Utilizzo di FileMaker Pro con Microsoft Office

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1 Guida Pratica Utilizzo di FileMaker Pro con Microsoft Office Integrare FileMaker Pro con Office pagina 1

2 Sommario Introduzione... 3 Prima di iniziare... 4 Condivisione di dati tra FileMaker Pro e Microsoft Excel... 5 Importazione tramite trascinamento e rilascio... 5 Visualizzazione di dati in diversi formati... 7 Salvataggio e invio di dati come file Excel...11 Salvataggio e invio di dati come file PDF...12 Condivisione di dati tra FileMaker Pro e Microsoft Word...13 Salvataggio e condivisione di dati tra FileMaker Pro e gli applicativi di Office...18 Condivisione di dati tra FileMaker Pro e Microsoft Exchange, Outlook and Entourage...21 Integrare FileMaker Pro con Office pagina 2

3 Introduzione FileMaker si integra bene con la linea di prodotti Microsoft Office. Con FileMaker Pro è possibile prendere una semplice lista di preventivi, programmi o contatti precedentemente creata in Excel e trascinarne il file sull icona dell applicazione FileMaker Pro per creare automaticamente un database in FileMaker. A quel punto si possono effettuare operazioni di ricerca, ordinamento, condivisione e preparazione di resoconti utilizzando i dati in modo immediato, senza dover ridigitare nulla! Siete soliti creare singole lettere, fatture ed etichette postali a mano? Integrate Microsoft Word con FileMaker Pro e risparmierete moltissime ore. Memorizzando tutti i vostri contatti, beni e record inventario in FileMaker Pro, potete produrre facilmente lettere ed etichette personalizzate spostando informazioni da FileMaker Pro a Word senza dover digitare singole lettere e fatture o reimmettere dati. Inoltre, è possibile utilizzare FileMaker Pro come libreria digitale per tutte le presentazioni PowerPoint, per i documenti, per i file di Word ed Excel che riutilizzate più spesso. Organizzando in un database i modelli, gli elementi di grafica, le tabelle e i grafici che si utilizzano con maggior frequenza, per voi e per gli altri utenti autorizzati sarà più immediato cercarli e più semplice accedervi. Integrare FileMaker Pro con Office pagina 3

4 COSE CHE SI POSSONO FARE PIÙ VELOCEMENTE E FACILMENTE CON FileMaker Pro Gestire i dettagli relativi a clienti, e fornitori con la possibilità di effettuare ricerche complete Accedere, tenere traccia e collaborare con i colleghi a progetti e attività Tenere traccia e gestire inventario, prodotti e beni Organizzare e archiviare immagini, video e altri file multimediali o creare una propria soluzione di tracking delle risorse digitali Produrre resoconti personalizzati e salvarli in formato PDF o Excel Stampare fatture, lettere ed etichette postali Inviare mail a gruppi target di clienti Visualizzare informazioni Web live, collegate ai dati presenti nel database Impostare connessioni live bidirezionali ai dati SQL della propria azienda Condividere i database simultaneamente con utenti Windows e Mac attraverso la rete o il Web. Prima di iniziare Innanzitutto occorre avere una copia di FileMaker Pro installata sul computer Mac o Windows. È possibile procurarsi una copia gratuita di FileMaker Pro della validità di 30 giorni all indirizzo Da questo sito, inoltre, è possibile scaricare gratuitamente il Business Productivity Kit FileMaker, che contiene modelli di database per l azienda del tutto funzionanti da utilizzare immediatamente o personalizzare in base alle proprie esigenze aziendali. Homepage Integrare FileMaker Pro con Office pagina 4

