Lean Six Sigma SMAIL

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1 Applicazione ai processi ICT nel settore bancario Marina Miuccio Senior Consultant Engineering S.p.A. Roma, 5 Aprile 2008

2 Applicazione ai processi ICT nel settore bancario Differenze tra Lean Six Sigma e Lean Six Sigma-SMAIL Come è definita la Lean Six Sigma - SMAIL? Case study

3 Lean Six Sigma Cos è? E una combinazione di due metodi per migliorare i processi: Lean Voice of the Customer per capire cosa è importante per il cliente. Comprensione di come un processo realmente funziona con l osservazione e interviste ai partecipanti in modo strutturato. Analisi degli sprechi. Ottimizzazione del processo. Six Sigma Analisi statistica delle metriche dei processi. Riduzione della varianza miglioramento della qualità e maggiore corrispondenza rispetto ai requisiti. Miglioramento continuo.

4 Lean Six Sigma vs. LSS SMAIL

5 Processo Obiettivo Responsabilità Deliverable Specification SMAIL Jan. 08 Mapping Analysis Implementation Lasting Definizione del problema Fase critica per il successo del progetto VoC vs CTQ Individuazione della causa principale Eliminazione del problema Monitoraggio delle perform. Project Leader Project Leader, Black Belt Team di progetto Team di progetto Project Leader Scheda di progetto, business case VoC, CTQ, documentazione, team di progetto Flow chart del processo, Root Cause Analysis Definizione della soluzione, Piano di implementazione Piano di controllo

6 Case study LSS SMAIL: Processo di dismissione Contesto Progetto Accentramento sistemi IT * Related to phone banking / call center applications * File and print servers * Related to Call Center and B2B Correos (Post) * Branch file servers can be decommissioned after ebranch roll-out

7 Case study LSS SMAIL: Processo di dismissione Struttura del progetto NDC CIO Management NDC Preparation Management Service Design Technical Architerture & Design DB Networks Network Engineering Program Management Governance ICT interno CIO Coordination Commercial & Financial Vendor Management Contract Changes RU Pricing Model RdS Process Network Implementation NDC (New Data Center) per i processi di dismissione SLA Management Finance

8 Specification Scheda di Progetto (1/2) Progetto Overview Obiettivi del progetto Project Sponsor o Champion ID 0001 Lean: Processo di dismissione di Servizi/Server nel Progetto Nuovo Data Center (NDC) L obiettivo del Progetto Nuovo Data Center è di migrare tutti i sistemi client-server dalla loro attuale locazione a un unico nuovo data center centralizzato. Le dismissioni sono gestite per mezzo del procedimento RdS aperto dal CIO verso un dato Vendor tramite l interfacciamento dell ICT interno. La chiusura dei vecchi data center nei tempi preventivati è a rischio. Razionalizzare il processo di Dismissione dei Servizi/Server; Migliorare l aderenza tra le attività eseguite e i milestone del progetto; Migliorare la coerenza tra le informazioni registrate e le dismissioni effettuate. Mario Rossi BB Mr. Red Project Leader Marco Bianchi Dead line 1 30 Aprile 2008 Iniziativa Lean Six Sigma - SMAIL Project Team Membri del team permanenti: Green Belt, Luca Neri, CIO... Membri del team temporanei: ICT intermo..., ICT Service Delivery Manager:...

9 Specification Scheda di Progetto (2/2) Progetto Business Case ID 0001 Lean: Processo di dismissione di Servizi/Server all interno del Progetto Nuovo Data Center Benefici finanziari: Se I vecchi data center non sono svuotati in tempo, si calcola approssimativamente euro al mese per I costi di infrastruttura. Effetti secondari: Il miglioramento di processo può essere riutilizzato in altri progetti futuri analoghi. Processo Principale: Processo di dismissione di Servizi/Server Inizio (attività): CIO inserisce l RdS per la dismissione Processo principale in scope Fine (attività): Dismissione del Servizio/Server completata In Scope: RdS per la dismissione dei servizi/server, RdS. Out of Scope: Fondi per la dismissione dei Servizi/Server, sincronizzazione dei data base (Catalogo Prodotti, Piano di trasferimento dei Servizi/Sistemi, altri data base). Milestone SPECIFICATION: MAPPING: ANALISYS: IMPLEMENTATION: LASTING:

