CODICE DI CONDOTTA FORNITORI DEL GRUPPO TOD S

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1 CODICE DI CONDOTTA FORNITORI DEL GRUPPO TOD S (APPROVATO DAL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE DELLA SOCIETÀ NELLA RIUNIONE DEL ) Pag. 1 di 14

2 INDICE 1. INTRODUZIONE... 4 a) Ambito di applicazione e destinatari... 4 b) Tracciabilità e trasparenza lungo la catena di fornitura GOVERNANCE... 5 a) Rispetto di leggi e regolamenti... 5 b) Integrità ed eticità del business... 6 c) Lotta alla corruzione e al riciclaggio... 6 d) Conflitto d interessi RESPONSABILITÀ DI PRODOTTO... 7 a) Sicurezza e qualità del prodotto... 7 b) Proprietà intellettuale RESPONSABILITÀ SOCIALE E ATTENZIONE AI LAVORATORI... 8 a) Lavoro minorile... 8 b) Lavoro forzato... 9 c) Condizioni di lavoro... 9 d) Non Discriminazione... 9 e) Libertà sindacale e diritto di organizzazione e negoziazione collettiva f) Retribuzione e benefit g) Orario di lavoro h) Salute e sicurezza dei lavoratori RISPETTO DELL AMBIENTE SALUTE E BENESSERE DEGLI ANIMALI Pag. 2 di 14

3 7. PRIVACY MONITORAGGIO E COMPLIANCE a) Modalità di conduzione di audit e site visit b) Meccanismo di segnalazione c) Gestione e valutazione dei casi di non conformità Pag. 3 di 14

4 1. INTRODUZIONE L operato del Gruppo TOD S 1 (di seguito anche Il Gruppo ) da sempre si ispira ai valori di eguaglianza e imparzialità, trasparenza e affidabilità, onestà, correttezza, buona fede e riservatezza. Tali valori sono, altresì, richiamati all interno del Codice Etico reperibile sul sito istituzionale del Gruppo all indirizzo: Il rispetto di tali valori è ritenuto essenziale, tanto all interno del Gruppo, quanto nei rapporti con i soggetti terzi con i quali il Gruppo stesso entra in relazione nello svolgimento delle proprie attività. In questo ambito, le relazioni con gli attori della catena di fornitura rivestono un ruolo fondamentale. In tale contesto, il Gruppo ha deciso di dotarsi di un Codice di Condotta Fornitori (di seguito anche il Codice ), che definisce i principi e le norme di comportamento di cui il Gruppo richiede il rispetto al fine di garantire condizioni di lavoro giuste, eque e responsabili lungo la propria catena di fornitura. Il Codice si ispira ai principi enunciati nelle Convenzioni fondamentali dell ILO (International Labour Organization) 2 e nella Dichiarazione Universale dei Diritti dell Uomo delle Nazioni Unite. a) Ambito di applicazione e destinatari Il presente Codice si applica ai laboratori esterni (Capofiliera), ai subfornitori per cui le Società del Gruppo TOD S ricoprono il ruolo di Capofiliera, nonché ai fornitori delle materie prime strategiche - pellami, fondi, accessori e componenti (di seguito anche i destinatari ). 1 Per Gruppo TOD S si intende la società Capogruppo TOD S S.p.A. e le sue controllate 2 Le Convenzioni fondamentali sono incluse all interno della Dichiarazione dell'ilo sui principi e i diritti fondamentali nel lavoro, adottata a Ginevra nel Tali Convenzioni sono basate sui principi riguardanti i diritti fondamentali, ovvero la libertà di associazione e riconoscimento effettivo del diritto di contrattazione collettiva, l eliminazione di ogni forma di lavoro forzato o obbligatorio, l abolizione effettiva del lavoro minorile e l eliminazione della discriminazione in materia di impiego e professione. Pag. 4 di 14

