SATER Sistema Acquisti Telematici dell Emilia-Romagna: manuali per le Pubbliche Amministrazioni

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1 SATER Sistema Acquisti Telematici dell Emilia-Romagna: manuali per le Pubbliche Amministrazioni Indizione di una Consultazione Preliminare di Mercato Intercent-ER Indizione di una consultazione preliminare di mercato 1

2 Sommario 1. INTRODUZIONE INDIZIONE E GESTIONE DI UNA CONSULTAZIONE PRELIMINARE DI MERCATO Consultazioni Preliminari di Mercato... 4 Creazione di una Consultazione Preliminare di Mercato... 5 Testata... 7 Atti... 9 Busta Documentazione Riferimenti Note Cronologia Documenti Risposte alla Consultazione Conclusioni Consultazione delle Risposte Comunicazioni Creazione della Comunicazione Visualizzazione della Conversazione sulle Comunicazioni Annotazioni INDICE DELLE FIGURE Intercent-ER Indizione di una consultazione preliminare di mercato 2

3 1. INTRODUZIONE Nel presente manuale vengono illustrate le modalità per indire una Consultazione Preliminare di Mercato e per gestirla fino alla fase di valutazione delle Risposte e successiva chiusura. Questo strumento permette alla Pubbliche Amministrazioni di acquisire maggiori informazioni tecniche ed operative nella preparazione degli appalti. Si tratta di un istituto mediante il quale si consente alle Stazioni Appaltanti di acquisire forme di consulenza gratuite ed agli operatori di mercato di acquisire informazioni rilevanti circa l appalto in via di definizione. Per predisporre una Consultazione Preliminare di Mercato, è necessario innanzitutto accedere alla schermata di login del Sistema Acquisti Telematici dell Emilia-Romagna (SATER), che può essere raggiunta dalla homepage del sito web dell Agenzia ( cliccando sul link Sistema Acquisti - SATER presente nel box grigio Area riservata in alto a destra, o direttamente dall indirizzo Il gruppo funzionale Consultazioni Preliminari di Mercato, collocato nel menu verticale a sinistra dell area riservata, consente quindi di indire e gestire questo tipo di procedura. Nello specifico, il gruppo Consultazioni Preliminari di Mercato dà accesso alle seguenti funzioni: Consultazioni Preliminari di Mercato; Documenti in Approvazione; Quesiti da Evadere; Quesiti Lavorati; Quesiti Evasi. Intercent-ER Indizione di una consultazione preliminare di mercato 3

4 2. INDIZIONE E GESTIONE DI UNA CONSULTAZIONE PRELIMINARE DI MERCATO 2.1 Consultazioni Preliminari di Mercato Per accedere alla funzione Consultazioni Preliminari di Mercato e visualizzare le eventuali Procedure già indette o in bozza, dal menu di sinistra dell area riservata fare clic sul gruppo funzionale Consultazioni Preliminari di Mercato e quindi sulla prima voce. Apparirà la seguente schermata: Figura 1: Consultazioni Preliminari di Mercato Nella parte alta della schermata, è presente innanzitutto un area di filtro che consente all utente di effettuare ricerche, in base ad uno o più criteri (es. Registro di Sistema, Nome, Appalto Verde, Appalto Sociale), tra le Consultazioni presenti nella lista. Al centro, sotto l area di ricerca, è riportata una toolbar in cui sono presenti i seguenti comandi: Nuovo, Elimina, Stampa Lista, Esporta xls, Seleziona. Sotto la toolbar viene presentato l elenco in forma tabellare di tutte le Consultazioni Preliminari di Mercato predisposte e/o pubblicate dalla P.A., ordinate per data prevista di scadenza delle risposte (dalla più recente alla meno recente). Per ogni procedura è possibile visualizzare il dettaglio (cliccando sull icona a forma di lente di ingrandimento disponibile nella colonna Apri ) e una serie di caratteristiche quali Registro di Sistema, Nome, Intercent-ER Indizione di una consultazione preliminare di mercato 4

