Strumenti e dati per il supporto alle decisioni e al sistema dei controlli

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Rosa Pappalardo
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1 Strumenti e dati per il supporto alle decisioni e al sistema dei controlli Dott.ssa Nadia Filiteri Forum PA Roma, 9 maggio 2006

2 Il percorso di innovazione nella Regione Emilia-Romagna Costruire una Regione che faccia fronte alla sua missione in modo innovativo e improntato a criteri di maggiore efficienza ed efficacia. (la Nuova Regione DPEF regionale ) Le tappe principali Agenda della Modernizzazione ( ): programma per la gestione strategica del cambiamento Legge Regionale 43/01 : T.U. in materia di organizzazione, rivede l organizzazione e recepisce la disciplina del d.lgs.286 in materia di controlli interni Progetto Sapere (2002): sviluppo di sistemi informativi integrati Progetto Compass (2002): per l avvio del controllo strategico Progetto Integra (2004): introduzione della programmazione annuale di direzione e di servizio

3 Le relazioni fra i livelli di controllo Livelli organizzativi Organo politico Politiche Azioni corrett. CONTROLLO STRATEGICO Attuazione Rilevazione input Obiettivo: sviluppare una metodologia e una organizzazione integrata tra i livelli di controllo Direzioni/ Servizi feedback Budget Attuazione Azioni corrett. CONTROLLO DI GESTIONE Analisi.Scosta menti input Programmaz. Azioni corrett. Responsabili iniziative feedback operativa Attuazione CONTROLLO OPERATIVO Analisi.Scosta menti Livello delle informazioni Strategiche Direzionali Operative

4 Il modello a tendere Categoria obiettivi Descrizione Livello di attribuzione Oggetto di codifica Tipo di verifica PIANIFICAZIONE Pianificazione OBIETTIVI POLITICI Obiettivi e priorità di mandato, con orizzonte temporale di 5 anni Presidente con la giunta Programma di giunta Valutazione politica di mandato (elezioni) STRATEGICA Strategica Priorità, articol. temporale e risorse disp. PROGRAMMAZIO Programmazione OBIETTIVI STRATEGICI Sono indirizzi di politiche integrate e di settore, con orizzonte temporale 3-5 anni (slittante) Comitato di direzione, Direttori Generali Dpef Controllo strategico Vincoli, coordinamento e fattibilità NE DIREZIONALE Direzionale PROGRAMMAZIO OBIETTIVI DI UNITA ORGANIZZATIVA Obiettivi delle Direzioni/Agenzie/ Servizi, orizzonte temporale 1 anno Unità organizzative semplici / complesse Programmi di: direzione servizio Valutazione direzionale e controllo di gestione Programmazione NE OPERATIVA Negoziazione e assegnazione. Competenze e sviluppo Operativa OBIETTIVI INDIVIDUALI Obiettivi dei singoli dirigenti e p.o., con orizzonte temporale di 1 anno Singoli responsabili di UO / progetti Schede di gestione della prestazione individuale Valutazione della prestazione individuale

5 Le aree di lavoro Per poter procedere concretamente all avvio e allo sviluppo del modello, sono state identificate tre aree di lavoro La scelta di una metodologia per analizzare le politiche regionali e per valutarne i processi di attuazione; La progettazione di un organizzazione attraverso la quale procedere allo sviluppo della funzione e dei relativi processi; La progettazione e realizzazione di strumenti per supportare i processi di programmazione e controllo e l integrazione tra i livelli di programmazione, e in particolare la realizzazione di un sistema informativo attraverso il quale sistematicamente raccogliere le informazioni e osservare l andamento degli indicatori individuati.

6 La metodologia (1) Si è adottato una schema di analisi di tipo multidimensionale, mutuato da una tecnica nota come balanced scorecard, opportunamente riadattata alle esigenze di un ente come la Regione. L idea di fondo è che gli obiettivi di ciascuna politica in termini di impatto sulla collettività (che per un ente come la Regione costituisce la dimensione principale), sono collegati in via logica a obiettivi che afferiscono ad aspetti di natura più organizzativa (processi, competenze) e strumentale (risorse finanziarie, investimenti ecc) Il tentativo quindi è stato quello di collegare obiettivi che riguardano tipicamente l impatto delle politiche (efficacia) a obiettivi che riguardano più propriamente l organizzazione e i processi di attuazione delle politiche (efficienza).

