U-GOV Contabilità. In produzione. Dario Mingarelli

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1 U-GOV Contabilità In produzione Dario Mingarelli

2 Agenda U-GOV CO: caratteristiche principali e loro reale implementazione Approfondimenti: focus su alcune tematiche di interesse emerse dall esperienza con PoliTO Il futuro: ambiti di intervento nell ottica della continua evoluzione

3 Agenda U-GOV CO: caratteristiche principali e loro reale implementazione Approfondimenti: focus su alcune tematiche di interesse emerse dall esperienza con PoliTO Il futuro: ambiti di intervento nell ottica della continua evoluzione

4 Il modello U-GOV: i cicli gestionali Alimentano il sistema nel momento in cui avvengono I Motori Contabili, alimentano registrazioni su coordinate predefinite e codificate da regole e principi contabili. Codificano l evento, se e quando tale evento ha una rilevanza contabile

5 I vantaggi del modello nel mondo della contabilità 1. Possibilità di disegnare il flusso che compone il ciclo attivo o passivo mediante il libero utilizzo delle relazioni di tipo predecessore o successore tra Documenti del ciclo attivo e passivo. Alcune relazioni sono controllate, per cui preesistono e possono essere scelte di volta in volta 2. Libertà di definire gli attributi previsti e/o non previsti per ogni Documento del ciclo attivo e passivo (composizione rispetto ai motori, rif contratto interno, costi sicurezza )

6 I vantaggi del modello nel mondo della contabilità 3. Completa libertà, per ogni Documento del ciclo attivo e passivo, di definire il suo stato di validità e le sue transizioni rispetto alle attività organizzative e agli uffici dell ente (Macchina a Stati). 4. Flessibilità del momento e del modo di registrazione nei motori della contabilità (registrazione massiva via batch, registrazione singola)

7 Modelli contabili CONTABILITA FINANZIARIA: COFI -Criterio autorizzativo con preventivo obbligatorio e in pareggio -Privilegia i flussi di cassa o di competenza -Gestione dei residui -Prevede cicli attivi e passivi paralleli a quelli gestionali -SIOPE -Rapporti contabili con l istituto incaricato del servizio di cassa CONTABILITA GENERALE: COGE -Criterio civilistici e principi certi (OIC, IAS, IPSAS) -Privilegia la competenza economica e l integrazione continua con il patrimonio -Gestione dei crediti e debiti -Non prevede cicli extragestionali -SIOPE da introdurre come personalizzazione -Rapporti extra contabili con l istituto incaricato del servizio di cassa 7

8 Modelli contabili I due modelli possono: -CONVIVERE (indicazioni normative o di regolamento interno) -ESSERE ATTIVATI SEPARATAMENTE (transizione) -VIVERE IN MODO COMPLETAMENTE AUTONOMO (prime attivazioni U-GOV) 8

9 Schemi contabili declinati in U-GOV CONTABILITA FINANZIARIA: COFI -Piano dei conti che identifica sia la natura che, a volte, la destinazione. In alcuni casi prevede la funzione obiettivo. -Struttura organizzativa che prevede bilanci e ordinatori di spesa -Esercizio -Coordinata progetti -Coordinata causale, coordinata libera (U- GOV) [Impegno Mandato] CONTABILITA GENERALE: COGE -Piano dei conti prevalentemente per natura -Struttura organizzativa più semplice (si possono introdurre solo i sezionali di bilancio) -Esercizio -Non prevede coordinate aggiuntive ma una intera contabilità aggiuntiva (COAN vedremo dopo) Scrittura coge 9

10 Modello corrente: COFI Fase previsionale: gestione previsione iniziale, residui iniziali, pluriennale, ripartizioni, gestione delle somme vincolate, variazioni di bilancio, possibilità nativa di gestire una pianificazione per progetti o per linee attività. Livello decisionale. Il preventivo finanziario può essere recepito dai moduli di U-GOV Pianificazione e Controllo Fase gestionale: prenotazioni (E S), Impegni/accertamenti, sub, registrazioni pluriennali, liquidazione, ordinativi, riscontri, Altre gestioni: fondo economale, rapporti con l ist. cassiere, SIOPE, trattamento compensi, missioni, stipendi, trasferimenti Fase di consuntivazione: riporto residui, riporto economie, gestione esercizi contigui, gestione preventivo esercizio successivo da operazioni di chiusura, calcolo e utilizzo risultati. Esempio preconsuntivo 10