5 Oggetto, Rispondere entro il, Importo, N. Documenti ricevuti, N. Quesiti ricevuti, Fase. In particolare, lo stato che una Procedura di Gara può assumere è: 1. In Lavorazione: la Consultazione è stata predisposta (Salvata) ed è in attesa di essere inviata; 2. In Approvazione: la Consultazione è stata inoltrata per l approvazione all utente definito come Responsabile del procedimento (in questo caso non è possibile modificarne le informazioni e può solo essere valutata dal responsabile indicato); 3. Pubblicato: la Consultazione è stata approvata dal Responsabile del procedimento ed è quindi visibile agli Operatori Economici, che potranno presentare la Risposta; 4. Rifiutato: la Consultazione non è stata approvata dal Responsabile del Procedimento; 5. In Rettifica: la Procedura di Gara è in corso di rettifica; 6. Rettificato: la Procedura di Gara è stata rettificata; 7. Chiuso: quando in seguito ad invio di apposita comunicazione la consultazione viene chiusa e non è più possibile inviare risposte e/o ulteriori comunicazioni. Gli Utenti che possono creare una Consultazione Preliminare di mercato devono inserire tutte le informazioni e la documentazione necessaria, come illustrato nei prossimi paragrafi, e inviarla in approvazione al Responsabile del procedimento (se diverso dall Utente collegato), che potrà procedere alla pubblicazione della stessa. È possibile inoltre eliminare una Consultazione già salvata che si trova nello stato In Lavorazione. Per effettuare l eliminazione, è necessario selezionare dall elenco la riga o le righe con le Consultazioni che si desidera cancellare e cliccare sul comando Elimina, presente nella toolbar di gestione posta in alto. Un messaggio a video confermerà se l operazione è avvenuta con successo. Creazione di una Consultazione Preliminare di Mercato Per creare una nuova Consultazione Preliminare di Mercato, dalla toolbar presente nella schermata Consultazioni Preliminari di Mercato illustrata precedentemente, fare clic sul comando Nuovo. Verrà mostrata una pagina come la seguente: Intercent-ER Indizione di una consultazione preliminare di mercato 5

6 Figura 2: Nuova Consultazione Preliminare di Mercato Nella parte superiore della schermata sono riportate dal Sistema le informazioni relative al Compilatore e all Ente di appartenenza. I dati relativi al Registro di sistema, al Fascicolo di sistema e alla data di invio verranno avvalorate solo quando il documento sarà nella fase Pubblicato. Nella toolbar per gestire la Consultazione in via di creazione sono presenti le seguenti voci: Salva per salvare il documento durante la fase di compilazione. Il documento può essere ripreso in un secondo momento dalla lista delle Consultazioni Preliminari di Mercato in lavorazione; Invio per pubblicare la Consultazione, o inviare il documento in approvazione al RUP di riferimento; Stampa per stampare il dettaglio della Consultazione visualizzata; Funzioni raccoglie una serie di comandi (Rettifica, Proroga) applicabili sulla Consultazione una volta pubblicata; Comunicazioni per procedere con la creazione delle comunicazioni integrative e di chiusura della Consultazione. Il comando verrà attivato a scadenza della Consultazione. Avvisi per pubblicare degli avvisi sul dettaglio della Consultazione sia essa in corso o scaduta. Intercent-ER Indizione di una consultazione preliminare di mercato 6

7 Chiarimenti per visualizzare gli eventuali quesiti ricevuti e/o creare chiarimenti di propria iniziativa. Il comando viene attivato solo dopo la pubblicazione della Consultazione; Esiti/Pubblicazioni per pubblicare eventuali esiti e/o una qualsiasi atto ai sensi dell art. 29 co.1 D. Lgs. 50/2016 (Trasparenza); Conversazione per visualizzare le comunicazioni se esistenti; Chiudi per chiudere il dettaglio della Consultazione e tornare alla schermata precedente. Le sezioni del documento sono le seguenti: Testata, Atti, Busta Documentazione, Riferimenti, Note, Cronologia, Documenti, Risposte alla Consultazione. Testata In Testata è necessario compilare tutti i campi obbligatori indicati da label in grassetto. Sezione Dati Informativi Figura 3: Dati Informativi La scheda Testata si apre con la sezione Dati Informativi, in cui sono richieste le seguenti informazioni: Oggetto : descrizione breve della Consultazione R.U.P. : nel caso in cui a predisporre la Consultazione sia un Punto Istruttore associato ad un solo responsabile, il Sistema mostrerà in automatico il RUP di riferimento. In caso contrario, Intercent-ER Indizione di una consultazione preliminare di mercato 7

