ELENCO COSTI AMMISSIBILI

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1 Allegato n. 5 ELENCO COSTI AMMISSIBILI VOCE DI COSTO/ SPESA PERSONALE SPESE PER TRASFERTE E MISSIONI DEL PERSONALE DESCRIZIONE Personale dipendente INTERNO: a tempo determinato o indeterminato inserito nel progetto Il costo del personale interno è commisurato: - sulla base della retribuzione di cui il dipendente è già in godimento entro i limiti contrattuali di riferimento; - rapportandosi alle ore di impegno del dipendente nell'ambito del progetto; - non superando i massimali di costo previsti per i compensi relativi alle risorse professionali esterne. Per la determinazione del costo orario occorre dividere l'importo totale della retribuzione annuale (o mensile) - al netto degli elementi mobili - più la retribuzione differita (TFR) maggiorato degli oneri sociali e riflessi, per il monte ore di lavoro annuo (o mensile) e moltiplicare il valore ottenuto per il numero di ore di attività che il dipendente svolge nel corso dell anno (o del mese) nell ambito del progetto. Prestazioni di personale ESTERNO (collaboratori,esperti; contratti: occasionale, lavoro a progetto, collaborazione coordinata e continuativa, prestazione professionale) Per le spese per trasferte e missioni è necessario distinguere: ambito soggettivo: l organizzazione deve rimborsare spese o indennità ai propri dipendenti, collaboratori, lavoratori autonomi, che si recano in trasferta per svolgere la propria attività lavorativa; ambito oggettivo: il lavoratore dipendente/collaboratore si può considerare in trasferta se presta temporaneamente la propria attività lavorativa fuori della sede abituale di lavoro. Le spese in questione devono essere accompagnatoria dei documenti di spesa DOCUMENTAZIONE AMMISSIBILE La documentazione relativa a questa tipologia di spesa consiste in : - ordine di servizio con la specificazione delle attività e delle ore di impegno - libro matricola in copia conforme; - libro paga manuale o meccanizzato; - cedolini paga quietanzati; - copia del contratto collettivo di categoria aggiornato; - per i dipendenti assunti con contratto di formazione e lavoro produrre l autorizzazione con l indicazione della data di inizio, la scadenza e la quota di sgravio; - copia delibera dell Assemblea o del Consiglio di Amministrazione dell Ente in caso di erogazione di indennità specifiche; - documenti di versamento degli oneri sociali e fiscali; - prospetti di calcolo delle competenze per le prestazioni eseguite; - dichiarazione a firma dell'interessato dalla quale risultino i giorni e le ore d'impegno con riferimento alla/e attività ed alle mansioni svolte. nelle associazioni culturali e nelle associazioni tra professionisti, i costi relativi alla retribuzione di funzioni operative svolte dagli associati sono ammissibili a condizione che derivino da incarichi formalmente (mediante deliberazione) affidati dall organismo collegiale direttivo dell associazione al singolo associato. - curriculum vitae debitamente sottoscritti e recanti la dicitura relativa alla privacy; - lettera d incarico; - persone con posizione IVA: fatture con applicazione dell'imposta e della ritenuta d'acconto; - persone esenti o non soggette IVA: parcella con indicazione dei motivi di esenzione e relativi riferimenti legislativi; - prospetti delle ore di insegnamento con riferimento ai giorni ed alla/e attività - contratti di collaborazione o lettere di incarico sottoscritte dalle parti interessate; - ricevute di versamento dell'irpef relative alla ritenuta d'acconto operante sui compensi degli incaricati. Spese per trasferte/missioni I rimborsi spese per trasferte sono ammissibili, a condizione che: -vi sia un rapporto di lavoro dipendente/contratto di collaborazione, contratto a progetto, contratto di lavoro occasionale; - siano correlati all espletamento dell attività lavorativa; -siano una reintegrazione delle spese sostenute dal dipendente/collaboratore a favore del proprio datore di lavoro per lo svolgimento del progetto o in relazione ad esso. Il dipendente/collaboratore deve presentare all ente/organizzazione un report riepilogativo indicante i rimborsi richiesti (viaggio, vitto, alloggio, ecc.) evidenziando la parte chilometrica e tutti i viaggi compiuti. Per tali viaggi è necessario indicare in dettaglio: data; motivo del viaggi riferibile al progetto da rendicontare; chilometri percorsi; importo chiesto a rimborso; ed allegare la documentazione comprovante la trasferta/missione ( es. autorizzazione alla trasferta). 1

