Fatturazione elettronica PA

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1 Fatturazione elettronica PA a) Premessa Tutti coloro che sono fornitori della Pubblica Amministrazione sono obbligati ad emettere esclusivamente fatture elettroniche. L obbligo decorre: dal 06 giugno 2014 per le operazioni nei confronti di Ministeri, Agenzie fiscali ed Enti nazionali di previdenza ed assistenza sociale dal 31 marzo 2015 per le tutte le altre pubbliche amministrazioni (es. Regioni, Provincie, Comuni, Comunità Montane, Unione di Comuni, ASL, CCIAA, ecc.). Il documento elettronico è un file XML elaborato secondo un tracciato definito dal Sistema di Interscambio, dovrà essere inviato alla Pubblica Amministrazione previa apposizione della firma elettronica di chi emette la fattura. Il file XML può contenere una fattura singola (un solo corpo di fattura) oppure un lotto di fatture (più corpi fattura con la stessa intestazione). ATTENZIONE! Si ricorda che le fatture emesse in formato elettronico dovranno essere archiviate e conservate nel tempo obbligatoriamente in tale forma, avvalendosi dell archiviazione ottica sostitutiva. Quadro normativo: Direttiva 45/10/Ce relativa alle norme in materia di fatturazione elettronica; Artt. 21 e 39 Dpr 633/72, come modificato dalla L. 228 del 24 dicembre 2012 art. 1, commi (Legge di Stabilità). Decreto del 23 gennaio 2004 recante "modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto. Legge numero 244 del 24 dicembre 2007 Art. 1, commi (Legge finanziaria 2008) come modificata dal d.lgs.201/2011. Decreto 7 marzo 2008 (1 decreto attuativo L. 244/07). DM n. 55 del 3 aprile 2013, (2 decreto attuativo L. 244/07). Circolare n. 1 del 31 Marzo In vigore dal 6 maggio 2014 la nuova versione delle specifiche tecniche v1.1 Art. 25 Decreto Legge n. 66/2014. L invio dei documenti alla Pubblica Amministrazione deve essere effettuato tramite il Sistema Di Interscambio (SDI) utilizzando uno dei seguenti canali: 1. (PEC) utilizzando un indirizzo di posta elettronica certificata (Verificando che l allegato non superi la dimensione di 30 MB). Il Sistema di Interscambio risponderà anch esso via PEC; 2. Internet sul sito per tutti coloro che sono abilitati ai servizi Fisconline, Entratel o provvisti di Carta nazionale dei servizi. Il file non può superare i 5 mega; 3. Su questo sito potrete eseguire l upload del flusso firmato e potrete consultare la messaggistica di ritorno; 4. SDI-FTP sistema di trasmissione basato sul protocollo FTP ; 1

2 5. SDI-COOP sistema di trasmissione per chi utilizza servizi di cooperazione applicativa web-services; 6. SP-COOP sistema di trasmissione per chi utilizza servizi di cooperazione applicativa web-services tramite il Sistema Pubblico di Connettività. Gli uffici della pubblica amministrazione abilitati alla ricezione delle fatture elettroniche sono identificati dal codice univoco ufficio assegnato nell ambito dell indice delle pubbliche amministrazioni (IPA). Questo aggiornamento ( ) attiva le funzioni che permettono di produrre le fatture elettroniche da inviare alla pubblica amministrazione. L utente dovrà definire una serie di dati, in funzione anche della propria situazione, per una corretta creazione del file XML. Dovrà aver compilato correttamente i dati anagrafici del proprio cliente (rappresentato da una Pubblica Amministrazione) indicando obbligatoriamente il codice ISO e il codice ufficio pubblica amministrazione. Dovrà aver compilato correttamente l anagrafica società con i propri dati anagrafici corretti (Ragione sociale/cognome e nome; indirizzo, cap, città, provincia, codice fiscale, partita iva). Per le società obbligate all iscrizione nel registro delle imprese (art C.C.) si dovrà verificare di aver compilato il numero di iscrizione al REA (Anagrafica società pagina altri dati campo Numero