8 il P.I. dovrà selezionare da un menu a tendina il Responsabile Unico del Procedimento a cui dovrà inviare per approvazione la consultazione. Sezione Termini Figura 4: Termini Nella sezione Termini andranno indicate le seguenti informazioni: Termine Richiesta Quesiti : data entro la quale le imprese possono inviare quesiti; Termine Presentazione Risposte : data entro la quale le imprese possono inviare la propria risposta alla consultazione. Sezione Informazioni Aggiuntive Nella sezione Informazioni Aggiuntive andranno indicate le caratteristiche della Consultazione: Figura 5: Informazioni Aggiuntive Appalto Verde (SI / NO) Motivazione Appalto Verde Breve descrizione che illustra perché la Procedura viene classificata come Appalto Verde; Appalto Sociale (SI / NO) Motivazione Appalto Sociale Breve descrizione che illustra perché la Procedura viene classificata come Appalto Sociale; Merceologia da selezionare dall apposita lista (Facoltativo) Identificativo Iniziativa da selezionare dall apposita lista Intercent-ER Indizione di una consultazione preliminare di mercato 8

9 Sia per la Merceologia sia per l Identificativo Iniziativa, il valore prescelto va selezionato dalle apposite liste messe a disposizione dal Sistema. Nel caso dell identificativo dell Iniziativa, essendo la numerosità del dominio significativa, viene resa disponibile una schermata nella quale poter inserire anche una parte della descrizione per poter rintracciare tutte le Iniziative che lo contengono (è possibile seguire le indicazioni riportate nella sezione Suggerimenti presente su sfondo grigio nella parte alta della schermata) e fare clic sul comando Conferma. Atti Dopo aver compilato tutti i valori richiesti nella scheda Testata, è possibile passare alla scheda Atti, cliccando sulla omonima etichetta. Nella scheda Atti dovrà essere allegata la documentazione di gara (avviso di consultazione preliminare di mercato). Sarà possibile inserire anche gli eventuali modelli per la documentazione che gli Operatori Economici devono sottomettere in fase di presentazione della Risposta. Intercent-ER Indizione di una consultazione preliminare di mercato 9

10 Figura 6: Atti In particolare, il comando Inserisci Atti consente di selezionare la tipologia di documento da una lista di tipologia di documenti suggerita (es. disciplinare, capitolato tecnico, ecc.), cliccando sull icona del carrello in corrispondenza del documento da selezionare. Il Sistema aggiungerà quindi una riga nel sottostante elenco dei documenti, a cui sarà possibile allegare il file corrispondente. Qualora si volesse inserire un documento, indipendentemente dalla tipologia dei documenti suggeriti dal Sistema, occorre cliccare sul comando Aggiungi Documentazione. Figura 7: Atti Riga Documentazione Inserire quindi sulla riga appena creata la Descrizione e caricare il relativo Allegato dal proprio PC. Ripetere l operazione per tutti i documenti che si desidera inserire. I documenti inseriti possono essere firmati digitalmente oppure no. Per eliminare una riga, fare clic sull icona del cestino. Busta Documentazione Nella scheda Busta Documentazione andranno specificate le dichiarazioni e la documentazione che sarà richiesta all Operatore Economico per sottomettere la Risposta. La documentazione richiesta può essere indicata come obbligatoria o facoltativa, e per ogni documento richiesto può essere indicato se il file dovrà essere firmato digitalmente o no dal fornitore e se sono richiesti particolari tipi di file (es. pdf, p7m, ecc.). Intercent-ER Indizione di una consultazione preliminare di mercato 10

11 Figura 8: Inserisci Documento Il comando Inserisci documento consente di inserire una riga. Inserire dunque sulla riga appena creata la Descrizione, specificare se l allegato è obbligatorio e se è richiesta la Firma Digitale e ripetere l operazione per ogni documento richiesto. Per specificare i tipi di file ammessi, è sufficiente cliccare sull icona e selezionare le estensioni ammesse. Figura 9: Selezione Tipo File ammessi È possibile inoltre - mediante la funzione Copia - copiare una determinata riga per modificarne successivamente la descrizione e le altre caratteristiche. Figura 10: Copia Riga Intercent-ER Indizione di una consultazione preliminare di mercato 11