5 I destinatari sono a loro volta tenuti a informare, condividere e illustrare ai propri dipendenti, fornitori e collaboratori esterni, i principi, le norme e i requisiti enunciati nel Codice e ad assicurarne il rispetto. b) Tracciabilità e trasparenza lungo la catena di fornitura I laboratori esterni (Capofiliera), i subfornitori per cui le Società del Gruppo TOD S ricoprono il ruolo di Capofiliera e i fornitori delle materie prime strategiche sono chiamati a garantire trasparenza e tracciabilità ad ogni livello della propria catena di fornitura, comunicando al Gruppo l identità dei subfornitori e la localizzazione dei siti di produzione dei materiali e dei prodotti. Ai destinatari è vietata ogni e qualsiasi cessione o delega a terzi, sia parziale sia totale, di alcuna delle prestazioni previste dal rapporto di fornitura con il Gruppo TOD S, se non previa autorizzazione del Gruppo a cedere e/o delegare parte delle attività oggetto del contratto di fornitura. Di seguito sono presentati i principi, le norme e i requisiti di cui si richiede il rispetto lungo la catena di fornitura del Gruppo con particolare riferimento agli ambiti di governance, responsabilità di prodotto, responsabilità sociale e attenzione ai lavoratori, responsabilità ambientale, salute e benessere degli animali. 2. GOVERNANCE a) Rispetto di leggi e regolamenti I destinatari sono chiamati ad operare nel rispetto delle disposizioni di legge e dei regolamenti vigenti nel contesto in cui essi operano, dei principi definiti all interno del Codice di Condotta Fornitori e degli impegni presi con il Gruppo. In caso di conflitto tra le disposizioni enunciate nel presente documento e quelle delle leggi e dei Pag. 5 di 14

6 regolamenti applicabili, i destinatari del Codice sono tenuti a rispettare il requisito più restrittivo, a patto che questo non violi la legislazione applicabile. b) Integrità ed eticità del business I destinatari sono chiamati ad assicurare la massima correttezza nella conduzione delle proprie attività e ad operare nel rispetto dei principi di eguaglianza e imparzialità, trasparenza e affidabilità, onestà, correttezza e buona fede, riservatezza, nonché nel rispetto del valore della persona. I destinatari sono altresì tenuti ad astenersi dall essere coinvolti in pratiche di concorrenza sleale o in vicende che non rispettino gli standard definiti dalle leggi e dai regolamenti applicabili in materia di anti-trust. c) Lotta alla corruzione e al riciclaggio I destinatari sono tenuti a garantire la conformità alle leggi anti-corruzione applicabili e non devono tollerare alcuna forma di concussione, frode e qualsiasi pratica commerciale proibita. I destinatari sono chiamati ad astenersi dal dare, offrire, accettare o ricevere omaggi nell ambito delle attività svolte per il Gruppo, fatta eccezione per quelli di modico valore riconducibili alle normali relazioni di cortesia o pratiche commerciali, e comunque a patto che gli stessi non siano tali da compromettere l integrità e la reputazione delle parti o possano essere interpretati - da un osservatore imparziale - come finalizzati ad acquisire vantaggi in modo improprio. I destinatari non dovranno, in alcun modo e in alcuna circostanza, essere implicati in vicende connesse al riciclaggio di denaro proveniente da attività illecite o criminali e dovranno impegnarsi a rispettare le leggi e i regolamenti applicabili in tema di antiriciclaggio. Pag. 6 di 14

7 d) Conflitto d interessi I destinatari sono tenuti a evitare qualsiasi circostanza ove i soggetti coinvolti nelle transazioni siano o possano essere in conflitto di interessi, intendendosi tale una situazione nella quale i destinatari perseguano un interesse diverso da quello del Gruppo o compiano attività che possano, comunque, interferire con la loro capacità di assumere decisioni nell esclusivo interesse del Gruppo TOD S, o si avvantaggino personalmente di opportunità d affari di questo. 3. RESPONSABILITÀ DI PRODOTTO a) Sicurezza e qualità del prodotto I laboratori esterni (Capofiliera), i subfornitori per cui le Società del Gruppo TOD S ricoprono il ruolo di Capofiliera e i fornitori di materie prime sono chiamati a rispettare tutte le normative e gli standard nazionali, comunitari e internazionali applicabili in materia di sicurezza chimica dei materiali forniti. Inoltre debbono garantire il rispetto delle specifiche tecniche espressamente richiamate nei documenti sottoscritti contestualmente alla gestione del rapporto di fornitura con il Gruppo TOD S, con specifico, ma non esclusivo, riferimento alla RSL Restricted Substance List. b) Proprietà intellettuale I destinatari devono assicurare, in attuazione del principio di osservanza delle leggi, il rispetto delle procedure interne e della legislazione applicabile, poste a tutela della proprietà industriale e intellettuale. I destinatari promuovono il corretto uso, a qualsiasi scopo e in qualsiasi forma, di marchi, segni distintivi e di tutte le opere dell'ingegno di carattere creativo, compresi i programmi per elaboratore e le banche di dati, a tutela dei diritti patrimoniali e morali dell autore. Pag. 7 di 14