2 ATTREZZATURE E STRUMENTI: SPESE PER ACQUISTO, LOCAZIONE, LEASING, MANUTENZIONE E RIPARAZIONE, AMMORTAMENTO. MATERIALI PER ALLESTIMENTI: SPESE PER ACQUISTO E LOCAZIONE VITTO ALLOGGIO VIAGGI Spese finalizzate alla realizzazione del progetto, all allestimento di spettacoli, scene, ambienti etc. Le spese per vitto e alloggio devono essere accompagnatoria dei documenti di spesa prodotti. Le spese per viaggio devono essere riferibili al progetto per cui sono state effettuate. La riferibilità delle spese si dimostra con la documentazione fiscale recante specifica indicazione dell evento e della data relativa e da autocertificazione accompagnatoria dei documenti di spesa. Acquisto, Locazione o leasing di attrezzature o strumenti: - preventivi (almeno tre se l importo di spesa supera i ) - fatture d acquisto degli strumenti e delle attrezzature riferibili al progetto - contratto di acquisto, locazione o leasing contenenti la descrizione dell'attrezzatura, il valore, la durata del contratto, il canone, e copia del listino prezzi cui il contratto fa eventualmente riferimento; - fattura/e; - quietanze periodiche per il pagamento del canone o altro documento attestante l effettivo pagamento; - prospetto di calcolo in caso di utilizzo parziale. Manutenzione attrezzature o strumenti acquistati o in locazione/leasing La documentazione relativa a questa tipologia di spesa consiste: a) nel caso di servizio svolto da soggetto esterno, in: - preventivi (almeno tre se l importo di spesa supera i IVA esclusa) - fattura dalla quale risultino gli interventi eseguiti, le parti eventualmente sostituite, le apparecchiature eventualmente revisionate, relativa quietanza ed eventuale libretto di manutenzione nel caso l'attività sia svolta da terzi; b) nel caso di manutenzione eseguita da personale interno al soggetto attuatore, in: 1) cedolini paga, ricevute versamento contributi e prospetto di calcolo della retribuzione per le ore d'impegno, nonché fatture per i materiali impiegati; 2)dichiarazione a firma delle persone addette, dalla quale risultino gli interventi eseguiti ed i tempi impiegati. Ammortamento di attrezzature - libro dei cespiti ammortizzabili; - prospetto dei beni ammortizzati indicante gli estremi della fattura di acquisto, la categoria del bene, l'anno (se 1, 2 ecc.), la quota di ammortamento, la somma imputata al progetto, esplicitando la chiave di ripartizione della quota di ammortamento. -fatture -scontrini e ricevute accompagnati da autocertificazione dei documenti di spesa prodotti. - ricevute/fatture di ristoranti; - fattura o scontrino nel quale siano indicate le singole voci di spesa, nel caso di pasti individuali; - fatture di alberghi con l'indicazione nominativa del fruitore e del numero di pernottamenti. - abbonamenti o biglietti di viaggio in caso di utilizzo di mezzi pubblici, dai quali emerga il periodo e la data di utilizzo; - prospetto riepilogativo dei viaggi effettuati con mezzo proprio con indicazione delle percorrenze giornaliere di andata e ritorno, dei chilometri totali, della targa del veicolo, del rimborso spettante calcolato secondo le tabelle ACI, corredato dalla ricevuta di quietanza, nonché dalla lettera d'autorizzazione all utilizzo del mezzo proprio e di eventuali giustificativi per spese di parcheggio, pedaggi; nel caso di servizi di trasporto collettivo: - fatture rilasciate dal vettore con indicazione della data di svolgimento dei servizi e del tragitto compiuto; - prospetto di calcolo dettagliato del costo del servizio effettuato dal soggetto attuatore con mezzo proprio; - fattura con indicazione del mezzo utilizzato, della data di svolgimento dei servizi e del tragitto compiuto, se il mezzo è noleggiato. La documentazione relativa alle spese di cui al punto b) deve essere sempre accompagnata da una dichiarazione che attesti l effettivo svolgimento del servizio, sottoscritta da tutti i partecipanti che ne hanno fruito. 2

