Allegato A. 1) Premessa

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1 NET-VisualDEA: Progetto sperimentale di innovazione gestionale per il miglioramento del flusso del Paziente fra Pronto Soccorso e Aree di degenza. 2011

2 1) Premessa Negli ultimi anni la Regione Toscana ha promosso fortemente il cambiamento organizzativo all interno degli ospedali per trovare una sempre più adeguata risposta alle esigenze di qualità ed efficienza dell assistenza. Le aziende sanitarie hanno intrapreso percorsi di innovazione che hanno consentito il radicarsi di una propensione positiva verso la ricerca costante di soluzioni organizzative in grado di migliorare le risposte assicurate ai cittadini. Uno degli ambiti nei quali maggiormente si sono concentrati gli sforzi per migliorare i servizi resi è il Dipartimento di Emergenza e Accettazione (di seguito DEA) che rappresenta la porta di accesso principale dell ospedale e come tale, risente maggiormente di tutte le criticità presenti all interno di organizzazioni complesse e articolate come quelle degli ospedali. Sono state introdotte soluzioni organizzative interne al Pronto Soccorso che hanno contribuito a rendere più snello il percorso del paziente ma una delle criticità che deve essere ulteriormente affrontata è il collo di bottiglia rappresentato dai pazienti in attesa di ricovero. L erogazione del servizio risente molto della necessità del Pronto Soccorso di liberare quanto spazio possibile, in ragione della situazione di saturazione della capacità produttiva, spingendo i pazienti verso le aree di degenza, indipendentemente dalla disponibilità, in termini di letti liberi, ad accogliere la domanda in ingresso dei reparti stessi. L immediata conseguenza è la compresenza di pazienti in attesa sia all ingresso del Pronto Soccorso, sia all uscita di esso, in prossimità del ricovero nelle aree di degenza. In Regione Toscana esistono alcune positive esperienze di discharge room (rif. DGR n.360/2009) e la Regione stessa ne ha promosso l estensione in altre realtà; per poter sfruttare al massimo la potenzialità intrinseca di questa soluzione organizzativa si ritiene necessario inserirla all interno di un sistema di controllo del flusso del paziente, in grado quindi di utilizzare la permanenza temporanea in una zona di attesa in maniera controllata e governata dalla Direzione Ospedaliera. 2) Obiettivo Per queste ragioni la Regione Toscana intende sperimentare anche nella gestione del flusso del paziente dal Pronto Soccorso verso le aree di degenza, modelli di gestione operativa analoghi a quelli già sperimentati e adottati in alcune realtà per il percorso della chirurgia programmata. Il concetto di miglioramento dell attuale sistema che si intende sperimentare, è finalizzato ad un cambio di prospettiva nell analisi e risoluzione dei problemi. In particolare, si ritiene necessario che l attenzione passi dalle efficienze interne delle singole aree di degenza, al percorso clinico del paziente e, più nel dettaglio, alla riduzione dei giorni di degenza inappropriati nei ricoveri medici dovuti a carenze organizzative nella gestione del flusso del paziente ed in particolare della dimissione. Ragionare in questi termini obbliga sia ad una maggiore efficacia clinico-assistenziale e, di converso, ad una minimizzazione di quegli sprechi che generano inevitabili diseconomie all interno delle aree di degenza e in tutto l ospedale. 2

3 3) Metodo Il metodo proposto è centrato su tre concetti fondamentali: L identificazione e massimizzazione del Valore Aggiunto; L identificazione e minimizzazione degli Sprechi; L identificazione e corretta rappresentazione del Flusso di Lavoro. Tali obiettivi sono raggiunti coinvolgendo il personale operativo che di fatto diventa progettista, controllore e innovatore del processo. E inoltre fondamentale l adozione di una nuova cultura di indagine e intervento basata: Sul vedere come base dell azione: rendersi conto personalmente del processo da esaminare più che acquisirne i dati e le informazioni tramite la documentazione; Su rappresentazioni rapide del processo in analisi; Su un approccio iterativo e metodico di analisi della situazione, implementazione dei miglioramenti individuati in seguito all analisi, verifica monitoraggio delle prestazioni, introduzione degli interventi migliorativi; Su un chiaro allineamento di obiettivi, ruoli e responsabilità. La metodologia si propone di introdurre una serie di cambiamenti strutturali: Abbandono della vecchia strutturazione compartimentale, in favore di una definizione dei processi di cura; Introduzione di una cultura scientifica e sistemica alla gestione del processo di cura, basata sulle analisi della domanda in ingresso e in uscita dai percorsi, analisi della capacità produttiva disponibile per quel percorso e progettazione della erogazione ottimale di servizio per il soddisfacimento della domanda in oggetto; Sincronizzazione delle attività di servizio e programmati al ritmo della domanda di ingresso nel modulo organizzativo in esame. L obiettivo finale è una gestione del flusso di pazienti in arrivo dal DEA nelle aree di degenza, operata in maniera sistemica e integrata, in modo da migliorare l allineamento del ritmo di ingresso dei pazienti nei reparti con la capacità produttiva degli stessi riducendo così i tempi di attesa. Il raggiungimento di questo obiettivo richiede necessariamente l utilizzo di una serie di tecniche di gestione operativa direttamente applicabili al concetto di flusso del valore, alla minimizzazione degli sprechi, all approccio visuale ai carichi di lavoro e al metodo scientifico di analisi e problem solving, requisiti fondamentali alla base di tale metodologia organizzativa. 3

