Il Servizio Civile Nazionale ed il Comune di Roma

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1 Il Servizio Civile Nazionale ed il Comune di Roma La realizzazione di un progetto sulla comunicazione interna presso la VI Unità Organizzativa del Dipartimento XVII Semplificazione Amministrativa e Comunicazione.

2 Il Comune di Roma: alcuni dati Il territorio del Comune di Roma è suddiviso in 19 Municipi con oltre 2,8 milioni di residenti ed un totale di oltre 3,2 milioni di abitanti effettivi. Dei 19 Municipi soltanto 2 hanno meno di 100 mila abitanti; 14 fra i 100 ed i 200 mila; 3 superano i 200 mila. Il meno popoloso - Roma 3 -ha circa 57 mila abitanti: lo stesso numero del Comune di Agrigento; e più di quelli di Viterbo. Il più popoloso Roma 8 - ha oltre 203 mila abitanti; lo stesso numero del Comune di Taranto. Roma 13 ha oltre 200 mila residenti, come Brescia. Nel periodo estivo gli abitanti raggiungono i 700 mila (Lido di Ostia).

3 Personale e strutture del Comune di Roma Dotazione organica circa 33 mila In servizio circa 26,5 mila Macrostrutture: Dipartimenti 20 Municipi 19 Uffici extradipartimentali* 15 Agenzie 2 Uffici e Servizi oltre sedi (*)Avvocatura, Ragioneria Generale, Sopraintendenza ai Beni Culturali, Polizia Municipale, ecc

4 Dipartimento XVII Semplificazione Amministrativa e Comunicazione Il Dipartimento, diretto dalla dott.ssa Miriam Valentini, è articolato in nove unità organizzative. L attività di Comunicazione è assegnata a due Unità Organizzative: V U. O. Comunicazione e pubblicizzazione attività Istituzionali diretta dal Prof. Angelo Baiocchi. VI U. O. Gestione testate d informazione diretta dalla dott.ssa Paola Conti.

5 VI U. O. Gestione testate d informazione Attività principali Gestisce il portale istituzionale Realizza due periodici: - L Evento, contiene i dati essenziali delle più significative manifestazioni che si svolgono a Roma nell'arco del mese. Viene diffuso gratuitamente nei Punti Informativi Turistici, nelle stazioni ferroviarie, negli aeroporti ecc; - InComune mune, il bimestrale di comunicazione interna inviato nelle abitazioni del Personale Capitolino per informarli ed aggiornarli su tematiche di loro interesse. Coordina e pianifica la Comunicazione interna Cura la produzione e stampa delle pubblicazioni richieste da altre macrostrutture Organizza e realizza progetti del Servizio Civile Nazionale sulla Comunicazione

6 Il Comune di Roma ed il Servizio Civile Nazionale (SCN) Dal 1997 ha offerto un'opportunità ai ragazzi che assolvevano gli obblighi di leva attraverso il servizio civile; ed ha attivato piani di impiego di alto valore per la lotta all'esclusione sociale; Rimini, 30 la Novembre promozione 2007 della cultura e dei beni artistici; la tutela dell'ambiente. L impegno si è ampliato dopo l abolizione della leva militare obbligatoria e l istituzione del Servizio Civile Nazionale Volontario. Attualmente i progetti riguardano diverse aree tematiche: dall assistenza e reinserimento sociale alla promozione culturale, alla salvaguardia del patrimonio artistico della Capitale.

7 I progetti di SCN attivati dal Comune di Roma Nel periodo novembre ottobre 2006 il Comune di Roma ha realizzato 24 progetti che hanno impegnato 274 giovani; Dal dicembre 2006 al novembre 2007 ne sono stati realizzati 12 con 124 volontari; Dal gennaio al dicembre 2008 saranno attivati 17 progetti, che coinvolgeranno 240 volontari.

