Manuale PC APP EVOLUZIONE UFFICIO

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1 Manuale PC APP EVOLUZIONE UFFICIO Release 1.1 1

2 Sommario 1 INTRODUZIONE PREREQUISITI HARDWARE E SOFTWARE INSTALLAZIONE DELLA PC APP DOWNLOAD DA PORTALE CONFIGURA EVOLUZIONE UFFICIO DOWNLOAD DA PORTALE DI ASSISTENZA TECNICA AVVIO DELLA PC APP MODALITÀ DI UTILIZZO DELLA PC APP EVOLUZIONE UFFICIO COMPONENTI DELLA PC APP EVOLUZIONE UFFICIO MENU OPZIONI E IMPOSTAZIONI Impostazione delle preferenze IMPOSTAZIONI CHIAMATE CONFERENZA AGGIUNGI CONTATTO OPZIONE VISUALIZZAZIONE CONTATTI BOX CERCA O COMUNICA (INSERISCI NOME O NUMERO DI TELEFONO) MENU PRINCIPALE STATO CONNESSIONE E MODALITÀ DI UTILIZZO GESTIONE CONTATTI AGGIUNGERE UN CONTATTO ALLA RUBRICA LOCALE MODIFICARE UN CONTATTO NELLA RUBRICA LOCALE CANCELLARE UN CONTATTO NELLA RUBRICA LOCALE RICERCARE UN CONTATTO NELLA RUBRICA EFFETTUARE UNA CHIAMATA Chiamare un contatto Chiamare un numero qualsiasi Chiamare dalla lista chiamate RISPONDERE AD UNA CHIAMATA TERMINARE UNA CHIAMATA GESTIONE DELLE CHIAMATE IN CORSO METTERE IN ATTESA UNA CHIAMATA TOGLIERE DALL ATTESA UNA CHIAMATA TRASFERIRE UNA CHIAMATA Per effettuare un trasferimento senza consultazione: Per effettuare un trasferimento con consultazione: EFFETTUARE UNA MULTICONFERENZA Effettuare una conferenza telefonica con una chiamata in corso Avviare una conferenza telefonica senza chiamata in corso IMPOSTAZIONE SERVIZI UTENTE OVUNQUE SEI Per attivare il servizio Ovunque sei Per cancellare un numero di telefono precedentemente configurato Per disattivare il servizio Ovunque sei UFFICIO MOBILE

3 Per attivare il servizio Ufficio Mobile: Per disattivare il servizio Ufficio Mobile DEVIA CHIAMATE NON DISTURBARE NASCONDI NUMERO SQUILLO SIMULTANEO UTILIZZO DELLA PC APP DA UNA POSTAZIONE REMOTA (FUORI UFFICIO, AD ESEMPIO DA CASA)

4 1 Introduzione La presente guida descrive le funzionalità della PC App Evoluzione Ufficio e ne spiega l utilizzo. Con questa applicazione è possibile: Parlare direttamente da PC senza l utilizzo del Telefono IP (in questo caso è necessario che sia associata all utente la PC App per parlare da PC e gestire i servizi.) Avviare la chiamata dal PC e parlare dal Telefono IP (in questo caso è necessario che sia associata all utente la PC App per parlare da Telefono IP e gestire i servizi.) Gestire lo stato dei principali servizi Evoluzione Ufficio in qualsiasi momento, sia in ufficio che fuori ufficio (è necessaria una qualsiasi connessione internet). 2 Prerequisiti hardware e software L applicazione Evoluzione Ufficio può essere installata sia su PC Windows sia su Mac. In particolare, i sistemi operativi supportati sono: Windows (32 bit): XP, Windows 7 Mac: Mac OS 10.5 Leopard, Mac OS 10.6 Snow Leopard, Mac OS 10.7 Lion I requisiti Hardware sono: CPU di tipo Pentium 3 o superiori, con velocità di almeno 1.5 GHz memoria RAM di almeno 512 megabyte (MB); raccomandato almeno 1 GB spazio disponibile su hard disk di almeno 100 MB disponibilità di scheda audio, microfono, cuffie o casse installazione delle librerie grafiche OpenGL (Open Graphics Library) Se si utilizza il sistema operativo Windows XP, si consiglia, prima di procedere con l installazione della PC App Evoluzione Ufficio, di installare la seguente Security Update di Microsoft: selezionando il package denominato vcredist_x86.exe. NOTA. PC App Evoluzione Ufficio non è compatibile con PC Windows equipaggiati con scheda grafica SiS Mirage 3. 4

