Il progetto U-GOV Contabilità al Politecnico di Torino. Approccio e pianificazione, fattori di complessità e punti di attenzione

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1 Il progetto U-GOV Contabilità al Politecnico di Torino Approccio e pianificazione, fattori di complessità e punti di attenzione Mario Ravera Bologna, 9 marzo 2010

2 Indice Premessa e contesto: il Piano dei Sistemi La scelta U-GOV Contabilità Il progetto Contabilità: razionale ed obiettivi Approccio alle attività Controllo delle attività progettuali Governance dell iniziativa Fattori di complessità Punti di attenzione 2

3 Il Piano dei Sistemi A partire dal 2008, il Politecnico ha intrapreso un percorso di pianificazione strategica delle iniziative progettuali, per far evolvere i i propri processi ed i propri sistemi informativi a supporto sulle principali aree funzionali 3

4 La scelta U-GOV Contabilità A valle di un percorso di valutazione, il Politecnico ha deciso di scegliere U-GOV come piattaforma applicativa a supporto dei processi contabili e di controllo, oltre che per l amministrazione del personale (CSA) 4

5 Il progetto Contabilità razionale ed obiettivi Utilizzare quale unico modello contabile di ateneo quello economicopatrimoniale integrato con l analitico a partire dal 2010 Linee guida Ministeriali per introdurre un modello contabile Economico Patrimoniale, che permette un più completo controllo sull andamento dell Ateneo Rafforzare strumenti a supporto dei processi di rendicontazione verso i soggetti terzi (progetti sempre più soggetti a rendicontazione ed audit) Rafforzare il modello e gli strumenti per il controllo di gestione e dotarsi di strumenti più flessibili per supportare l evoluzione organizzativa Evoluzione CIA da parte del CINECA: progressiva riduzione degli investimenti e spinta su U-GOV Cogliere l opportunità essere università pilota e di lavorare con CINECA nella costruzione di U-GOV portando l esperienza del Polito 5

6 Il progetto Contabilità approccio alle attività 01/2010 FASE I Disegno FASE II Implementazione e Test Definizione Regolamenti di Ateneo Formazione e Riqualificazione Personale FASE III Avvio 1. Disegnare il modello target (modello dei processi, modello contabile,..) calandolo sulla realtà del Politecnico 2. Costruire il nuovo sistema (a cura di CINECA), calzarlo sulla realtà del Politecnico e verificarne la correttezza (parametrazione e test del sistema svolta dal team misto Polito/Cineca) 3. Avviare il nuovo sistema sul Politecnico, gestendo opportunamente la transizione (migrazione dei dati, formazione, gestione cambiamento,..) 6

7 Il progetto Contabilità : Fase 1 - Disegno Fase I di Disegno si è completata tra novembre 2008 e aprile FASE I Disegno 03/ /2009 FASE II Implementazione e Test Definizione Regolamenti di Ateneo Formazione e Riqualificazione Personale FASE III Avvio 01/2010 Disegno del modello di controllo e reporting dell Ateneo Disegno preliminare dei processi amministrativi (anagrafiche, ciclo attivo, ciclo passivo, patrimonio, payroll, missioni, progetti, flussi di cassa e banca, fiscalità, chiusure contabili e pianificazione e budget) Analisi dettagliata di ciascun processo con il CINECA, che ha permesso di rafforzare la partnership, di comprendere le funzionalità offerte dal sistema CINECA, di identificare in modo chiaro i percorsi di convergenza per la soluzione dei gap identificati nella fase di disegno (tempi e modalità) e quindi di confermare UGOV Contabilità - CINECA quale ERP di riferimento 7

8 Il progetto Contabilità : Fasi 2 e 3 Le fasi II e III si sono sviluppate tra giugno 2009 e gennaio 2010 FASE I Disegno 03/ /2009 FASE II Implementazione e Test Definizione Regolamenti di Ateneo Formazione e Riqualificazione Personale FASE III Avvio 01/2010 Configurare U-GOV contabilità in modo da rappresentare in modo adeguato ed esaustivo la realtà organizzativa ed i processi del Politecnico. Assicurare che il sistema risponda ai requisiti, copra in modo adeguato e corretto gli eventi amministrativo-contabili, integrandosi nell attuale parco applicativo e garantisca gli adeguati strumenti di controllo e reporting, in linea con quanto definito nella fase di disegno del modello. Censire tutte le informazioni (anagrafiche, dati transazionali) che dovranno essere riportate nel nuovo sistema e disegnare e implementare le logiche più opportune di migrazione e conversione dei dati. Coinvolgere il personale del Politecnico, che sarà utilizzatore del nuovo sistema, sia nelle attività di test, sia in momenti di formazione e comunicazione, per permettere una corretta transizione al nuovo sistema. Verificare le performance e la sicurezza della piattaforma tecnologica stampato il: 12/03/2010 8

9 Progetto ERP Contabilità: mappa di integrazione applicativa Il sistema U-GOV contabilità è stato integrato con i principali applicativi di ateneo, per garantire processi unitari (autenticazione, gestione anagrafiche,..) Nel corso del 2010 Da realizzare per 01/01/2010 Da valutare nel corso del 20109

10 Progetto ERP contabilità Controllo attività progettuali La complessità del progetto è stata anche legata allo sviluppo da parte del Cineca del sistema U-GOV Contabilità in contemporanea con la configurazione ed il deployment (migrazioni, conversioni, formazione) presso il Politecnico 10

11 Progetto ERP contabilità: Governance dell iniziativa Data la portata del progetto e l impatto trasversale su tutte le strutture dell Ateneo, si è posta enfasi sulla governance interna dell iniziativa 3 2 Steering summary (mensile) Executive summary (mensile) 1 Documento di avanzamento (SAL) settimanale. Sezioni: Attività funzionali Applicazione Gestione cambiamento Infrastruttura Focus su attività specifiche 11

12 Progetto ERP Contabilità Fattori di complessità Fattori di complessità Azioni Doppio cambiamento: modello contabile e sistema informativo Forte enfasi su formazione e comunicazione, già da giugno 2009 Coinvolgimento strutture periferiche (centri e Dipartimenti) Sviluppo sistema contemporaneo all avviamento sul Politecnico di Torino Enfasi sui test dell applicativo. Definizione piano dei rilasci del sw per far fronte alle priorità Rafforzamento configurazione Hw per far fronte a rischi di performance 12

13 Progetto ERP Contabilità Punti di attenzione Punti di attenzione Le diverse regole di gestione di Centri e Dipartimenti impattano sulla qualità delle migrazioni dei dati Capacità di interiorizzare il cambiamento (modello contabile COEP) non omogenea tra le diverse componenti dell Ateneo Funzionalità fondamentali di U- GOV disponibili, ma sistema da completare Azioni Lavorare anticipatamente sulle logiche e sulle modalità di migrazione Anticipare azioni di omogeneizzazione e pulizia dei dati (bilancio preventivo, impegni, progetti,..) Anticipare formazione sul personale Effettuare attività di audit e supporto sulle strutture per tutta la durata del progetto e nel post-avvio Valutare interventi organizzativi per garantire competenze adeguate. Completare funzionalità del sistema Completare strumenti workflow per supporto a gestione processi 13

14 Progetto ERP contabilità I numeri del post avviamento Il sistema è live da circa un mese e mezzo. I volumi non sono ancora a regime, ma tutti principali processi sono attivi. Forte enfasi data al supporto on-site del personale dei dipartimenti Volumi di documenti inseriti Gennaio Febbraio 14