5 Al lavoro! Condivisione di dati tra FileMaker Pro e Microsoft Excel Punti di forza di Excel Memorizzazione e analisi di dati contenuti nelle liste Analisi e modellazione dei dati Produzione di grafici e diagrammi Realizzazione di un modello finanziario Creazione di resoconti di base Punti di forza di FileMaker Pro Visualizzazione delle informazioni in vista lista, modulo o tabella Memorizzazione e gestione di quasi ogni tipo di informazione (parole, immagini, numeri, file) Creazione e pubblicazione di moduli e resoconti personalizzati Collegamento di informazioni correlate come inventario e vendite Accesso contemporaneo da parte di più utenti Chi utilizza Excel per gestire i propri dati, forse crederà di avere già tutto il necessario per gestire le proprie informazioni. Ma, pensandoci bene, i fogli elettronici di Excel possono essere trasformati immediatamente in soluzioni ricche, potenti e personalizzabili in base alle proprie esigenze, ovvero: 4Eseguire ricerche 4Stampare resoconti di qualità professionale 4Importare e memorizzare immagini, video, PDF, presentazioni PowerPoint, ecc. 4Tenere traccia di progetti, contatti, inventario 4Pubblicare informazioni sul Web 4Condividere dati in un gruppo di lavoro, indipendentemente dalla piattaforma Con FileMaker Pro è possibile trasformare immediatamente i fogli elettronici Excel in soluzioni di database più ricche e più potenti che permettono di eseguire ricerche, ordinare dati, importare immagini, creare resoconti, inserire link, ridimensionare le colonne e molto altro semplicemente trascinando i fogli elettronici Excel in FileMaker Pro: è davvero così semplice. Esercizio 1: Importazione tramite trascinamento e rilascio Le informazioni memorizzate in Excel o in altri fogli elettronici non devono essere ridigitate. Importare le informazioni è facile: basta seguire alcuni semplici passi: Integrare FileMaker Pro con Office pagina 5

6 1. Con il file del foglio elettronico chiuso, trascinare il file Excel sull icona di FileMaker Pro. 2. Nella finestra di dialogo Opzione per la prima riga, scegliere se la prima riga di dati debba contenere i nomi dei campi o il primo record dei dati, quindi fare clic su OK. Integrare FileMaker Pro con Office pagina 6

7 3. Nella finestra di dialogo Nome del nuovo file, digitare un nome per il nuovo file, selezionare una posizione, quindi fare clic su OK. 4Il file FileMaker Pro contenente le stesse informazioni del file Excel è pronto. Una volta che il file Excel è stato convertito in un file FileMaker Pro, è possibile effettuare ricerche all interno dei dati e ordinarli: 4 Fare clic su una delle intestazioni per fare in modo che FileMaker Pro ordini i dati automaticamente. 4 Trovare le informazioni rapidamente facendo clic sull icona Trova nella barra in alto, quindi effettuare una ricerca sulla categoria desiderata. 4 Aggiungere o eliminare i record utilizzando immediatamente le icone «Nuovo record» o «Elimina record». 4Ridimensionare o riordinare qualsiasi colonna trascinandone l intestazione a sinistra o a destra Esercizio 2: Visualizzazione di dati con diversi tipi di formato FileMaker Pro facilita la creazione di formati, moduli e liste dall aspetto e dal funzionamento desiderati. Di seguito si sperimenteranno alcuni nuovi formati e si aggiungerà un nuovo campo al database. Integrare FileMaker Pro con Office pagina 7

8 1. Selezionare il tasto Modifica il formato nella barra degli strumenti di stato 2. Trascinare e rilasciare una delle caselle visualizzate con i nomi di campo o i valori di campo in una nuova posizione del modulo. 3. Fare doppio clic per cambiare il nome del campo o il tipo di campo scegliendo tra le varie opzioni presentate nella schermata Impostazione Campo/Controllo. Dopo aver provato alcune opzioni, fare clic su OK. 4. Per aggiungere un nuovo campo al modulo, selezionare il pulsante Gestisci nella barra degli strumenti di stato, quindi selezionare Database. Verrà visualizzata la schermata Gestisci database. 5. Digitare il nome delle nuove informazioni di cui si desidera tenere traccia nella casella Nome campo (per esempio, Immagine). 6. Nella casella Tipo, selezionare Contenitore dalla lista a tendina contenente tutti i tipi di campo che è possibile memorizzare in FileMaker Pro. 7. Fare clic su Crea e poi su OK. A questo punto, alla lista dei campi disponibili nel database è stato aggiunto il campo Immagine che basterà trascinare sul modulo ogni qual volta si desidera visualizzare un immagine. Integrare FileMaker Pro con Office pagina 8

9 8. Un altro modo semplice per creare nuovi formati è offerto dal pulsante «Nuovo formato/resoconto» nella parte superiore della schermata Formato scheda. 9. Fare clic sul pulsante «Nuovo formato/resoconto» 10. Selezionare il tipo di formato o di resoconto che si desidera creare: Standard, Vista Tabella, Etichette, Personalizzato. In questo esempio verrà utilizzato Modulo standard. 11. Nella schermata successiva, selezionare le informazioni che si desidera visualizzare nel formato e premere OK. 12. Quindi, selezionare il tema o la tavolozza colori da utilizzare e premere Fine. 13. Il nuovo formato ottenuto può essere personalizzato ulteriormente nella schermata Formato scheda come eseguito in precedenza. Integrare FileMaker Pro con Office pagina 9