5 3 Installazione della PC App Per poter accedere all applicazione è necessario eseguire il download dell applicazione sul proprio PC. E possibile scaricare la PC App Evoluzione Ufficio attraverso due modalità: Dal portale Configura Evoluzione Ufficio ( (vedi paragrafo Download da portale Configura Evoluzione Ufficio) Dal portale di Assistenza Tecnica al link (vedi paragafo 3.2-Download da portale di Assistenza Tecnica) 3.1 DOWNLOAD DA PORTALE CONFIGURA EVOLUZIONE UFFICIO Per poter accedere al portale Configura Evoluzione Ufficio, è necessario aver ricevuto la mail di avvenuta registrazione al portale e seguire le istruzioni in essa contenute (per l attivazione chiedere al proprio amministratore). In questo modo è possibile impostare la propria password personale. Le credenziali utilizzate (numero di telefono e password) sono le medesime che andranno inserite per l accesso alla PC App Evoluzione Ufficio. Per scaricare la Pc App Evoluzione Ufficio accedere al portale Configura Evoluzione Ufficio ed effettuare le seguenti operazioni: 1. Accedere al link 2. Effettuare il login inserendo le credenziali Evoluzione Ufficio (numero telefonico e password personale) 5

6 3. Una volta effettuato l accesso, sarà visualizzata l Home Page del portale Configura Evoluzione Ufficio. 4. Nel menù orizzontale selezionare Strumenti e Manuali, quindi Applicazioni. 6

7 5. Nella sezione PC APP, selezionare il tasto corrispondente al proprio sistema operativo (Pc Windows o Apple Mac) 6. Terminato il download dell applicazione, eseguire l installazione del pacchetto software seguendo le istruzioni. Nota: E possibile che siano visualizzati messaggi di warning dovuti alla presenza di antivirus, firewall, per esempio l antivirus installato potrebbe bloccare l installazione della PC App, ritenendolo un software non affidabile in quanto scaricato da una sorgente «sconosciuta»: in questi casi occorre trovare e selezionare l opzione per aggiungere all antivirus un eccezione e poter proseguire con l installazione di Evoluzione Ufficio PC App. 3.2 DOWNLOAD DA PORTALE DI ASSISTENZA TECNICA E' possibile scaricare la Pc App Evoluzione Ufficio dal portale di Assistenza Tecnica, nella sezione DOWNLOAD tra i Software utili. L indirizzo del portale è Qualora si accedesse al portale da una linea non Telecom per imprese, è necessario selezionare la vista BUSINESS sulla barra dei menu. 7

8 4 Avvio della PC App Per avviare l applicazione da un PC Windows: Cliccare sull icona PC App presente sul desktop, oppure selezionare PC App Evoluzione Ufficio presente nel menu programmi della finestra Start di Windows. Inserire le proprie credenziali utente (numero di telefono e password). Per avviare l applicazione da un PC MAC: Cliccare due volte sull icona. - - dopo avere inserito le credenziali utente (numero di telefono e password), verrà visualizzata la schermata di accesso: 1. Se si effettua l accesso per la prima volta, è necessario inserire il proprio numero di telefono Evoluzione Ufficio. Per gli accessi successivi, è possibile selezionare il proprio numero di telefono dall elenco presente nel menu a tendina. 2. Inserire la password. Se si desidera che l applicazione memorizzi la password, selezionare la casella di controllo Memorizza password. È possibile modificare questa impostazione successivamente nelle Preferenze. 3. Se si desidera che l applicazione esegua l accesso automaticamente, selezionare la casella di controllo Accedi automaticamente. È possibile modificare questa impostazione successivamente nelle Preferenze. 4. Cliccare su Accedi. 8

9 5 Modalità di utilizzo della PC App Evoluzione Ufficio La Pc App può essere associata a ogni utente in due diverse modalità: Pc App per parlare direttamente da Pc e gestire i servizi (Pc App) Pc App per parlare da telefono IP e gestire i servizi (Pc App+Telefono IP) È inoltre possibile utilizzare la Pc App sia in ufficio che fuori ufficio; sono infatti abilitate due diverse modalità di utilizzo: In ufficio: per il controllo dei servizi e per effettuare chiamate da Pc o da telefono ("in ufficio" si intende l utilizzo dell accesso a internet aziendale). Fuori ufficio: per il controllo da remoto dei servizi e per avviare una chiamata presentandosi con il numero dell ufficio attraverso i servizi "Ovunque Sei" o "Ufficio Mobile" (vedi paragrafo 12.1 e 12.2). Fuori Ufficio non è possibile parlare direttamente dal PC ("fuori ufficio" si intende l utilizzo di PC /Smartphone/Tablet che accedono a internet attraverso una connessione non aziendale, es. da casa o da rete mobile). 6 Componenti della PC App Evoluzione Ufficio La figura seguente mostra la finestra principale della PC APP e le sue componenti: 9

