rete informatica comunale, il

6 Incontro periodico con il RPD/DPO. RPD/DPO RPD/DPO ha incontrato i rappresentanti della società che ha in affidamento il servizio di gestione del sistema informatico comunale. E stato approfondito il contenuto del contratto di appalto per verificare eventuali necessità di integrazioni in materia di tutela della riservatezza e soprattutto della sicurezza dei dati trattati dal Comune. E stata definita la necessità di adottare procedure standardizzate per la cancellazione, la pseudonimizzazione e la portabilità dei dati. 11 e 12/12/2018 Incontri con l incaricato del Settore II - Bilancio e Tributi per la definizione della bozza di elenco dei trattamenti di dati personali nell ambito dell Ufficio Personale. Dirigente Sulla base del lavoro svolto d intesa con il RPD/DPO per la definizione dell elenco dei trattamenti della, il ha avviato gli incontri con i singoli Settori durante i quali i trattamenti di competenza di ciascuno di essi saranno definiti con il medesimo format e seguendo la stessa procedura. 18/12/2018 Incontro con Dirigente ed incaricato del Settore VII - Polizia Locale e Protezione Civile e con Dirigente ed incaricati del Settore III Cultura, Istruzione, Socioassistenziale per la definizione della bozza di elenco dei trattamenti di dati personali negli ambiti di rispettiva competenza Dirigente Sulla base del lavoro svolto d intesa con il RPD/DPO per la definizione dell elenco dei trattamenti della, il ha avviato gli incontri con i singoli Settori durante i quali i trattamenti di competenza di ciascuno di essi saranno definiti con il medesimo format e seguendo la stessa procedura. 19/12/2018 Incontro con Dirigente ed incaricati Sulla base del lavoro svolto d intesa con il

7 del Settore I - Affari Generali per la definizione della bozza di elenco dei trattamenti di dati personali negli ambiti di competenza Dirigente RPD/DPO per la definizione dell elenco dei trattamenti della, il ha avviato gli incontri con i singoli Settori durante i quali i trattamenti di competenza di ciascuno di essi saranno definiti con il medesimo format e seguendo la stessa procedura. 21/12/2018 Incontro con l incaricato del Settore V - Lavori Pubblici e Trasporti per la definizione della prima bozza dell elenco dei trattamenti di dati personali negli ambiti di competenza Dirigente Sulla base del lavoro svolto d intesa con il RPD/DPO per la definizione dell elenco dei trattamenti della, il ha avviato gli incontri con i singoli Settori durante i quali i trattamenti di competenza di ciascuno di essi saranno definiti con il medesimo format e seguendo la stessa procedura.

8 ANNO 2019 DATA ATTIVITA Invio al RPD/DPO, per la definitiva condivisione, degli elenchi di trattamenti degli Uffici di e Avvocatura, Personale e Ragioneria Affidamento alla società Fastweb s.p.a. della fornitura dei servizi di connettività in adesione alla convenzione Consip SPC2: determinazione n. 33. UFFICIO/ORGANO COMPETENTE NORMA SPECIFICA COLLEGATA ALL ADEMPIMENTO NOTE A seguito del positivo parere del RPD/DPO gli elenchi dei trattamenti potranno essere considerati definitivi ed approvati dalla Giunta Comunale. Oltre ad una maggiore qualità della connessione internet l adesione a questa convenzione fornirà al Comune la dotazione di firewall maggiormente performanti. Da ciò prende avvio l infrastruttura utile per aumentare il livello di sicurezza dei dati trattati con sistemi informatizzati Predisposizione prima bozza di provvedimento per l individuazione dei soggetti autorizzati al trattamento di dati personali da parte del Responsabile del trattamento Art. 4 n. 10 Art. 2 quaterdecies D.Lgs. n. 196/2003 Secondo quanto previsto dalla Deliberazione G.C. n. 179/2018, avente ad oggetto organizzazione interna in materia di privacy, il sta predisponendo uno schema generale di provvedimento utilizzabile da tutti i Responsabili del trattamento Avvio della verifica della possibilità di migrazione del sistema informatico comunale su due server/istanze virtuali Al fine di attuare un sistema di disaster recovery dei dati trattati ottimizzando il livello di protezione degli stessi - l Ufficio ha intenzione di optare per la soluzione del back up in cloud degli archivi. Per implementarla occorre verificare alcune caratteristiche tecniche dei software di

9 gestione utilizzati dagli Uffici comunali. Per questa indagine è necessario coinvolgere le varie software house Invio al RPD/DPO, per la definitiva condivisione, degli elenchi di trattamenti dei Settori I Affari Generali, III Istruzione, Cultura e Sociale, V Lavori Pubblici e Trasporti Definizione dello schema di provvedimento per l individuazione dei soggetti autorizzati al trattamento di dati personali da parte del Responsabile del trattamento Art. 4 n. 10 Art. 2 quaterdecies D.Lgs. n. 196/2003 A seguito del positivo parere del RPD/DPO gli elenchi dei trattamenti potranno essere considerati definitivi ed approvati dalla Giunta Comunale. Secondo quanto previsto dalla Deliberazione G.C. n. 179/2018, avente ad oggetto l organizzazione interna in materia di privacy, il ha predisposto uno schema generale di provvedimento utilizzabile da tutti i Responsabili del trattamento Pubblicazione nella sezione privacy del sito istituzionale, in Amministrazione Trasparente, delle informative relative ai trattamenti di competenza del IX Settore e Avvocatura Art. 13 Allo scopo di dare la massima diffusione delle informazioni relative al trattamento di dati, a beneficio degli interessati, l Ufficio ha pubblicato nella Sezione Amministrazione Trasparente, sottosezione Altri Contenuti Privacy, le informative relative ai trattamenti di dati di sua competenza, al trattamento di dati derivante dalle istanze di accesso civico e al trattamento dei dati acquisiti dagli amministratori comunali (dati personali e reddituali) Pubblicazione nella sezione privacy del sito istituzionale, in Artt Per agevolare l esercizio dei diritti dell interessato al trattamento dei suoi dati

10 Amministrazione Trasparente, di un modello utile per l esercizio dei diritti da parte dell interessato ai sensi degli artt del 679/ /2016 personali, è stato redatto un modello generale che comprende tutte le fattispecie previste dalle disposizioni in questione tra le quali il singolo richiedente può individuare quella di suo interesse Invio al RPD/DPO, per la definitiva condivisione, dell elenco dei trattamenti del Settore VII Polizia Locale e Protezione civile e del Settore Vi Attività Produttive- Suap A seguito del positivo parere del RPD/DPO gli elenchi dei trattamenti potranno essere considerati definitivi ed approvati dalla Giunta Comunale Invio al RPD/DPO del primo elenco di dati utili ad avviare la valutazione d impatto sulla protezione dei dati trattati in conseguenza della gestione del sistema di videosorveglianza comunale Polizia Locale Art. 35 Per definire la complessa procedura di valutazione d impatto prevista per le immagini ricavate dalle telecamere di videosorveglianza installate sul territorio comunale per motivi di sicurezza pubblica, il RPD/DPO supporta l attività degli Uffici Comunali competenti