LE COMUNICAZIONI TELEMATICHE E LA NOTIFICA A MEZZO PEC

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1 Ordine degli Avvocati di Verona Progetto di Formazione sul Processo Telematico LE COMUNICAZIONI TELEMATICHE E LA NOTIFICA A MEZZO PEC Avv. Francesco Tregnaghi 21 marzo :30 Sala Convegni Banco Popolare Via San Cosimo, 10 Verona

2 Comunicazioni Ufficio Avvocato L'art 16 D.L. Crescitalia 179/2012 ha stabilito che Nei procedimenti civili le comunicazioni e le notificazioni a cura della cancelleria sono effettuate esclusivamente per via telematica all'indirizzo di posta elettronica certificata risultante da pubblici elenchi o comunque accessibili alle pubbliche amministrazioni, secondo la normativa, anche regolamentare, concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici. Sono le PEC che riceviamo quotidianamente

3 Le Comunicazioni art 136 cpc Il biglietto di cancelleria (art 45 disp. att) viene descritto come forma abbreviata di comunicazione l biglietto è consegnato dal cancelliere al destinatario, che ne rilascia ricevuta, ovvero trasmesso a mezzo posta elettronica certificata... Questa la via ordinaria. Sussidiariamente se non è possibile procedere ai sensi del comma che precede, il biglietto viene trasmesso a mezzo telefax, o è rimesso all'ufficiale giudiziario per la notifica Le PEC di comunicazione hanno oggetto siffatto: POSTA CERTIFICATA: COMUNICAZIONE 9058/2013/CC

4 Le Notificazioni art 137 cpc Le notificazioni, quando non è disposto altrimenti, sono eseguite dall'ufficiale giudiziario, su istanza di parte o su richiesta del pubblico ministero o del cancelliere. Art 16 Decreto Crescitalia dice che vanno fatte come le comunicazioni: via PEC. Unica differenza che residua: la comunicazione contiene una notizia (es rinvio udienza) o parte di un provvedimento (es. dispositivo di sentenza). La notificazione è quella che riguarda l'atto intero Si presenta con oggetto Tribunale Ordinario di... Notificazione ai sensi del D.L. 179/2012

5 La sottoscrizione digitale delle comunicazioni Non sembra, ma c'è. Nel messaggio, non negli allegati Anche se la sottoscrizione presente non è certo del cancelliere. La firma del gestore del servizio PEC garantisce solo che il messaggio non è stato alterato dopo l'invio. La provenienza non sarà dubbia, ma...

6 Il valore legale delle comunicazioni Nonostante quanto detto prima, Il Ministero della Giustizia tramite D.G.S.I.A. con la nota U del 31 gennaio 2012 ha comunicato alle Corti d'appello, Tribunali e COA indicati nella detta nota che, a DECORRERE DAL 31 GENNAIO 2012 LE COMUNICAZIONI INVIATE TRAMITE PEC AVRANNO PIENO VALORE LEGALE Non pare prescritta la richiesta sottoscrizione digitale (che, detto tra noi, se attuata tramite sottoscrizione degli allegati con trasformazione degli stessi in file.p7m li renderebbe incomprensibili a troppi destinatari). Potrebbe essere fonte regolamentare ad ignorare la necessità di sottoscrizione? Alla giurisprudenza... Consideriamo per prudenza, perciò, che notifiche / comunicazioni dell'ufficio abbiano pieno valore legale, con piena decorrenza dei termini che ne fossero dipendenti, quali ad esempio il termine lungo per impugnare, o termine per reclamo cautelare ex art terdecies. ATTENZIONE, PERTANTO, E COSTANTE CONTROLLO DELLA PEC Ricordo, allo scopo, che: La PEC si riceve come normalissima . Se si configura il client di posta (Outlook express, thunderbird, etc..) si riceve contemporaneamente alla posta normale, senza dover ogni volta ricordarsi di accedere alla webmail, inserire password, etc. Può essere ricevuta su quanti computer si desideri (quello del nostro ufficio, quello della segretaria/collaboratore, quello di casa) Può essere ricevuta da qualsiasi smartphone: aggiungiamola

7 Ma la vera novità di oggi, e che è certamente utilizzabile a partire dal , è la Notifica in proprio dell'avvocato a mezzo Posta Elettronica Certificata Che cercheremo di approfondire con particolare riguardo all'aspetto pratico

8 Prerequisiti L'Avvocato che voglia notificare a mezzo P.E.C. deve avere: La generica autorizzazione alla notifica in proprio del C.d.O. presso cui è iscritto; un proprio indirizzo P.E.C. che risulti da pubblici elenchi (per noi, il Reg.Ind.E.) la procura alle liti ex art. 83 cpc (previa o contestuale) un indirizzo di PEC del destinatario tratto da pubblici elenchi. Un dispositivo di firma digitale valido (e funzionante!)

