CIRCOLARE INTERNA N 2 DEL 04/02/2016

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1 CIRCOLARE INTERNA N 2 DEL 04/02/2016 SETTORE EMITTENTE: AMMINISTRAZIONE UFFICIO REDATTORE: Uffici Cntrll di Gestine RESPONSABILE: Maria Cristina Trinca REDATTORE: Pallcchi Andrea SETTORI COINVOLTI : Operatin, Cmmerciale, Amministrazine UFFICI COINVOLTI: Cntabilità magazzin, Lgistica, Acquisti, Vendite, Cntabilità generale. Respnsabile e cntrllre dell applicazine della prcedura: Pallcchi Andrea. Int a.pallcchi@xpres.it OGGETTO : Tracciabilità flussi finanziari appalti PA PROCEDURE COINVOLTE:. NORMA PREVISTA ALLEGATO : Nrmativa Antimafia PA - Legge n Sn tenuti all sservanza degli bblighi di tracciabilità tutti i sggetti sttpsti all applicazine del Cdice dei cntratti pubblici di cui al D.Lgs. n. 163/2006 (di seguit Cdice), vale a dire: le stazini appaltanti ; gli enti aggiudicatri. Tale nrmativa, pertant, si applica innanzitutt ai cntratti pubblici di appalt di lavri, di servizi e di frniture. Di cnseguenza, le nrme sulla tracciabilità dei flussi finanziari si applican in tutti i casi in cui sia stipulat un cntratt di appalt pubblic tra peratre ecnmic e cmmittente pubblic, indipendentemente dall esperiment men di una gara per l affidament dell pera del servizi e a prescindere dal valre, che può essere anche mdic. 2. Le interpretazini ANCE tendn a cmprendere in questa dizine gli appaltatri ed i lr frnitri (indipendentemente dalla tiplgia di prestazine, frniture prestazini d pera), i subappaltatri ed i relativi frnitri. Rimangn furi dall ambit delle tracciabilità i frnitri dei frnitri (chiarimenti ANCE ). Se i beni nn sn destinati immediatamente a cmmesse pubbliche, ciè se nn vengn acquistati appsitamente e quindi cnfluiscn nelle scrte di magazzin, nn si applican gli bblighi di tracciabilità prpri perché manca il presuppst di destinazine da una cmmessa pubblica. Ciò nn esclude la pssibilità di utilizzare tali beni in una più successive cmmesse pubbliche. Si suggerisce, cmunque, cme cnfermat da AVCP nella determinazine n. 10, di cnservare idnea dcumentazine per pter dimstrare gli acquisti per il magazzin e la destinazine successiva dei materiali, al fine di pter ricstruire a psteriri il fluss finanziari relativ a ciascuna cmmessa (chiarimenti ANCE).

2 3. Gli bblighi di tracciabilità si articlan essenzialmente in tre adempimenti: a. utilizz di cnti crrenti bancari pstali dedicati alle cmmesse pubbliche, anche in via nn esclusiva; b. effettuazine dei mvimenti finanziari relativi alle medesime cmmesse pubbliche esclusivamente cn l strument del bnific bancari pstale, vver cn altri strumenti di pagament idnei a cnsentire la piena tracciabilità delle perazini; c. indicazine, negli strumenti di pagament relativi ad gni transazine, del Cdice identificativ di gara (CIG) e, ve bbligatri ai sensi dell art. 11 della L. n. 3/2003, del Cdice unic di prgett (CUP) I pagamenti effettuati dalla PA a nstr favre e quelli effettuati da ni nei cnfrnti dei frnitri di beni devn transitare su cnt crrente dedicat, bancari pstale che è stat cmunicat alla PA; su tale cnt devn essere effettuate sia le perazini in entrata che quelle in uscita (pagamenti ed incassi). La nrma fa riferiment a cnti crrenti bancari pstali dedicati, anche nn in via esclusiva ; ciò si interpreta nel sens che gni perazine finanziaria, relativa a cmmesse pubbliche, deve essere realizzata tramite un più cnti crrenti bancari pstali, utilizzati anche prmiscuamente per più cmmesse, purché per ciascuna cmmessa sia effettuata la cmunicazine di cui al cmma 7 del medesim articl 3 circa il cnt i cnti utilizzati e nel sens che sui medesimi cnti pssn essere effettuati mvimenti finanziari anche estranei alle cmmesse pubbliche cmunicate. Da quant riprtat si desume che i predetti cnti crrenti dedicati alle cmmesse pubbliche pssn essere adperati cntestualmente anche per perazini che nn riguardan, in via diretta, il cntratt cui essi sn stati dedicati. In altri termini, nn tutte le perazini che si effettuan sul cnt dedicat devn essere riferibili ad una determinata cmmessa pubblica, ma tutte le perazini relative a questa cmmessa devn transitare su un cnt dedicat. È altresì ammess dedicare più cnti alla medesima cmmessa, csì cme dedicare un unic cnt a più cmmesse. Il cnt crrente dedicat dvrà essere cmunicat, se di nuva accensine, entr 7 girni dall apertura, mentre, se esistente, entr 7 girni dalla sua destinazine alla cmmessa pubblica e in gni cas prima che venga effettuata un perazine finanziaria relativa alla cmmessa pubblica cui viene dedicat (Determina AVCP n. 8 ). Ogni attre della filiera deve cmunicare i prpri cnti Il cmma 1 dell art. 3 della L. n. 136/2010 prevede che i mvimenti finanziari, relativi agli appalti pubblici, sian effettuati esclusivamente tramite l strument del bnific bancari pstale, vver cn altri strumenti purché idnei ad assicurare la piena tracciabilità delle perazini. In merit ccrre rilevare che il requisit della piena tracciabilità sussiste per i trasferimenti di fndi effettuati tramite bnific bancari pstale: le relative prcedure di pagament cntemplan infatti la pssibilità di inserire il CIG e il CUP nella dispsizine di pagament. Sn idnei ad assicurare la tracciabilità anche le ricevute bancarie (c.d. Ri.ba.). L Autrità sttlinea che, nel cas delle Ri.ba., l inseriment del CUP e CIG, richiest ai fini della tracciabilità, deve essere effettuat sin dall inizi da parte del creditre, ciè dal beneficiari del pagament, invece che dal debitre. Il servizi RID ad ggi invece nn cnsente l inseriment di CUP e CIG.