REA ). Le società di capitali (Spa, Sapa, Srl) dovranno indicare il valore del capitale sociale (Anagrafica società pagina altri dati campo Capitale sociale ); le società dovranno inoltre indicare se si compongono di un unico socio (Anagrafica società pagina altri dati campo Società con socio unico contrassegnato significa socio unico) e dovranno indicare se la società si trova in stato di liquidazione (Anagrafica società pagina altri dati campo Società in liquidazione contrassegnato significa società in liquidazione). Andrà poi compilata la tabella dei Parametri Fat. Ele PA le cui istruzioni sono fornite sotto in un apposito paragrafo. b) Attivazione La gestione delle fatture elettroniche non è attiva al termine dell aggiornamento. Per attivarla selezionate il campo Fatturazione elettronica presente nella funzione opzioni magazzino pagina opzioni se avete acquistato il modulo magazzino; se state utilizzando il modulo fatturazione per servizi troverete questo campo nella funzione opzioni pagina parametri. Per tutti i clienti che fanno parte della pubblica amministrazione, è necessario inserire il codice ISO nella pagina Dati legali e il codice unico ufficio nella pagina Dati documenti della gestione anagrafica clienti; se non avete questo codice contattate il vostro cliente per richiederlo. L aggiornamento esegue in automatico l aggiornamento delle seguenti tabelle: aliquote iva, condizioni di pagamento e causali di magazzino, per chi utilizza il modulo magazzino, o causali fatture per chi utilizza la fatturazione per servizi. L aggiornamento della tabella aliquota iva è stato eseguito nel seguente modo: N1 è stato inserito in automatico su tutte le aliquote iva che hanno valorizzato il campo tipo con un valore diverso da Imponibile e la descrizione dell aliquota iva (maiuscolo/minuscolo è indifferente) contiene una delle seguenti stringhe: ART 15 o ART15 o ART. 15 o ART.15 o ART. NR15 o ART. NR 15 o ART. NR.15 o ART 2

3 NR15 o ART NR. 15 o ART NR.15 o ART. N 15 o ART. N.15 o ART. N. 15 o ART. N15 o ARTICOLO 15 o ARTICOLO15 o ARTICOLO N15 o ARTICOLO N.15 o ARTICOLO NR15 o ARTICOLO NR.15 o ARTICOLO NR. 15 o A.15 o A 15 o A N15 o A N 15 o A N.15 o A N. 15 o A NR.15 o A NR. 15 o A NR15 o A NR 15 o A. N15 o A. N 15 o A. N.15% o A. N. 15 o A. NR.15 o A. NR. 15 o A. NR15 o A. NR 15; N2 è stato inserito in automatico su tutte le aliquote iva che hanno valorizzato il campo tipo con Escluso; N3 è stato inserito in automatico su tutte le aliquote iva che hanno valorizzato il campo tipo con Non imponibile; N4 è stato inserito in automatico su tutte le aliquote iva che hanno valorizzato il campo tipo con Esente; N5 è stato inserito in automatico su tutte le aliquote iva che hanno la descrizione dell aliquota iva (maiuscolo/minuscolo è indifferente) valorizzata con una delle seguenti stringhe: MARGINE o MARG o MARG.. L aggiornamento della tabella delle causali di magazzino per chi ha il magazzino o la tabella causali fatture per chi ha la fatturazione di servizi è stata eseguita nel seguente modo: TD01 è stata fatta su tutte le causali il cui tipo documento è Fattura differita cliente, Fattura esigibilità differita, Fattura immediata cliente, Fattura pro forma cliente; TD04 è stata fatta su tutte le causali il cui tipo documento è Nota credito esigibilità diff. o Nota di credito cliente; TD05 è stata fatta su tutte le causali il cui tipo documento è Nota di addebito cliente; TD06 è stata fatta su tutte le causali il cui tipo documento è Fattura differita cliente, Fattura esigibilità differita, Fattura immediata cliente, Fattura pro forma cliente e il tipo di contabilità, in anagrafica società è Professionisti ordinaria o Professionisti semplificata. L aggiornamento della tabella delle condizioni di pagamento è stata aggiornata nel seguente modo: MP05 è stato