8 Il progetto attivato dal Dipartimento XVII Semplificazione Amministrativa e Comunicazione Nel 2005/6 la P. O. della VI U. O. ha ideato e avviato il progetto La comunicazione interna per migliorare la qualità dei servizi, realizzato con 4 giovani volontari. Ripetuto nel 2006/7 ha impegnato 6 giovani volontari. Nuovamente approvato, da gennaio 2008 ne impegnerà 6.

9 La comunicazione interna per migliorare la qualità dei servizi Il progetto è nato dopo la partecipazione al primo Laboratorio Nazionale sulla Comunicazione Interna organizzato - per conto del Dipartimento della Funzione Pubblica - dal Formez di Napoli. (novembre marzo 2005) Obiettivo fondamentale del Laboratorio: la sperimentazione di due modelli di autovalutazione della qualità della Comunicazione Interna.

10 Il Laboratorio Nazionale sulla Comunicazione Interna Nei 10 Enti partecipanti (in precedenza selezionati dal Formez) è stato costituito un Comitato di autovalutazione, composto da funzionari esperti di Comunicazione. Il Comitato del Comune di Roma era composto da 12 funzionari. Coordinati dalla P.O. della Comunicazione erano espressione dei Dipartimenti, Municipi ed Uffici extradipartimentali. I 12 componenti hanno realizzato la sperimentazione attraverso la somministrazione ed analisi di due tipi di questionari. A conclusione dei lavori la P. O. ha stilato la Relazione conclusiva. Il Formez ha curato la pubblicazione di tutti lavori e la loro diffusione in un convegno internazionale (Napoli, Castel dell Ovo, 21 giugno 2005).

11 Il Laboratorio Nazionale sulla Comunicazione Interna: i risultati della sperimentazione Dall esperienza del Laboratorio è emersa la conferma che l elevato numero e l eterogeneità delle macrostrutture - nonché l autonomia dei 19 Municipi - avrebbero comunque impedito una puntuale, contestuale ed organica definizione dei punti di forza e di debolezza della Comunicazione Interna. Per cui sarebbe stato troppo complesso realizzare uno specifico (ed unico) Piano di Comunicazione Interna, che avesse valenza per l intero Comune di Roma. Conseguentemente, si è pensato di realizzare singoli monitoraggi ed altrettanti schemi di piano in ognuna delle macrostrutture, da sottoporre alla successiva approvazione da parte della massima Dirigenza.

12 Il progetto di SCN La comunicazione interna per migliorare la qualità dei servizi Gli obiettivi indicati dal Laboratorio Formez, si sta dunque progressivamente realizzando grazie all all approvazione da parte del Servizio Civile Nazionale, del progetto La comunicazione interna per migliorare la qualità dei servizi Obiettivo strategico del progetto è quello di arrivare progressivamente alla completa mappatura di tutte le macrostrutture del Comune di Roma. Ed al contestuale varo di altrettanti piani di comunicazione interna (come previsto dalla Direttiva Frattini del 7/2/2002)

13 Obiettivi fondamentali del progetto Ottimizzare l efficacia e l efficienza dei prodotti-servizi; Realizzare procedure codificate ed efficaci; di Comunicazione Interna Garantire un ampia e capillare circolazione informazioni sulle attività e sui processi lavorativi; delle Promuovere, fra gli operatori interni, lo sviluppo del senso di appartenenza all ente; Promuovere un più attivo coinvolgimento del Personale nel processo di cambiamento e di condivisione delle nuove e/o rinnovate missioni istituzionali del Comune; Incentivare l utilizzazione ottimale informatiche e delle banche dati; delle tecnologie Contribuire al superamento della cultura burocratica e sviluppare le tecniche ed i sistemi di ascolto; Potenziare le capacità di organizzazione, gestione ed incidenza dell Ufficio Comunicazione Interna.