4 4) Realizzazione Il progetto prevede la creazione di quattro laboratori collocati in quattro aziende sanitarie del territorio regionale (USL 2, USL 4, AO Pisana e USL 10) nei quali avviare la sperimentazione dell approccio tramite gestione operativa per il miglioramento del flusso di pazienti tra Pronto Soccorso e aree di degenza, che successivamente sarà esteso ad altre aziende. La logica che si intende perseguire è quella del laboratorio ovvero creare realtà che operano in stretta sinergia all interno di ciascuna delle quali, un gruppo di lavoro multi professionale dedicato, identificato dalle direzioni aziendali sanitarie, sperimenterà un proprio modello di gestione operativa sulla base di specifiche comuni condivise e mutuate dalle migliori esperienze disponibili in materia, rispetto alle quali verrà avviato un percorso formativo specifico in modo tale da far acquisire le necessarie competenze. Il modello di riferimento è il Visual Hospital che consiste nella realizzazione di un modello innovativo gestionale che prevede anche l utilizzo di uno strumento di consultazione visiva della situazione dei pazienti nella singola area di degenza e complessivamente in tutto l ospedale. L approccio scelto per l adeguata comprensione di tale metodologia atto a garantire la più ampia e completa partecipazione possibile, si basa sull attivazione di un percorso formativo strutturato in sessioni mensili di circa due o tre giorni, cui faccia seguito una intensa e continua attività di implementazione degli argomenti introdotti ed esplicati. Tale percorso formativo deve essere pensato per un gruppo multi professionale, con una buona conoscenza delle logiche e degli strumenti da applicare, i cui membri possano agire poi da agenti del cambiamento nei singoli contesti ospedalieri, in un processo a cascata di formazione e coinvolgimento verso i livelli più operativi dell organizzazione. A tal proposito la Regione Toscana ha già sperimentato negli scorsi anni un dedicato percorso formativo denominato Train the Trainers presso l'azienda Sanitaria di Firenze sugli strumenti del Visual Hospital (a supporto del progetto OLA- Organizzazione Lean dell Assistenza) ed in conseguenza dell esperienza maturata e dei risultati ottenuti in termini anche di coinvolgimento degli operatori sanitari, si considera strategico adottare tale percorso formativo a supporto del presente progetto. I principi scaturiti da ogni sessione mensile saranno immediatamente contestualizzati in un percorso di training on job in un presidio di una delle quattro aziende che partecipano al progetto. Al livello regionale è demandato il coordinamento del progetto, la creazione e gestione del network tra i diversi laboratori istituiti all interno delle singole realtà aziendali anche mediante l allestimento di una comunità virtuale in cui confluire le singole esperienze aziendali atte a sviluppare uno strategico confronto generatore della diffusione delle best pratices in una logica di miglioramento continuo. 4

5 5) Pianificazione economica Per la realizzazione del progetto è previsto un impegno di spesa come ripartito nella tabella di seguito riportata. Azienda sanitaria destinataria del progetto Net-VisualDEA Voce di spesa Capitolo Anno 2011 Finanziamento Azienda ospedaliera di Pisa tecnologiche: hardware e software, necessarie alla realizzazione del Progetto. Formazione interna a cascata ,00 Azienda USL 4 di Prato Azienda USL 2 di Lucca Azienda USL 10 di Firenze Formazione delle figure componenti il gruppo di lavoro regionale del Progetto ,00 TOTALE ,00 5