8 Ai destinatari è richiesto di contribuire alla protezione del prodotto e dei diritti relativi alla proprietà intellettuale del Gruppo, ed è quindi fatto loro divieto di realizzare qualunque condotta finalizzata, in generale, alla contraffazione, all alterazione, alla duplicazione, alla riproduzione o alla diffusione - in qualunque forma e senza diritto - dell opera altrui. I destinatari sono quindi tenuti a non riprodurre, al di fuori di quanto stabilito dal Contratto, articoli od oggetti utilizzando stampi, materiali, modelli o marchi appartenenti al Gruppo o, comunque, somiglianti a quelli utilizzati da quest ultimo, o altri simboli di qualsivoglia tipo di spettanza del Gruppo e ad impegnarsi, altresì, ad informarlo circa eventuali violazioni, contraffazioni e/o imitazioni dei diritti di marchio a questo spettanti e relativi elementi figurativi di cui sia a conoscenza. 4. RESPONSABILITÀ SOCIALE E ATTENZIONE AI LAVORATORI a) Lavoro minorile Ai laboratori esterni (Capofiliera), ai subfornitori per cui le Società del Gruppo TOD S ricoprono il ruolo di Capofiliera e ai fornitori delle materie prime strategiche è fatto divieto di impiegare minori che non abbiano compiuto i 16 anni di età e che abbiano un età inferiore a quella per cui è definito il termine della scuola dell obbligo, fatto salvo per le relative eccezioni previste da leggi e regolamenti applicabili. I minori di 18 anni non dovranno lavorare in orario notturno e svolgere impieghi e mansioni pericolose che, per natura o per le circostanze in cui vengono svolte, possano interferire con la loro istruzione o nuocere alla salute o allo sviluppo fisico, mentale, spirituale, morale o sociale. Pag. 8 di 14

9 b) Lavoro forzato I destinatari devono astenersi dal ricorrere al lavoro non volontario e a qualsiasi forma di lavoro forzato e obbligatorio, prigionia, schiavitù, schiavitù debitoria e traffico di persone. Ai destinatari è fatto divieto, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, di limitare la libertà di movimento dei propri dipendenti e trattenere i documenti d identità di questi, così come richiedere il pagamento di una cauzione come condizione d impiego. I dipendenti devono poter terminare il rapporto di lavoro liberamente, sempre nel rispetto dei termini di preavviso di volta in volta previsti. c) Condizioni di lavoro Sul luogo di lavoro è tassativamente vietata qualsiasi condotta illegale o qualsivoglia forma di abuso, minaccia o aggressione a persone o beni aziendali. I destinatari devono rispettare la dignità personale di ciascun individuo e in nessun caso devono tollerare episodi di minaccia o abuso fisico, sessuale, psicologico, verbale. Qualsiasi forma di coercizione, pressione, minaccia, punizione corporale o di intimidazione e sfruttamento è fortemente vietata. L eventuale adozione di misure disciplinari e di sanzioni pecuniarie deve essere conforme alla legislazione di riferimento e l ammontare di queste, che deve essere conforme agli standard universali in materia di diritti umani, non deve inoltre risultare eccessivo. d) Non Discriminazione Nessuna persona deve essere soggetta ad alcuna forma di discriminazione, in ogni aspetto della propria esperienza lavorativa, includendo, ma non limitatamente a, selezione del personale, promozione, retribuzione, cessazione del rapporto di lavoro, pensionamento e piani previdenziali integrativi, basata su razza, colore, sesso, lingua, Pag. 9 di 14

