la gestione del progetto

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1 CAPITOLO la Guida per la presentazione dei progetti la gestione del 5

2 5. LA GESTIONE DEL PROGETTO 5.1 La gestione della documentazione 5.2 La variazione del 5.3 La promozione del 5.4 Modelle e materiali per la gestione del 5.1 La gestione della documentazione La gestione della documentazione del è una delle attività amministrative più importanti e deve essere svolta con cura dalla fase iniziale della presentazione della domanda di contributo, alla rendicontazione fi nale. Spesso questa attività viene trascurata, con il risultato che in fase di attuazione del si rischia di non accorgersi degli scostamenti tra quanto previsto nel e quanto si sta realizzando (ritardo dei tempi, costi maggiori rispetto a quelli inseriti nel bilancio preventivo), e in fase di chiusura può essere diffi cile reperire la documentazione contabile e le informazioni per stendere il rendiconto delle spese sostenute e la relazione delle attività svolte. Un semplice accorgimento per tenete tutto in ordine è quello di raccogliere la documentazione del in un unico raccoglitore, da conservare sempre nello stesso posto, disponibile solamente alle persone che si occupano dell amministrazione del. Munitevi di fogli separatori colorati che differenziano le diverse categorie di documenti. Ad esempio, in una sezione potete archiviare i documenti uffi ciali di (le fotocopie della domanda di contributo e di tutti gli allegati inviati al CSV di Vicenza; la lettera di notifi ca dell esito della valutazione del ; il Modello di accettazione del contributo; ),, in un altra sezione i preventivi di spesa e i contratti con i collaboratori; in un altra ancora i documenti delle spese sostenute, Per i progetti che riguardano i percorsi formativi e i laboratori, create una sezione apposita che raccolga il Registro dei partecipanti, copia del Questionario di soddisfazione del corso (da fotocopiare e distribuire ai partecipanti al fi ne di valutare l attività formativa), copia dell Attestato di frequenza (da fotocopiare e compilare al momento della consegna ai partecipanti). I modelli si trovano nella sezione Gruppo di riferimento (Rosso, Blu, Verde) e Linea di intervento utilizzata per il vostro area Gestione del. Nel raccoglitore inserite le fotocopie della documentazione: i documenti originali vanno registrati e archiviati seguendo la modalità ordinaria adottata dall amministrazione dell associazione. Ai fi ni della rendicontazione delle spese, potete indicare su ciascun documento la categoria di spesa a cui si riferisce nel bilancio preventivo del e un numero progressivo. Nella compilazione della scheda riepilogativa delle spese e del bilancio consuntivo (i cui modelli sono scaricabili dalla sezione Chiusura del ), potrete elencare le spese mantenendo l ordine numerico attribuito ai documenti archiviati nel raccoglitore, così da rendere più semplice sia alla vostra amministrazione, sia al CSV di Vicenza la verifi ca del rendiconto. 38

3 Nella scheda riepilogativa dovranno essere riportati, per ciascun documento di spesa, i seguenti dati: la data di emissione del documento; intestatario (emessa da); natura dell oggetto/servizio (causale); categoria della voce di spesa rispetto al bilancio economico preventivo. Per agevolare il controllo delle spese, e quindi il rispetto del bilancio economico preventivo, potete iniziare a compilare la scheda riepilogativa delle spese fi n dalla prima uscita. La scheda rappresenta un utile strumento per monitorare l andamento fi nanziario del e confrontarlo con il bilancio preventivo e, se adottata fi n dall inizio delle uscite per registrare le spese, in fase di rendicontazione sarete agevolati nella compilazione del bilancio consuntivo. Ricordate che tutti i documenti di spesa devono essere intestati all associazione di volontariato benefi ciaria del contributo e devono riportare il titolo del. I documenti contabili di variano a seconda della tipologia di spesa. Ecco alcuni esempi per documentare le spese sostenute: Tipologia di spesa Documento finanziario Altri documenti a supporto (facoltativi, ma utili per l amministrazione dell associazione) Dipendente o assimilato (contratto a ) Collaboratore occasionale Consulente Professionista Rimborso spese per missioni (volontari) Busta paga Modello F24 Ricevuta Modello F24 Fattura / parcella Modello F24 Modello Rimborsi spese Lettera d incarico/contratto Lettera d incarico/contratto Lettera d incarico/contratto Assicurazione volontari Polizza Lettera d incarico Acquisto di materiale / attrezzature Fattura Scontrino fi scale parlante Fornitura di servizi Fattura Contratto Contratto / preventivo Noleggio di materiale Fattura Contratto di noleggio / leasing Affi tto locali per corsi, sale per eventi Materiale didattico / cancelleria Spese postali Spese generali (utenze) Fattura Fattura Scontrino fi scale parlante Ricevuta d acquisto timbrata dalle Poste Italiane o dalla tabaccheria Fatture / Bollette 39

