Cloud vs Client-Server Analisi comparativa dei costi tra Kleos e i gestionali tradizionali. Cloud

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2 vs ClientServer Analisi comparativa dei costi tra Kleos e i gestionali tradizionali Introduzione Sempre più avvocati in Italia stanno valutando di affidarsi a una soluzione in the per l automazione dello studio legale, in alternativa ai software tradizionali che adottano un architettura onpremise ovvero con client e server fisici in studio. Confrontando le due scelte, gli avvocati devono analizzare due differenti modelli di costo: quello consistente in un abbonamento annuale e quello che prevede l acquisto della licenza e il pagamento di un canone di manutenzione che riguarda, invece, la soluzione clientserver. A prima vista, molti avvocati ritengono che il modello a canone del nel tempo comporti dei costi superiori a quelli di una soluzione onpremise. In realtà, esaminando con attenzione tutti i costi diretti e indiretti di entrambe le soluzioni appare del tutto evidente che la soluzione offre un significativo risparmio economico anche nel lungo termine rispetto alle tradizionali soluzioni clientserver. Spesso gli avvocati si soffermano solo sui costi di acquisizione del software, e sulla base di queste valutazioni decidono l acquisto. In realtà ognuno dei software che finiscono con l acquistare richiede loro importanti investimenti di tempo e di denaro, collegati ad attività quali l installazione, il setup iniziale, la formazione, la manutenzione evolutiva, e questi costi sono soltanto una parte dei costi di gestione che una soluzione onpremise comporta. L obiettivo di questo White Paper è di fornire a tutti gli avvocati tutte le informazioni rilevanti per valutare con esattezza il cosiddetto TCO (Total Cost of Ownership) di una soluzione onpremise ovvero tutti i costi di gestione che scaturiscono da un software clientserver. A differenza di tutte le altre soluzioni desktop, Kleos non richiede l installazione di server in studio, né manutenzione o aggiornamento. Questo perché è una soluzione fruibile dunque con una semplice connessione web ovunque si voglia. Questo comporta anche un differente modello di prezzo, basato su un abbonamento annuale che copre tutti i servizi, è facilmente prevedibile e fornisce dei benefici fiscali. Di conseguenza un confronto dei costi tra Kleos e una soluzione software desktop non è agevole perché non paragona mele con mele. Tipicamente, chi decide per l acquisto di una soluzione desktop si ritrova queste voci di spesa: il costo di licenza che varia in base al numero di postazioni, il costo dell installazione e configurazione, il costo dell assistenza annuale, il costo della manutenzione evolutiva del software e dell aggiornamento, legate a una precisa versione del software. A distanza di due/tre anni la versione del software dovrà essere aggiornata a quella successiva, pertanto dovranno acquistare tutto daccapo. Il ciclo di vita Kleos è completamente diverso. Agli avvocati è richiesto solo di pagare un canone annuo di abbonamento allinclusive ovvero che copre tutti i costi dei servizi su menzionati. Non ci sono aggiornamenti da dover fare, nessun server da installare, nessun nuovo hardware con potenti capacità di calcolo di cui doversi dotare o da dover periodicamente sostituire, supporto e assistenza illimitate. Questo fa risparmiare agli avvocati che adottano Kleos moltissimo tempo, stress e frustrazioni legate alla gestione di un infrastruttura informatica all interno del proprio studio. Fa risparmiare soprattutto molti soldi. 2

3 vs ClientServer Analisi comparativa dei costi tra Kleos e i gestionali tradizionali Alla scoperta dei costi complessivi di una soluzione onpremise I costi totali da sostenere per una soluzione onpremise ricomprendono sia i costi diretti che quelli indiretti associati alla gestione dell infrastruttura, per l intero ciclo di vita del software in studio. Tradizionalmente quindi ritroveremo tre tipologie di costo: 1. Costo di acquisto della licenza software e hardware 2. Costi di installazione, manutenzione dell infrastruttura IT, supporto e assistenza 3. Costi di upgrade alle versioni successive del software (in media ogni 3 anni) 4. Costi di rinnovo del parco macchine, pc e server (mediamente ogni 4 anni) costi di acquisizione costi di avviamento costi operativi software installazione assistenza hardware e software software terze parti (windows server, database SQL, outlook) configurazione manutenzione e aggiornamento hardware e software hardware formazione upgrade eventuale import dati consumo energetico back up dei dati sicurezza fisica e logica dei pc e del server Per i software gestionali per studi legali il costo complessivo è dato, dunque, dalla somma di tre tipologie di costo: costi di acquisizione; costi di avviamento; costi operativi. Spesso molti avvocati non considerano nel processo di acquisto la seconda e la terza tipologia, e valutano soltanto la prima tipologia di costi. 3