10 religione, opinione politica, nazionalità, origine sociale ed etnica, disabilità mentale e fisica, orientamento sessuale, identità di genere, stato civile, età, opinione sindacale, eventuale stato di gravidanza o ad altre caratteristiche personali non attinenti al lavoro. e) Libertà sindacale e diritto di organizzazione e negoziazione collettiva Ai destinatari è richiesto di rispettare e riconoscere ai propri lavoratori il diritto di contrattazione collettiva e quello di costituire e aderire a organizzazioni sindacali di propria scelta, senza che il datore di lavoro applichi sanzioni, discriminazioni o ritorsioni. f) Retribuzione e benefit I destinatari sono tenuti a retribuire i propri dipendenti per le ore lavorate secondo quanto previsto dalla legislazione in vigore. Il lavoratore ha diritto a ricevere una retribuzione almeno pari al salario minimo o in conformità con i contratti collettivi di lavoro, dovendosi applicare quello che tra questi risulti più elevato. Il lavoratore ha diritto a percepire una retribuzione che assicuri il soddisfacimento dei propri bisogni essenziali e un esistenza libera e dignitosa per sé e per la propria famiglia. g) Orario di lavoro I laboratori esterni (Capofiliera), i subfornitori per cui le Società del Gruppo TOD S ricoprono il ruolo di Capofiliera e i fornitori delle materie prime strategiche sono chiamati ad osservare le leggi e i regolamenti e i contratti collettivi di lavoro applicabili in materia di orario di lavoro e di straordinari, includendo pause, periodi di riposo, ferie e le diverse tipologie di congedo. Nel caso in cui la legislazione nazionale fosse priva di tali disposizioni o fosse meno stringente, la settimana lavorativa, comprensiva di eventuali ore di straordinario volontario, non potrà in nessun caso superare le 60 ore. Il lavoro straordinario deve essere volontario e le ore di straordinario devono essere retribuite sulla base delle disposizioni di legge e di regolamento applicabili; nel caso in Pag. 10 di 14

11 cui non siano presenti disposizioni di legge o qualora queste siano meno restrittive e stringenti i destinatari sono tenuti a retribuire le ore di straordinario a una tariffa maggiore rispetto alla tariffa oraria ordinaria. h) Salute e sicurezza dei lavoratori I destinatari devono garantire condizioni di lavoro rispettose della dignità individuale e sono tenuti ad assicurare ambienti di lavoro sicuri e salubri, nel rispetto della legislazione applicabile in materia antinfortunistica, salute e igiene sul lavoro. I destinatari sono tenuti a porre in essere attività sicure, al fine di proteggere la salute dei propri dipendenti e a monitorare continuativamente le prestazioni e l efficienza del proprio sistema posto a presidio dei rischi connessi alla sicurezza, per mantenere luoghi di lavoro sicuri a tutela dell integrità del proprio personale. I destinatari sono tenuti a assicurare che luoghi di lavoro, macchinari, materiali e procedimenti lavorativi non presentino rischi per la salute e la sicurezza dei lavoratori; è inoltre richiesto di fornire indumenti e attrezzature di protezione appropriati per prevenire i rischi di infortuni o gli effetti dannosi per la salute, assicurando altresì misure adeguate a fronteggiare le situazioni di emergenza, inclusi i mezzi sufficienti per prestare i primi soccorsi. I destinatari devono fornire ai propri dipendenti un livello adeguato di formazione e informazione sui rischi connessi alla sicurezza cui gli stessi si trovino di volta in volta esposti. 5. RISPETTO DELL AMBIENTE È richiesta l implementazione di misure volte a minimizzare l impatto ambientale dei propri processi produttivi e dei propri prodotti. I destinatari devono, come minimo, rispettare le leggi e i regolamenti in materia ambientale in vigore nel Paese in cui operano, che regolano, ad esempio, la gestione della produzione e dello smaltimento dei rifiuti e delle sostanze pericolose, la gestione delle acque di scarico e l emissione di gas in Pag. 11 di 14