4 I rimborsi spese ai volontari coinvolti nella realizzazione del, relative a missioni effettuate ai fi ni del, sono ammessi se documentati su apposito modello Rimborsi spese scaricabile dalla sezione Gestione dei progetti del sito del CSV di Vicenza. Il volontariato, una volta autorizzato dal legale rappresentante a compiere la missione, deve compilare il modello fornendo le informazioni richieste. Nel modello è previsto lo spazio per la richiesta di rimborso di piccole spese anticipate dal volontario. Anche queste spese devono essere giustifi cate da documenti contabili (per lo più scontrini ricordate di consegnare al volontario autorizzato a sostenere la spesa il codice fi scale dell associazione, altrimenti non si potrà produrre lo scontrino parlante) che saranno consegnati contestualmente alla presentazione del Modello di rimborsi spese alla persona incaricata dell amministrazione del (potete utilizzare una cartellina trasparente nella quale contenere il modello e le relative spese). In fase di rendicontazione queste spese vanno rendicontate nelle relative voci di spesa (ad esempio, se viene acquistato un pennarello, tale spesa andrà sotto la categoria Cancelleria). Per documentare le spese sostenute relative alla voce Spese generali, è necessario produrre un autocertifi cazione fi rmata dal legale rappresentante dell associazione. È possibile scaricare il modello dalla sezione Chiusura del. 5.2 La variazione del Può accadere che in fase di realizzazione insorga la necessità di modifi care degli aspetti del. Le principali modifi che possono riguardare: il programma di lavoro (compresi i prodotti previsti - quantità, tipologia, caratteristiche); i costi e la ripartizione dei costi fra le differenti voci di spesa; i tempi del (durata complessiva, date di avvio/conclusione, proroga); la sede di svolgimento delle attività; i professionisti e i collaboratori indicati (docenti, relatori ); il partenariato. Se si dovesse manifestare tale evenienza, l associazione benefi ciaria è tenuta a formalizzare la richiesta di variazione inviando al CSV di Vicenza la Richiesta di variazione al (scaricabile dalla sezione Gestione del ). Solo in seguito all autorizzazione, le modifi che potranno essere attuate. Le modifi che al programma di lavoro ammissibili non devono compromettere il raggiungimento degli obiettivi e dei risultati previsti nel originario. Nel caso di variazioni al bilancio preventivo, l associazione deve allegare alla Richiesta di variazione il nuovo piano economico aggiornato. Il bilancio preventivo, nel caso siano presenti più voci di spesa, potrà subire modifi che che non superino lo scostamento del 20% per ciascuna voce, rispettando comunque i massimali previsti per le categoria di spesa di ciascuna linea di intervento. In questo caso, non è necessario inviare la Richiesta di variazione. 40

