Sistema Telematico Acquisti (SATER): manuale per la Pubblica Amministrazione

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1 TMintercent-TMintercent-TMintercent-TMintercent Sistema Telematico Acquisti (SATER): manuale per la Pubblica Amministrazione Richiesta Codifica e Macroprodotti

2 Sommario 1 INTRODUZIONE CODIFICA... 1 Richiesta Codifica... 3 Togli Codifica...14 Invio Richiesta Codifica Aggiorna Codifiche RICERCA MACROPRODOTTI TABELLA DELLE FIGURE... 22

3 1 INTRODUZIONE Il presente manuale illustra le modalità che, in fase di indizione di una procedura di gara e qualora il modello del bando/invito selezionato preveda la codifica dei prodotti (macroprodotti), consentono: - la codifica dei prodotti; - la ricerca dei prodotti già codificati e presenti in anagrafica. Per utilizzare le relative funzionalità, è necessario innanzitutto effettuare l accesso alla propria Area Riservata, inserendo le credenziali nella schermata di login della piattaforma di e- procurement di Intercent-ER, che può essere raggiunta dalla homepage del sito web dell Agenzia ( o direttamente dall indirizzo 2 CODIFICA In generale, il processo di codifica prevede le seguenti fasi: 1) richiesta di codifica dei prodotti da parte dell'utente della Stazione Appaltante che sta predisponendo il bando/invito della procedura di gara; 2) codifica automatica dei prodotti da parte del Sistema; 3) aggiornamento dei prodotti codificati nel bando di gara da parte dell'utente della Stazione Appaltante. ATTENZIONE: l'esempio che segue mostra indicazioni per la Richiesta di Codifica di una procedura "multilotto"; le medesime indicazioni sono valide anche per una procedura di gara "monolotto". Se il modello del bando/invito relativo alla procedura prevede la codifica dei Macroprodotti, nelle sezioni Prodotti o Lotti (rispettivamente nel caso di una procedura monolotto e multilotto ), oltre ai comandi Aggiungi e Verifica Informazioni, saranno messi a disposizione dell'utente che sta predisponendo il modello i seguenti comandi aggiuntivi: Intercent-ER Richiesta Codifica e Macroprodotti 1

4 a) Ricerca Macroprodotti: consente la ricerca dei prodotti già codificati. Attraverso la ricerca e la selezione dei prodotti, verranno automaticamente compilati tutti i campi relativi alle informazioni indicate all'atto della codifica del prodotto; b) Attiva Richiesta Codifiche: consente di avviare l iter di Codifica per i prodotti non ancora codificati; c) Aggiorna Codifiche: consente, a codifica avvenuta, di aggiornare la tabella Elenco Prodotti con i prodotti codificati. In fase di indizione della Procedura di Gara, una volta predisposte le righe della tabella Elenco Prodotti con tutte le informazioni che si ritengono opportune nella sezione di riferimento ( Prodotti / Lotti ) e dopo aver cliccato sul comando Verifica Informazioni, il Sistema evidenzierà nella colonna Esito Riga di ogni prodotto eventuali anomalie. Per maggiori dettagli in merito alla compilazione della tabella, consultare il manuale relativo all Indizione della procedura di gara di interesse. In particolare, nel caso in cui siano state predisposte righe relative a prodotti non ancora codificati e, dunque, non disponibili nell'elenco di ricerca dei macroprodotti, la verifica delle informazioni rileverà per questi la mancanza dell'informazione "Codice Regionale e sarà necessario attivare la richiesta di codifica, come descritto nel capitolo seguente. Figura 1: Elenco Prodotti Intercent-ER Richiesta Codifica e Macroprodotti 2

5 Richiesta Codifica Predisposta la tabella Elenco Prodotti, per codificare gli articoli, cliccare sul comando Attiva Richiesta Codifiche posizionato nella toolbar posta sopra alla tabella. Si specifica che, per le iniziative che presentano, in più lotti, macroprodotti con voci di dettaglio identiche (ad esempio: fornitura di risme di carta, in lotti con differenziazione geografica) è opportuno inviare la richiesta di codifica dei prodotti con il primo lotto interessato e non alla fine del procedimento. In tal modo i codici di prodotto che verranno generati saranno univoci e potranno essere utilizzati anche per tutti i lotti successivi. Figura 2: Attiva Richiesta Codifiche In alto alla schermata relativa al documento che consente di selezionare i prodotti da codificare, è presente una toolbar per la gestione del documento attraverso i seguenti comandi: Crea Richieste: per creare il documento di richiesta di codifica per i prodotti relativi al determinato ambito; Stampa: per stampare le informazioni visualizzate; Esporta in xls: per esportare in xls le informazioni visualizzate; Chiudi: per chiudere il documento e tornare alla schermata precedente. A seguire viene poi riportato il nominativo dell Utente, il Titolo documento e la tabella con gli articoli inseriti nella sezione Prodotti/Lotti del bando/invito, che richiedono la codifica. Intercent-ER Richiesta Codifica e Macroprodotti 3

