ART A Agenzia Regionale Toscana per le Erogazioni in Agricoltura

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1 ART A Servizio Struttura Tecnica e di Autorizzazione MANUALE PROCEDIMENTALE per Centro servizi convenzionato Regolamento (CE) 2529/2001 Ovicaprini Firenze 12 febbraio 2004

2 INDICE 1 PRESENTAZIONE DELLE DOMANDE Termini e modalità Documentazione da ricevere MODALITA DI RICEZIONE, PROTOCOLLAZIONE E NUMERAZIONE Ricezione Protocollazione telematica Protocollazione massiva delle domande Domande cartacee Domande in proprio (cartacea) Numerazione AVVIO COSTITUZIONE, IDENTIFICAZIONE, TENUTA FASCICOLO DOMANDA E FASCICOLO AZIENDALE Avvio costituzione del fascicolo domanda Identificazione Tenuta Avvio costituzione del fascicolo aziendale ISTRUTTORIA Istruttoria ricevibilità/ammissibilità amministrativa Attestazione circa gli esiti delle verifiche svolte e successivi adempimenti...9 Allegato A Check-list di misura disponibile sull ANAGRAFE...11 Allegato B Timbro per visto documento...12 Allegato C : Modalità Operative compilazione Check list Domanda premio ovicaprini...13 Allegato D Comunicazione di non ricevibilità/ammissibilità amministrativa...14 Allegato E - Schema Relazione fine attività...15

3 Manuali operativi Pagina 3 di 15 1 PRESENTAZIONE DELLE DOMANDE 1.1 Termini e modalità Le domande devono pervenire ai Centri Servizi convenzionati con nei termini e con le modalità previste nei Decreti n. 219 del 22 dicembre 2004 e n.30 del 30 gennaio 2004 disponibili per la consultazione sul sito Internet di all indirizzo (percorso da seguire: on line/organizzazione comune di mercato (OCM) / ovicaprini/strumenti/provvedimenti di attuazione). Il Centro servizi tratterà le sole domande che hanno la propria sede legale o per le imprese individuali la residenza del titolare nel territorio della Regione Toscana. 1.2 Documentazione da ricevere La documentazione richiesta, indicata nel bando, è riportata nella check-list allegata (allegato A). 2 MODALITA DI RICEZIONE, PROTOCOLLAZIONE E NUMERAZIONE Il Centro servizi provvede agli adempimenti amministrativi come descritto nella check-list allegata (allegato A). 2.1 Ricezione La domanda deve pervenire, pena l esclusione, secondo le seguenti modalità: - in busta chiusa esclusivamente per posta, mediante raccomandata, assicurata o posta celere. In tal caso, la domanda deve pervenire entro i termini stabiliti presso i Centri servizi convenzionati e in tal caso fa fede la data di ricezione della domanda presso la sede di, anche tramite i Centri servizi convenzionati. La domanda deve essere sottoscritta e accompagnata dalla fotocopia di un documento di identità o di riconoscimento del richiedente ai sensi del D.P.R. 445/2001 art. 38 in corso di validità. Ciascuna busta dovrà contenere una sola domanda e deve essere indirizzata al Centro Servizi convenzionato con. - mediante consegna a mano presso un Centro di servizio convenzionato con. La domanda dovrà essere sottoscritta in presenza del dipendente addetto ovvero sottoscritta e presentata unitamente a copia fotostatica di un documento di identità/riconoscimento del sottoscrittore ai sensi dell art. 38 DPR 445/2001. Su richiesta del presentatario all atto della consegna viene rilasciata ricevuta comprovante la data della consegna oppure copia della domanda stessa debitamente timbrata per accettazione. Nel caso di presentazione a mano di un elenco riepilogativo, l elenco deve essere datato e debitamente firmato dal