9 Atti da notificare: 1 DOCUMENTI INFORMATICI (art 21 C.A.D.): ovvero atti creati direttamente in forma elettronica. Per ora creati dall'avvocato (citazione, precetto). In futuro, con le copie autentiche digitali, anche provenienti dal giudice. Per creare il nostro atto occorrerà: digitarlo come d'uso con l'elaboratore di testi Esportarlo in.pdf con funzione apposita dell'elaboratore testi o utilità esterna (c.d. stampante virtuale pdf) Sottoscriverlo digitalmente, con l'apposito software fornito assieme al dispositivo di firma

10 Atti da notificare: 2 copie informatiche di atti originariamente formati su supporto analogico (art 22 CAD): ovvero scansioni di atti di carta provenienti da terzi (ad. es. sentenze, decreti ingiuntivi) Per notificare un atto cartaceo altrui occorrerà Scansionarlo in un unico file.pdf immagine Assevera ex art 22.2 CAD la copia informatica (nuovo art 18 Dm 44/2011), inserendo la dichiarazione di conformità all'originale nella relazione di notificazione

11 LA PROCURA ALLE LITI quando necessaria, dovrà essere speciale ovvero menzionare l'atto da notificare, e si dovrà considerare come apposta in calce a tale atto, come previsto dal novellato art.18.5 DM 44/2011. Potrà essere: un documento informatico sottoscritto con firma digitale dal cliente, oppure copia informatica della procura rilasciata su supporto cartaceo, sottoscritta dal cliente e autenticata di pugno dall'avvocato, per poi essere ulteriormente autenticata tramite apposizione della firma digitale da parte dell'avvocato (doppia firma per autentica)

12 LA RELATA DI NOTIFICA deve essere un documento informatico (no scansioni del cartaceo). In pratica un.pdf di testo creato con elaboratore testi, esportato e firmato Avrà un contenuto minimo essenziale (simile ad una relata usuale), sempre necessariamente presente Potrà avere ulteriori contenuti eventuali ma altrettanto obbligatori secondo le circostanze, come: indicazione del procedimento e del relativo Ufficio, (giudice, sezione e ruolo), se già incardinato attestazione di conformità se si notificano copie informatiche di atti originariamente formati su supporto analogico (cartacei)

13 contenuto minimo della relata RELAZIONE DI NOTIFICA Io sottoscritto Avv. [NOME, COGNOME e CF] iscritto all albo degli Avvocati presso l Ordine degli Avvocati di Verona, in ragione del disposto della L. 53/94 e ss.mm. nonché in virtù dell autorizzazione rilasciata ai sensi e per gli effetti dell art. 7 della stessa legge dal Consiglio dell Ordine degli Avvocati di Verona, giusta delibera del [DATA ED ESTREMI DELLA DELIBERA AUTORIZZATIVA DEL CONSIGLIO DELL ORDINE], quale difensore della [DATI DELLA PARTE DIFESA DALL AVVOCATO NOTIFICATORE], per la quale si procede alla presente notifica in virtù della procura alle liti che [si allega ai sensi dell art. 83, 3 comma c.p.c.] oppure [a margine/in calce dell'atto ] NOTIFICO l allegato atto [BREVE DESCRIZIONE DELL ATTO] a [DATI DEL DESTINATARIO (inserire qui l eventuale domiciliazione presso un legale come, ad esempio, per gli atti di opposizione a decreto ingiuntivo)] all indirizzo di posta elettronica [INDIRIZZO PEC DI DESTINAZIONE] estratto [INSERIRE IN VIA ALTERNATIVA] - dal Registro delle Imprese di [SEDE DEL DESTINATARIO]; - dal Registro Generale degli Indirizzi Elettronici (relativo ad avvocati/consulenti: consultabile dal sito - dall'indice delle amministrazioni pubbliche, brevemente IndicePA o IPA, consultabile dal sito - dall'ini-pec (Indice nazionale degli indirizzi di posta elettronica certificata delle imprese e dei professionisti), consultabile al sito

14 contenuto eventuale della relata DICHIARO che la presente notifica viene effettuata in relazione al procedimento pendente avanti al Tribunale di [TRIBUNALE AVANTI AL QUALE PENDE IL PROCEDIMENTO RELATIVO ALLA NOTIFICA SEZIONE GIUDICE - RG DEL PROCEDIMENTO E ANNO] ATTESTO ai sensi e per gli effetti del combinato disposto degli artt. 3-bis comma 2 e 6 comma 1della L. 53/94 così come modificata dalla lettera d) del comma 1 dell art. 16-quater, D.L. 18 ottobre 2012, n. 179, aggiunto dal comma 19 dell art. 1, L. 24 dicembre 2012, n. 228 e dell art. 22 comma 2 del Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e ss.mm. che l atto notificato è copia fotoriprodotta conforme all originale [DESCRIZIONE BREVE] da cui è stata estratta.