6 Inoltre, verranno riportate in automatico tutte le informazioni precedentemente indicate nella sezione Prodotti/Lotti, rese editabili per eventuali modifiche e/o sarà possibile indicarne ulteriori negli appositi campi. In alternativa, è possibile inserire le informazioni nel documento di codifica che verrà creato all'atto della richiesta. ATTENZIONE: in ogni caso, per ciascun prodotto, l'unico elemento obbligatorio è costituito dalla DESCRIZIONE CODICE REGIONALE. Inserite/modificate eventuali informazioni, per procedere con la codifica dei prodotti, nel caso in cui gli articoli riportati in tabella afferiscano ad ambiti diversi (Farmaci, Dispositivi Medici, Altri Beni e Servizi), sarà necessario proseguire con più richieste di codifica, una per ogni ambito. In tal caso, sarà necessario cliccare sul comando Ambito e selezionare "Seleziona", per tutti gli articoli che afferiscono ad un ambito diverso, come mostrato dall immagine che segue. Ad esempio, se i prodotti che si intende codificare afferiscono all ambito Altri Beni, sarà necessario deselezionare i prodotti che appartengo ai restanti ambiti Farmaci, Dispositivi Medici e Servizi. Figura 3: Codifica per ambito Intercent-ER Richiesta Codifica e Macroprodotti 4

7 Predisposta correttamente la tabella, cliccare sul comando Crea Richieste posizionato nella toolbar in alto nella schermata. Figura 4: Crea Richieste ATTENZIONE: come indicato in precedenza, per ciascun prodotto da codificare, è obbligatoria l indicazione dell informazione DESCRIZIONE CODICE REGIONALE. Nel caso in cui tale informazione non venisse inserita per uno o più prodotti, all atto del clic sul comando Crea Richieste verrà mostrato il seguente messaggio. Figura 5: Messaggio di Errore - Obbligatorietà Descrizione Codice Regionale Una volta creata la richiesta, in alto nel documento che verrà mostrato, è presente una toolbar per la gestione dello stesso con i seguenti comandi: Intercent-ER Richiesta Codifica e Macroprodotti 5

8 Salva: per salvare la Richiesta a cui si sta lavorando e renderla disponibile in futuro per il completamento nella sezione Documenti del bando/invito; Figura 6: Documenti - Codifica prodotti "In lavorazione" Invia: per inviare la richiesta ed avviare la codifica automatica da parte del Sistema; Stampa: per stampare le informazioni visualizzate; Esporta in xlsx: per esportare il dettaglio della richiesta in formato Excel; Chiudi: per tornare sulla pagina precedente. Nell area di intestazione vengono mostrate invece alcune informazioni identificative del documento quali il Compilatore (l'utente che ha creato la richiesta), l'utente in Carico (l'utente che ha in quel momento in carico il documento di richiesta), il Titolo documento compilato con un testo di default, modificabile per eventuali personalizzazioni, e la Fase attribuita al documento, che inizialmente risulterà "In lavorazione". Le informazioni Registro di Sistema e Data invio verranno invece automaticamente generate all'atto dell'invio della richiesta. Nell area sottostante, nella sezione Testata, vengono riportate le informazioni, non editabili, relative all Ente che sta effettuando la richiesta, l Ambito della richiesta, il Registro Richiesta e l Oggetto Richiesta Codifica Prodotti. Figura 7: Codifica prodotti Nella sezione Prodotti vanno indicati i beni o i servizi oggetto della richiesta di codifica. Intercent-ER Richiesta Codifica e Macroprodotti 6