4 Manuali operativi Pagina 4 di 15 soggetto che lo presenta ed al suo interno le domande devono essere numerate progressivamente, con l indicazione del corrispondente CUAA e del nominativo del richiedente.. La domanda deve essere firmata dal produttore richiedente, o dal suo legale rappresentante, pena la nullità della stessa. 2.2 Protocollazione telematica Si raccomanda al CAA di compilare quotidianamente nel sistema informativo di il campo ricezione delle domande ricevute durante il giorno. Tale procedura può essere fatta singolarmente o per elenco con l apposita funzione informatica disponibile. Si sottolinea che al fine del rispetto del termine ultimo di presentazione della domanda, anche se presentata per posta, fa fede la data di protocollazione. L operazione di protocollazione sarà curata da Protocollazione massiva delle domande L ultimo giorno utile per la presentazione delle domande, l operazione di ricezione in anagrafe dovrà essere eseguita necessariamente entro e non oltre le ore 17:00 al fine di consentire ad di effettuare la competente fase di protocollazione nella medesima data. Al fine della protocollazione telematica delle domande il tecnico del Centro Servizi procederà come indicato nel manuale operativo pubblicato on-line sul sito di Domande cartacee Premesso che, al fine di ottimizzare il lavoro e migliorare la qualità dei servizi erogati, è sollecitata l accettazione delle domande in modalità on-line. Si raccomanda di informatizzare tutte le domande cartacee nel medesimo giorno in cui sono state ricevute e, comunque entro il giorno precedente a quello di scadenza; tuttavia per venire incontro alle possibili necessità che si possano verificare a ridosso della scadenza dei termini di presentazione, è ammessa soltanto l ultimo giorno utile la richiesta di protocollazione tramite fax seconda la procedura di seguito riportata. Il CAA trasmetterà ad un fax riepilogativo delle domande compilate a mano e pervenute presso la sua sede. L elenco suddetto, firmato dal responsabile del CAA, dovrà riportare il codice fiscale e la denominazione dell azienda e dovrà pervenire entro le ore 16:00 del 16 febbraio 2004 da parte del CAA, per permettere ad

5 Manuali operativi Pagina 5 di 15 di procedere alla protocollazione entro il medesimo giorno. Contestualmente all invio del fax dovrà essere inviato un file in formato excell (con tutti i campi testo) riportante il codice fiscale e la denominazione dell azienda, al fine di permettere ad la protocollazione in automatico. Il suddetto file sarà inviato dal CAA ad al seguente indirizzo ovicaprini@artea.toscana.it Le predette domande dovranno essere informatizzate entro e non oltre 5 giorni lavorativi dal loro ricevimento, per permettere ad di associarvi il relativo numero di protocollo già assegnato. FAX : 055/ Domande in proprio (cartacea) Qualora il produttore voglia presentare la domanda di premio senza conferire mandato ad alcun CAA, quest ultimo prenderà in carico la domanda con tutti gli allegati. Il CAA dovrà effettuare le seguenti operazioni: - ricezione della domanda con apposizione del timbro datario, della firma e della sigla dell operatore; - consegna ad previo accordo con Puzziferri Vincenzo (055/ ) o Tufaro Carmine (055/ ). Qualora la domanda sia pervenuta al CAA nell ultimo giorno utile per la ricezione (le 14:00 del 16 febbraio 2004), procederà come segue: Il CAA trasmetterà ad un fax riepilogativo delle domande pervenute in proprio presso la sua sede. L elenco suddetto, firmato dal responsabile del CAA, dovrà riportare il codice fiscale e la denominazione dell azienda e dovrà pervenire entro le ore 16:00, del 16 febbraio 2004 per permettere ad di procedere alla protocollazione entro il medesimo giorno. Le predette domande dovranno essere consegnate ad entro e non oltre 5 giorni lavorativi dal loro ricevimento previo accordo con i sig. Vincenzo Puzziferri, Carmine Tufaro.