impostato su tutte le condizioni di pagamento che hanno il campo tipo valorizzato con Rimessa diretta o Bonifico; MP09 è stato impostato su tutte le condizioni di pagamento che hanno il campo tipo valorizzato con Rid; MP12 è stato impostato su tutte le condizioni di pagamento che hanno il campo tipo valorizzato con Ricevuta bancaria; MP13 è stato impostato su tutte le condizioni di pagamento che hanno il campo tipo valorizzato con MAV; MP01 è stato impostato su tutte le condizioni di pagamento che hanno il campo descrizione (maiuscolo/minuscolo è indifferente) che contiene il termine contanti; MP02 è stato impostato su tutte le condizioni di pagamento che hanno il campo descrizione (maiuscolo/minuscolo è indifferente) che contiene il termine assegno; MP03 è stato impostato su tutte le condizioni di pagamento che hanno il campo descrizione (maiuscolo/minuscolo è indifferente) che contiene il termine assegno circolare; MP04 è stato impostato su tutte le condizioni di pagamento che hanno il campo descrizione (maiuscolo/minuscolo è indifferente) che contiene i termini contanti presso tesoreria; MP06 è stato impostato su tutte le condizioni di pagamento che hanno il campo descrizione (maiuscolo/minuscolo è indifferente) che contiene i termine vaglia cambiario; MP07 è stato impostato su tutte le condizioni di pagamento che hanno il campo descrizione (maiuscolo/minuscolo è indifferente) che contiene i termini bollettino bancario; MP08 è stato impostato su tutte le condizioni di pagamento che hanno il campo descrizione (maiuscolo/minuscolo è indifferente) che contiene i termini carta di credito; MP10 è stato impostato su tutte le condizioni di pagamento che hanno il campo descrizione (maiuscolo/minuscolo è indifferente) che contiene i termini RID utenze; MP11 è stato impostato su tutte le condizioni di pagamento che hanno il campo descrizione (maiuscolo/minuscolo è indifferente) che contiene i termini RID veloce; MP14 è stato impostato su tutte le condizioni di pagamento che hanno il campo descrizione (maiuscolo/minuscolo è indifferente) che contiene il termine quietanza erario; MP15 è stato impostato su tutte le condizioni di 3

4 pagamento che hanno il campo descrizione (maiuscolo/minuscolo è indifferente) che contiene i termini giroconto su conti contabilità speciale; MP16 è stato impostato su tutte le condizioni di pagamento che hanno il campo descrizione (maiuscolo/minuscolo è indifferente) che contiene i termine domiciliazione bancaria; MP17 è stato impostato su tutte le condizioni di pagamento che hanno il campo descrizione (maiuscolo/minuscolo è indifferente) che contiene i termini domiciliazione postale. L aggiornamento dell anagrafica clienti/fornitori impostando il codice ISO IT per tutti i soggetti che avevano il codice ISO vuoto. Verificate le tabelle che sono state aggiornate in automatico per verificare la correttezza del dato inserito prima di procedere con la generazione definitiva delle fatture elettroniche; potete procedere in due modi diversi: controllando tutti i dati o controllando solo gli elementi delle tabelle che sono utilizzati dai clienti facenti parte della PA; ad esempio se avete un solo cliente che usa una determinata condizione di pagamento, per ridurre al minimo il tempo di controllo vi consigliamo di verificare solo quella condizione di pagamento. Le tabelle da verificare sono: Divise controllare che nel codice della divisa corrispondente alla moneta di conto (codice che avrete indicato in anagrafica società) il campo descrizione breve sia valorizzato con EUR (maiuscolo). Aliquote iva sono stati introdotti due nuovi campi: non considerare questa aliquota IVA nel calcolo dei bolli nei documenti che si attiva solo per le aliquote di tipo diverso da imponibile e che permette di escludere l importo associato a quella aliquota per