7 La metodologia (2) Collettività Declina gli obiettivi del programma regionale in termini di impatto sulla collettività amministrata o di soddisfazione dei bisogni di determinati portatori di interessi Finanziaria Declina gli obiettivi in termini di impiego efficiente ed efficace delle risorse investite Programma Regionale Processi Declina gli obiettivi in termini di individuazione, miglioramento e sviluppo dei processi critici per l attuazione della politica, sia interni che esterni Competenze Declina gli obiettivi in relazione alle nuove competenze che l ente deve sviluppare per migliorare i processi e aumentare l efficacia delle risorse

8 La metodologia (3) AZIONI sono attività programmate per supportare il raggiungimento di un obiettivo. A ciascuna iniziativa si collega un budget, rappresentato dallo stanziamento previsto dal bilancio di previsione annuale / pluriennale INDICATORI esplicitano le metriche con cui si approssima la misurazione degli obiettivi: indicatori di risultato, rappresentano misure dell azione, indicatori di impatto, referenziano una misura di risultato rapportandola ad una misura del contesto. Prospettiva Obiettivi Azioni Indicatori Target Di risultato Di impatto collettività 1 2 n finanziaria processi competenze VALORI sono le possibili misure assunte dagli indicatori: target, quando sono misure del risultato atteso effettivi quando sono misure del risultato conseguito

9 L organizzazione Per implementare la funzione di controllo abbiamo quindi pensato ad un organizzazione che si poggia su un sistema decentrato di relazioni funzionali con le direzioni generali, che abbiamo chiamato rete dei controller, proprio per evidenziare che questi snodi funzionali non sono solo fornitori di dati, ma titolari, insieme al servizio centrale, della funzione di controllo. Il progetto si è sviluppato sull idea di un servizio centrale che presidia metodologie, strumenti e assicura l omogeneità e la possibilità di una visione di insieme delle politiche regionali e una rete decentrata che alimenta e utilizza anche a fini propri il sistema. Consideriamo indispensabile questa rete e per questo abbiamo pensato di investire su di essa in attività di formazione e sensibilizzazione, per creare una diffusa cultura del controlling.

10 Architettura logica del sistema di controllo

11 Architettura informatica sistema di controllo SEM Pianificazione e controllo BW Data Warehouse SD FI-FM FM Sales & Financial MM Distribution Accounting CO Materials Controlling PP Mgmt. AA Production Fixed Assets Planning Acctg QM Quality Mgmt. PM Plant Main- tenance HR Human Resources ERP SAP R/3 PS Project WF System Workflow IS Industry Solutions Sistema transazionale integrato

12 Architettura informatica sistema di controllo Architettura Generale Applicazione Software Livello 3 Calcolo e Presentazione Applicazioni Analitiche BSC - MC Query & Reporting SAP Strategic Enterprise Management Motore OLAP SAP Business Explorer Livello 2 Data Warehouse Controllo Strategico e Direzionale DW Controlli Indicatori Indicatori di di Impatto Impatto e di di Risultato Risultato SAP Business Warehouse Processi ETL SAS DB2 Livello 1 Sistemi Sorgente Applicazioni Settoriali Applicazioni Gestionali ERP Fonti Esterne Excel&Access SAP R/3 Altre Fonti Applicazioni Applicazioni specifiche specifiche delle delle Direzioni Direzioni Generali Generali Contabilità Finanziaria, e Contabilità Analitica Istat, Istat, Ministeri, Ministeri,

13 I dati per il controllo Dati Regione Emilia-Romagna Dati di Scenario Economico- finanziari Demografici Sociali Programmazione della spesa Dati di bilancio Dati gestionali Analisi delle politiche e dei programmi Dati altre Amministrazioni Locali Programmazione della spesa Dati di bilancio Dati gestionali Misurazione dell efficienza e dell efficacia dell efficacia

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