10 6.1 MENU OPZIONI E IMPOSTAZIONI Cliccando, viene visualizzato il Menu opzioni e impostazioni contenente le voci: Aggiungi contatto : per aggiungere un contatto alla lista dei contatti (per informazioni di dettaglio, vedi paragrafo 7 GESTIONE CONTATTI). Preferenze : per impostare l Applicazione in termini di strumenti Audio, Aspetto e modalità di accesso (vedi paragrafo Impostazione delle preferenze). Impostazioni chiamata : per configurare i servizi d utente (per informazioni di dettaglio vedi paragrafo 12 Impostazione servizi Utente). Guida in Linea :per accedere alla sezione Evoluzione Ufficio del Portale di Assistenza Tecnica, e scaricare la Guida dell applicazione. 10

11 Informazioni su : per visualizzare le informazioni sull applicazione (versione, ecc.). Disconnetti : per disconnettere la PC App ed avviarla nuovamente. Esci : per uscire e chiudere la PC App Impostazione delle preferenze Cliccare l icona (accanto al logo di Impresa Semplice) Selezionando Preferenze viene visualizzate la finestra delle Preferenze: 1. Selezionare ASPETTO, per configurare l aspetto dell App scegliendo la lingua, il tema grafico, gli eventi audio e le opzioni di conferma. 2. Selezionare SICUREZZA, per visualizzate le informazioni di sistema: le sezioni Protocolli e Gestione dispositivi, contengono informazioni non modificabili, e utilizzabili dall assistenza per la risoluzione di eventuali problemi. La sezione Accedi consente invece di scegliere che l applicativo acceda automaticamente una volta avviato (Accedi automaticamente) e di eseguire automaticamente il programma all avvio del PC (Esegui questo programma all avvio del sistema) 11

12 3. Selezionare AUDIO per impostare i dispositivi per la riproduzione (cuffie, se disponibili, o altoparlanti) e la registrazione vocale (microfono interno o esterno) e la suoneria che si vuole associare alle chiamate in arrivo. Per memorizzare le impostazioni selezionate, cliccare OK. Nota: se l utente ha l audio disattivato sul proprio PC e avvia la PC App, la PC App attiva in automatico l audio, utilizzando le impostazioni di default, quando si effettua o si riceve una chiamata. Al termine della chiamata, la PC App disattiva l audio, per ripristinare lo stato del dispositivo al momento dell avvio della PC App. 6.2 IMPOSTAZIONI CHIAMATE Per accedere alla finestra di configurazione e controllo dei servizi selezionare 12

13 Oppure cliccare per accedere al menu opzioni e selezionare Impostazioni Chiamata. Viene visualizzata la finestra Impostazioni chiamate con la lista dei servizi: Ovunque sei, Ufficio Mobile, Devia Chiamate, Non Disturbare, Nascondi Numero, Squillo Simultaneo. Consultare il paragrafo 12- Impostazione servizi Utente- per tutti i dettagli. 6.3 CONFERENZA Selezionare l icona nella PC App per avviare una conferenza telefonica. Consultare il paragrafo Avviare una conferenza telefonica senza chiamata in corso- per tutti i dettagli. Conferenza 6.4 AGGIUNGI CONTATTO E possibile aggiungere contatti locali quando si utilizza la Pc App in modalità verde: rete pronta, vedi paragrafo 6.8. Consultare il paragrafo 7.1- Aggiungere un contatto alla rubrica - per i dettagli. 13

14 Aggiungi Contatto 6.5 OPZIONE VISUALIZZAZIONE CONTATTI Nel Menu principale selezionare CONTATTI e cliccare per accedere alle opzioni di visualizzazione disponibili: Tutti i contatti, On line in primo piano, Contatti iscritti Selezionando Tutti i contatti e On line in primo piano vengono visualizzati i nomi dei contatti locali alla PC App inseriti tramite l opzione Aggiungi contatto. Nota. L opzione Contatti iscritti è riservata per usi futuri. Tastierino Opzioni visualizzazione contatti 6.6 BOX CERCA O COMUNICA (INSERISCI NOME O NUMERO DI TELEFONO) Tramite il Box cerca o comunica è possibile cercare un contatto presente nella rubrica Aziendale o Locale, o chiamare un numero qualsiasi digitando direttamente il nome del contatto (almeno tre lettere) o il numero da chiamare. Consultare i paragrafi 7.4, per tutti i dettagli. 14