15 La marca da bollo! Poteva mancare un omaggio alla burocrazia delle tasse? Certo che no! L'art. 10 della legge 53/1994 prevede una marca da applicare alle notifiche in proprio Euro 2,60 per le notifiche fino a due destinatari, Euro 7,70 per le notifiche da tre a sei destinatari, Euro 12,40 per atti aventi sei o più destinatari. La novella di fine 2012 NON ha abolito l'obbligo: ma ha stabilito che Quando l'atto è notificato a norma dell'articolo 3-bis al pagamento dell'importo di cui al periodo precedente si provvede mediante sistemi telematici.... che al momento non esistono! (e rischiano di essere costosi) se si estrae copia cartacea, si ritiene che la marca possa essere apposta ed annullata sulla stampata della relata in ogni caso irregolarità di bollo non inficia validità ed efficacia dell'atto, ma espone solo alla sanzione tributaria (da 100% a 500% della somma evasa art. 25 DPR 642/72 richiamato da art 10 L. 53/94)

16 Il messaggio PEC A questo punto non resta che confezionare il messaggio PEC controllando che abbia come mittente il nostro indirizzo PEC indicato al ReGIndE tramite l'ordine inserendo l'indirizzo PEC del destinatario che abbiamo indicato in relata allegando tutti i file firmati (estensione.p7m) e quindi almeno un atto e la relata, eventualmente altri atti (esempio precetto oltre al titolo) e procura inserendo obbligatoriamente nell'oggetto del messaggio il testo notificazione ai sensi della legge n. 53 del Riterrei che di seguito sia possibile aggiungere il nome delle parti e/o una breve descrizione della natura dell'atto notificato: ciò al fine di evitare problemi di archiviazione Verificato tutto ciò, possiamo spedire il messaggio ed attendere (in caso di esito positivo) le due ricevute di ACCETTAZIONE del messaggio (emesso dal gestore della nostra PEC) di CONSEGNA emessa e firmata dal gestore della PEC del destinatario, che deve essere di tipo completo

17 La ricevuta di consegna COMPLETA Esistono tre tipi di ricevuta di consegna 1) Ricevuta Completa di Avvenuta Consegna E caratterizzata dal fatto di contenere i dati di certificazione del gestore certificato del destinatario e l'intero messaggio originale in allegato 2) Ricevuta Breve di Avvenuta Consegna. E caratterizzata dal fatto di contenere in allegato i dati di certificazione del gestore certificato del destinatario ed il testo del messaggio originale; eventuali file allegati risulteranno sintetizzati nei rispettivi Hash. 3) Ricevuta Sintetica di Avvenuta Consegna. Contiene in allegato soltanto i dati di certificazione del gestore certificato del destinatario del messaggio Il tipo di ricevuta rilasciata dipende dal settaggio generale della nostra casella. Di solito per default è completa

18 Come verificare se la ricevuta è completa Un sistema empirico è quello di esaminare la ricevuta di consegna di una PEC di prova: deve contenere in allegato il messaggio originale

19 La conservazione della ricevuta di consegna La conservazione della ricevuta, intesa come documento informatico (file) è importantissima per l'uso diretto o per la verifica successiva della regolarità del procedimento. NON basta certamente lasciarla nella casella di posta in entrata del client di posta o webmail, anche se gestore deve conservarla per 30 mesi E' necessario ANCHE salvarla come file autonomo sul disco fisso E' altrettanto necessario che la directory di salvataggio sia soggetta a backup automatico regolare E' utile archiviarle ad intervalli regolari su CD-Rom da conservare in luogo sicuro, possibilmente lontano dai PC

20 Salvataggio / gestione cartelle

21 La prova della notifica La prova della notifica telematica è fornita, a stretto rigore, solo dal file della ricevuta di CONSEGNA completa generata dal gestore della P.E.C. del destinatario, e ricevuta dal notificante. Questa, per essere usata, deve essere salvata per essere esibita a chi di dovere: Giudice, Cancelliere, U.G. Il file, generalmente in formato.eml deve essere poi: consegnato con un deposito telematico: non ancora possibile (ma dovrebbe divenirlo a brevissimo). portato al destinatario a mezzo supporto informatico (in pratica CD-ROM o chiavetta USB). Di fatto non ancora praticabile E allora?