9 A seconda dell'ambito selezionato, verrà mostrata la tabella Elenco Prodotti rappresentante il modello con gli attributi da specificare. Nella tabella verranno riportati i prodotti per cui si sta richiedendo la codifica e, per questi, verranno riportate in automatico le informazioni precedentemente indicate e rese editabili per eventuali modifiche e/o sarà possibile indicarne ulteriori negli appositi campi. Figura 8: Codifica prodotti - Prodotti Nel caso in cui un prodotto da codificare presenti caratteristiche simili - o in parte uguali - ad un prodotto già codificato, per velocizzare il procedimento di richiesta, è possibile selezionare il prodotto codificato e modificare le informazioni di interesse. In tal caso, per procedere, cliccare sull'icona nella colonna Apri. Figura 9: Codifica prodotti - Apri Verrà mostrata un area nella quale è possibile impostare uno o più filtri per la ricerca degli articoli codificati. Per maggiori dettagli in merito alla ricerca, consultare il capitolo Ricerca Macroprodotti. Intercent-ER Richiesta Codifica e Macroprodotti 7

10 Figura 10: Apri - Ricerca Macroprodotti Nel caso in cui un prodotto codificato venga aggiunto al documento di codifica secondo il procedimento appena descritto, questo verrà inserito nella tabella Elenco Prodotti e verranno riportate tutte le relative informazioni. Figura 11: Apri Prodotti codificati Per sbloccare le informazioni in modo da consentirne la modifica, sarà necessario cliccare sul comando Togli Codifica posizionato nella toolbar in alto alla tabella. Per maggiori dettagli, consultare il paragrafo Togli Codifica. In generale, la compilazione della tabella Elenco Prodotti prevede, per ciascun prodotto, l'inserimento delle informazioni negli appositi campi predisposti, richieste come obbligatorie a seconda dell ambito selezionato. Predisporre la tabella con le informazioni che si ritengono opportune. Nell'esempio che segue viene indicata l'informazione LIVELLO. Intercent-ER Richiesta Codifica e Macroprodotti 8

11 Figura 12: Elenco Prodotti - Compilazione ATTENZIONE: l informazione DESCRIZIONE CODICE REGIONALE è obbligatoria e dovrà essere indicata per ciascun prodotto se non presente nell apposito campo. Quest ultima deve essere necessariamente univoca rispetto alle descrizioni dei codici regionali relative ai prodotti già codificati. Nel caso in cui venisse indicata una descrizione già utilizzata per altre codifiche, verrà mostrato il seguente messaggio Descrizione Codice Regionale deve essere univoca nell'elenco Codifiche Macroprodotti. Inoltre, a seconda dell ambito, verrà richiesto l inserimento di determinate informazioni, indicato dall icona nella colonna EsitoRiga della tabella. Nell esempio che segue, nel caso dell ambito di altri beni/servizi, per ciascun prodotto, è richiesto il CPV. Nel caso in cui tale informazione non sia stata già indicata nel documento Seleziona Prodotti da codificare (o nella tabella Elenco Prodotti del bando/invito), cliccare sul comando per selezionare il codice. Figura 13: CPV Intercent-ER Richiesta Codifica e Macroprodotti 9

12 Successivamente, nella schermata che verrà mostrata, la selezione potrà essere effettuata attraverso due modalità: a) digitare la parola chiave per cui si intende effettuare la ricerca nell'apposito campo, cliccare sul comando, selezionare il risultato di interesse e cliccare sul comando. Figura 14: CPV - Modalità 1 b) navigare all'interno della struttura ad albero attraverso i comandi, selezionare il codice di interesse e cliccare sul comando. Intercent-ER Richiesta Codifica e Macroprodotti 10

13 Figura 15: CPV - Modalità 2 Completata la tabella con tutte le informazioni, cliccare sul comando Verifica Informazioni presente nella toolbar in alto. Figura 16: Prodotti - Verifica Informazioni Il Sistema verificherà la presenza di eventuali anomalie nella compilazione della tabella Elenco Prodotti e, nel caso in cui non sia presente alcun errore, un messaggio di informazione a video confermerà l'operazione. Cliccare su per chiudere il messaggio. La corretta compilazione di ciascuna riga, verrà segnalata dall icona EsitoRiga. nella colonna Intercent-ER Richiesta Codifica e Macroprodotti 11

14 Figura 17: Messaggio di conferma esito informazioni Nel caso in cui sia invece presente qualche errore nella predisposizione della tabella, un messaggio di informazione a video avvertirà l utente e sarà necessario procedere con la correzione delle anomalie evidenziate. In tal caso, il campo Esito verifica informazioni predisposto al di sopra della tabella Elenco Prodotti, verrà alimentato con l esito negativo della verifica e gli errori verranno segnalati dall icona nella colonna EsitoRiga, con annessa motivazione, come mostrato dall immagine che segue. Figura 18: Messaggio di errore - presenza anomalie Nel caso in cui sia necessario inserire un ulteriore articolo da codificare, cliccare sul comando Aggiungi posizionato nella toolbar posta sopra alla tabella ed inserire le informazioni richieste nella riga che verrà aggiunta in coda agli articoli. Intercent-ER Richiesta Codifica e Macroprodotti 12