12 Riferimenti Nella scheda Riferimenti vanno indicati gli utenti che possono gestire i quesiti sottoposti dalle imprese interessate. Per fare ciò, è necessario cliccare sul comando Aggiungi, selezionare il nome dell utente dalla lista e indicarne il Ruolo (Quesiti). Figura 11: Riferimenti Note Nella scheda Note è possibile inserire eventuali note descrittive. Cronologia Nella scheda Cronologia è possibile visualizzare lo storico delle operazioni eseguite in ordine cronologico dagli Utenti sulla Consultazione (es. approvazione, rettifiche, ecc.); Figura 12: Sezione Cronologia Intercent-ER Indizione di una consultazione preliminare di mercato 12

13 Documenti Nella scheda Documenti verrà riportato l elenco dei documenti legati al bando creati durante lo svolgimento della procedura (Es. Proroga, Rettifica, Comunicazioni, ecc). È possibile accedere al dettaglio di un documento salvato o inviato facendo clic sull icona della lente presente nella colonna Apri. Risposte alla Consultazione La scheda Risposte alla Consultazione inizialmente vuota, conterrà l elenco di tutte le Risposte inviate dagli Operatori Economici. Figura 13: Invio dell Avviso Conclusioni Si specifica che la compilazione della procedura non richiede necessariamente una sequenzialità nella compilazione delle sezioni/schede. In qualsiasi momento è possibile uscire dalla fase di inserimento mediante il link Chiudi, in alto a destra, dopo aver salvato il documento. Compilate tutte le informazioni richieste e inserita tutta la documentazione necessaria, si può procedere con la pubblicazione della Consultazione cliccando sul comando Invia. All atto dell invio, il Sistema valorizzerà in automatico i campi Registro di Sistema e Fascicolo di Sistema. Nel caso in cui l Utente che sta inviando la Consultazione non sia il RUP (ma ad esempio un Punto Istruttore), il comando Invia provvederà ad inviare la suddetta al Responsabile della procedura. Il Sistema aggiornerà quindi il campo stato da In lavorazione a In approvazione e invierà una notifica al Responsabile del Procedimento per informarlo che ha in carico una nuova consultazione da approvare. Intercent-ER Indizione di una consultazione preliminare di mercato 13

14 Se invece l utente che sta inviando la Consultazione è il Responsabile del Procedimento allora il sistema aggiornerà lo stato della procedura in Pubblicato. 2.2 Consultazione delle Risposte Quando un fornitore invia una risposta alla Consultazione preliminare di mercato l utente che ha pubblicato la procedura riceve una notifica che lo informa che è disponibile un nuovo documento da leggere. Per visualizzare la risposta è necessario accedere alla propria area privata, cliccare sulla cartella funzionale Consultazione preliminare di mercato, situata nell omonimo gruppo funzionale, e successivamente aprire il documento di riferimento. Quindi posizionarsi nella scheda Risposte alla consultazione. Sarà possibile consultare le Risposte ricevute anche se non è stata ancora raggiunta la data di scadenza della Consultazione Preliminare di Mercato. Le Risposte verranno visualizzate in un riepilogo in forma tabellare con alcune informazioni di sintesi. Per accedere al dettaglio di una Risposta, cliccare sull icona della lente nella colonna Apri come mostrato di seguito: Figura 14: Accesso alla Risposta alla Consultazione Verrà mostrata la seguente schermata: Intercent-ER Indizione di una consultazione preliminare di mercato 14

15 Figura 15: Dettaglio Risposta a Consultazione Cliccare Busta Documentazione per visualizzare la documentazione inviata dall Operatore Economico. Figura 16: Dettaglio Busta Documentazione In alto è predisposta una toolbar con le seguenti funzioni: Scarica Allegati per scaricare tutti gli allegati inseriti nella Risposta alla Consultazione con un unico click; Intercent-ER Indizione di una consultazione preliminare di mercato 15