12 atmosfera. I destinatari sono chiamati a operare nel rispetto dei principi di riduzione, recupero e riciclo dei rifiuti e a ricercare, ove possibile, la minimizzazione degli impatti ambientali e l utilizzo responsabile ed efficiente delle risorse naturali. L implementazione di modelli di gestione ambientale e l ottenimento di certificazioni secondo standard internazionali è raccomandato. 6. SALUTE E BENESSERE DEGLI ANIMALI I destinatari sono tenuti a rispettare le disposizioni di legge e i regolamenti applicabili e gli standard definiti a livello nazionale, comunitario e internazionale in tema di benessere degli animali da allevamento, in particolare per quanto concerne il loro trasporto, stordimento e abbattimento. A tal fine, è richiesto ai destinatari che agli animali vengano garantiti cibo, acqua e nutrizione salutare, un ambiente fisico e uno spazio di movimento adeguati e sufficienti, cure necessarie in caso di malattie e ferite, libertà dalla paura e dallo stress. 7. PRIVACY I destinatari sono chiamati a rispettare il diritto alla privacy dei propri dipendenti, conformemente alle disposizioni di legge e ai regolamenti applicabili. I destinatari assicurano, quindi, la riservatezza delle informazioni in loro possesso e si astengono dall utilizzare dati riservati, salvo il caso di espressa e consapevole autorizzazione e, comunque, sempre nella più rigorosa osservanza della legislazione vigente in materia di privacy. Pag. 12 di 14

13 8. MONITORAGGIO E COMPLIANCE a) Modalità di conduzione di audit e site visit I laboratori esterni (Capofiliera), i subfornitori per cui le Società del Gruppo TOD S ricoprono il ruolo di Capofiliera e i fornitori delle materie prime strategiche sono consapevoli che il Gruppo TOD S, per mezzo di propri addetti o di terze parti, appositamente incaricate o delegate, potrà, in qualsiasi momento e senza preavviso, effettuare verifiche e controlli durante il normale orario di lavoro, al fine di constatare la conformità alle disposizioni del Codice di Condotta Fornitori. I destinatari devono consentire l accesso presso le sedi direzionali, gli stabilimenti e i siti produttivi, dove espletano i cicli produttivi commissionati, al personale del Gruppo o a terzi da esso incaricati o delegati. Qualora fosse richiesto, i destinatari dovranno permettere al Gruppo di raccogliere evidenze documentali, quali fotografie, e di condurre colloqui con gli amministratori della società, i dipendenti e con chiunque sia impiegato presso le proprie strutture. I destinatari sono altresì chiamati a conservare tutta la documentazione necessaria per verificare la conformità con il Codice e con la legislazione applicabile e a renderla disponibile durante l ispezione. b) Meccanismo di segnalazione I destinatari, nel caso in cui vengano a conoscenza di comportamenti non conformi alle regole adottate dal Gruppo TOD S o a presunte violazioni del presente Codice, sono tenuti ad informare tempestivamente la Funzione Internal Audit del Gruppo TOD S. Le segnalazioni devono essere presentate in forma scritta ai seguenti recapiti: Mail: whistleblowing.internalaudit@todsgroup.com, Posta ordinaria: Sant Elpidio a Mare (FM), via Filippo Della Valle, 1 all attenzione del Responsabile della Funzione Internal Audit. Pag. 13 di 14

14 Il Gruppo TOD S si impegna a garantire la confidenzialità, la riservatezza e la sicurezza delle segnalazioni ricevute, anche in merito all identità del segnalante, senza alcuna forma di ritorsione, fatti salvi gli obblighi di legge. c) Gestione e valutazione dei casi di non conformità Nel caso in cui vengano riscontrate delle non conformità con le disposizioni del presente Codice, i destinatari sono tenuti ad implementare misure correttive e a porre rimedio alla violazione entro, un periodo di tempo congiuntamente concordato con il Gruppo e comunque coerente con la tipologia e natura delle non conformità riscontrate. In caso di ritardo o omissione non giustificata nell adozione di misure correttive, cosi come al perpetuarsi delle non conformità riscontrate, il Gruppo si riserverà di considerare il fatto come grave inadempimento ai doveri di correttezza e buona fede nell esecuzione del contratto di fornitura, motivo di lesione del rapporto fiduciario e giusta causa di risoluzione del rapporto contrattuale, fatto in ogni caso salvo il diritto al risarcimento del danno. * * * In caso di dubbi o richieste d informazioni riguardanti l implementazione e l applicazione del Codice di Condotta, i destinatari sono incoraggiati a contattare direttamente la Direzione Industriale del Gruppo TOD S. Pag. 14 di 14