3 IMMOBILI: SPESE PER LOCAZIONE, AMMORTAMENTO SPESE GENERALI: -MATERIALE DI CONSUMO E CANCELLERIA -SPESE CONDOMINIALI,PULIZIE PER IMMOBILI IN LOCAZIONE - SPESE PER SERVIZI POSTALI INFORMAZIONE E PUBBLICITÀ UTENZE: SPESE PER LUCE, GAS, ACQUA, TELEFONO E COLLEGAMENTI INTERNET E ALTRE SPESE CORRENTI Materiale di consumo, cancelleria e stampanti: le spese per materiale di consumo e cancelleria sono ammissibili se strettamente legate alle attività progettuali e/o a carattere amministrativo Spese per servizi Postali: per quanto concerne le spese postali, sono riconoscibili, per il periodo ed in relazione alle attività progettuali, spese per raccomandate, assicurate, telegrammi, vaglia telegrafici, pacchi, servizi di corriere espresso ecc. In caso di contemporaneo svolgimento di più attività si dovrà ripartire la spesa complessiva in modo proporzionale secondo un metodo equo e corretto debitamente giustificato. Per la voce Spese generali, le stesse devono essere riferibili al progetto per cui sono state effettuate. La riferibilità delle spese si dimostra con la documentazione fiscale recante specifica indicazione dell evento e della data relativa e da autocertificazione accompagnatoria dei documenti di spesa Il costo è ammissibile solo per l'informazione e la pubblicità strettamente legate alle attività di progetto: manifesti, inserzioni, spot radiofonici e televisivi, depliant, brochure, ecc. Tale attività dovrà essere realizzata specificando che l intervento è stato realizzato con il contributo pubblico nell ambito del progetto Nell ambito di tale categoria sono comprese le spese commerciali e promozionali del progetto. Illuminazione, forza motrice, riscaldamento e condizionamento ed altre spese correnti: sono ammissibili i costi di illuminazione e della forza motrice. Essi devono essere determinati, in modo proporzionale in relazione alla durata dell azione finanziata, alla superficie dei locali utilizzati, al numero degli utilizzatori e dei destinatari delle attività progettuali. Telefono e collegamenti telematici: tali spese sono riconoscibili, per il periodo ed in relazione alle attività progettuali svolte. In caso di contemporaneo svolgimento di più attività si dovrà ripartire la spesa in modo proporzionale secondo un metodo equo e corretto debitamente giustificato (a titolo d esempio: per le spese telefoniche, si potrà fare riferimento ai tabulati telefonici o all uso di numeri telefonici dedicati). Locazione di immobili - preventivi (almeno tre se l importo di spesa supera i IVAesclusa); - contratto di locazione; - fatture o documento probatorio equipollente; - documento attestante l effettivo pagamento (quietanza, ecc.); - prospetto esplicativo della chiave di ripartizione pro-rata del canone di locazione in caso di utilizzo parziale. Nel caso di immobile censito in fase di accreditamento non è necessario produrre i tre preventivi e la planimetria dei locali.) Ammortamento di immobili - titolo di proprietà; - libro dei cespiti ammortizzabili; - prospetto dei beni ammortizzati indicante gli estremi dell atto di acquisto, la categoria del bene, l'anno (se 1, 2 etc.), la quota di ammortamento e la somma imputata al progetto, esplicitando la chiave di ripartizione della quota stessa. Materiale di consumo, cancelleria e stampanti: -eventuale buono d ordine, qualora predisposto; - fatture di acquisto; - scontrini con indicate le voci di spesa. Manutenzione e pulizie degli immobili in locazione La documentazione relativa a questa tipologia di spesa consiste a) nel caso di servizio svolto da soggetto esterno, in: - preventivi (almeno tre se l importo di spesa supera i Iva esclusa); - contratto di manutenzione; - fattura o documento probatorio equipollente; - documento attestante l effettivo pagamento (quietanza, ecc.); - prospetto esplicativo della chiave di ripartizione, in caso di utilizzo non esclusivo del servizio; b) nel caso di manutenzione eseguita da personale interno al soggetto attuatore, in: - dichiarazione a firma delle persone addette da cui risultino i luoghi e i tempi di impegno; - cedolini paga delle persone addette e ricevute dei relativi versamenti contributivi; - prospetto di calcolo della quota imputabile; - fatture e bolle di prelevamento dei materiali dal magazzino. Spese per servizi Postali: - eventuale registro protocollo; - distinte di spedizione e di acquisto di valori bollati; - ricevute di raccomandate, telegrammi, assicurate, ecc. Informazione e pubblicità, diffusione dei risultati: -fatture; -ricevute per le affissioni. Illuminazione, forza motrice, riscaldamento e condizionamento ed altre spese correnti, Telefono e collegamenti telematici, Utenze - fatture; - ricevuta del condominio nel caso di impianti di riscaldamento/condizionamento centralizzati. 3