15 Box Cerca o comunica (inserisci nome o numero di telefono) 6.7 MENU PRINCIPALE Il Menu principale contiene le voci CONTATTI e REGISTRO CHIAMATE: Selezionare CONTATTI per accedere alle funzionalità di gestione della rubrica, descritte nel capitolo 7- Gestione Contatti. Selezionare REGISTRO CHIAMATE per accedere alla lista delle chiamate, vedi paragrafo Chiamare dalla lista chiamate. Il registro chiamate contiene l elenco dei numeri relativi alle chiamate ricevute, chiamate perse e chiamate effettuate. 15

16 6.8 STATO CONNESSIONE E MODALITÀ DI UTILIZZO Indica lo stato della connessione ad internet e la modalità di utilizzo della PC App: 1. verde - Rete pronta: il PC è collegato alla rete aziendale ed è possibile utilizzare la Pc App per parlare direttamente da Pc e gestire i servizi (Pc App). 2. giallo - Connettività limitata chiamate da PC non disponibili: il PC è connesso ad internet ed è collegato alla rete aziendale ma la Pc App è abilitata per parlare da telefono IP e gestire i servizi (Pc App+Telefono IP). Oppure il PC è connesso ad internet ma non è collegato alla rete aziendale ed è possibile utilizzare la Pc App per avviare le chiamate e parlare da un telefono fisso o mobile in modalità Ufficio Mobile o Ovunque Sei e gestire i servizi (Pc App+telefono). 3. rosso - Nessuna connessione di rete: il PC non è connesso ad internet ne è collegato alla rete aziendale e non è possibile effettuare alcuna azione. Nota: Se la PC App è abilitata per parlare direttamente dal PC, senza un telefono IP associato, per poter ricevere le chiamate dirette al proprio numero anche quando il PC è spento o non è connesso alla rete aziendale, è possibile impostare il servizio Devia Chiamate se non raggiungibile (tramite uno degli 16

17 strumenti disponibili, anche da remoto, es. Mobile App, Toolbar, Pc App, Portale Configura) per deviare le chiamate in arrivo ad un altro numero (es. il cellulare). 7 GESTIONE CONTATTI Tramite Pc App è possibile: aggiungere/modificare contatti locali quando si utilizza la Pc App in modalità verde: rete pronta (vedi paragrafo 6.8). N.B.: i contatti locali sono contatti dell utente accessibili solo tramite PC App e non disponibili tramite altri strumenti di Evoluzione Ufficio. visualizzare i contatti locali inseriti direttamente sulla Pc App accedere ai contatti aziendali interni (colleghi), presenti nella Rubrica Aziendale, che solo l'amministratore può gestire/modificare. La Rubrica Aziendale completa (con i contatti esterni es. fornitori) è sempre disponibile e consultabile dal Portale Configura Evoluzione Ufficio ( Nota1: non è possibile consultare/inserire/modificare contatti nella Rubrica Personale presente sul portale Configura Evoluzione Ufficio. Tutti i contatti presenti nella Rubrica Personale caricati dal portale Configura Evoluzione Ufficio sono consultabili direttamente accedendo al portale sezione Rubrica->Rubrica Personale. Nota2: non è possibile inserire/modificare contatti locali quando si utilizza la Pc App in modalità gialla o rossa, vedi paragrafo AGGIUNGERE UN CONTATTO ALLA RUBRICA LOCALE E possibile aggiungere contatti locali quando si utilizza la Pc App in modalità verde: rete pronta, vedi paragrafo

18 1. Nel Menu principale selezionare CONTATTI 2. Selezionando l icona si apre la finestra Aggiungi contatto. 3. Inserire nella finestra Aggiungi contatto i dati relativi al nuovo contatto (Nome, Cognome, Cellulare, Telefono casa, ecc.). 4. Per ciascun contatto è possibile specificare una suoneria scelta tra quelle disponibili. 5. Cliccare Aggiungi. 7.2 MODIFICARE UN CONTATTO NELLA RUBRICA LOCALE E possibile modificare i contatti locali quando si utilizza la Pc App in modalità verde: rete pronta, vedi paragrafo Nel Menu principale selezionare CONTATTI. 2. Selezionare il contatto e cliccare l icona. 3. Selezionare Informazioni contatto 4. Modificare i dati relativi al contatto. 5. Cliccare Ok. 18