5 Eventuali modifi che di entità superiore, invece, dovranno essere richieste tramite l apposito modello Richiesta di variazioni scaricabile dalla sezione Gestione dei progetti del sito del CSV di Vicenza. La richiesta può essere inoltrata a mezzo fax. Nel caso di variazioni dei docenti / formatori, alla richiesta di variazione devono essere allegati i curriculum vitae (CV) dei nuovi docenti / formatori. Nel caso di variazioni al partenariato devono essere indicati i riferimenti dei nuovi partner e il loro ruolo all interno del, ovvero devono essere indicati i partner che non supporteranno più il e i loro riferimenti. La richiesta di variazione deve essere inoltrata con largo anticipo per permettere al Consiglio Direttivo del CSV di Vicenza di valutare la richiesta. Nella relazione fi nale del vanno indicate le modifi che apportate al, le motivazioni che le hanno rese necessarie e i riferimenti dell autorizzazione ricevuta. 1.3 La promozione del Il fi nanziato dovrà essere adeguatamente promosso in tutte le occasioni di comunicazione formale. Qualsiasi prodotto realizzato nell ambito del (ad es., manifesti, brochure, pubblicazioni, DVD, magliette, cartellonistica, ecc.) dovrà riprodurre: il logo del CSV di Vicenza e riportare la dicitura Progetto realizzato con il contributo del Centro di Servizio per il Volontariato della provincia di Vicenza. Nel caso si tratti di attrezzature, macchinari, mezzi di trasporto, il logo e la dicitura dovranno essere riprodotti su un materiale adeguato a garantire la loro permanenza e visibilità sui beni. Nella sezione Gestione del troverete una guida contenente le informazioni relative alla normativa grafi ca e alle modalità di utilizzo del logo del sito del CSV di Vicenza cui attenersi. Il materiale prodotto dovrà essere messo a disposizione del CSV di Vicenza, eventualmente anche su supporto informatico, ai fi ni della diffusione attraverso il sito istituzionale. Il logo è scaricabile dalla sezione Gestione dei progetti del sito del CSV di Vicenza. Non è consentita alcuna modifi ca al logo. Ricordiamo che le spese per i prodotti e i beni sui quali non siano riportati il logo e la dicitura o non siano presenti in maniera conforme rispetto alle indicazioni, non saranno prese in considerazione nel rendiconto fi nale. In sede di verifi ca amministrativa-contabile, saranno infatti esaminati i prodotti realizzati (nel caso di automezzi, attrezzature informatiche e 41

6 d uffi cio, abiti, tende,, in fase di rendicontazione dovranno essere inviate delle fotografi e con il dettaglio del logo del CSV di Vicenza) e verrà verifi cata la conformità e correttezza dell utilizzo del logo (rispetto alle indicazioni fornite nella guida Utilizzo del logo ) 5.4 Modelli e materiali per la gestione del Modello Dove si trova (per ciascuna Linea di intervento) Rimborsi spese Scheda riepilogativa delle spese Richiesta di variazione al Logo del CSV di Vicenza e Guida al suo utilizzo Registro dei partecipanti (per i percorsi formativi e i laboratori) Questionario di soddisfazione del corso (per i percorsi formativi e i laboratori) Attestato di frequenza (per i percorsi formativi e i laboratori) Sito del CSV di Vicenza, sezione Gestione del Sito del CSV di Vicenza, sezione Chiusura del Sito del CSV di Vicenza, sezione Gestione del Sito del CSV di Vicenza, sezione Gestione del Sito del CSV di Vicenza, sezione Gestione del Sito del CSV di Vicenza, sezione Gestione del Sito del CSV di Vicenza, sezione Gestione del 42

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10 Centro di Servizio per il Volontariato della provincia di Vicenza Volontariato in Rete - Federazione Provinciale di Vicenza Contrà Mure San Rocco, Vicenza sito: tel.: fax: info@csv-vicenza.org Ente Gestore del CSV di Vicenza - Progetto Volontariato in rete Delibera del Comitato di Gestione del Fondo Speciale Regionale per il Volontariato n. 46 del 15/12/2008