3 L Autrità permette pi la tracciabilità attenuata per I pagamenti destinati a dipendenti, cnsulenti e frnitri di beni e servizi rientranti tra le spese generali (cancelleria, canni per utenze e affitt ), nnché quelli destinati alla prvvista di immbilizzazini tecniche. Si deve prvvedere a tali pagamenti attravers un cnt crrente dedicat, anche in via nn esclusiva, ad un più cntratti pubblici. Cn riferiment tali pagamenti si ritiene che nn vada indicat il CIG/CUP. Tali pagamenti pssn essere effettuati anche cn strumenti diversi dal bnific bancari, purché idnei a garantire la piena tracciabilità essend esclus il ricrs del cntante per gni tip di perazine e per qualunque imprt. I pagamenti in favre di enti previdenziali, assicurativi e istituzinali, nnché quelli in favre di gestri e frnitri di pubblici servizi, vver quelli riguardanti tributi, pssn essere eseguiti anche cn strumenti diversi dal bnific bancari pstale e senza l indicazine del CIG/CUP, ferm restand l bblig di dcumentazine della spesa. Rientran nel nstr cas anche le assicurazini e fideiussini stipulate in relazine alla cmmessa (Determinazine n. 4 ). Per le spese girnaliere, di imprt inferire uguale a eur, (l AVCP interpreta eur per tiplgia di spesa e nn eur al girn) relative agli interventi di cui al cmma 1, pssn essere utilizzati sistemi diversi dal bnific bancari pstale senza l indicazine del CIG/CUP, fermi restand il diviet di impieg del cntante e l bblig di dcumentazine della spesa. L eventuale cstituzine di un fnd cassa cui attingere per spese girnaliere, salv l bblig di rendicntazine, deve essere effettuata tramite bnific bancari pstale altr strument di pagament idne a cnsentire la tracciabilità delle perazini, in favre di un più dipendenti. Da ultim ccrre menzinare che, ai fini della tracciabilità, nn deve venire dispersa l infrmazine finanziaria identificativa del cntratt del finanziament pubblic a cui è crrelata gni singla mvimentazine di denar sggetta a tracciabilità; il che implica la necessità che sia in grad di registrare e cnservare nel prpri sistema tale infrmazine nde renderla accessibile ed esibirla a richiesta degli rganismi deputati ai cntrlli. Ai sensi dell art del Cdice civile, gli intermediari devn cnservare tale dcumentazine per 10 anni Gli strumenti di pagament devn riprtare, in relazine a ciascuna transazine psta in essere, il cdice identificativ di gara (CIG) attribuit dall Autrità di vigilanza sui cntratti pubblici di lavri, servizi e frniture su richiesta della stazine appaltante e, ve bbligatri ai sensi dell articl 11 della legge 16 gennai 2003, n. 3, il cdice unic di prgett (CUP). L ABI ha cnfermat che i cdici CIG e CUP pssn essere inseriti nei campi infrmativi delle prcedure dei bnifici e della riba. Per la crretta indicazine dvrà essere inserit nell spazi destinat alla trascrizine della mtivazine del pagament. Nel cas in cui due sggetti della filiera sian bbligati l un vers l altr, è cnsentita la cmpensazine dei reciprci crediti ai sensi dell art del cdice civile; l Autrità raccmanda di sservare stringenti misure di rendicntazine atte a prvare l avvenuta cmpensazine.