15 Figura 19: Prodotti - Aggiungi In generale: - la corretta compilazione della riga della tabella Elenco Prodotti verrà segnalata dal simbolo nella colonna EsitoRiga di ciascun macroprodotto/servizio indicato; - nel caso in cui nella compilazione della tabella Elenco Prodotti siano stati commessi errori, eventuali anomalie verranno segnalate nella colonna EsitoRiga, dal simbolo con annessa motivazione. In tal caso sarà necessario correggere le anomalie evidenziate modificando le informazioni e richiedere nuovamente la verifica della tabella Elenco Prodotti cliccando sul comando Verifica Informazioni. Figura 20: Prodotti - Esito Riga Intercent-ER Richiesta Codifica e Macroprodotti 13

16 Nella sezione è possibile visualizzare lo storico delle operazioni eseguite in ordine cronologico dagli utenti in merito alla richiesta di codifica inviata, come mostrato dall'immagine che segue. In particolare, verrà mostrata la Data, l Utente che ha compiuto l operazione ed il relativo Stato. Prima dell invio, verrà mostrata solo la riga relativa alla compilazione del documento. Figura 21: Codifica prodotti - Cronologia Compilato correttamente il documento, sarà necessario procedere con l invio della richiesta di codifica, come descritto nel paragrafo Invio Richiesta Codifica. Togli Codifica Per rimuovere la codifica per i prodotti presenti nella tabella nel caso in cui uno o più prodotti siano stati selezionati dall elenco di quelli già codificati - prima di procedere con l'invio del documento, cliccare sul comando Togli Codifica posizionato nella toolbar in alto alla tabella. Figura 22: Prodotti - togli Codifica Un messaggio di informazione a video confermerà l'operazione. Ed i campi relativi alle informazioni verranno resi editabili per le modifiche/personalizzazioni. Cliccare su per chiudere il messaggio. Figura 23: Messaggio di conferma togli codifica Intercent-ER Richiesta Codifica e Macroprodotti 14

17 Invio Richiesta Codifica Inserite tutte le informazioni richieste, cliccare sul comando Invia posizionato nella toolbar in alto nella schermata per inviare la richiesta di codifica e procedere dunque con la codifica automatica dei macroprodotti. Figura 24: Invia La Fase del documento cambierà da "In lavorazione" ad "Inviato" ed un messaggio di informazione a video confermerà l'operazione. Cliccare su per chiudere il messaggio. Figura 25: Messaggio di conferma invio Intercent-ER Richiesta Codifica e Macroprodotti 15

18 ATTENZIONE: successivamente all'invio, dalla sezione Prodotti / Lotti del bando/invito, attraverso il comando "Attiva Richiesta Codifiche", sarà necessario ripetere le operazioni appena descritte n volte, a seconda di quanti sono gli ambiti dei prodotti ancora non codificati. Per maggiori dettagli, consultare il paragrafo Aggiorna Codifiche. Inviata la richiesta di codifica, lo Stato del documento Richiesta Codifica di Prodotto verrà aggiornato in Evaso mentre lo Stato del documento Codifica prodotti cambierà in Inviato. Figura 26: Documenti In particolare, per visualizzare il dettaglio delle codifiche dei prodotti, cliccare sul comando nella colonna Apri del documento Codifica prodotti. Figura 27: Apri documento codifica Nella sezione Prodotti verrà riportato il dettaglio delle codifiche. Figura 28: Prodotti codificati Aggiorna Codifiche Avvenuta la codifica automatica, all utente che ha inviato la richiesta verrà inviata un' di notifica, a seguito della quale sarà possibile completare la predisposizione del bando/invito relativo alla Procedura di Gara. Per aggiornare la tabella con i prodotti codificati e le relative informazioni, cliccare sul comando Aggiorna Codifiche presente nella toolbar in alto nella tabella Elenco Prodotti della sezione di riferimento ( Prodotti / Lotti ). Intercent-ER Richiesta Codifica e Macroprodotti 16

19 Figura 29: Aggiorna Codifiche Un messaggio a video informerà l utente sull esito delle righe inserite e si potrà procedere alla normale compilazione del bando/invito. In automatico nella tabella Elenco Prodotti verranno aggiornate tutte le informazioni inerenti alle codifiche richieste e verrà modificato l'esito Riga in cui in precedenza erano presenti le anomalie relative ai prodotti non codificati. Figura 30: Esito Riga Intercent-ER Richiesta Codifica e Macroprodotti 17