11 Modello corrente: COGE Fase gestionale: scrittura anticipata (trasitorio di debito), scrittura transitorio di costo (contratti), scritture ordinarie, scrittura transitorio di banca, scrittura definitiva banca Scritture con causali speciali Altre gestioni: scritture su compensi, missioni, tasse, rimborsi, anticipi, stipendi, fondo economale Fase di chiusura: gestione scritture di assestamento (risconti, accantonamenti), gestione di scritture di integrazione (ammortamenti, ratei, fatture da ricevere), rendicontazione e riclassificazione secondo principi e norme Bilancio di verifica 11

12 Contabilità Analitica: COAN CONTABILITA ANALITICA: COAN -Contabilità interna non principale -Orientata alla competenza economica -Recupera l importante funzione di autorizzabilità della gestione -Si ferma alla formazione del costo/ricavo 12

13 Orientamento al controllo di gestione COAN CONTABILITA ANALITICA: COAN -Piano dei conti che identifica il conto economico e gli investimenti più le poste solo COAN. -Struttura organizzativa complessa con: Centri di responsabilità. Centri di costo/profitto. Unità solo contabili. -Esercizio -Coordinata Progetti Attività di progetto -Dimensioni di analisi libere -Riferibile alla COGE o alla COFI Scrittura COAN 13

14 Modello corrente: COAN Fase previsionale: budget di struttura, budget di progetto (sintentico o analitico). Il budget analitico può essere recepito dai moduli di U-GOV Pianificazione e Controllo o inserito direttamente in COAN. Fase gestionale: scrittura variazione budget, scrittura anticipata, scrittura diretta, scrittura posticipata (delta fatturazione) Fase gestionale: registrazione, in alternativa o integrazione con i moduli di U-GOV Pianificazione e Controllo, delle scritture di riallocazione (ribaltamenti) con applicazione di driver e memoria delle operazioni effettuate. Gestione non limitata delle dimensioni di ogni scritture analitica Fase di reportistica: evidenza transazionale, operazionale e avanzata delle scritture Report analitico 14

15 Altri Moduli Contabili Presenti Inventario :gestione carico con precarico su Documento Consegna. Gestione movimenti di valore con correlate scritture contabili. Ammortamenti in contabilità generale e ammortamenti di tipo gestionale. IVA: gestione registri provvisori definitivi, corrispettivi, intrastat, e soprattutto liquidazione con scritture contabili di trasferimento/versamento automatiche Versamenti: automatismo delle procedure di versamento senza scambio informazioni da modulo risorse umane Fondo economale: integrazione con contabilità anche nella fase di apertura e chiusura. 15

16 Agenda U-GOV CO: caratteristiche principali e loro reale implementazione Approfondimenti: focus su alcune tematiche di interesse emerse dall esperienza con PoliTO Il futuro: ambiti di intervento nell ottica della continua evoluzione

17 Gli ambiti di intervento -La fase di autorizzazione -L integrazione -I progetti -La migrazione -La reportistica -L usabilità

18 FOCUS sul passaggio da COFI a COGE: Il recupero della fase di AUTORIZZAZIONE Concetto parametrico di Impegno di budget libero. Anticipare il momento in cui si controlla l autorizzazione: scrittura coan anticipata libera e associazione con adeguamento rispetto ad esempio a un Ordine. Concetto parametrico di Competenziazione diretta del costo rispetto all autorizzazione. Esempio di fattura proforma. Concetto parametrico di Controllo Budget obbligatorio o facoltativo su determinate scritture contabili e tipo controllo analitico o sintetico sui progetti. Diverso controllo su costi e costi pluriennali rispetto ai ricavi e ricavi pluriennali Controllo di budget facoltativo su dimensione analitica (prima sempre obbligatorio) 18