14 Fasi del progetto preparatoria: attività formativa; monitoraggio dell esistente. I giovani sono impegnati nei contatti e nelle verifiche dirette, all interno di ogni singola macrostruttura; di analisi: presa d atto dei bisogni e delle attese del Personale del Dipartimento o Municipio, monitorato attraverso la somministrazione di questionari predisposti e adattati ad hoc; di attuazione: formulazione delle proposte migliorative; realizzazione e/o potenziamento della rete dei referenti della Comunicazione Interna - istituiti o da istituire - in ogni macrostruttura; di verifica: riscontro dei risultati ottenuti.

15 Realizzazione del progetto I volontari somministrano due tipi di questionari anonimi rispettivamente cat. B, C e D ; Dirigenti e P. O.) al Personale di un Municipio o di un Dipartimenti per valutare i punti di forza e di debolezza della rete di Comunicazione Interna esistente. L output atteso consiste nella redazione di un report finale contenente uno schema di piano di comunicazione, inteso come un insieme di linee guida per chi nella macrostruttura ha il potere politico e/o gestionale.

16 La fase conclusiva Viene redatta una Relazione finale suddivisa in tre parti: 1) - descrizione dell excursus storico, che ha portato all idea di realizzare il progetto nelle singole macrostrutture; 2) - dettagliata descrizione dei risultati conseguiti per effetto dell analisi dei punti di forza e di debolezza del sistema di comunicazione presente; 3) - organica proposta con indicazioni e suggerimenti utili per potenziare e migliorare la rete ed i prodotti della Comunicazione Interna ( schema di piano di Comunicazione Interna)

17 Edizione 2006/7 - Un esempio La realizzazione del progetto nel Dipartimento XVI Politiche per l infanzia Il questionario per il personale di cat. B, C e D: - è articolato in 12 domande. - Obiettivo: rilevare la conoscenza degli strumenti di C.I, il loro gradimento, la capacità di contribuire alla diffusione delle informazioni e di rafforzare il senso di appartenenza. Il questionario per i Dirigenti e titolari di Posizioni Organizzative: - Articolato in 18 domande di cui 5 a risposta aperta. - Obiettivo: rilevare la presenza e la conoscenza degli strumenti di comunicazione e le finalità con le quali questi sono utilizzati. - Viene rilevata la modalità di programmazione della C.I. nel Dipartimento e l eventuale attività di valutazione delle azioni e degli strumenti di comunicazione. - Vengono rilevati, con domande a risposta aperta, i punti di forza e di debolezza della rete di comunicazione del Dipartimento.

18 I risultati della rilevazione (cat. B, C e D) E stata rilevata una buona conoscenza di tutti gli strumenti di C.I. tranne che dei seminari e dei momenti di confronto (35,7% e 24,9%). Gli strumenti di comunicazione interna risultano utilizzati principalmente per ottenere informazioni e per velocizzare le comunicazioni di carattere gestionale ed amministrativo fra uffici. Gli strumenti ritenuti meno efficaci sono quelli cartacei (rivista In Comune) e quelli che prevedono un confronto diretto fra i dipendenti (seminari e momenti di confronto). Percentuale di efficacia per tipologia di strumenti (valore medio per totalità di rispondenti) 100,0 80,0 % 60,0 40,0 20,0 0,0 portale Intranet lettere In Comune Bacheca Cartellonistica seminari incontri strumenti di comunicazione interna

19 I risultati della rilevazione (Dirigenti e P.O.) Gli strumenti di comunicazione più utilizzati sono la posta elettronica ed il portale del Comune. Il 50% dei rispondenti usa molto l intranet. Gli strumenti di C.I. vengono utilizzati principalmente per ottenere informazioni su attività ed eventi, creare contatti fra i dipendenti e rafforzare il senso di appartenenza. La condivisione della conoscenza e la creazione di un canale d ascolto sono state indicate come scopi secondari di impiego. Il portale è lo strumento che maggiormente contribuisce alla diffusione di informazioni all interno del Dipartimento anche se quelle presenti sono, spesso, incomplete e poco aggiornate. I punti di forza degli strumenti di comunicazione interna indicati dai dirigenti riguardano soprattutto l accresciuta velocità di comunicazione interpersonale dovuta alle nuove tecnologie. I punti di debolezza riguardano, invece, la limitata presenza di informazioni legate all attività del Dipartimento sia sul portale che sulla rete intranet.