6 Manuali operativi Pagina 6 di Numerazione Le domande sono numerate col software di numerazione di secondo le specifiche sotto riportate. Formato del codice identificativo di una domanda Il codice identificativo di una domanda è costituito da una stringa alfanumerica di 36 caratteri e cioè: Anno Codice misura tipo domanda Codice fiscale alfanumerico Codici ISTAT di localizzazione provincia comune 000 Codice fiscale aziendale CUAA (Codice Unico Aziende Agricole) CUTE (Codice Unità Tecnico Economiche) progr. UTE progressivo domanda anno di presentazione domanda su 4 cifre codice misura su 6 cifre allineato a destra e completato con zeri. tipo di domanda (iniziale, variazione, conferma, rettifica, trasferimento)su 1 carattere.. CUAA oppure Codice UTE in base al soggetto che presenta la domanda (azienda o UTE). Si precisa che: - Il Codice fiscale o CUAA è univoco, e se è numerico, è preceduto da cinque zeri. - Il Codice UTE è costituito dal CUAA + i codici ISTAT della provincia e del comune, rappresentati ciascuno con tre cifre allineate a destra e completate da zeri. Nel caso di codice aziendale i codici ISTAT di localizzazione valgono entrambi Il Codice UTE è completato da un numero progressivo UTEdi due cifre allineato a destra e completato con zeri, necessario per distinguere due Unità Tecniche Economiche della stessa azienda localizzate nello stesso comune Codice numerico su una cifra che contraddistingue il progressivo di domanda. Riassumendo il numero della domanda si compone di sei parti: 1) l anno di presentazione della domanda iniziale, 2) il codice identificativo del regime di aiuto, 3) il codice identificativo del tipo di domanda, 4) CUAA (o il codice UTE), 5) il numero progressivo di domanda 6) codice ID Tipo domanda di cui al seguente schema: Codice Stringa codice Descrizione domanda 1502 PACOVIP PAC ZOOTECNIA Premio ovicaprini Il numero della domanda deve essere riportato sul fascicolo domanda. 3 AVVIO COSTITUZIONE, IDENTIFICAZIONE, TENUTA FASCICOLO DOMANDA E FASCICOLO AZIENDALE 3.1 Avvio costituzione del fascicolo domanda Contestualmente all avvio del procedimento amministrativo deve essere avviata la costituzione del fascicolo domanda. Il fascicolo dovrà recare sul frontespizio l etichetta identificativa della domanda con il relativo numero di protocollo assegnato da, a tal riguardo si invitano i CAA al fine di agevolare il flusso di lavoro, di procedere alla stampa della suddetta etichetta soltanto dopo che ha proceduto alla relativa protocollazione della domanda. Il fascicolo domanda dovrà contenere la seguente documentazione:

7 Manuali operativi Pagina 7 di 15 Domanda in originale numerata; Documento di identità in corso di validità; Registro di stalla aggiornato alla presentazione della domanda ( tale registro non è richiesto se lo stesso è presente nel fascicolo aziendale in versione aggiornata rispetto la data di presentazione della domanda); Mandato ai sensi del Decreto del Direttore n. 197 del 21/11/2002, salvo il caso in cui detta dichiarazione sia presente in domanda- Tale mandato non è richiesto per le istanze presentate compilate a mano senza l ausilio del Sistema Informativo di ; Check list di misura (allegato A) Ulteriore documentazione eventualmente richiesta in corso di istruttoria della domanda; Corrispondenza intercorsa tra le parti Identificazione Il Centro servizi attribuisce ad ogni fascicolo domanda lo stesso numero identificativo della domanda iniziale. Su ciascuno dei documenti facenti parte del fascicolo domanda è apposto un timbro (vedi allegato B) contenente: a) il codice identificativo della tipologia del documento indicato in check-list; b) la sigla dell istruttore per la fase di competenza del procedimento Gli istruttori indicati in check-list provvedono ad attestare, tramite l apposizione della predetta sigla, che il documento in oggetto è stato visionato Tenuta La tenuta del fascicolo domanda è di competenza del Centro servizi che deve garantire la sicurezza materiale dei documenti in esso contenuti fino alla conclusione del procedimento relativo a ciascuna domanda. I fascicoli devono essere conservati secondo quanto previsto nella convenzione stipulata con. L ordine e la custodia del fascicolo domanda devono essere tali da garantire, in occasione di verifiche e controlli, la pronta reperibilità della documentazione in esso contenuta: in particolare, i fascicoli devono essere ordinati per anno, per numero protocollo o per ordine alfabetico e raccolti in cartelline chiuse su tutti i lati con apposta una etichetta che identifichi la singola domanda. 3.2 Avvio costituzione del fascicolo aziendale Per quanto riguarda la costituzione, la tenuta e l aggiornamento del fascicolo aziendale, si rinvia al regolamento dell anagrafe aziendale di approvato con decreto del direttore n. 162 del 18/09/2003.