19 Integrazioni contabili Automatismi sulle scritture relative a compensi e missione a partire dalle configurazioni L integrazione evoluta con il sistema economico del personale (stipendi) L integrazione continua con il sistema dedicato alla rendicontazione dei progetti, con particolare riguardo a fasi contabili non più presenti senza la COFI Le autonomie e il concetto di trasferimenti interni con possibilità di anticipo di costo Il trattamento Equitalia sull Ordinativo di Pagamento 19

20 Paycheck Driver Repository Creazione Driver da diverse fonti dati: DWH, CIA, Fonti Esterne

21 FOCUS sui Progetti: l integrazione nelle coordinate Tipologia di progetto Voce CoFi Prospetto dei costi modello Voci di Costo Progetto Causale contabile Voce CoAn

22 Integrazione di processo GESTIONE PROGETTI Anagrafica Progetti COORDINATA ANALITICA PROGETTO Contabilizzazione (COFI/COAN) Costi Contabilizzati Risorse umane progetto Allocazione Timesheet DRIVER Costi allocati Prospetto dei costi CLASSIFICAZIONE Enti Finanziatori Riclassificazione Costi rendicontati

23 Integrazione di risultato

24 La reportistica gestionale, in rilievo La stampa interna dei documenti gestionali Il prospetto COAN e le stampe di controllo COAN Lo scadenziario La pratica gestionale Il partitario COGE Il giornale COGE La reportistica di rendicontazione dei Progetti 24

25 L usabilità Possibilità di attivazione integrata e immediata dei motori contabili vs attivazione posticipata ma massiva Automatismi nella definizione delle coordinate se queste sono univocamente determinate Associazione coordinate coge a elementi gestionali (tariffario, beni, ruoli e voci stipendiali) Logiche di associazione parametriche per la contropartita rispetto al fornitore/cliente, possibilità di automatismo vs associazioni multiple Evoluzioni nell associazione contropartita SIOPE nelle situazioni debitorie e creditorie e nella fatturazione commerciale Introduzione logiche di scritture da ateneo per i rapporti centralizzati con l istituto cassiere/firma digitale 25

26 La Migrazione Le anagrafiche persone fisiche e giuridiche La struttura organizzativa Parte dei documenti amministrativi (fatture attive e passive, generici attivi e passivi, Fatture proforma) Questo tipo di migrazione è stato condotto con una certa flessibilità nei criteri (esempio da coordinate COFI a coordinate COGE, da sezionale IVA a struttura decentrata). Le coordinate analitiche non sono state oggetto di migrazioni automatica per via della loro specificità. L inventario dei beni di ateneo Il budget dei progetti e le informazioni di dettaglio dell anagrafica progetti Saldi progetto 26

27 Agenda U-GOV CO: caratteristiche principali e loro reale implementazione Approfondimenti: focus su alcune tematiche di interesse emerse dall esperienza con PoliTO Il futuro: ambiti di intervento nell ottica della continua evoluzione

28 Le prossime macro-evoluzioni del sistema Riequilibrio COFI rispetto a un sistema in produzione Chiusure: COFI (riaccertamento residui predisposizione preventivo e consuntivazione, consolidato) e COGE (Reportistica finale, consolidamento) Integrazioni: biblioteche, magazzino, facility management (immobilizzazioni), gestione documentale Reportistica: continuazione reportistica gestionale con particolare riguardo alle informazioni gestionali (RDA), introduzione di reportistica operazionale avanzata, data mart e reportistica di business intelligence Segreterie: integrazione attuale a livello dati da portare a integrazione di processo Progetti: controlli para-contabili

29 Il tema della riconciliazione Diversi sono gli elementi da riconciliare, i principali sono: 1. Saldi di cassa indipendenza dei rapporti con il cassiere rispetto alla natura contabile degli stessi 2. Riconciliazione tra sistemi contabili i. Scritture metodologicamente inconciliabili (esempio ammortamenti) ii. Diverso trattamento dei debito crediti (residui e in particolar modo la loro componente di movimento straordinario) iii. Assenza di una norma specifica, iv. Pareri contrari dei referenti del settore

30 Grazie per l attenzione Dario Mingarelli Dipartimento Soluzioni e Servizi per l Amministrazione Universitaria dario.mingarelli@cineca.it