4 vs ClientServer Analisi comparativa dei costi tra Kleos e i gestionali tradizionali Costi di acquisizione I costi di acquisizione per un software tradizionale possono essere divisi in due categorie: costi hardware, come server e pc, e costi software, come quello di licenza d uso per ciascun utente dello studio. Ogni volta che un utente passa a una versione del software più aggiornata (in media ogni 2 anni) di fatto deve riacquistare tutto quanto attiene alla parte software. Con Kleos, grazie a un modello contrattuale di abbonamento annuale, l utente non sostiene questi costi e può sapere esattamente in anticipo quale spesa complessiva dovrà affrontare per usare il servizio. Da un punto di vista tecnico questo modo di erogazione del software è chiamato SaaS ovvero Software as a Service. Come per un servizio di fornitura di elettricità non acquisto una centrale elettrica da mettere in giardino così per il software non sostengo investimenti infrastrutturali in IT per utilizzare il software. Gli aggiornamenti sono automaticamente eseguiti dalla casa produttrice (Wolters Kluwer) in modo che l utente non debba preoccuparsi di farli ovvero pagare qualche tecnico esterno perché se ne occupi periodicamente. Questo fa si che il software a disposizione, per esempio, sia costantemente aggiornato alle specifiche ministeriali per la parte di gestione del Processo Telematico. Difatti si traduce nella garanzia di adempiere il deposito telematico senza correre alcun rischio d inadeguatezza della versione in proprio possesso. Costi di avviamento In molti casi, i programmi desktop (client/server) non sono immediatamente utilizzabili. Devono essere installati, personalizzati, configurati. Queste operazioni richiedono l intervento in studio di uno specialista IT, e rientrano nell ambito delle attività di startup (inizializzazione) per l automazione dello studio legale. Dopo aver completato il processo di setup, l avvocato deve spesso attendere la migrazione dei dati da vecchi sistemi ovvero creare i propri fascicoli nel nuovo gestionale. Qui il processo telematico viene in soccorso degli avvocati Italiani. Infatti, possono facilmente compiere quest operazione scaricando i loro fascicoli da Polisweb e creando automaticamente le pratiche collegate all interno del gestionale. Kleos consente allo studio di eseguire la creazione massiva (non fascicolo per fascicolo) di tutti i propri fascicoli. In sintesi non si dovrà perdere tempo con operazioni di data entry. In caso di import dati da sistemi concorrenti, grazie a procedure automatiche sviluppate in 30 anni di esperienza e alla conoscenza approfondita di tutti i software per avvocati presenti in Italia, questa operazione è rapida e molto economica. In aggiunta, dato che Kleos è un programma web based, non occorre la presenza di un tecnico in studio, e lo startup viene effettuato in tempi brevi e senza aggravio di costi da remoto. Costi operativi Abbiamo visto che i costi di acquisto e inizializzazione sono comunemente costi fissi. Non è cosi per i costi operativi o di mantenimento/aggiornamento dei gestionali. Si tratta di canoni ricorrenti che gli utenti devono pagare per utilizzare al meglio il loro gestionale. Questi includono i costi per il supporto e l assistenza tecnica, l aggiornamento alle evolutive specifiche ministeriali (se pensiamo al modulo PCT) nonché agli upgrade tecnicofunzionali del software, i costi per la gestione del backup dei dati, i costi per l assistenza tecnica dell infrastruttura IT (Server, PC, Sistema di rete, Impianti di raffreddamento, etc.), i costi energetici per far funzionare tutto quanto. Oltre ovviamente il costo della connettività Internet. 4