4 SANZIONI PREVISTE DALLA NORMA In prim lug va dett che ai sensi dell articl 3 cmma 9-bis Il mancat utilizz del bnific bancari pstale, vver degli altri strumenti idnei a cnsentire la piena tracciabilità delle perazini, cstituisce causa di risluzine del cntratt. E pprtun, a quest punt, elencare tutte le sanzini previste nell iptesi in cui un più adempimenti richiesti dalla nrmativa nn vengan rispettati. In particlare si applican le seguenti sanzini: 1. Dal 5% al 20% del valre della transazine se la transazine nn passa tramite Banca Psta; 2. Dal 2% al 5% del valre della transazine se il cnt crrente dedicat viene reintegrat cn mdalità differenti dal bnific; 3. Dal 2% al 10% del valre della transazine se la transazine avviene: tramite un cnt nn dedicat; tramite un strument divers dal bnific bancari pstale; vver senza indicare nel bnific bancari pstale il CIG. 4. Da eur 500,00 ad eur 3.000,00 in cas di messa, tardiva parziale cmunicazine alla stazine appaltante entr 7 girni dall accensine del cnt crrente delle seguenti infrmazini: IBAN; generalità e cdice fiscale delle persne delegate ad perare sul cnt crrente medesim. DISPOSIZIONI INTERNE XPRES: Settre cinvlti e fasi della filiera prduttiva. Settre cmmerciale Uffici gestine MEPA Acquisizine rdine gara Inseriment rdine su Finbuc cn Cig e Cup Dichiarazine per la tracciabilità dei flussi finanziari Finbuc su BPS Dichiarazine per la tracciabilità dei flussi finanziari Xpres su BPS Ordine inserit su Finbuc, ribaltat su Xpres, si ribalta il Cig e il Cup se previst In cas di gara inserita sul cliente la cmmessa dve viene identificat CUP e CIG viene riprtata in autmatic sui dcumenti che verrann emessi per quel cliente. Settre cmmerciale Uffici cmmerciali interni Acquisizine rdine - Tutti i clienti devn dichiarare il Cig e il Cup, se previst, del lr cliente ente pubblic. - Tutti gli rdini sn cn cnsegna unica e fatturazine accmpagnatria. Mdificat il prcess rdine web: per gni nuva destinazine il sistema richiede se il destinatari è un ente; in cas affermativ nel camp IPa della destinazine verrà inserit un SI, mentre in cas di rispsta negativa verrà inserit un NO. In futur, su tale destinazine, nn verrà più psta alcuna dmanda, ma si renderà bbligatri inserire un CIG.

5 In cas di fattura del Cmune di Milan inserire il CIG Milan manualmente. Settre cmmerciale Uffici acquisti Ordine a frnitre Settre cmmerciale Uffici acquisti Xpres Ordine a frnitre 1) Ordini cn destinazine cliente ente di Xpres 2) Ordini cn destinazine cliente ente di Finbuc 3) Ordini cn destinazine cliente ente del ns. Rivenditre Verificare che ci sia Cig e Cup negli rdini frnitri. Tutti gli rdini a frnitri destinati a clienti ente di Finbuc devn essere inltrati cme Finbuc. L uffici EDP rilascia nuve prcedure di spacchettament intern a Finbuc e inseriment rdini autmatic su ADVEO, Esprinet, C. Grss. Settre Operatin Uffici cntabilità di magazzin Xpres Verificare che all intern di ddt e fatture relative a spedizini ship-t a ente sia indicat il CIG. Settre Operatin Uffici cntabilità di magazzin Finbuc Verificare che all intern di ddt e fatture relative a spedizini ship-t a ente sia indicat il CIG. Settre finanziari Uffici tesreria Finbuc Pagamenti fatture frnitri cn Cig - bnific riba dedicati. Settre finanziari Uffici tesreria Xpres Pagamenti fatture frnitri cn Cig - bnific riba dedicati. Per qualsiasi dubbi rivlgersi al respnsabile dell applicazine della prcedura. La Direzine Generale Giuseppe Buccella