8 Manuali operativi Pagina 8 di 15 4 ISTRUTTORIA Il Centro Servizi conclude le attività indicate nel presente paragrafo entro il 17 marzo Eventuali proroghe per cause di forza maggiore o per eccesso di domande pervenute nei 5 giorni lavorativi antecedenti la scadenza dei termini di presentazione, saranno autorizzate dalla Direzione di su proposta della UD O.C.M. 4.1 Istruttoria ricevibilità/ammissibilità amministrativa L istruttoria è costituita dalle seguenti attività: A. Inserimento nel sistema informativo di dei dati delle sole domande compilate a mano. Parallelamente all archivio documentale è costituito un archivio informatico delle domande ricevute, utilizzando il sistema informativo di ; tale archivio è gestito nel rispetto delle norme vigenti sulla sicurezza dei dati e sulla tutela della privacy secondo le modalità stabilite nel Manuale delle procedure e norme di sicurezza di. A1) Per l inserimento di tutte le domande compilate a mano nel sistema informativo di si raccomanda di attenersi scrupolosamente a quanto indicato nella domanda cartacea. Difatti i dati inseriti nella domanda informatizzata devono coincidere con quelli indicati nella domanda cartacea sottoscritta dal richiedente. Eventuali anomalie, purché rientranti tra quelle sanabili, devono essere supportate dalla documentazione necessaria e comportare una revisione della domanda informatizzata. B. Verifica e accertamento della completezza, validità e corrispondenza della domanda e della relativa documentazione allegata alla stessa secondo le indicazioni dell allegato C: - verifica della compilazione e dell invio delle domande in conformità alle modalità stabilite, - verifica della presenza della firma sulle domande, - verifica presentazione entro i termini. C. ai fini dell ammissibilità amministrativa delle domande è obbligatorio il documento di riconoscimento e del registro di stalla aggiornato alla presentazione della domanda (tale registro non è richiesto se lo stesso è presente nel fascicolo aziendale in versione aggiornata rispetto la data di presentazione della domanda); D. richiesta ulteriore documentazione integrativa per correzioni ammissibili/anomalie sanabili Ai fini dell ammissibilità amministrativa si indicano le principali anomalie che non possono essere sanate e quelle invece sanabili: 1) Elenco anomalie non sanabili:

9 Manuali operativi Pagina 9 di 15 - la domanda è stata inviata con modalità diverse rispetto a quelle prescritte dal bando (ad es. posta ordinaria, prioritaria, più domande un unica busta, etc.) - manca la firma del richiedente; - la domanda è stata compilata su modulistica non conforme, ovvero non sono stati compilati interi quadri essenziali per l istruttoria quali il Quadro D - Regime di aiuto (esclusivamente per le domande già presentate alla data del 28/01/2004 è ammessa ad integrare il quadro D una dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà attestante l ubicazione del gregge nel periodo di detenzione obbligatoria); 2) Elenco anomalie sanabili : - mancanza documento di riconoscimento, ovvero lo stesso non è valido - nella domanda mancano solo alcuni dati non essenziali per l istruttoria, o gli stessi sono desumibili da altra documentazione allegata - la domanda non è compilata correttamente in quanto si rilevano dei dati errati riconducibili a meri errori materiali in quanto è stato trascritto un dato errato al posto di un dato esatto Per le risoluzioni di anomalie, limitatamente a quelle emerse nella fase di ricevibilità/ammissibilità amministrativa, occorre tener conto delle seguenti indicazioni: 1. Se il dato mancante o l errore materiale riguarda la parte anagrafica (ad esempio errata indicazione della P. IVA, del codice fiscale, dell indirizzo o della data di nascita) e comunque le parti che non influiscono sulla richiesta del premio, né sul calcolo del contributo, le risoluzioni di anomalie sono ammissibili a seguito di verifica da parte del CAA della documentazione pertinente; I Centri di servizio provvedono alla correzione delle singole anomalie attraverso la funzione di revisione e all aggiornamento dei dati contenuti nell anagrafe di. 4.2 Attestazione circa gli esiti delle verifiche svolte e successivi adempimenti Il Centro Servizi provvede: a) ad attestare gli esiti delle verifiche svolte mediante la compilazione e la sottoscrizione della check-list secondo i modelli predisposti da la check-list dovrà essere compilata in tutte le sue parti per attestare l effettuazione delle operazioni indicate con le modalità operative riportate nell allegato C; b) a trasmettere, per le domande con esito negativo ed ai fini della conclusione del procedimento: -la comunicazione al richiedente con lettera raccomandata, delle motivazioni di non ammissibilità. Tale comunicazione dovrà essere inviata per conoscenza ad (allegato B),