20 Livelli di utilizzo e conoscenza degli strumenti di comunicazione interna Quanto gli strumenti vengono usati Livello di conoscenza strumenti Scala di utilizzo Portale Intranet Lettere InComune Bacheca Cartellonistica Seminari Incontri % 100,0 90,0 80,0 70,0 60,0 50,0 40,0 30,0 20,0 10,0 0,0 portale Intranet lettere In Comune Bacheca Cartellonistica strumenti di comunicazione interna seminari incontri Prevalenza di conoscenza ed utilizzo degli strumenti di comunicazione interna elettronici ( , portale internet, posta elettronica) Scarso ricorso ai mezzi di comunicazione interna interpersonali (seminari, incontri, momenti di confronto)

21 Proposte per il miglioramento della rete di comunicazione interna nel XVI Dipartimento E fondamentale realizzare un opera di sensibilizzazione del personale sull importanza della C. I. come motore dell innovazione dei processi di lavoro. Diffondere un vademecum sul corretto uso della posta elettronica allo scopo di migliorare l attività di back office. Aggiornare costantemente le informazioni presenti sul portale. Occorre promuovere il contatto ed il confronto diretto fra i dipendenti per sviluppare il concetto di condivisione ed il senso di appartenenza all ente e per velocizzare la risoluzione di eventuali problematiche.

22 I numeri ed i risultati delle varie edizioni Il numero crescente di domande di partecipazione alle selezioni conferma il grande interesse, che il progetto suscita fra i Giovani; soprattutto (ma non soltanto) fra i laureati in Scienze della Comunicazione. Interesse che comporta un elevato livello qualitativo dei candidati; conseguentemente dei vincitori della selezione nazionale. Con effetti positivi sulla realizzazione del progetto. Edizione 2005/6 - partecipanti 78; laureati 45 (32 in Scienze della Comunicazione) Edizione 2006/7 - partecipanti 125; laureati 83 (59 in Scienze della Comunicazione) Edizione 2007/8 - partecipanti 175; laureati 132 (95 in Scienze della Comunicazione)

23 Edizione 2005/6 - I risultati Dipartimento XVII Dipartimento XIV Municipio Roma 18 Analisi e indagini svolte nelle macrostrutture Il progetto La Comunicazione Interna per migliorare la qualità dei Servizi ha ottenuto la Menzione di merito del Premio Nazionale SFIDE 2006, assegnato da ANDIGEL, CENSIS, SDA BOCCONI, FORMEZ e CONFINDUSTRIA. Attestato consegnato all ideatore e ai quattro giovani volontari, a conclusione del Forum PA 2006.

24 XVI Dipartimento XX Dipartimento Municipio Roma 6 Municipio Roma 7 (*) Edizione 2006/7- I risultati Analisi e indagini svolte nelle macrostrutture (*) A cura dei Volontari, su richiesta del Personale della UOSECS, è stata svolta anche un attività formativa sulla comunicazione interna, esterna ed interpersonale. Attività del tutto volontaria, che ha destato grande interesse e particolare attenzione. Le relazioni predisposte per gli incontri sono state pubblicate nella collana edita dal Dipartimento, intitolata I Quaderni della Comunicazione.

25 Proiezione per la prossima edizione L edizione 2007/8 del progetto è stata programmata. Sono stati contattati i Direttori di 3 Municipi e di 1 Dipartimento. L attività avrà inizio entro il mese di gennaio 2008 Inoltre, sarà effettuata la prima verifica sugli effetti dell attuazione del piano nel Dipartimento XVII. Verifica che proseguirà, via via, nelle altre macrostrutture in cui il progetto è stato realizzato negli anni scorsi

26 Conclusioni