4 SPESE PER ASSICURAZIONI E FIDEIUSSIONI IVA, ALTRE IMPOSTE E TASSE, ALTRI ONERI PREVISTI PER LEGGE ALTRE SPESE Spese per assicurazioni e fideiussioni: possono essere riconosciute quali ammissibili, eventualmente, anche attraverso gli opportuni storni finanziari laddove non contemplate nella fase di pianificazione finanziaria del progetto, le spese relative a polizze assicurative che non risultino comunque già coperte dalle assicurazioni obbligatorie per legge, nonché le eventuali polizze fideiussorie relative agli anticipi progettuali. IVA ed altre imposte e tasse L IVA può costituire una spesa ammissibile solo se è realmente e definitivamente sostenuta dall organizzazione. L IVA che può essere in qualche modo recuperata dall organizzazione non può essere considerato un costo ammissibile, anche se non è effettivamente recuperata dalla stessa. Per quanto concerne, infine, le altre imposte, tasse e oneri (in particolare imposte dirette e contributi previdenziali e assistenziali su stipendi e compensi) va precisato che essi non costituiscono spesa ammissibile, tranne quando sono effettivamente e definitivamente sostenuti dall organizzazione in relazione allo specifico progetto finanziato. In tale categoria sono previste le spese per costituzione e registrazione dell organizzazione quali l imposta di Registro (DPR 131/1986 e s.m.i.), imposta di bollo (DPR 642/1972 e s.m.i.) etc. Sono inoltre previste in tale categoria le spese per registrazione software (D.Lgs. 518/1992) e brevetti (D.Lgs. 30/2005), realizzati nell ambito del progetto secondo le attuali disposizioni di legge. Altri oneri previsti per legge: In tale categoria sono comprese anche le spese per la SIAE debitamente documentate o certificate dall autorità. In tale categoria sono comprese le spese per servizi finanziari e legali oltre che le spese per rappresentanza e per piccoli lavori, servizi accessori, acquisti di materiale didattico (spartiti, libri, strumenti musicali, etc.), quote di affiliazione, premi, contributi a organismi e associazioni per attività svolte in cooperazione che non rientrino nelle voci di spesa precedenti Le spese in questione devono essere accompagnatoria dei documenti di spesa. Spese per assicurazioni e fideiussioni, Assicurazioni aggiuntive non obbligatorie - copia della polizza assicurativa; - ricevute di pagamento del premio. IVA ed altre imposte e tasse, Altri oneri previsti per legge -dichiarazione del soggetto beneficiario relativamente alla ricuperabilità dell IVA -fatture -ricevute di avvenuto pagamento per gli oneri previsti da legge; -eventuali bollettini di pagamento su c/c postali Servizi finanziari e legali La documentazione relativa a questa tipologia di spesa consiste in : - fatture per servizi notarili; - copia del contratto di fideiussione, ricevute di pagamento dei relativi premi Per lavori minuti: -fatture per lavori; - ricevuta fiscale datata e con l indicazione dell intervento Per spese di rappresentanza etc. La documentazione per questa tipologia di spesa consiste in: - fatture -scontrini e ricevute di avvenuto pagamento LEGENDA: - COSTI AMMISSIBILI Un costo per essere ammissibile deve presentare le seguenti caratteristiche essere: Pertinente ed imputabile ad azioni ammissibili Le spese connesse ad operazioni possono essere ammesse al contributo soltanto se dette operazioni sono parte integrante dell intervento considerato, quindi collegate all azione approvata e realizzata. Effettivo I COSTI SONO AMMISSIBILI SOLO SE CORRISPONDONO A SPESE I CUI PAGAMENTI SIANO STATI EFFETTIVAMENTE SOSTENUTI E GIUSTIFICATI CON PROVE DOCUMENTALI, QUALI FATTURE QUIETANZATE O DOCUMENTI DI VALORE PROBATORIO EQUIVALENTE(COSTI REALI). 4