19 7.3 CANCELLARE UN CONTATTO NELLA RUBRICA LOCALE E possibile cancellare i contatti locali quando si utilizza la Pc App in modalità verde: rete pronta, vedi paragrafo Nel Menu principale selezionare CONTATTI. 2. Selezionare il contatto e cliccare. 3. Selezionare Rimuovi contatto e confermare. 7.4 RICERCARE UN CONTATTO NELLA RUBRICA 1. Nel Menu principale selezionare CONTATTI. 2. Nel box Cerca o comunica digitare il nome del contatto (almeno tre lettere.) 3. Se presente (nella rubrica locale o aziendale), il contatto viene visualizzato nella finestra dei contatti. 8 EFFETTUARE UNA CHIAMATA Chiamare un contatto 1. Nel Menu principale, selezionare CONTATTI. 2. Selezionare nella lista il contatto che si vuole chiamare. 19

20 A. Per parlare tramite PC App utilizzando microfono e cuffie/altoparlanti del PC 1. Cliccare (chiama da PC). 2. Si aprirà il seguente pop up (il numero visualizzato è il proprio numero di telefono): 3. cliccare sull icona con la cornetta verde. A questo punto si verrà messi in comunicazione con il numero chiamato. Nota: è possibile parlare da PC solo se all utente è stata associata la PC App per parlare direttamente da PC e gestire i servizi. Solo in questo caso apparirà l icona chiama da PC. Inoltre la Pc App deve essere in modalità verde: rete pronta, vedi paragrafo 6.8, ovvero il pc deve essere connesso alla rete aziendale B. Per parlare tramite telefono 1. Cliccare (chiama dal Telefono). Viene visualizzata una finestra che informa che la chiamata è attiva su un altro telefono. 20

21 2. Attendere che il telefono associato al servizio squilli. 3. Sollevare il ricevitore del telefono. 4. Attendere la connessione. Nota 1: l icona (chiama dal Telefono) viene visualizzata anche nel caso in cui non si disponga di un telefono IP, ma la PC App sia l unico terminale a disposizione dell utente. In questo caso, dopo aver cliccato sull icona si aprirà il seguente pop up (il numero visualizzato è il proprio numero di telefono). Per avviare la chiamata da PC è sufficiente cliccare sull icona con la cornetta verde. A questo punto si verrà messi in comunicazione con il numero chiamato. Nota 2: se hai attivato la chiamata dalla PC App per parlare attraverso il telefono, non è possibile mettere in muto la chiamata utilizzando l apposita icona. Nota 3: nel caso in cui si stia utilizzando la PC App in modalità giallo, ovvero il pc sia connesso ad una rete non aziendale (vedi paragrafo 6.9), per effettuare le chiamate occorrerà avere attivato il servizio Ufficio Mobile o Ovunque Sei e procedere come indicato nel caso B Chiamare un numero qualsiasi Per effettuare una chiamata verso un numero qualsiasi: è possibile digitare la numerazione nel box Cerca o comunica oppure cliccare l icona e comporre il numero da chiamare con la tastiera numerica. Per iniziare la chiamata, proseguire come indicato ai punti A. o B. del paragrafo precedente ( A e B - Chiamare un contatto) 21

22 8.1.3 Chiamare dalla lista chiamate Nel Menu principale: 1. Selezionare REGISTRO CHIAMATE. 2. Selezionare nella lista delle chiamate il numero che si vuole chiamare. 3. Cliccare l icona in corrispondenza del numero selezionato. Vengono visualizzate le opzioni di chiamata ( Chiama dal PC, Chiama dal telefono ). A. Per parlare tramite PC App utilizzando microfono e cuffie/altoparlante del PC: selezionare nella lista Chiama dal PC e procedere come indicato al paragrafo B. Per parlare tramite telefono: selezionare nella lista Chiama dal telefono e procedere come indicato al paragrafo

23 9 RISPONDERE AD UNA CHIAMATA Per rispondere ad una chiamata in arrivo, cliccare l icona sul pop-up di notifica chiamata. 10 TERMINARE UNA CHIAMATA Per terminare una chiamata in corso, cliccare l icona nella finestra della chiamata attiva. 11 GESTIONE DELLE CHIAMATE IN CORSO Con una chiamata in corso, è possibile utilizzare i seguenti servizi: 1. Mettere in attesa la chiamata 2. Togliere dall attesa 3. Trasferire la chiamata 4. Effettuare una multiconferenza 11.1 METTERE IN ATTESA UNA CHIAMATA Cliccare, viene visualizzata l indicazione la chiamata è in attesa nella finestra relativa alla chiamata. 23