16 Comunicazione per richiedere ulteriore documentazione e/o chiarimenti all operatore economico; Chiudi per tornare alla schermata precedente. 2.3 Comunicazioni Durante l esame della documentazione pervenuta, potrebbe essere utile (non obbligatorio) richiedere alle Imprese partecipanti alla Consultazione preliminare di mercato ulteriore documentazione tecnica, rispetto a quella già presentata, idonea a prestare il migliore apporto conoscitivo ed informativo alla Stazione Appaltante. Creazione della Comunicazione Durante la Consultazione le comunicazioni tra Ente e Fornitori vengono attivate o direttamente dal documento di Risposta alla Consultazione o posizionandosi con il cursore sul comando Comunicazioni e selezionando il tipo di comunicazione dalla lista proposta: Figura 17: Creazione Comunicazione Comunicazione Integrativa : per richiedere ulteriore documentazione; Comunicazione Chiusura : per comunicare la conclusione del procedimento di consultazione. Intercent-ER Indizione di una consultazione preliminare di mercato 16

17 Comunicazione Integrativa La Comunicazione Integrativa va attivata nel caso in cui sia necessario richiedere ulteriore documentazione alle ditte che hanno partecipato al procedimento di consultazione. Figura 18: Comunicazione Integrativa Nella parte alta della comunicazione, è presente una toolbar per la gestione del modulo Comunicazioni: Salva per salvare eventuali modifiche effettuate sulla Comunicazione e renderla disponibile in futuro per l invio. La comunicazione salvata potrà essere recuperata dalla scheda Documenti sul dettaglio della Consultazione, attraverso l icona della lente presente nella colonna Apri : Intercent-ER Indizione di una consultazione preliminare di mercato 17

18 Figura 19: Comunicazione Salvata Invio permette di inviare la Comunicazione verso gli Operatori Economici indicati in basso nella lista; Esporta in xls per esportare il dettaglio della Comunicazione in formato Excel; Stampa per stampare il dettaglio della comunicazione; Info Mail per visualizzare le collegate alle Comunicazioni; Chiudi per tornare sul dettaglio della consultazione correlata. Seguono alcune informazioni identificative della Comunicazione e della Consultazione a cui fa riferimento. I campi Registro di Sistema e Data verranno valorizzati automaticamente all atto dell invio. È invece necessario impostare nell apposito campo Rispondere Entro il la data entro la quale l Operatore Economico dovrà fornire una risposta. Nel Testo della comunicazione va inserito il messaggio da recapitare alle ditte che hanno partecipato alla consultazione. Figura 20: Testo della Comunicazione Intercent-ER Indizione di una consultazione preliminare di mercato 18

19 Nella sezione Lista Allegati possono essere inseriti eventuali documenti facendo clic sul comando Aggiungi Allegato e compilando la riga inserita dal Sistema con Descrizione ed Allegato. Figura 21: Allegati della Comunicazione Segue, in basso, la lista degli Operatori Economici per i quali è stata predisposta la Comunicazione. Figura 22: Destinatari della Comunicazione È possibile escludere delle ditte dall elenco dei destinatari della comunicazione semplicemente selezionando la voce Escludi nella colonna Seleziona come visualizzato di seguito: Figura 23: Esclusione ditte dalla comunicazione È possibile invertire le selezioni cliccando sul comando Inverte Selezione. Intercent-ER Indizione di una consultazione preliminare di mercato 19

20 Per accedere al dettaglio della Comunicazione che verrà inviata ad ogni singolo fornitore, cliccare sull icona della lente, verrà visualizzato il documento in sola lettura. Come si può notare, nel dettaglio della comunicazione vengono riportate le informazioni impostate nella schermata precedente eccetto gli allegati che verranno visualizzati solamente all atto dell invio. Per tornare alla schermata precedente, cliccare sul comando Chiudi. Sulla Comunicazione di dettaglio è presente il comando Apri Risposta per visualizzare successivamente l eventuale risposta del Fornitore. All atto dell invio della Comunicazione, il Sistema confermerà l operazione con un messaggio a video e l Operatore Economico verrà informato attraverso una mail di notifica della presenza della nuova Comunicazione. All invio della Comunicazione verso i fornitori, la fase del documento sarà Inviato e rimarrà tale finché non saranno pervenute le risposte di tutte le Ditte Destinatarie. Infatti la fase del documento cambierà in Inviata Risposta solo quando le ditte avranno risposto. Comunicazione Chiusura Una volta superati i termini di scadenza indicati in una determinata Consultazione e completata la successiva fase interlocutoria con i fornitori, è possibile chiudere la Consultazione e dare relativa comunicazione a tutti i partecipanti. Dal menù Comunicazioni selezionare la voce Chiusura come mostrato di seguito: Figura 24: Creazione Comunicazione di Chiusura Verrà creato un documento e all interno della sezione Destinatari verranno riportati tutti i fornitori che hanno partecipato alla Consultazione preliminare di mercato. Intercent-ER Indizione di una consultazione preliminare di mercato 20