5 Riferibile temporalmente al periodo di vigenza del contributo Per essere considerati ammissibili i costi devono essere sostenuti e pagati nell ambito del periodo temporale di validità dell intervento progettuale ( data di inizio e data di fine progetto). Comprovabile I pagamenti effettuati dai beneficiari finali devono essere comprovati da fatture quietanzate o da documenti contabili aventi forza probatoria equivalente. Legittimo I costi, per essere considerati ammissibili in generale, devono essere conformi non solo alle norme vigenti in materia di rendicontazione e finanza pubblica, ma anche alle disposizioni in tema di lavoro, civilistiche e fiscali. Contabilizzato I costi, per essere ammissibili, devono aver dato luogo ad adeguate registrazioni contabili, cioè conformi alle disposizioni di legge, ai principi di contabilità nazionali Contenuto nei limiti autorizzati I costi devono essere contenuti nei limiti stabiliti (per natura e/o importo) negli atti amministrativi di affidamento del contributo. - TIPOLOGIE DI COSTO: - a) COSTI DIRETTI ovvero tutti i costi immediati e diretti sopportati esclusivamente alla realizzazione del progetto; b) COSTI INDIRETTI ovvero quelli che il soggetto attuatore sostiene a prescindere dalla gestione del progetto, in quanto sono connessi alla struttura organizzativa e possono quindi essere riconosciuti per quota parte; - DOCUMENTAZIONE PROBATORIA: Per i pagamenti che non recano la causale (es, assegno, giroconto, etc.) si ricorda che è necessaria autocertificazione del soggetto disponente per provare pienamente la spesa effettuata. In ragione del mezzo di pagamento utilizzato: 1) pagamenti con conto corrente postale, produrre la relativa ricevuta.; 2) bonifico bancario, da documentare con Copia conforme all originale siglata dal legale rappresentante del bonifico bancario (ovvero copia contabile di addebito sul C/ C dell impresa) o giroconto bancario relativo al pagamento delle buste paga o fatture o notule. 3) estratto conto dei pagamenti effettuati tramite banca; In particolare nel caso di pagamenti effettuati tramite assegni bancari non trasferibili e circolari, l estratto conto bancario deve essere corredato di copia degli assegni e delle matrici e di dichiarazione di quietanza; 4) Assegno circolare non trasferibile, produrre Copia conforme all originale dell assegno siglata dal legale rappresentante e con l intestazione del fornitore (allegare copia contabile bancaria dell emissione dell assegno ); 5) Pagamenti a mezzo home-bancking, è necessario fornire documentazione relativa ottenuta on-line con evidenza del beneficiario a cui si riferisce (nominativo beneficiario ed importo), unitamente all estratto conto in cui sia evincibile il relativo addebitamento sul conto corrente. - Nel caso di pagamenti cumulativi, è necessario fornire copia conforme all originale siglata dal legale rappresentante dell ordine di pagamento da cui sia possibile evincere il singolo ordine di pagamento per ogni dipendente (o amministratore) o per la singola fattura o notula imputata e il totale dell ordine riscontrabile nell estratto conto fornito. Nel caso in cui non sia possibile fornire tale documentazione relativamente al pagamento degli stipendi, è necessario fornire liberatoria (sotto forma di dichiarazione sostitutiva ai sensi del DPR 28 Dicembre 2000 n. 445) sottoscritta da ciascun dipendente (o amministratore) in cui si attesti, per ogni mese, l importo percepito e la data di pagamento. Le stesse regole valgono per i pagamenti fatti a mezzo home bancking cumulativi. - Nel caso di bonifico riferito a più fatture (o documenti equipollenti) è necessario specificare nella causale gli estremi delle fatture con gli importi relativi cui è riferito il pagamento; laddove questo non sia possibile occorre allegare la quietanza sottoscritta da chi ha ricevuto il pagamento in cui siano indicati gli estremi delle fatture e i relativi importi cui è riferito il pagamento. Per le fatture emesse in ragione delle consulenze, occorre copia conforme all originale sottoscritta dal legale rappresentante delle fatture stesse. A tal proposito si ricorda che la pre-fattura non è considerata documentazione valida. Pertanto, affinché sia riconosciuta valida a i fini della rendicontazione è necessario che la regolare fattura sia emessa e quietanzata entro la data di conclusione del progetto. N.B. Si precisa che per le fatture sarà corrisposto l importo al netto dell IVA salvo autocertificazione dell interessato circa la ricuperabilità dell IVA. 5