10 Figura 1: Formato campione realizzato dall assistente Nuovo formato/resoconto Ricordarsi di controllare i modelli di database forniti gratuitamente con FileMaker Pro. Per gestire contatti, tenere traccia di progetti, organizzare l inventario e altre attività comuni esistono moduli predefiniti, pronti per l uso. Figura 2: Uno dei moduli predefiniti pronti per l uso Integrare FileMaker Pro con Office pagina 10

11 Esercizio 3: Salvataggio e invio di dati come file Excel Ci sono momenti in cui vi servirà di salvare i vostri dati da FileMaker in un file excel, usando la funzione Salva come Excel. Excel Maker Creare cartelle di lavoro Microsoft Excel a partire dai dati FileMaker direttamente da FileMaker, per una condivisione e un analisi facili da parte degli utenti Excel. 1. Selezionare «Salva/Invia record come» dal menu File e scegliere Excel. Figura 1: Salvataggio di dati FileMaker direttamente in un file Excel 2. Per visualizzare le opzioni di Excel, fare clic sul pulsante Opzioni nella finestra di dialogo Salva record come Excel. Ad esempio, è possibile definire il nome del foglio di lavoro, il titolo, l oggetto, l autore o inserire una descrizione del file. Integrare FileMaker Pro con Office pagina 11

12 3. Dopo il salvataggio, è possibile aprire automaticamente il file in Excel e/o creare un con il file come allegato. Selezionare le opzioni appropriate in fondo alla finestra di dialogo Salva con nome. 4. Benissimo! I dati di FileMaker Pro sono ora salvati come file Excel e presentati nel formato a righe e colonne con cui gli utenti di Excel hanno familiarità. Esercizio 4: Salvataggio e invio di dati come file PDF PDF Maker Condividere in sicurezza i dati di FileMaker con persone esterne al gruppo di lavoro FileMaker (o che addirittura non dispongono di questo programma) creando, stampando e inviando per file in formato Adobe PDF. 1. Selezionare «Salva/Invia record come» dal menu File e scegliere PDF per creare un file PDF a partire da tutti i record esaminati, dal record corrente o da un modulo. Figura 1: Condivisione dei dati di FileMaker attraverso file PDF 2. Fare clic sul pulsante Opzioni per accedere a tutte le opzioni PDF disponibili dall interno dell applicazione Acrobat: Documento, Sicurezza e Visualizzazione iniziale. Le opzioni della scheda Sicurezza, per esempio, permettono di controllare il diritto ad aprire, stampare o modificare il documento. Integrare FileMaker Pro con Office pagina 12

13 Condivisione di dati tra FileMaker Pro e Microsoft Word Utilizzo di FileMaker come origine dati per un documento di stampa unione Word Aggiungere un nuovo formato lettera in un file FileMaker Pro e stampare una lettera per un solo cliente, un gruppo specifico di clienti in base a criteri di ricerca o tutti i record clienti di un database è facile. Tuttavia, per creare un documento di stampa unione è anche possibile partire da un modello di lettera in Word preesistente e utilizzare i record dei clienti conservati in FileMaker Pro. È possibile esportare un gruppo di record selezionato da un database FileMaker come file Merge, che può essere utilizzato come elenco di destinatari per un documento di stampa unione Word. Passo 1: Preparazione di una lettera per la stampa unione in Microsoft Word Avviare Microsoft Word e aprire il documento contenente il modello di lettera esistente: Figura 1: esempio di lettera commerciale in formato Word, pronta per l aggiunta di campi unione Integrare FileMaker Pro con Office pagina 13