24 11.2 TOGLIERE DALL ATTESA UNA CHIAMATA Cliccare TRASFERIRE UNA CHIAMATA 1. Cliccare (Opzioni). 2. Cliccare (Trasferisci chiamata). Nella finestra di trasferimento è possibile selezionare un contatto oppure digitare il numero verso cui trasferire Per effettuare un trasferimento senza consultazione: Selezionare Trasferisci ora : la chiamata viene trasferita verso il contatto o il numero selezionato. Nota: è possibile attivare il trasferimento senza consultazione solo se la chiamata in corso che si vuole trasferire è una chiamata verso un altro numero dell azienda Per effettuare un trasferimento con consultazione: 1. Selezionare Controlla disponibilità : la chiamata in corso viene messa in attesa e stabilita la connessione con il numero verso cui si vuole trasferire. 2. Alla risposta, selezionare Trasferisci ora nella finestra di pop-up. 24

25 La chiamata viene trasferita verso il contatto o il numero selezionato EFFETTUARE UNA MULTICONFERENZA Effettuare una conferenza telefonica con una chiamata in corso 1. Cliccare l icona presente nella finestra della chiamata in corso. 2. Viene visualizzata la finestra Aggiungi/rimuovi partecipanti all audioconferenza 25

26 3. Per aggiungere un partecipante: cliccare un contatto dalla rubrica, oppure digitare il numero nel box in basso e cliccare 4. Cliccare OK. 5. Viene avviata la chiamata e messa in conferenza con la chiamata in corso. E possibile aggiungere ulteriori partecipanti (fino ad un max di 6 1.) ripetendo i passi sopra elencati Avviare una conferenza telefonica senza chiamata in corso 1. Cliccare l icona nella PC App e selezionare Avvia conferenza telefonica (nel caso di conferenza da PC App) o Avvia conferenza telefonica dal telefono se si dispone di un telefono IP. Nota: La conferenza telefonica avviata da PC App con il tasto Avvia conferenza telefonica da telefono permette di gestire al massimo 3 partecipanti. In caso di 4 o più partecipanti, occorre scegliere la modalità Avvia conferenza telefonica che consente di parlare da PC. 2. Viene visualizzata la finestra Invito ad audioconferenza. 1 Il limite del numero di partecipanti è 6 di cui al massimo 2 o 3 utenti interni all azienda a seconda del profilo sottoscritto (2 utenti per Evoluzione Ufficio small e 3 utenti per Evoluzione Ufficio large). 26

27 3. Per aggiungere i partecipanti alla conferenza: selezionare uno o più contatti presenti nella lista, oppure digitare il numero di telefono nel box in basso e cliccare. N.B. Devono essere indicati almeno due partecipanti per poter avviare la conferenza. 4. Cliccare OK. 5. Viene visualizzata la finestra della conferenza telefonica che si sta avviando Nel caso si sia scelto di avviare la conferenza telefonica da PC: 1. Vengono avviate le chiamate verso i partecipanti selezionati. 2. Il primo partecipante contattato viene messo in attesa. (Nota: durante la fase di instaurazione della successiva chiamata, il primo partecipante non sente nulla). 3. Per ognuno dei successivi partecipanti: viene avviata la chiamata; viene messo in conferenza con gli altri partecipanti precedentemente contattati. 4. Fino a quando l ultimo partecipante non viene contattato, l organizzatore della conferenza rimane in attesa. 27

28 5. Quando l ultima chiamata è stata completata, l organizzatore viene aggiunto alla conferenza Nel caso si sia scelto di avviare la conferenza dal telefono IP (max 3 utenti in conferenza): 1. Il telefono fisso squilla (chiamata di sveglia ). 2. Quando si solleva il microtelefono, viene avviata la chiamata verso il primo partecipante; quando l utente chiamato risponde, viene messo in attesa ed ascolterà la musica d attesa. 3. Si riceve sul telefono fisso la seconda chiamata di sveglia ; dopo aver risposto, viene avviata la chiamata verso il secondo partecipante. 4. Quando la seconda chiamata è stata completata, tutti i partecipanti vengono messi in conferenza Aggiungere partecipanti ad una conferenza in corso avviata tramite PC App E possibile aggiungere ulteriori partecipanti alla conferenza in corso (fino ad un max di 6 2 ) cliccando l icona nella finestra relativa alla conferenza attiva e procedendo come indicato ai punti 3. e 4. del paragrafo Impostazione servizi Utente Per accedere alla finestra di controllo dei servizi: cliccare oppure cliccare per accedere al menu opzioni e selezionare Impostazioni Chiamata. Viene visualizzata la finestra Impostazioni chiamate con la lista dei servizi: Ovunque sei, Ufficio Mobile, Devia Chiamate, Non Disturbare, Nascondi Numero, Squillo Simultaneo. 2 Il limite del numero di partecipanti è 6, di cui al massimo 2 o 3 utenti interni all azienda a seconda del profilo sottoscritto (2 utenti per Evoluzione Ufficio small e 3 utenti per Evoluzione Ufficio large) 28