il calcolo e l addebito del bollo; e nella pagina fatturazione elettronica, che si attiva solo per le aliquote di tipo diverso da imponibile e solo dopo aver attivato la fatturazione elettronica nelle opzioni, che permette di associare la natura dell aliquota iva con i codici previsti dalla pubblica amministrazione (la tabella natura aliquote IVA per Fat. Ele PA è già precaricata con i codici attualmente previsti). Condizioni di pagamento è stato inserito il nuovo campo Modalità pagamento PA per permettere di associare i Vostri codici di pagamento con quelli previsti dalla pubblica amministrazione (la tabella modalità di pagamento per Fat. Ele PA è già precaricata con i codici attualmente previsti). Causali di magazzino per chi ha il magazzino o Causali fatture per la fatturazione di servizi è stato inserito il nuovo campo Tipo documento per fattura pubblica amm. Per consentire di associare il tipo documento previsto dalla pubblica amministrazione alle vostre causali che utilizzate per l emissione delle fatture (la tabella tipo documento per Fat. Ele PA è già precaricata con i codici attualmente previsti). Anagrafica Clienti controllare la correttezza del codice ISO. Andrà inoltre compilata la nuova tabella Parametri Fat. Ele PA che trovate o per chi ha il modulo magazzino: Vendite Fatture Gestione fatture elettroniche o per chi ha la fatturazione di servizi Fatturazione Gestione fatture elettroniche 4

5 c) Parametri La tabella parametri si compone di diverse pagine. Non tutti i dati richiesti devono essere obbligatoriamente inseriti, si dovranno compilare solo quelli che servono per la propria situazione. Sicuramente nella pagina Dati generali dovrete obbligatoriamente compilare: il campo Paese soggetto cedente indicando il codice ISO della nazione (corrisponde al codice ISO alpha-2 code) è attiva la ricerca del codice da selezionare dall apposita tabella; le società obbligate all iscrizione nel registro delle imprese (art C.C.) dovranno indicare la sigla automobilistica della provincia di iscrizione al registro delle imprese (campo Prov. Ufficio Reg. Imprese ); il campo Regime fiscale per fattura pubblica amministrazione che rappresenta il codice del regime fiscale dell azienda, è indispensabile per la corretta generazione del file (è attiva la ricerca che permette di selezionare uno dei codici ammessi); per chi emette fatture con ritenuta d acconto dovrà compilare obbligatoriamente il campo Codice pagamento mod. 770S selezionando uno dei valori previsti nell elenco a discesa che contiene i valori attualmente ammessi e il campo Tipo ritenuta con uno dei due valori ammessi a seconda che siate una persona fisica o una persona giuridica; occorre valorizzare obbligatoriamente il campo Soggetto emittente con uno dei tre valori previsti a seconda che la fattura la emettiate Voi, il cessionario/committente o un Terzo. Occorre specificare nel campo Trasmittente fattura elettronica se la trasmissione viene eseguita dall azienda o da un suo intermediario. L intermediario è una figura facoltativa cui l operatore può ricorrere per trasmettere, conservare e archiviare la fattura elettronica, ferma restando la responsabilità fiscale dell emittente la fattura. Nel caso si indichi intermediario si dovranno compilare tutte le richieste che trovate in questa tabella nella pagina Dati intermediario. Pagina Dati iscrizione all albo professionale i dati qui richiesti sono facoltativi, non è ammessa la compilazione parziale dei dati. Pagina Stabile organizzazione da compilare quando ricorre il caso, non è ammessa la compilazione parziale dei dati. Pagina Rappresentante fiscale da compilare quando ricorre il caso, non è ammessa la compilazione parziale dei dati. Pagina Autorizzazione bollo occorre indicare il codice di autorizzazione rilasciato per il pagamento dell imposta di bollo, dovrete obbligatoriamente indicarlo se le vostre fatture sono soggette e/o possono essere soggette ad imposta di bollo. 5

