Buone Prassi Farnesina che innova

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1 Buone Prassi Farnesina che innova Anno di riferimento: 2015 MISSIONI ARCHEOLOGICHE, ANTROPOLOGICHE ED ETNOLOGICHE ITALIANE ALL ESTERO On-line Responsabile del Progetto: Cons. Amb. Barbara Bregato Referenti per successivi contatti con l Amministrazione: Settore Archeologia Ufficio V DGPCC Dott.ssa Paola Cordone Dott. Gianluca Biscardi Dott. Ettore Janulardo

2 Descrizione sintetica del progetto Il progetto consente agli Enti e ai soggetti italiani che richiedono un sostegno per missioni archeologiche, antropologiche ed etnologiche all estero di presentare on line la propria domanda, inserendo direttamente gli elementi necessari e i propri progetti di ricerca in forma elettronica. L Istituzione richiedente può modificare ed integrare i dati inseriti prima del perfezionamento della domanda. Early warnings informatici segnalano eventuali errori od omissioni, consentendo di giungere ad una Domanda definitiva chiara, completa e standardizzata. Il sistema consente la creazione in automatico di una banca dati delle richieste, consultabile e fruibile anche in tempi successivi. Allo scadere dei termini per l inserimento delle domande, il sistema rende possibile la preparazione della tabella delle richieste in un tempo molto più breve. L architettura interattiva del sistema consente inoltre d informare, mediante un di notifica automatica, della compilazione definitiva on line della domanda, nonché del successivo arrivo della stessa in formato cartaceo.

3 Settori interessati Resa possibile dalla collaborazione tra l Ufficio V della Direzione Generale per la Promozione e la Cooperazione Culturale e il SICC, questa innovazione costituisce un radicale cambiamento nelle procedure di assegnazione dei contributi per le missioni archeologiche, antropologiche ed etnologiche ita- Il progetto migliora l intero processo di gestione di circa 150 missioni all estero. Tali missioni non costituiscono solo un attività scientifica e di studio di grande livello, ma rappresentano anche un momento di formazione di operatori locali e di trasferimento di conoscenze in settori, come quelli dell archeologia, del restauro e della tutela del patrimonio culturale, in cui l Italia vanta un eccellenza internazionale.

4 Situazione antecedente alla realizzazione del progetto In precedenza l Ufficio in risposta ad un apposito bando riceveva ogni anno, per via postale, alcune centinaia di richieste di contributi per missioni all estero, che generavano voluminosi dossier da trattare manualmente. Era necessaria la creazione manuale di un database ad opera del personale, che doveva inoltre attivarsi con , telefonate e corrispondenza postale in caso di errori relativi alla compilazione delle domande, alle coordinate bancarie dell Istituzione richiedente o nell eventualità della ricezione di allegati non conformi agli standard richiesti. In tal modo, i tempi di espletamento delle procedure da parte dell Ufficio dipendevano in buona misura proprio dai tempi di perfezionamento delle domande stesse. Era necessario l impiego di risorse umane a tempo pieno, che venivano così distolte dalle altre mansioni richieste (es.: controllo dei rendiconti dei progetti già assegnatari Non erano possibili, in tempo reale, un analisi dei flussi delle domande, che a regime il sistema informatizzato consente di attuare, né una loro comparazione con analoghe richieste presentate negli anni precedenti.

5 Principali iniziative in cui si è concretizzato il progetto Individuazione delle criticità emerse mediante raccordo con il personale coinvolto e costituzione di un tavolo di lavoro progettuale. Analisi della tempistica e previsione dei tempi di realizzazione del progetto. Incontri e contatti con i tecnici informatici per illustrare le linee guida del progetto. Realizzazione del nuovo portale per le missioni archeologiche, antropologiche ed etnologiche italiane all estero. Verifiche tecniche da parte dei tecnici informatici e del personale dell Ufficio V sulla funzionalità del sistema. Messa in rete del nuovo link che consente la compilazione delle domande on line all indirizzo Help desk elettronico e telefonico per quanti hanno riscontrato difficoltà nella compilazione delle domande. Successiva raccolta ed elaborazione dei dati statistici.

6 Miglioramenti apportati dal progetto al servizio I risultati di tale innovazione sono rappresentati da: controllo automatico della corretta compilazione delle domande grazie al sistema degli early warnings; abbattimento dei tempi per la selezione e il controllo formale delle domande di contributo per le missioni; maggiore rapidità nella trattazione delle domande e nella comunicazione degli esiti agli utenti; drastica riduzione di documenti cartacei; possibilità di inviare eventuali comunicazioni ai Direttori delle missioni utilizzando la banca dati creata in automatico dal sistema; possibilità di elaborare dati statistici anche pluriennali sulla base delle domande inserite e del database creato in automatico.

7 Ostacoli più significativi riscontrati nell attuazione del progetto L individuazione preventiva di aree di criticità e il costante raccordo tra l Ufficio V e il SICC ha consentito di realizzare un sistema informatico rispondente alle esigenze degli utenti, esterni ed interni. L assistenza elettronica e telefonica fornita ai soggetti richiedenti ha consentito di risolvere, in breve tempo, le difficoltà segnalate da alcuni utenti.

8 Modalità di coinvolgimento del personale In fase di ideazione, è stato chiesto ai funzionari dell Ufficio V D.G.P.C.C. di contribuire all individuazione delle aree di criticità e alla progettazione delle voci della nuova domanda interattiva. I dati raccolti sono stati approfonditi e discussi durante una serie di incontri tra i funzionari responsabili e i tecnici del settore informatico. In fase di attuazione, i responsabili del settore informatico hanno provveduto a recepire le indicazioni fornite e a disegnare un sistema interattivo mediante il quale superare le difficoltà generate dalla precedente modalità operativa. Il coinvolgimento e il coordinamento del personale sono stati assicurati mediante il confronto costante tra tutti i funzionari e i tecnici coinvolti per la verifica reciproca delle iniziative intraprese e dei risultati ottenuti.