COMUNE DI REGGIO NELL EMILIA DIREZIONE GENERALE GESTIONE E SVILUPPO DELLE TECNOLOGIE E DEI SISTEMI INFORMATIVI DETERMINAZIONE DIRIGENZIALE

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1 PG N Titolazione: del 30/12/2014 COMUNE DI REGGIO NELL EMILIA R.U.D del 31/12/2014 DIREZIONE GENERALE GESTIONE E SVILUPPO DELLE TECNOLOGIE E DEI SISTEMI INFORMATIVI Dirigente: LEVI Dr.ssa Nicoletta DETERMINAZIONE DIRIGENZIALE OGGETTO: ACQUISTO, TRAMITE MEPA, DI PROCEDURA DI CONSERVAZIONE DOCUMENTALE COLLEGABILE AL SISTEMA ECM ALFRESCO E CONNETTORE PARER.

2 IL DIRIGENTE DEL SERVIZIO GESTIONE E SVILUPPO DELLE TECNOLOGIE E DEI SISTEMI INFORMATIVI Richiamati: la deliberazione di Consiglio Comunale del 28/04/2014, n /87, con cui sono stati approvati il Bilancio di Previsione e il D.U.P. (Documento Unico di Programmazione); la deliberazione di Giunta Comunale del 23/05/2014, n /123, con la quale è stato approvato il Piano Esecutivo di Gestione dell esercizio 2014, nel quale sono stati fissati i requisiti di cui all'art. 169 del D.LGS. 267/00; la deliberazione della Giunta comunale del 10/09/1999 n /58, con la quale è stata approvata la struttura organizzativa dell Ente e le successive modifiche intervenute; la nuova struttura organizzativa del Comune di Reggio Emilia, operativa dal 1 gennaio 2006, che è stata approvata con le deliberazioni della Giunta comunale del 06/06/2005 n /148 e del 07/09/2005 n /242, esecutive nei modi di legge; il provvedimento del Sindaco, P.G. n del 01/08/2014, con cui è stato attribuito alla Dott.ssa Nicoletta Levi la direzione ad interim del Servizio Gestione e Sviluppo delle Tecnologie e dei Sistemi informativi ai sensi dall'art. 50, comma 10 del TU degli Enti Locali D.Lgs. n. 267/2000 e dell art. 13 sezione A del vigente Regolamento sull Ordinamento Generale degli Uffici e dei Servizi; la deliberazione di Consiglio Comunale PG del 29/9/2014 con la quale è stata approvata la variazione equilibri di bilancio; Premesso che: il progressivo adeguamento alle normative ed alle disposizioni dettate dal Codice della Amministrazione Digitale richiede alle amministrazioni di adeguare il proprio sistema informativo e l insieme delle applicazioni preposte alla produzione ed alla gestione di documenti digitali; l introduzione della firma digitale e gli obblighi introdotti dal CAD richiedono di adeguare i processi documentali istituzionali per garantire la certezza giuridica dei documenti prodotti e archiviati e l aderenza alla norma dei procedimenti, rendendo quindi necessario garantire: Conservazione a norma dei documenti Accessibilità ai documenti informatici Obbligo alla Trasparenza amministrativa Integrabilità informatica dei documenti nei flussi della organizzazione Rispetto della normativa della privacy

3 Auditing e controllo degli accessi Supporto alla emissione di copie analogiche per rispondere a quanto previsto dalle recenti normative anzi citate, è necessario mettere in atto una integrazione graduale degli applicativi documentali a standard di interoperabilità e integrazione con altri gestionali in uso presso l'ente; in particolare si è reso necessario attivare l'integrazione fra l'applicazione di collaborazione documentale web 2.0 Alfresco con il software JEnte della ditta INF.OR. che gestisce la procedura del protocollo e degli atti amministrativi attraverso la fornitura del componente di integrazione software per jente (Easylink) che fornisce i servizi di persistenza dei documenti alla suite di Infor e permette di ricevere in maniera trasparente i documenti prodotti dai vari moduli applicativi della soluzione e rende disponibili nuove funzioni di full text search e web preview all interno dell ambiente infor, dalla ditta Antica Bottega Digitale, con determina dirigenziale P.G. n del 07/10/2014; Dato atto che: tali servizi sono svolti dall'applicazione Alfresco, ma sono nativamente integrati nella interfaccia utente web di jente, estendendo in maniera trasparente le già avanzate funzioni del pacchetto; oltre alla fornitura del componente software Easylink già effettuato con la determina dirigenziale citata in premessa, occorre provvedere all'introduzione di un repository di conservazione documentale per la piattaforma open source Alfresco, che consenta la conservazione dei documenti digitali, nel rispetto delle norme espresse dalla Agenzia per l'italia digitale; lo Retain, è una procedura di conservazione a norma basata su volumi modulari e parametrici per il sistema ECM open source Alfresco e permette di mantenere conservati a norma lotti di documenti raggruppati secondo regole specifiche sottoponendo i documenti a controlli che possono riguardare la validità della firma e quindi l'integrità del documento informatico o sostitutivo, la validità dei certificati elettronici di firma, la presenza dell'insieme minimo di metadati obbligatori o controlli specifici di alcune tipologie documentali come le fatture (numerazione contigua, presenza dei metadati obbligatori per i documenti fiscali, etc); Retain permette di operare sia svolgendo la conservazione in proprio con un proprio responsabile della conservazione in completa autonomia sia di utilizzare conservatori terzi (Postecom, SBI Italia, Comped..) o poli di conservazione regionali come il sistema Parer per l'emilia Romagna. La soluzione infatti è completa di procedure di composizione dei pacchetti di versamento e di connettori modulari in grado di interfacciarsi ai servizi dei conservatori esterni per il versamento ed il recupero dei pacchetti. Considerato che: per la fornitura dello Retain, è stato verificato che: non sussiste la possibilità di utilizzare le convenzioni, denominate convenzioni CONSIP, di ricorrere agli strumenti di acquisto di beni e servizi, approntati dalla Regione Emilia Romagna e gestiti dall Agenzia Regionale di sviluppo dei mercati telematici, denominata Intercent-ER, finalizzate all approvvigionamento di beni e servizi ai sensi degli artt. 26 della Legge 23 dicembre 1999, n. 488 (finanziaria