21 E possibile completare il Testo della comunicazione ed eventualmente aggiungere uno o più allegati. Figura 25: Dettaglio Comunicazione di Chiusura Una volta eseguito l invio, lo stato della Consultazione preliminare di mercato passerà a Chiuso. Intercent-ER Indizione di una consultazione preliminare di mercato 21

22 Visualizzazione della Conversazione sulle Comunicazioni Al Rup del procedimento di Consultazione verrà notificato via la ricezione di ciascuna risposta pervenuta a seguito di comunicazione. Per visualizzarla è necessario accedere alla Consultazione preliminare di mercato e selezionare il comando Conversazione come mostrato di seguito: Figura 26: Conversazione Verrà visualizzata la seguente maschera di filtro ove selezionare l operatore economico: Figura 27: Selezione Operatore Economico Facendo click sul bottone è possibile ricercare la denominazione di uno degli operatori che ha riposto alla consultazione e che eventualmente ha ricevuto una successiva comunicazione. Una volta individuato l operatore economico, occorre avviare la ricerca di tutti i documenti scambiati con lo stesso attraverso il comando Cerca posto in alto nell area di filtro. Di seguito viene mostrato il risultato della ricerca: Intercent-ER Indizione di una consultazione preliminare di mercato 22

23 Figura 28: Ricerca Documenti per Operatore Economico Nella griglia con l esito della ricerca vengono riportati tutti i documenti collegati per la consultazione a un determinato fornitore. Nella colonna Fase è visibile l evidenza dello stato del documento: In lavorazione : quando il documento è solo salvato; Inviato : quando sia la risposta alla consultazione, sia una eventuale comunicazione risultano inviati; Inviata risposta : quando per una determinata comunicazione l operatore ha inviato la risposta. Per tutti i documenti regolarmente inviati viene avvalorata anche l indicazione relativa al Registro di sistema e alla data e ora di invio. Per aprire un documento fare click sull icona nella colonna Apri. Annotazioni Per i dettagli relativi a tutte le funzioni presenti sulle consultazioni preliminari di mercato ma non descritte nella presente guida (es: rettifica, proroga, gestione quesiti, ecc.) si rimanda alla consultazione della guida per l indizione delle Gare Telematiche. Intercent-ER Indizione di una consultazione preliminare di mercato 23

24 3. INDICE DELLE FIGURE Le immagini sono puramente indicative e possono subire variazioni Figura 1: Consultazioni Preliminari di Mercato... 4 Figura 2: Nuova Consultazione Preliminare di Mercato... 6 Figura 4: Dati Informativi... 7 Figura 4: Termini... 8 Figura 5: Informazioni Aggiuntive... 8 Figura 6: Atti Figura 7: Atti Riga Documentazione Figura 8: Inserisci Documento Figura 9: Selezione Tipo File ammessi Figura 10: Copia Riga Figura 11: Riferimenti Figura 12: Sezione Cronologia Figura 13: Invio dell Avviso Figura 14: Accesso alla Risposta alla Consultazione Figura 15: Dettaglio Risposta a Consultazione Figura 16: Dettaglio Busta Documentazione Figura 17: Creazione Comunicazione Figura 18: Comunicazione Integrativa Figura 19: Comunicazione Salvata Figura 20: Testo della Comunicazione Figura 21: Allegati della Comunicazione Figura 22: Destinatari della Comunicazione Figura 23: Esclusione ditte dalla comunicazione Figura 24: Creazione Comunicazione di Chiusura Figura 25: Dettaglio Comunicazione di Chiusura Figura 26: Conversazione Figura 27: Selezione Operatore Economico Figura 28: Ricerca Documenti per Operatore Economico Intercent-ER Indizione di una consultazione preliminare di mercato 24

25 Intercent-ER Via dei Mille, Bologna Tel.: / Fax: intercenter@regione.emilia-romagna.it Call Center: numero verde info.intercenter@regione.emilia-romagna.it Intercent-ER Indizione di una consultazione preliminare di mercato 25