22 La prova cartacea La stampata di una ricevuta di consegna, in termini informatici, è priva di significato perché perde ogni certificazione connessa alla firma digitale del gestore del servizio. L'art 9, comma 1 bis della legge notifiche in proprio (L. 53/1994), però, autorizza l'avvocato notificatore ad autenticare la copia cartacea della notifica Qualora non si possa procedere al deposito con modalità telematiche (art. 9 comma 1 Bis L.53) A tal fine sarà necessario stampare: (1) il messaggio di PEC di invio della notificazione; (2) tutti gli atti allegati (atto/i notificato e relata); (3) la ricevuta di accettazione della PEC; (4) la ricevuta di avvenuta consegna della PEC;

23 La formula di autentica Va apposta su ciascun documento stampato La legge dice ai sensi dell'articolo 23, comma 1, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. ("Codice dell'amministrazione digitale", n.d.r.) L'Unione Lombarda degli Ordini propone la seguente formula: <<Ai sensi e per gli effetti del combinato disposto degli artt. 9 comma 1-bis, 3 bis e 6 comma 1 della L. 53/94 così come modificata dalla lettera d) del comma 1 dell art. 16-quater, D.L. 18 ottobre 2012, n. 179, aggiunto dal comma 19 dell art. 1, L. 24 dicembre 2012, n. 228 e dell art. 23 comma 1 del D.Lgs 7 marzo 2005, n. 82 e ss.mm. si attesta la conformità della presente copia cartacea all originale telematico da cui è stata estratta [INDICAZIONE DEL NOME E FIRMA DELL AVVOCATO]>>

24 Un timbro

25 Il registro delle notifiche in proprio La notifica in proprio a mezzo PEC NON VA INSERITA NEL REGISTRO cronologico Il nuovo testo della L. 53/1994, art 8, comma 4- bis, è esplicito: Le disposizioni del presente articolo non si applicano alle notifiche effettuate a mezzo posta elettronica certificata

26 Il momento di perfezionamento La notifica si perfeziona (art 3 bis, comma 3 L.53): per il notificante, nel momento in cui viene generata la ricevuta di ACCETTAZIONE prevista dall'articolo 6, comma 1, del D.P.R. 11 febbraio 2005, n. 68 per il destinatario, nel momento in cui viene generata la ricevuta di avvenuta CONSEGNA prevista dall'articolo 6, comma 2, del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68 (art. 3 bis, comma 3, L. 53/1994)

27 La check-list di controllo o google check-list notifiche PEC

28 Ho ricevuto una notifica... Come leggo il file allegati in formato.p7m? Se l'utilità del dispositivo di firma (Dike per Infocert) è correttamente configurata, dovrebbe aprire il file, verificarne l'integrità e mostrare le sottoscrizioni connesse. Altrimenti si avvia, e dal suo interno si sceglie l'allegato da leggere / verificare Ed ancora è possibile farlo online (su un PC in cui nessuna utilità è installata, o da tablet/smartphone) Forse varrebbe la pena mettere uno di questi link nella mail, quando la spediamo, o copia di cortesia in PDF. Ma non è un obbligo. Dettagli qui

29 Un possibile problema per il ricevente avvocato Per appellare, occorre depositare copia autentica della sentenza impugnata. Per opporre il D.I., la copia autentica notificata del decreto. Quid iuris se ci sono stati notificati via PEC? Il potere di autentica è eccezionale. Se conferito all'avvocato notificatore non si può estendere al ricevente dobbiamo chiedere copia autentica per appellare op opporre? La chiediamo al notificante? Resta un problema aperto

30 Un'interessante rivisitazione dell'art. 170, comma 4, cpc Le comparse e le memorie consentite dal giudice si comunicano mediante deposito in cancelleria oppure mediante notificazione o mediante scambio documentato con l'apposizione sull'originale, in calce o in margine, del visto della parte o del procuratore. Ergo, le possiamo notificare ai Colleghi a mezzo PEC, per depositarle con comodo prima dell'esame del Giudice. Può essere utile per cause in fori lontani e memorie in ritardo in attesa attivazione depositi PCT. Doveroso avvertire che alcuni interpreti dissentono da questa interpretazione

31 I vantaggi sulla notifica ordinaria La velocità! I costi di notifica (la sola marca, contro i costi postali di raccomandata AR / CAD) I costi di copia autentica (ne basterà una per quanti siano i destinatari) La maggior percentuale di successo (insuccesso solo per caselle piene o non rinnovate) La immediata certezza dell'esito positivo o negativo Niente code agli uffici (UNEP o POSTE) Possibile a qualsiasi ora (effetti discussi tra le 21 e 24)

32 Grazie della attenzione Avv. Francesco Tregnaghi Mail: video su canale youtube (cercare Francesco Tregnaghi )