5 vs ClientServer Analisi comparativa dei costi tra Kleos e i gestionali tradizionali Questi costi sono assolutamente trascurati quando si compara una soluzione gestionale Client/Server con una. E un errore tanto diffuso quanto grave poiché costituiscono una parte molto consistente della spesa complessiva da sostenere per manutenere una soluzione Client/Server. Usando un modello SaaS (software as a service), Kleos offre allo studio legale la possibilità, a fronte del pagamento di un canone annuale (commisurato al numero di utenti) allinclusive, di non sostenere alcun costo operativo legato a infrastruttura di rete, server, backup, aggiornamenti e upgrade, sistemi di sicurezza fisica e logica (canoni annuali per il pagamento di antivirus e firewall per il server; gruppi di continuità per la continuità operativa in assenza di corrente elettrica; sistemi di raffreddamento del server, etc). I clienti Kleos hanno un supporto illimitato, sia in teleassistenza sia telefonico. Inoltre, godono di uno spazio illimitato per lo storage (archiviazione) dei loro dati, che vengono continuamente ridondati e protetti da sistemi di sicurezza in uso per la protezione dati delle migliori banche mondiali. Con l avvento del Processo Telematico e la necessità di archiviare le notifiche PEC e tutti gli altri documenti generati dalle procedure di legge, l archiviazione senza limiti di spazio su è un plus che non ha eguali in Italia. Un servizio analogo si rintraccia invece da parte dei maggiori produttori di software statunitensi per il mercato americano. Ad ogni modo i dati sono accessibili in ogni momento. In caso di passaggio a software concorrente è garantita in tempo breve la restituzione dei dati in un formato intellegibile e aperto per agevolare la migrazione al nuovo sistema. 5

6 vs ClientServer Analisi comparativa dei costi tra Kleos e i gestionali tradizionali I numeri Quando si comparano correttamente i costi di una soluzione Client/Server (considerando i costi di acquisto licenze, i costi di avviamento e i costi operativi) con i costi di Kleos, si scopre che la soluzione risulta più economica. Per fare una valutazione di costo in un arco temporale di tre anni potete usare la tabella seguente. Inserite tutti i costi nella tabella seguente per procedure alla comparazione: Software Gestionale Client/Server Kleos COSTI DI ACQUISIZIONE Hardware Server dedicato Mobile Server Gruppo di continuità Unità e supporti di backup Rack sala server Sistema raffreddamento server Software Primo Utente 45/mese Utenti successivi 35/mese dal 2 al 5. 25/mese oltre il 5 Windows Server 2008 License Mobile Server COSTI DI AVVIAMENTO Installazione Configurazione Formazione Import dati 150 x 6h COSTI OPERATIVI Assistenza Software Primo Utente Utente Aggiuntivo Assistenza Hardware Ordinaria su Server Straordinaria su Server Infrastruttura IT aggiuntiva Consumi energetici Consumi energia elettrica Rack, Server, gruppo di continuità Sicurezza Canone annuo antivirus server Canone annuo Firewall server Manutenzione e aggiornamento Canone assistenza telefonica illimitata e aggiornamenti Canone annuale interventi sistemistici in studio COSTI TOTALI Costi 1 anno per 2 utenti Costo 3 anni per 2 utenti

7 vs ClientServer Analisi comparativa dei costi tra Kleos e i gestionali tradizionali Ciclo di vita di prodotto e upgrade Il periodo di ammortamento delle spese per hardware e software di norma è 3 (tre) anni ed è il periodo mediamente utilizzato in ambito IT. Il TCO che riguarda i prodotti client/server e dunque l acquisto della dotazione tecnologica per il funzionamento del software varia ogni tre anni. Con Kleos non si ha alcun impatto legato a usura hardware (a meno di sostituzione di pc che però allungano la loro vita media in quanto il software web based non richiede grandi capacità alle macchine per il corretto funzionamento). Adesso appare molto più chiaro come deve essere fatto un confronto di prezzi tra due architetture differenti. Ovviamente in tutto questo sono stati trascurati i vantaggi oggettivi legati al (di difficile valorizzazione): Lavorare in mobilità, Lavorare da ipad, Organizzare ovunque la propria agenda, Condividere documenti con gli altri membri dello studio e lavorare a distanza insieme su uno stesso progetto anche se da sedi differenti. I VALORI PRINCIPALI DI KLEOS: MOBILITA SICUREZZA AFFIDABILITA INNOVAZIONE SEMPLICITA D USO Per informazioni: avvocatiliberi.it mktg.oasistemi@wki.it 7