Utilizzo di Blue s. Avvio di Blue s C A P I T O L O 7. Come avviare il programma e inserire la password

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1 Capitolo 7 83 C A P I T O L O 7 Avvio di Blue s Questo capitolo introduce l'utilizzatore all'ambiente di lavoro e alle funzioni di aggiornamento delle tabelle di Blue s. Blue s si presenta come un ambiente di lavoro multifinestra in cui è possibile lavorare su più tabelle contemporaneamente. Blue s permette di aggiungere e/o modificare manualmente i dati presenti in tutte le tabelle. Inoltre ha delle funzionalità di aggiunta automatica per le Chiamate e la Rubrica. Per garantire la sicurezza dei dati contenuti negli archivi, Blue s permette di associare una password ad ogni utente, con varie possibilità di accesso. Esempio Come avviare il programma e inserire la password 1. Dal menu Avvio di Windows, nel gruppo di programmi Telcen Blue s 2002 scegliere la voce Blue s Inserire come Nome Utente Blues (è sufficiente premere la lettera B) 3. Nella casella Password inserire blues (senza apostrofo) 4. Confermare premendo il pulsante OK

2 84 Telcen Blue s 2002 Cruscotto Dopo aver fatto il login apparirà la finestra principale del programma, il cruscotto delle chiamate, che contiene una serie di semplici strumenti per calcolare statistiche, medie e totali. Da questa finestra è anche possibile accedere alla Rubrica, ai Derivati, alla gestione delle Tariffe, al Confronto tariffe e al Contenitore degli oggetti di Blue s. Totali Lo strumento Totali permette di calcolare alcune statistiche totali per le chiamate entranti e per le chiamate uscenti di un singolo derivato o dell intera azienda; per esempio è possibile calcolare la spesa di un derivato oppure la durata media totale delle chiamate. Per effettuare il calcolo selezionare i valori nella colonna di sinistra e premere il bottone Aggiorna dati. Premendo il bottone Mostra chiamate verranno visualizzate le telefonate relative ai dati selezionati nella colonna di sinistra.

3 Capitolo 7 85 Dettagli Cliccando sul bottone Dettagli del Cruscotto si accede ad uno strumento che permette di effettuare calcoli in modo semplice e veloce. È possibile per esempio visualizzare in un unica schermata la durata media delle chiamate entranti e uscenti, il costo e quante chiamate sono state effettuate da i derivati dell azienda oppure calcolare i totali di spesa mensile per ogni compagnia telefonica; è sufficiente selezionare i valori della colonna di sinistra e premere il bottone Aggiorna dati. I dati possono essere anche mostrati in forma di grafico e possono essere stampati su un report. Grazie al bottone Mostra chiamate si accede poi all elenco delle chiamate relative al calcolo effettuato. Contenitore degli oggetti di Blue s Il contenitore degli oggetti di Blue s fornisce un punto di accesso agli strumenti di analisi avanzati, quali le tabelle dei dati. Scheda Tabelle Facendo clic col tasto destro del mouse sopra una tabella compare un menu contestuale dal quale è possibile scegliere il tipo di visualizzazione delle icone, in modo analogo a quanto fa la Gestione risorse di Windows. Lo stesso comando è disponibili nel menu Visualizza.

4 86 Telcen Blue s 2002 Scheda Filtri Questa scheda contiene i filtri che sono stati realizzati e salvati. La rappresentazione è, a differenza della scheda Tabelle, ad albero, come ad esempio nella Gestione risorse di Windows. Facendo doppio clic su una cartella o facendo clic con il tasto sinistro del mouse sul nodo col simbolo la cartella si apre ed è possibile vederne il contenuto. È anche possibile spostare un filtro da una cartella ad un altra trascinandolo con il mouse dalla cartella originaria alla cartella finale.