6 Pagina Soggetto emittente da compilare nel caso in cui la fattura viene emessa da un terzo, non è ammessa la compilazione parziale dei dati. d) Gestione dei documenti Le funzioni di gestione dei documenti del ciclo attivo (ordini, ddt e fatture) sono state modificate per permettere l indicazione del codice CIG (codice identificativo gara) e codice CUP (codice unico progetto) sulla testate e sulle righe; allo stesso modo le funzioni che eseguono l evasione dei documenti sono state adeguate per utilizzare queste nuove informazioni. La fattura elettronica prevede di comunicare i dati dell ordine di acquisto o i dati della convenzione cui si riferisce la fattura o i dati di un contratto. Il campo numero del riferimento ordine cliente viene quindi trattato nel seguente modo: indicando un numero i dati vengono considerati e scaricati come ordine del cliente; se il campo numero contiene la i dati vengono considerati e scaricati come contratto; se il campo numero contiene la i dati vengono considerati e scaricati come convenzione. e) Utilizzo e generazione del file da inviare alla PA L emissione delle fatture deve essere effettuata con l attuale procedura; è necessario quindi consolidare la fattura definitiva utilizzando la funzione genera/ristampa fatture su modulo. Questa funzione per le fatture emesse alla PA esegue esclusivamente l aggiornamento dei dati evitando di stampare il documento cartaceo. Ad esempio se in archivio sono presenti dieci fatture provvisorie e due hanno come soggetto la PA, il programma consoliderà dieci fatture ma solo otto verranno stampate. Dopo aver eseguito questa operazione è necessario procedere alla creazione del file xml che sarà inviato alla PA utilizzando la funzione Genera fatture elettroniche per PA presente nel menu fatturazione. f) Avvertenze La fattura viene denominata con il nome corretto quindi non dovrete mai rinominarle. Il nome del file previsto dalla normativa è il seguente: Codice Paese Identificativo univoco del Trasmittente_ Progressivo univoco del file Il progressivo univoco è gestito in automatico dal programma. 6

7 ATTENZIONE! Prima dell invio del file è necessario apporre una firma digitale dotata di riferimento temporale. Conservazione sostitutiva L art. 39 DPR 633/72 indica che le fatture elettroniche devono essere conservate in modalità elettronica, in conformità alle disposizioni del Dm emanato ai sensi dell art. 21, c. 5, D.Lgs n. 82/2005. Il procedimento di conservazione sostitutiva può essere affidato, in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici e privati. Permane la responsabilità tributaria del contribuente. Entro 15 giorni dall emissione del documento, è obbligatorio archiviarlo digitalmente in conservazione sostitutiva includendo la ricevuta di emissione del documento. Vi consigliamo di documentarvi su tutti gli obblighi e i tempi da rispettare per eseguire correttamente questo adempimento. Il file, se sono state compilate correttamente tutte le informazioni richieste sopra indicate, viene generato con struttura e sintassi corrette. Si consiglia di procedere alla verifica del file utilizzando uno degli strumenti messi a disposizione Se l esito è corretto si consiglia di eseguirne la stampa utilizzando l apposita funzione messa a disposizione e verificare i dati che si stanno trasmettendo. In caso di errore occorre verificare il motivo leggendo tutte le informazioni che vengono date nella pagina di controllo della fattura. Il motivo viene indicato posizionando il puntatore del mouse sull icona informazioni. Gli errori più frequenti sono legati allo scarico parziale di alcuni dati perché non sono state compilate tutte le informazioni previste. 7