4 2000) e 59 della Legge 23 dicembre 2000, n. 388 (Convenzioni CONSIP) in quanto non vi sono convenzioni attive, né in corso di attivazione di tale tipologia; vi è l impossibilità di paragonarne i costi, ai sensi dell art.1 comma 4 del D.L. n. 168 del 12/07/2004 convertito in Legge 30 luglio 2004, n. 191 Interventi urgenti per il contenimento della spesa Pubblica con la quale si apportano tra l altro le modificazioni all art. 26 della Legge 23 Dicembre 1999 n. 488 (imposizione dell utilizzo dei parametri di prezzo e qualità delle convenzioni CONSIP come limite massimo per l acquisto di beni e servizi), in quanto all oggi non vi sono convenzioni comparabili attive, in corso di attivazione od appena scadute da utilizzare come termini di confronto; Rilevato che: il mercato elettronico realizzato da Consip S.p.a. per conto del ministero dell Economia e delle Finanze consente alle Amministrazioni, per importi inferiori alla soglia comunitaria, di approvvigionarsi di beni e servizi presenti nel catalogo; risulta pubblicata nel catalogo dei prodotti del MEPA - bando ICT 2009 Prodotti e servizi per l'informatica e le telecomunicazioni, l'offerta della ditta ANTICA BOTTEGA DIGITALE Srl relativa alla fornitura dello Retain, aventi le caratteristiche e la configurazione tecnica richiesta dall'ente ed un costo complessivo congruo e vantaggioso; pertanto è stato inviato alla ditta ANTICA BOTTEGA DIGITALE Srl, l'ordini Diretti n , parte integrantiedel presente provvedimento quale allegati A) per un costo complessivo di ,00 (iva 22% esclusa), pari a ,00 iva compresa; Ritenuto pertanto necessario affidare alla ditta ANTICA BOTTEGA DIGITALE la fornitura dello strumento Retain, procedura di conservazione a norma basata su volumi modulari e parametrici per il sistema ECM open source Alfresco, come descritto nell''ordine diretto n , allegato A) parte integrante del presente atto, per un importo complessivo di spesa pari a ,00 (iva 22% esclusa); Preso atto di quanto previsto all art. 9 del D. L. 78 convertito in L. 102 del 3/8/2009 che impone al funzionario che adotta provvedimenti che comportano impegni di spesa di accertare preventivamente che il programma dei conseguenti pagamenti sia compatibile con i relativi stanziamenti di bilancio e con le regole di finanza pubblica, pur in presenza di una situazione di difficoltà del Comune di Reggio Emilia stanti le attuali norme sul patto di stabilità, si evidenzia che l intervento di cui trattasi: - corrisponde alle linee di azione perseguite dall Ente nell'ambito dello sviluppo del processo di dematerializzazione dell'ente ed è ricompreso all'interno del PEG del servizio; - non dare corso a questo intervento significa rallentare lo sviluppo delle nuove tecnologie applicate ai processi, impedendone una gestione ottimale e determinando un danno per l ente stesso, che vedrebbe pregiudicato il conseguimento di tale obiettivo; Precisato che, ai sensi del D.Leg.vo 163/2006 e del regolamento attuativo D.leg.vo 207/2010, il responsabile del procedimento è individuato nella persona del dirigente del Servizio Gestione e Sviluppo delle Tecnologie e dei Sistemi Informativi; Visti:

