Project Portfolio Management per il settore Food & Beverage

Transcript

1 Project Portfolio Management per il settore Food & Beverage Un approccio strutturato per individuare la giusta piattaforma PPM Azienda: Allinance srl Autori: Matteo Marino Salvatore Failla

2 Agenda Obiettivo della Presentazione Contesto di Riferimento Struttura Organizzativa Esigenze Principali Processi Aziendali Approccio Metodologico Approccio di Progetto Conclusioni

3 Obiettivo della Presentazione Presentare il progetto di implementazione di una soluzione PPM nel quale Allinance ha supportato il cliente nella scelta di una piattaforma ad-hoc, dall analisi dei requisiti e dei processi del cliente fino alla scelta finale del software.

4 Contesto di Riferimento Data di fondazione del Gruppo Posizione nella classifica mondiale dei produttori di spirit di marca Marchi premium e super premium di proprietà Numero di Paesi in cui i prodotti sono commercializzati Numero di persone totali impiegate a livello di Gruppo Data di quotazione della azioni della capogruppo al Mercato Telematico di Borsa Italiana

5 Struttura Organizzativa PRESIDENT CFO CEO BUSINESS UNITS GROUP FUNCTIONS

6 Struttura Organizzativa Business Units BUSINESS UNITS BUNA Nord America BUNCEE Nord Central Eastern Europe BUSA South America BUAP Asia Pacific PSC Product Supply Chain PMO LOGISTICS & PLANNING ENGINEERING PROCUREMENT TECHNICAL FUNCTION

7 Struttura Organizzativa Funzioni di Gruppo GROUP FUNCTION Information Technology Human Resources Sales & Marketing Global Strategic Marketing Legal Affairs Commercial Capabilities Finance

8 Esigenze principali Il progetto di Analysis & Design ha permesso di mettere in evidenza le esigenze principali di cambiamento dell azienda: PORTFOLIO ORGANIZZAZIONE PROCESSI REPORTISTICA Razionalizzare il portafoglio dei progetti direzionali Riordinare i propri processi organizzativi Implementare processi approvativi automatizzati Creare Reportistica automatizzata a supporto

9 Processi Aziendali Portfolio & Project Management Portfolio Planning Execution/Monitoring Benefits/Value Portfolio Management Portfolio Management and PPM Review Benefits Project Management Planning Cycle Initiate Plan Execute Close Resource Management Capacity Planning Scheduling Assignment Utilization Budget Management Cost/Benefits Analysis Budgeting/Estimating Expenses

10 Processi Aziendali Budget Management Budget Life Cycle Projects Execution -6 mo -3 mo +3 mo +6 mo +9 mo Portfolio Definition Portfolio Optimization Execution Phase Workflow Types Company Strategy: Strategy Allignment Strategic Goals Impact Drivers Identification Project Scoring Definition Quarterly Budget Review

11 Approccio Metodologico PLAN Key People Meetings CHECK Business Owners DO Key People Demos CONFIGURE PPM Tool 11

12 Approccio di Progetto L approccio implementativo di Allinance per l adozione di uno strumento informatico di PPM si compone di due fasi ricavate dalle best practices di settore maturate nel corso della pluriennale esperienza progettuale. Per il progetto in questione, al fine di definire la Business Blue Print desiderata, il focus è stato posto sulle attività di Analisi e Design rispetto ad una soluzione PPM target. ANALYSIS DESIGN IMPLEMENTATION DEPLOYMENT OPERATION

13 Approccio di Progetto - Fase di Analisi ANALYSIS DESIGN IMPLEMENTATION DEPLOYMENT OPERATION ATTIVITA Deliverables Analisi dei Processi: Project Portfolio Management Idea Management Budget Management Project & Program Management Analisi degli strumenti in uso Analisi delle integrazioni con sistemi Legacy Raccolta e Analisi dei Requisiti e razionalizzazione per User Story Final Requirement Document (Final) Business Blue Print Document (Preliminary)

14 Approccio di Progetto - Fase di Design ANALYSIS DESIGN IMPLEMENTATION DEPLOYMENT OPERATION ATTIVITA Deliverables Design Funzionale della soluzione PPM Design Architettura Tecnica Design Interfacce con sistemi legacy (ERP) Consolidamento e Accettazione dei Requisiti Gap Analysis Piano di implementazione Final Requirement Document (Confirmed) Business Blue Print Document (Final)

15 Copertura dei Requisiti L aggregazione per Tipologia, User Story e Processo, facilita la valutazione di copertura dei requisiti da parte dei diversi tool di PPM rispetto a FUNZIONALITA OUT OF THE BOX CONFIGURAZIONE PRODOTTO SVILUPPO CODICE

16 Elementi critici riscontrati Il progetto svolto ha permesso di mettere in evidenza anche le principali problematiche vissute dagli stakeholder all interno delle proprie aree funzionali. Per i dirigenti è difficile individuare i progetti su cui investire per essere allineati alla strategia aziendale identificata dal board del gruppo.

17 Elementi critici riscontrati La comunicazione risulta spesso complessa per via del linguaggio adottato dalle diverse aree aziendali: PMO Il PMO utilizza una logica legata al monitoraggio delle attività con uno sguardo dedicato allo svolgimento dei progetti e allo sviluppo dei prodotti. FINANCE La funzione Finance utilizza approcci specificamente di tipo economicofinanziari, che prevedono impegni strettamente legati a vincoli finanziari e fiscali. IT IT fa riferimento ad una terminologia tecnica ed ha una visione mirata a soddisfare le esigenze tecnologiche delle diverse aree di business e di produzione.

18 Conclusioni - Benefici del tool PPM I benefici derivanti dall introduzione di una piattaforma PPM innovativa a supporto del PMO possono essere riassunti come riportato di seguito: Progetti Strategici Metodologia Condivisa Valutazione Strategica dei Progetti Esecuzione degli Scenari di Ottimizzazione Facilitazione della selezione dei progetti Livello di Collaborazione Raccolta delle Informazioni Miglioramento nell identificazione dei progetti ad alto valore strategico. Fornisce lo sviluppo di una metodologia condivisa per la gestione del Portafoglio Progetti. Ottimizzazione della valutazione strategica del portafoglio progetti per aumentarne il valore e realizzare gli obiettivi aziendali. Esecuzione di scenari di ottimizzazione in base a specifici fattori, come i requisiti di budget e di risorse, per selezionare il portfolio di progetti che offre maggiori vantaggi competitivi. Facilitazione della selezione dei progetti in linea con gli obiettivi strategici, basata sulla definizione di criteri di prioritizzazione delle iniziative. Aumento del livello di collaborazione e comunicazione tra i membri delle diverse funzioni e dei team di progetto. Facilitazione della raccolta delle informazioni utili sui portafogli e la generazione di reportistica dedicata da divulgare all interno dell azienda e ai diversi livelli.

19 Domande?

20 Grazie per l attenzione