14 Passo 2: Creazione del file di dati Merge in FileMaker È possibile esportare i record del cliente nel database FileMaker Pro per creare un nuovo file di dati Merge di origine. È possibile selezionare tutti i record del file Contatti da includere nel nuovo file Merge oppure ridurre l elenco dei destinatari cercando un gruppo di clienti specifico. Una volta scelto il gruppo di record, selezionare l opzione di menu: File > Esporta record. Si aprirà la finestra di dialogo Esporta record in file. Le opzioni relative al nome e al tipo di file sono indicate di seguito. Digitare il nome del nuovo file contenente i record esportati. Fare clic sulla freccia Giù a destra del campo Salva come, quindi selezionare File Merge dalla lista dei tipi di file. Scegliere la cartella in cui salvare il nuovo file Merge, quindi fare clic sul pulsante Salva. Figura 2: Opzioni relative al file nella finestra di dialogo Esporta record in file Integrare FileMaker Pro con Office pagina 14

15 Si aprirà la finestra di dialogo Ordine dei campi per l esportazione. Per impostazione predefinita, la lista di campi visualizzata a sinistra è basata sul formato corrente. Selezionare ognuno dei campi da inserire nella lettera di stampa unione facendo di volta in volta clic sul pulsante Sposta. Dopo aver scelto tutti i campi desiderati, fare clic sul pulsante Esporta. A questo punto un nuovo il file Merge sarà creato nella posizione scelta. Figura 3: La finestra di dialogo Ordine dei campi per l esportazione Passo 3: Collegamento del file di dati Merge al file Lettera di Stampa unione Tornare alla lettera in Word e selezionare l opzione di menu Strumenti > Gestore Stampa unione oppure Strumenti > Lettere e indirizzi > Stampa unione, a seconda della propria versione di Microsoft Word. Si aprirà il riquadro delle attività Stampa unione. Utilizzare i collegamenti ipertestuali del riquadro delle attività per scorrere il processo di stampa unione illustrato nelle schermate che seguono. Integrare FileMaker Pro con Office pagina 15

16 Figura 4: Selezione della funzione di Stampa Unione in Microsoft Word Figura 5: Selezionare Apri origine dati e scegliere il documento di stampa unione FileMaker oppure, nelle versioni più nuove di Microsoft Word, è anche possibile selezionare FileMaker e collegarsi direttamente al database FileMaker. Integrare FileMaker Pro con Office pagina 16

17 Figura 6: Trascinare e abbinare i campi del database a quelli degli indirizzi della lettera. Terminato l abbinamento, visualizzare l anteprima dei record, quindi unire i dati nella lettera. Figure 7: Lettera finale con i dati uniti, pronta per la spedizione via posta. Integrare FileMaker Pro con Office pagina 17

18 Salvataggio e condivisione di dati tra FileMaker Pro e tutti gli applicativi di Microsoft Office Uso di FileMaker come Libreria Risorse per memorizzare documenti di Office Numerose società utilizzano FileMaker Pro come Libreria Risorse elettronica, in cui memorizzare i documenti aziendali. In un campo Contenitore di FileMaker è possibile memorizzare quasi ogni tipo di file e, se l applicazione del documento originale è installata sul computer, è possibile aprire il file da FileMaker. Passo 1: Apertura del modello Gestione documentazioni di FileMaker Il modello Gestione documentazioni incluso in FileMaker Pro può essere utilizzato per costruire un file Libreria Risorse di esempio. Avviare FileMaker Pro e, nella schermata Avvio rapido, selezionare il pulsante «Crea un database usando una soluzione pronta per l uso». Selezionare Gestione documentazioni dall elenco dei modelli di database, rappresentato nella figura 1 di seguito. Infine, fare clic sul pulsante OK per creare il nuovo file. Figura 1: Selezione del modello Gestione documentazioni nella schermata Avvio rapido Integrare FileMaker Pro con Office pagina 18

19 Passo 2: Inserimento di un file nel file Gestione documentazioni Figura 2: Impiego del file Gestione documentazioni per memorizzare i dettagli di una presentazione PowerPoint Il formato Vista modulo della Gestione documentazioni comprende un campo Contenitore che viene visualizzato come rettangolo bianco con dietro l etichetta Immagine. Oltre a una descrizione del file, nel campo Contenitore è possibile memorizzare il file stesso o un riferimento ad esso. Fare clic sul campo Contenitore e selezionare Inserisci > file dal menu di scelta rapida o dal menu Inserisci. Nella finestra di dialogo Inserisci file che si aprirà, selezionare il documento che si intende aggiungere al record FileMaker. La casella alla base della finestra di dialogo mostrata nella figura 3 permette di scegliere di memorizzare solo un riferimento al file. Se si seleziona Memorizza solo un riferimento al file, FileMaker Pro non importa il file, ma tiene solo traccia della sua posizione sull hard disk, risparmiando spazio sul disco. Integrare FileMaker Pro con Office pagina 19