5 Capitolo 7 87 Scheda Report Questa scheda contiene i report che sono stati salvati. La manipolazione degli oggetti che contiene è analoga a quella della scheda Filtri. Il confronto tariffe (funzionalità presente solo nella versione advance) Questo strumento calcola il costo delle chiamate del mese scelto utilizzando fino a 10 compagnie telefoniche contemporaneamente mostrando anche la suddivisione per tipo di destinazione (locali, nazionali, cellulari etc.). Permette quindi di confrontare i listini attualmente in uso con i listini di altre compagnie. Nota Questo strumento non tiene conto delle eventuali promozioni o degli sconti applicati ad un listino, per cui il risultato potrebbe scostarsi dal reale. Nota Nel caso in cui un listino non gestisca un tipo di destinazione (per es. le chiamate locali) verrà indicata la spesa attuale e il valore verrà sottolineato

6 88 Telcen Blue s 2002 Le Tariffe Da questa finestra è possibile modificare le tariffe attualmente in uso dal programma e quelle utilizzate nel confronto delle tariffe. Modifica di un listino in uso È possibile modificare un listino in uso dal programma per il calcolo dei costi selezionando il listino dalla lsita di sinistra e premendo il bottone Modifica listino selezionato. Seguire poi le istruzioni descritte nel capitolo 5. Al termine dell operazione il programma chiedere se si vogliono ricalcolare le chiamate con questo nuovo listino e da quale data. Modifica di un listino disponibile È possibile modificare un listino disponibile per il confronto delle tariffe selezionando il listino dalla lista di destra e premendo il bottone Modifica listino selezionato. Seguire poi le istruzioni descritte nel capitolo 5.

7 Capitolo 7 89 Importazione di un listino da disco È possibile aggiungere all elenco dei listini disponibili un listino esterno presente su un supporto magnetico (hard disk, floppy, CD-ROM). Premere il bottone Importa listino nella lista dei listini disponibili e selezionare Importa listino da disco. Scegliere poi il file che relativo al listino da caricare. Importazione di un listino da internet È possibile aggiungere all elenco dei listini disponibili un nuovo listino scaricandolo dal sito Telcen. Premere il bottone Importa listino nella lista dei listini disponibili e selezionare Importa listino da internet. Scegliere poi il listino da caricare. La barra degli strumenti La barra degli strumenti contiene una serie di pulsanti che velocizzano l'accesso ad alcune delle funzioni più utili. Se in un certo contesto una funzione non è applicabile, il bottone corrispondente appare disabilitato. Esempio Come riposizionare la barra degli strumenti 1. Fare clic sulla barra degli strumenti (sulle due barre verticali poste all estrema sinistra). Tenere premuto il tasto sinistro del mouse e trascinare la barra La barra dei menu 2. Rilasciare il tasto del mouse. Apparirà una finestra denominata Standard che conterrà le icone disposte in gruppi verticali anzichè orizzontali 3. La barra può essere trascinata in prossimità dei bordi dello schermo facendo si che si disponga lungo di essi La barra dei menu è contestuale, quindi, il numero ed il contenuto dei menu dipende dalla finestra che in quel momento è visualizzata in primo piano. Menu file I comandi che contiene sono analoghi a quelli che si possono trovare in altre applicazioni di gestione dei dati.

8 90 Telcen Blue s 2002 Nuovo database Questo comando permette di creare un nuovo database di Blue s, ad esempio per gestire i dati di più aziende (solo per la versione standard, che utilizza database Jet). Apri database Con questo comando si possono aprire i database di Blue s. Salva con nome Permette di salvare una copia del database attualmente aperto. Ciò è utile per farne una copia di sicurezza oppure per realizzarne uno storico, cancellando poi dal database originale i record salvati (solo per la versione standard) Chiudi Permette di chiudere il database attualmente aperto. Si può utilizzare anche il pulsante col la x in alto a destra sul contenitore degli oggetti di Blue s. Imposta pagina Tramite questo comando si impostano i margini e gli altri parametri di stampa da utilizzare come modello per tutti i report di Blue s. Anteprima di stampa Questo comando è attivo quando è stata aperta una tabella o si sta visualizzando la scheda dei report, e permette di vedere in anteprima come verrà stampato un report (ulteriori dettagli al capitolo 12, I report di Blue s) Stampa Questo comando è attivo quado è stata aperta una tabella o si sta visualizzando la scheda dei report e permette di stamparla.(ulteriori dettagli al capitolo 12, I report di Blue s) Importa struttura Report Questo comando permette di importare la struttura di un report e quindi di averlo disponibile in questa installazione