10 Dati storici in Excel dei piani di Move del progetto NDC disponibili fino a questo momento. Su questi piani sono state calcolate le performance considerando le dismissioni completate e quelle in ritardo. Nr Misura 1 Dismissioni completate Mapping Indicatori di performance: dismissioni completate Tipo di misura (Input, processo, output) Genere di dati (discreti, continui) Cosa Come Periodo Difetti Output Discreti Date delle dismissioni completate per RdS nei piani di Move Si considerarno i report Excel dei piani di Move Dismissioni complessive nel periodo Dismissioni da effettuare 38 Dismissioni in ritardo Date di completa_ mento in ritardo

11 Analisi Descrizione del processo (SIPOC, Flow chart, RACI, ect.) Analys Root Cause (diagramma Ishikawa/Fishbone) Validazione della Root Cause

12 Analisi - SIPOC SIPOC Processo di dismissione CIO S RdS I P O C START PMO del progetto NDC registra le date dell RdS approvato ICT interno (tool PPP) ICT interno (RdS mailbox) -ICT interno (aggiorna ilcatalogo prodotti) - Vendor Correda l RdS della Proposta di realizzaz. Attiva il lavoro di dismissione - Chiusura del Servizio Dismissione del Server Il Responsabile tecnico del progetto NDC registra le informaz. PMO del progetto NDC registra le informaz. Il Responsabile tecnico del progetto NDC registra la dismissione completata PMO di NDC registra la dismissione completata Il Responsabile tecnico di NDC valida la dismissione Creata la scheda dell attività eseguita Il Servizio/ Server è dismesso CIO

13 Analisi - RACI - Matrix Definisce ruoli e responsabilità

14 Analisi del processo RdS La mappa del processo RdS include i milestone del percorso di dismissione ed è descritto dal team di progetto per facilitare una comune comprensione del processo corrente.

15 Analisi Root Causes Fishbone per identificare le potenziali cause affinché siano intraprese azioni per eliminarle. Fishbone 1- Perché il processo di dismissione è troppo lento? Fishbone 2 - Perché la registrazione del processo di dismissione è troppo complessa?

16 Improvement Matrice delle soluzioni di miglioramento Fornisce una overview dell efficacia delle soluzioni Elementi chiave Soluzioni proposte Usare il tool P2P invece di RdS Richiedere al Vendor di presidiare meglio il processo Rds Fornire le giuste istruzioni al CIO migliorare la comunicazio ne fra CIO e Vendor Report settimanale sullo stato dell'rds Escalation se l'rds non è richiesto in tempo Altro Tempi di risposta troppo lunghi *** *** ** ** * Comprensione del processo RdS *** *** Errata classificazione dell'rds da parte del Vendor *** *** Qualità dell'rds ** CIO cancella o ferma il processo RdS * * Modello dei dati * Processo di dismissione *** *** * Assenza di feedback sui milestone dal CIO *** *** ** * Decisione del management

17 Lasting Soluzioni Responsabile Deadline Stato Usare il tool P2P invece di RdS CS/GS/LO 20-apr Richiedere al Vendor di presidiare meglio il processo RdS VF 18-apr Fornire le opportune istruzione al CIO NB/MN 20-apr Workshop per migliorare la comunicazione fra CIO e Vendor GO/FR 08-apr Report settimanale sulla stato dell'rds dal coordinatore BO/GU 24-apr completato Escalation immediata se l'rds non è richiesto in tempo DI/LO 30-apr completato In progress, in attesa dell'approvazione del Management In progress, in attesa dell'approvazione del Management obsoleto, attivati i tool xxx a supporto obsoleto, già attivate comunicazioni intensive tra CIO e Vendor i tool xxx a supporto 7 Altro DE 26-apr completato

18 Conclusioni (1/2) - Definiamo metodologie tagliate: - sulla complessità delle problematiche, - tempi, - obiettivi. - Selezioniamo la giusta metodologia

19 Evitiamo di calarci in strutture troppo pesanti o predefinite che non tengono conto della dimensione dei problemi o degli obiettivi Conclusioni (2/2)

20 Applicazione ai processi ICT nel settore bancario GRAZIE PER L ATTENZIONE