29 12.1 OVUNQUE SEI Per associare al proprio numero di telefono fisso Evoluzione e Ufficio, fino a sei numeri (fissi o mobili): Quando si riceve una chiamata, tutti i telefoni squillano contemporaneamente a quello dell'ufficio. E possibile effettuare chiamate da questi numeri presentandosi con il numero fisso dell ufficio: 1. si deve avviare la chiamata dalla PC App in modalità chiama da telefono (come descritto nel paragrafo 8). Squilla il numero aziendale e tutti gli altri numeri impostati con l Ovunque sei. 2. sollevando il ricevitore del telefono scelto, viene avviata la chiamata verso la destinazione. Nota: per l utilizzo sopra descritto deve essere attiva l opzione «Fai squillare tutti i numeri con il servizio di richiamata» Per attivare il servizio Ovunque sei 1. Cliccare. 2. Selezionare Ovunque sei. 3. Cliccare Aggiungi nuovo numero. 4. Inserire il numero di telefono sul quale inoltrare le chiamate. 5. Cliccare Salva. 6. Per abilitare il numero inserito a squillare, cliccare Abilitato. Per ciascun numero di telefono inserito è possibile configurare alcune opzioni: 7. Cliccare Modifica 8. Cliccare sulle opzioni che si desidera abilitare: Inibitore deviazione : se si è inserito come numero Ovunque Sei un numero fisso di Evoluzione Ufficio, tale opzione inibisce tutte le deviazioni impostate sul numero Ovunque Sei, forzando sempre lo squillo del telefono. Nota: questo servizio funziona solo se il numero Ovunque Sei è un numero fisso Evoluzione Ufficio. Conferma di risposta : per richiedere che l utente (il cui numero è stato inserito come numero Ovunque Sei) debba confermare, mediante la pressione di un tasto, l accettazione della chiamata. Questa funzione evita che le chiamate siano trasferite alla segreteria del cellulare quando non è raggiungibile e non possano quindi essere ricevute dagli altri numeri associati al servizio Ovunque sei. L opzione Controllo chiamate è riservato per usi futuri, si consiglia di non modificare l impostazione. 9. Cliccare Salva. 29

30 10. Impostazione dell opzione Fai squillare tutti i numeri con il servizio di richiamata. Se l opzione Fai squillare tutti i numeri è abilitata, quando si avvia una chiamata da PC App in modalità chiama da telefono, squilla il numero aziendale e tutti gli altri numeri impostati con l Ovunque Sei 3.. Se invece si avvia la chiamata da PC App utilizzando l opzione chiama da PC, la chiamata verrà avviata direttamente da PC (i numeri Ovunque Sei non squilleranno). Se l opzione non è abilitata, quando si avvia una chiamata, squilla solo il numero aziendale. Quando si riceve una chiamata squillano sempre tutti i numeri Ovunque Sei Per cancellare un numero di telefono precedentemente configurato 1. Cliccare. 2. Selezionare Ovunque sei. 3. Cliccare Modifica. 4. Cliccare Elimina Numero e confermare Per disattivare il servizio Ovunque sei 1. Cliccare. 2. Selezionare Ovunque sei. 3. Deselezionare Abilitato UFFICIO MOBILE Per spostare la tua postazione dell ufficio su una postazione temporanea, come ad esempio il telefono di casa. Le chiamate dirette al numero fisso d ufficio sono deviate sulla postazione temporanea (numero ufficio mobile) e il telefono dell ufficio non squillerà. Grazie alla PC App Evoluzione Ufficio è possibile effettuare chiamate dal numero Ufficio Mobile presentandosi con il numero fisso dell ufficio. 3 Se il flag è attivo, squilleranno tutti i numeri Ovunque Sei anche per le chiamate effettuate tramite: Barra di Controllo Evoluzione Ufficio; Servizio di Richiamata da Smartphone. 30

31 Per attivare il servizio Ufficio Mobile: 1. Cliccare. 2. Selezionare Ufficio Mobile. 3. Cliccare. 4. Selezionare Abilita servizio. 5. Inserire nel campo sottostante il numero di telefono sul quale dirottare le chiamate. 6. Cliccare Salva Per disattivare il servizio Ufficio Mobile 1. Cliccare. 2. Selezionare Ufficio Mobile. 3. Cliccare. 4. Deselezionare Abilita servizio. 5. Cliccare Salva DEVIA CHIAMATE Per configurare i servizi di Deviazione delle Chiamate (Devia chiamate sempre, Devia chiamate se occupato, Devia chiamate se non rispondi, Devia chiamate se non raggiungibile): 1. Cliccare. 2. Selezionare Devia Chiamate. 3. Cliccare in corrispondenza del servizio di deviazione chiamate che si intende configurare. 4. Cliccare Abilita. 5. Digitare il numero verso cui si vuole deviare le chiamate in arrivo. 6. Cliccare Salva. 31