9 Capitolo 7 91 Esporta struttura Report Questo comando permette di esportare la struttura di un report e quindi di renderlo disponibile per un altra installazione Archiviazione chiamate Questo comando permette di archiviare le telefonate di un certo periodo Ultimi database usati Come in molte altre applicazioni Windows la parte finale del menu file contiene l elenco degli ultimi database aperti. Facendo clic su uno di questi viene chiuso il database attualmente aperto ed aperto quello selezionato. Menu Visualizza Quando è in primo piano la scheda delle Tabelle, il menu Visualizza contiene comandi generici per la disposizione delle icone e la visualizzazione delle altre schede. Menu Inserisci Se in primo piano, invece, ci sono la scheda Filtri o quella Report il menu cambia mettendo a disposizione i comandi per la visualizzazione della struttura del filtro o del report selezionati. Quando è in primo piano il contenitore degli oggetti il menu Inserisci permette di aggiungere un nuovo filtro o report. Menu Strumenti Il menu Strumenti contiene alcuni dei comandi più importanti di Blue s, quali Blue s Driver (vedi cap. Blue s Driver), Setup (vedi cap. Configurazione di Blue s), la Riassociazione dei dati, il Selezionatore e lo Swing. I comandi di Utilità database sono descritti nel capitolo Utilità di sistema.

10 92 Telcen Blue s 2002 Riprocessa scarti Il comando Riprocessa scarti permette di provare a reimportare le chiamate scartate nelle importazioni precedenti presenti nella tabella Scarti. Prima di poter usare con successo questo comando, occorre rimuovere la causa che ha impedito il corretto svolgimento dell importazione Esempio Swing Come reimportare le chiamate scartate 1. Aprire la tabella Scarti. 2. Scegliere Riprocessa scarti dal menu Strumenti. Questa operazione lancia Blue s Miner e tenta di reimportare gli scarti presenti nella tabella Scarti. Se l importazione termina correttamente senza errori, Blue s Miner si chiude automaticamente, altrimenti il programma rimane aperto per mostrare eventuali errori. Con il servizio Swing si possono associare ai numeri telefonici utilizzati, ma non inseriti in Rubrica, i nominativi, sia manualmente che tramite l utilizzo del CD Seat PAGINE BIANCHE on disc. Una volta che il nominativo è stato associato, Swing lo aggiunge alla Rubrica. Nota La funzione Swing, prima di poter essere utilizzata, va abilitata tramite il Setup di Blue s Nota Esiste la possibilità di disabilitare l aggiunta dei numeri chiamati da parte di un particolare derivato impostando False nel campo Swing della tabella Derivati (Vedere Appendice A per informazioni sulla tabella Derivati).

11 Capitolo 7 93 Manuale Esempio Con la modalità manuale i numeri ancora privi di nominativo vengono presentati in una tabella. Qui è possibile associare ad ogni numero il suo nominativo e, facoltativamente, le informazioni riguardanti la località ed altro. Come eseguire Swing manuale 1. Scegliere il comando Swing dal menu Strumenti 2. Fare clic sulla casella Manuale 3. Fare clic su OK 4. Viene presentata la tabella denominata AggiuntaRubrica. Inserire i dati relativi ad ogni numero che si desidera che venga inserito nell archivio Rubrica (Nome, Località, Note, ecc.) 5. Terminato l inserimento dei nominativi chiudere la finestra (ad esempio facendo clic sul pulsante X in altro a destra). A questo punto i dati inseriti verranno riportati nella rubrica. Nota Per inserire un nominativo in Rubrica è necessario valorizzare almeno il campo Nome. Se non si assegna il campo Nome il numero non verrà aggiunto in Rubrica ma rimarrà nella tabella Swing e verrà riproposto nelle successive elaborazioni di Swing. Per impedire che un numero mancante venga inserito nella Rubrica, o riproposto di nuovo, è sufficiente cancellare il record relativo a quel numero nella tabella Swing. Swing da CD Esempio La modalità Swing sfrutta la banca dati del CD Seat PAGINE BIANCHE on disc per associare i nominativi che corrispondono ai numeri selezionati ma non presenti in rubrica. Come eseguire Swing CD 1. Scegliere Swing dal menu Strumenti

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