5 il D. Lgs n. 267/00, e in particolare gli artt. 107, 3 comma, 151, 4 comma, e 183, 9 comma; gli artt. 56 e 57 dello Statuto Comunale; l art. 11 del vigente Regolamento sull ordinamento generale degli uffici e dei servizi; l art. 32 del vigente Regolamento di Contabilità del Comune di Reggio Emilia; l art. 26 della Legge 23 Dicembre 1999 n.488 e successive modificazioni e integrazioni; l art. 1 comma 4 del D.L. n.168 del 12/07/2004 convertito in Legge 30 Luglio 2004, n.191 Interventi urgenti per il contenimento della spesa Pubblica con la quale si apportano tra l altro le modificazioni all art.26 della Legge 23 Dicembre 1999 n.488 (imposizione dell utilizzo dei parametri di prezzo e qualità delle convenzioni CONSIP come limite massimo per l acquisto di beni e servizi); l art. 1 comma 159 della Legge 23 dicembre 2005 n. 266 (finanziaria 2006); l art. 57 «Procedura negoziata senza previa pubblicazione di un bando di gara» del D.Lgs. 163/2006; l art. 3 comma 18 L. 24/12/2004 n. 350, lett. d); l art. 3 della Legge 136/2010 e successive modifiche, si attuano le procedure per consentire i relativi adempimenti prevedendo altresì esplicita clausola contrattuale per quanto previsto al comma 7 e comma 8 ovvero che l appaltatore assume l obbligo di tracciabilità dei flussi finanziari relativi al presente contratto secondo la disciplina contenuta nella legge ora richiamata. L inadempienza di tale obbligo comporta la risoluzione di pieno diritto del presente contratto ai sensi dell art.1456 del codice civile; la deliberazione della Giunta comunale del 10/11/2009 di PG. n /316 avente per oggetto art.9 D.L. N.78/2009 convertito in legge N.102/2009. Definizione delle misure organizzative, indirizzi e linee guida finalizzate al rispetto della tempestività dei pagamenti da parte dell Ente con la quale, tra l altro si deve prevedere la compilazione del cronoprogramma dei pagamenti ; DETERMINA per i motivi in premessa meglio esposti che si intendono richiamati integralmente: 1. di affidare alla ditta ANTICA BOTTEGA DIGITALE Srl di Arezzo, la fornitura dello strumento Retain, procedura di conservazione a norma basata su volumi modulari e parametrici per il sistema ECM open source Alfresco, come descritto nell''ordine diretto n , allegato A) parte integrante del presente atto, per un importo complessivo di spesa pari a ,00 (iva 22% esclusa), pari a ,00 iva compresa; 2. di imputare la spesa complessiva di ,00 (iva compresa) in favore della ditta ANTICA BOTTEGA DIGITALE Srl di Arezzo riferendola alla Missione:01; Programma:08; Titolo:2 codice del piano dei conti integrato necessario per la definizione della transazione elementare ex art.13 DPCM 28/11/2011; del Bilancio Pluriennale 2014 / 2016 Esercizio al Capitolo del PEG 2014 denominato Procedure gestionali e applicativi software, informatizzazione sistemi e nuove reti, codice prodotto/progetto: PD_3321; centro di costo: 0107; codice Coge: KL; 3. di dare atto che:l art. 3 della Legge 136/2010 e successive modifiche, impone l attuazione delle procedure per consentire i relativi adempimenti prevedendo altresì esplicita clausola contrattuale per quanto previsto al comma 7 e comma 8 ovvero che l appaltatore, opportunamente informato, assume l obbligo di tracciabilità dei flussi finanziari relativi al presente contratto secondo la disciplina contenuta nella legge ora richiamata. L inadempienza di tale obbligo comporta la risoluzione di pieno diritto del

6 presente contratto ai sensi dell art.1456 del codice civile e pertanto il relativo codice CIG è il seguente: ZD0128E813; 3. vista la deliberazione della Giunta comunale del 10/11/2009 di PG. n /316 avente per oggetto: art.9 D.L. N.78/2009 convertito in legge N.102/ Definizione delle misure organizzative, indirizzi e linee guida finalizzate al rispetto della tempestività dei pagamenti da parte dell Ente con la quale tra l altro, si deve prevedere la compilazione del cronoprogramma, la presente determinazione comporta indicativamente i pagamenti di cui all allegato B) del presente atto; 4. di concludere il contratto derivante dal suddetto affidamento per scambio di corrispondenza secondo l uso del commercio, ai sensi dell art.13, 2 comma lett. d) del Vigente Regolamento per la disciplina dei contratti; 5. di disporre l invio alla Ragioneria Comunale per le procedure di cui all art.151, 4 comma, del D.Lgs. n. 267/00. IL DIRIGENTE DEL SERVIZIO: GESTIONE E SVILUPPO DELLE TECNOLOGIE E DEI SISTEMI INFORMATIVI Dott.ssa Nicoletta Levi

7 Movimenti Contabili: Tipo Movimento Esercizio Capitolo Importo Obiettivo Oggetto del Movimento INS_IMP Impegno , _PD_3321 ACQUISTO, TRAMITE MEPA, DI PROCEDURA DI CONSERVAZIONE DOCUMENTALE COLLEGABILE AL SISTEMA ECM ALFRESCO E CONNETTORE PARER.