20 Figura 3: Opzione di memorizzazione del file all interno della finestra di dialogo Inserisci file Quando necessario, per esportare una copia del documento memorizzato è possibile selezionare Esporta contenuti campo dal menu di scelta rapida o dal menu Modifica. Passo 3: Inserimento di un oggetto collegato nel file Gestione documentazioni Se si preferisce, è anche possibile memorizzare il documento in FileMaker Pro come oggetto collegato. Questo metodo permette di aprire il file originale dall interno di FileMaker. Fare clic sul campo Contenitore e selezionare l opzione Inserisci file dal menu di scelta rapida o dal menu Inserisci. La finestra di dialogo Inserisci oggetto si aprirà, come illustrato nella figura 4. Per scegliere di memorizzare solo un riferimento al file, selezionare l apposita casella alla base della finestra di dialogo. In tal modo sarà possibile aprire il file in FileMaker Pro facendo semplicemente clic sul file nel campo Contenitore. Figura 4: Utilizzo della finestra di dialogo Inserisci file per aggiungere un collegamento al file originale in un campo Contenitore Integrare FileMaker Pro con Office pagina 20

21 Utilizzo del campo Contenitore Il campo Contenitore consente di aggiungere, memorizzare e archiviare quasi ogni tipo di file o informazione nel database, compresi immagini, filmati, suoni, file di Microsoft Office, file Adobe PDF e molto altro ancora. È anche possibile memorizzare vari terabyte di informazioni in un unico database. Infine, FileMaker Pro consente di tenere traccia di progetti, inventario, contratti e memorizzare file originali Word, PDF, Excel, PowerPoint o JPEG. Invio di dati da FileMaker Pro a Microsoft Exchange, Outlook e Entourage Uso del comando Invia posta per la creazione di dall interno di FileMaker Pro Inviare dall interno di FileMaker è piuttosto semplice con il pulsante Invia posta. Dal database dei contatti o da un altro database, selezionare «Invia posta» dal menu File. Figura 1: Selezione del comando Invia posta da FileMaker Pro Integrare FileMaker Pro con Office pagina 21

22 Quindi, selezionare il campo dal database, aggiungere una riga di oggetto, il messaggio e allegare i file da inviare. Figura 2: Selezione del campo a cui inviare la posta. Una volta riempiti tutti i campi, premendo semplicemente il pulsante OK, FileMaker invia i file e gli allegati alla cartella di uscita del proprio client di posta elettronica. Figura 3: pronta per essere inviata dalla cartella di uscita del client di posta elettronica Integrare FileMaker Pro con Office pagina 22

23 Passi successivi Complimenti! Avete compiuto i primi passi per gestire persone, progetti, beni e molto altro, in tutta semplicità! Per chi fosse interessato, sul sito web di FIleMaker sono disponibili risorse gratuite ( fra cui: Database predefiniti pronti per l uso, per soddisfare le più comuni esigenze quotidiane di gestione delle informazioni. Racconti dei clienti in cui utenti di tutto il mondo riportano le proprie testimonianze sull uso di FileMaker Pro per una migliore gestione delle informazioni. FileMaker enews, la newsletter elettronica mensile contenente l annuncio degli aggiornamenti del software, suggerimenti e trucchi per un uso nuovo di FileMaker Pro, offerte speciali e molto altro! 2009 FileMaker, Inc. Tutti i diritti riservati. FileMaker e il logo della cartella sono marchi registrati e/o marchi di FileMaker, Inc., registrati negli Stati Uniti e in altri Paesi. Mac è un marchio di Apple Computer, Inc. registrato negli Stati Uniti e in altri Paesi. Microsoft, Windows e il logo di Windows sono marchi registrati di Microsoft Corporation. Adobe e Acrobat sono marchi registrati o marchi di Adobe Systems Incorporated negli Stati Uniti e/o in altri Paesi. Le aziende, le organizzazioni, i prodotti, i nomi di dominio, gli indirizzi , i loghi, le persone, i luoghi e gli eventi usati negli esempi sono fittizi. Qualsiasi riferimento a persone e aziende esistenti è puramente casuale. Integrare FileMaker Pro con Office pagina 23

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