20 3 RICERCA MACROPRODOTTI La funzionalità Ricerca Macroprodotti consente di inserire delle righe nella tabella Elenco prodotti (che nel caso di una gara "multilotto" rappresentano anche le voci del singolo lotto), effettuando una ricerca tra i macroprodotti già codificati ai quali, pertanto, potrebbero essere state già associate una serie di informazioni che in automatico vanno ad alimentare i campi presenti nella tabella. Per avviare la ricerca, nella sezione dei prodotti del bando di gara che si sta predisponendo, cliccare sul comando Ricerca Macroprodotti presente nella toolbar in alto nella schermata. Figura 31: Ricerca Macroprodotti Nella schermata che verrà mostrata, inserire uno o più criteri di ricerca e cliccare sul comando. ATTENZIONE: nell'esempio che segue viene impostato il criterio "DESCRIZIONE CODICE REGIONALE". Intercent-ER Richiesta Codifica e Macroprodotti 18

21 Figura 32: Area di ricerca Al di sotto dell'area di ricerca, saranno mostrati tutti i prodotti e i servizi individuati, sulla base dei criteri impostati. Per selezionare il prodotto/servizio da inserire nella tabella Elenco prodotti, è possibile procedere attraverso due modalità: 1) cliccare sulla check box per selezionare il risultato di interesse e successivamente sul comando Aggiungi. Figura 33: Aggiungi macroprodotto - Modalità 1 Intercent-ER Richiesta Codifica e Macroprodotti 19

22 2) cliccare sul comando relativo al risultato di interesse. Figura 34: Aggiungi macroprodotto - Modalità 2 Selezionati i prodotti, in entrambi i casi, un messaggio di informazione a video confermerà l'operazione. Cliccare su per chiudere il messaggio. Figura 35: Messaggio di conferma inserimento macroprodotti Successivamente, cliccare su Chiudi per tornare alla schermata precedente. Intercent-ER Richiesta Codifica e Macroprodotti 20

23 Figura 36: Chiudi Verranno in automatico aggiunte delle righe alla tabella Elenco prodotti, a seconda del numero dei macroprodotti aggiunti mediante la funzionalità di ricerca. Figura 37: Prodotti aggiornati Intercent-ER Richiesta Codifica e Macroprodotti 21

24 4 TABELLA DELLE FIGURE 5 Le immagini sono puramente indicative e possono subire variazioni 6 Figura 1: Elenco Prodotti... 2 Figura 2: Attiva Richiesta Codifiche... 3 Figura 3: Codifica per ambito... 4 Figura 4: Crea Richieste... 5 Figura 5: Messaggio di Errore - Obbligatorietà Descrizione Codice Regionale... 5 Figura 6: Documenti - Codifica prodotti "In lavorazione"... 6 Figura 7: Codifica prodotti... 6 Figura 8: Codifica prodotti - Prodotti... 7 Figura 9: Codifica prodotti - Apri... 7 Figura 10: Apri - Ricerca Macroprodotti... 8 Figura 11: Apri Prodotti codificati... 8 Figura 12: Elenco Prodotti - Compilazione... 9 Figura 13: CPV... 9 Figura 14: CPV - Modalità Figura 15: CPV - Modalità Figura 16: Prodotti - Verifica Informazioni Figura 17: Messaggio di conferma esito informazioni Figura 18: Messaggio di errore - presenza anomalie Figura 19: Prodotti - Aggiungi Figura 20: Prodotti - Esito Riga Figura 21: Codifica prodotti - Cronologia Figura 22: Prodotti - togli Codifica Figura 23: Messaggio di conferma togli codifica Figura 24: Invia Figura 25: Messaggio di conferma invio Figura 26: Documenti Figura 27: Apri documento codifica Figura 28: Prodotti codificati Figura 29: Aggiorna Codifiche Figura 30: Esito Riga Figura 31: Ricerca Macroprodotti Figura 32: Area di ricerca Figura 33: Aggiungi macroprodotto - Modalità Figura 34: Aggiungi macroprodotto - Modalità Figura 35: Messaggio di conferma inserimento macroprodotti Figura 36: Chiudi Figura 37: Prodotti aggiornati Intercent-ER Richiesta Codifica e Macroprodotti 22

25 Intercent-ER Via dei Mille, Bologna Tel.: / Fax: Call Center: numero verde info.intercenter@regione.emilia-romagna.it Intercent-ER Richiesta Codifica e Macroprodotti 23