10 Manuali operativi Pagina 10 di 15 -la comunicazione ad delle irregolarità 1 rilevate. con la conseguente trasmissione del fascicolo domanda; c) relazione di fine attività secondo lo schema di cui all Allegato E da presentare entro 10 giorni lavorativi decorrenti dalla scadenza dei termini di cui al paragrafo Fasi 1 e 2 - degli Adempimenti procedurali vigenti approvati da. 1 La definizione di irregolarità figura all articolo 1, paragrafo 2 del regolamento (CE, Euratom) n. 2988/95: costituisce irregolarità qualsiasi violazione di una disposizione del diritto comunitario derivante da un azione o un omissione di un operatore economico che abbia o possa avere come conseguenza un pregiudizio al bilancio generale delle Comunità o ai bilanci da queste gestite, attraverso la diminuzione o la soppressione di entrate provenienti da risorse proprie percepite direttamente per conto delle Comunità, ovvero una spesa indebita.

11 Manuali operativi Pagina 11 di 15 Allegato A Check-list di misura disponibile sull ANAGRAFE

12 Manuali operativi Pagina 12 di 15 Allegato B Timbro per visto documento Codice identificativo documento ART A Ammissibilità amministrativa Ammissibilità tecnica Visto

13 Manuali operativi Pagina 13 di 15 Allegato C : Modalità Operative compilazione Check list Domanda premio ovicaprini - Esito positivo: contrassegnare con - Esito negativo inserire motivazione come da tabella seguente: Istanza ovicaprini ricevuta oltre i termini Istanza ovicaprini non firmata Istanza ovicaprini con firma illeggibile o comunque non regolare Istanza ovicaprini compilata su modulistica non conforme ovvero non sono stati compilati interi quadri essenziali per l istruttoria Istanza ovicaprini inviata con modalità diverse rispetto a quelle prescritte dal bando (posta ordinaria, più domande in unica busta, ect. Istanza ovicaprini inviata con mancanza della documentazione obbligatoria prevista dal bando Fuori termine Firma assente Firma non valida Modulistica non conforme Invio non conforme Documentazione non completa - Esito positivo sanato, contrassegnare con e inserire motivazione come da tabella seguente: Istanza con documentazione scaduta o non valida (Tale documentazione può essere sanata anche con dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà o autocertificazione) Istanza non compilata correttamente, in quanto si rilevano dei dati errati riconducibili a meri errori materiali, in quanto è stato trascritto un dato errato al posto di un dato giusto Istanza mancante di alcuni dati non essenziali ai fini dell istruttoria, o gli stessi sono desumibili da altra documentazione allegata Documentazione sanata Documentazione sanata Documentazione sanata

14 Manuali operativi Pagina 14 di 15 Allegato D Comunicazione di non ricevibilità/ammissibilità amministrativa ART A Agenzia Regionale Toscana Erogazioni Agricoltura (L.R. 19 novembre 1999, n. 60) Servizio Tecnico e di Autorizzazione Prot. N. Data, ALLEGATI: OGGETTO: OCM Settore Ovicaprini; domanda n. CUAA Denominazione RACCOMANDATA A.R. Al Sig. In riferimento alla domanda di cui all oggetto, si dichiara che l istruttoria amministrativa si è conclusa con esito negativo per la seguente motivazione:. Ai sensi dell art. 39 della L.R. 9/95 la presente comunicazione è trasmessa ai fini della conclusione del procedimento; contro di essa è data facoltà di ricorrere agli organi giurisdizionali o, in via amministrativa, al Presidente della Repubblica. Data, Per ART A Il Centro Servizio Convenzionato. (timbro e firma del responsabile del procedimento)

15 Manuali operativi Pagina 15 di 15 Allegato E - Schema Relazione fine attività Spett.le Via San Donato, 42/ FIRENZE Oggetto: Relazione di fine attività relativa all OCM Ovicaprini relativo alla campagna Il sottoscritto, Responsabile del CAA.con sede in..struttura Operativa di Comunica: - di aver terminato l attività istruttoria per la campagna.relativamente all OCM Ovicaprini; - che presso la Struttura Operativa di sono state presentate n pratiche; - che le domande esaminate con esito positivo sono state n.; - che le domande esaminate con esito negativo sono state n.; - che le problematiche particolari riscontrate in singole pratiche sono state le seguenti (.- indicazione delle problematiche particolari riscontrate). Si trasmettono in allegato: - gli elenchi delle domande positive e negative; - copie delle comunicazioni inviate agli utenti non ammessi al finanziamento (soltanto nel caso in cui non siano state inviate in precedenza). Luogo e data Il Responsabile (Timbro e firma)