32 Nota: il servizio Devia chiamate se non raggiungibile consente di trasferire automaticamente su un numero telefonico scelto (fisso o mobile) le chiamate in arrivo quando il telefono non è raggiungibile (ad esempio mancanza di connettività, interruzione alimentazione modem, guasto del telefono ecc.) NON DISTURBARE Per rifiutare tutte le chiamate in arrivo e far ascoltare a chi chiama il tono di occupato: 1. Cliccare. 2. Selezionare Non Disturbare. 3. Cliccare Abilitato NASCONDI NUMERO Per nascondere il proprio numero per le chiamante in uscita: 1. Cliccare. 2. Selezionare Nascondi Numero. 3. Cliccare Abilita per nascondere il numero SQUILLO SIMULTANEO Per far squillare contemporaneamente più numeri di telefono a tua scelta (fissi o mobili). Per attivare lo Squillo Simultaneo 1. Cliccare. 2. Selezionare Squillo Simultaneo. 3. Cliccare Abilitato. 32

33 4. Se si desidera che la chiamata non venga inoltrata in caso di numero occupato, selezionare Disattiva squilli dei mie numeri Squillo Simultaneo se sto effettuando una chiamata 5. Digitare i numeri verso cui si vuole siano inviate le chiamate in arrivo con il servizio di Squillo Simultaneo. 6. Se si desidera una conferma della risposta 4 selezionare l opzione E richiesta conferma della risposta accanto al numero. 7. Cliccare Ok. Per disattivare il servizio Squillo Simultaneo 1. Cliccare. 2. Selezionare Squillo Simultaneo. 3. Cliccare 4. Deselezionare Abilitato. 5. Cliccare Ok. 13 Utilizzo della PC App da una postazione remota (fuori ufficio, ad esempio da casa) Per lavorare fuori ufficio, da casa o in generale quando il PC è collegato ad internet attraverso una qualsiasi connessione al di fuori dell azienda e la PC App è attiva in modalità giallo (vedi paragrafo 6.8 Stato connessione e modalità di utilizzo ), si può utilizzare la PC App: per controllare i servizi di Evoluzione Ufficio; per ricevere ed effettuare chiamate ad esempio dal telefono fisso di casa come se si fosse in ufficio. Nota: per poter utilizzare il telefono di casa o un qualsiasi altro telefono (fisso o mobile) è necessario attivare uno dei servizi Ovunque Sei (con flag fai squillare tutti i numeri attivo) o Ufficio Mobile (vedi paragrafi 12.1 e 12.2 e configurare il telefono come una delle numerazioni di Ufficio Mobile o Ovunque Sei). In caso di ricezione di una chiamata: con Ovunque Sei: squilleranno il telefono dell ufficio e tutti i telefoni configurati nel servizio con Ufficio Mobile: squillerà solo il numero configurato e il fisso dell ufficio non squillerà. 4 la ricezione della chiamata deve essere confermata da parte dell utente, mediante la pressione di un tasto. Questa funzione, ad esempio, può evitare che le chiamate siano trasferite alla segreteria del cellulare quando non è raggiungibile. 33

34 Per effettuare una chiamata: 1. Digitare, utilizzando la PC App Evoluzione Ufficio, la numerazione o selezionare un contatto dalla rubrica. 2. Selezionare chiama da telefono. 3. Attendere che il telefono associato al servizio squilli (es. numero di casa). 4. Sollevare il ricevitore del telefono. 5. Attendere la connessione. In questo modo: È possibile usufruire dei vantaggi offerti dal piano tariffario attivato sul servizio Evoluzione Ufficio che prevede chiamate gratuite fisso-fisso illimitate, e chiamate gratuite fisso mobile entro una soglia di minuti prefissata. L eventuale addebito della chiamata è riportato nel Conto Telecom Italia Evoluzione Ufficio. Il chiamante visualizzerà il numero fisso Evoluzione Ufficio. Nota: Quando si utilizza la PC App sul PC collegato ad una postazione remota esterna all azienda, non è possibile utilizzare il PC come telefono e parlare direttamente da PC utilizzando cuffie e microfono. 34