Organizzazione e Project Management Vincenzo Corvello

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1 3 Gestione dei Progetti Organizzazione e Project Management Vincenzo Corvello

2 2 Organizzazioni e Project Management 1. I Progetti sono attività complesse e uniche svolte da individui e, soprattutto, da organizzazioni 2. I principi di funzionamento delle organizzazioni sono stati sviluppati per la realizzazione di attività ripetitive 3. La corretta applicazione del Project Management richiede in parte la modifica delle organizzazioni (struttura) e in parte l introduzione di attività che ne correggano i difetti quando si occupano di progetti 4. Queste modifiche sono stabili per le organizzazioni project driven, sono temporanee per le organizzazioni per le quali i progetti non sono l output principale

3 3 Sommario 3.1 Organizzazione e Project Management 3.2 Il Project Team 3.3 Il Project Manager 3.4 Altri attori nei progetti 3.5 Strutture Organizzative e Project Management

4 4 3.1 Organizzazione e Project Management

5 5 Necessità di specializzazione verticale e coordinamento orizzontale Verticale: orientata alla gestione delle specializzazioni tecniche E necessario garantire il corretto funzionamento, l efficienza, la qualità e la disponibilità delle risorse -> Organizzazione stabile di tipo funzionale Orizzontale: orientata ai progetti È necessario garantire l integrazione dei contributi delle risorse per il conseguimento degli obiettivi di progetto -> Organizzazione temporanea basata su Project Manager e Project Team

6 6 3.2 Il Project Team

7 7 Project Team In senso esteso: chiunque partecipi al progetto In senso ristretto: gruppo di individui ciascuno dei quali ha una specifica responsabilità di progetto Nel secondo caso sono persone che nella loro funzione di provenienza acquisiscono autorità di supervisione su alcuni colleghi oppure responsabilità di coordinamento dei task assegnati alla funzione stessa Modalità di assegnazione: Rimangono nella funzione di provenienza (caso più comune) Sono assegnati al Project Office oppure Sono referenti in organizzazioni esterne

8 8 Project Team Membri del Project team: Project Manager Project Engineer: responsabile degli aspetti tecnici Amministratore del contratto: scrive e gestisce il contratto Coordinatore di produzione Coordinatore acquisti (o anche Supply Manager) Field Project Manager: supervisiona il lavoro di cantiere Contabile di progetto

9 9 Project Team AD PM office Project Manager Progettazione Produzione Installazione Amministraz. Acquisti Logistica Project Engineer Coord. Prod. Amministr. Field PM Supply manager Resp. Log. contratto Squadra produz. Squadra install.

10 Il Project Manager

11 11 Project Manager e Functional Manager Management: raggiungere obiettivi attraverso altri Project Manager Ha responsabilità complessiva del progetto Sviluppo piano (vincoli e requisiti) Direzione esecuzione piano Controllo e modifica piano Gestisce interfaccia Functional Manager Decide quali risorse assegnare (in modo che siano adeguate ai requisiti) Decide come, da un punto di vista tecnico, svolgere le attività È responsabile della qualità del lavoro e dei costi

12 12 Project Manager e pianificazione Attività Requisiti risorse (e quindi costi) Tempi/Milestone Requisiti prodotto Base per la valutazione delle prestazioni

13 13 Project manager e controllo Misurazione Valutazione Correzione

14 Altri attori nei progetti

15 15 Project Management Team Membri del Project team che svolgono compiti di Project Management Sono tipicamentie assegnati al progetto e non alla funzione Project manager Project planner Project controller Risk manager Field Project manager Project quality manager o engineer

16 16 Stakeholder di progetto Project Manager Cliente/utente Performing organization Membri del gruppo di progetto Gruppo di Project Management Sponsor PMO Altri soggetti influenti

17 17 Relazione fra gli attori del progetto Sponsor Project Manager Project Management Team Project Team Stakeholder

18 18 Il Project Management Office (PMO) Unità organizzativa che centralizza le attività di Project Management: Condivisione e coordinamento di risorse Identificazione e sviluppo della metodologia Gestione di regole, procedure e modulistica Gestione centralizzata della configurazione Gestione centralizzata dei rischi Gestione degli strumenti (es. software) Comunicazione fra progetti Monitoraggio centrale budget e tempistica PM office Vertice Organizzazion e o SBU UO UO UO

19 Strutture Organizzative e Project Management

20 20 Strutture organizzative (funzionale) Il controllo rimane alla struttura gerarchico-funzionale mentre un organo di staff temporaneo supporta il coordinamento e il processo decisionale attraverso l uso di tecniche di Project Management

21 21 Strutture organizzative (a matrice) I. Debole II. Equilibrata III. Forte Presenza di Project Manager con livelli di autorità variabili Assegnazione temporanea di risorse al progetto (formazione Project Team) Presenza di staff o direzioni specializzate per il Project Management (Project Office o Direzione di Project Management)

22 22 Strutture organizzative (a matrice debole) Molti progetti poco differenziati (es: produzione per commessa) Project manager con autorità ridotta (es: ha a disposizione le risorse per un tempo limitato e per compiti definiti)

23 23 Strutture organizzative (a matrice forte) Molti progetti molto differenziati (es: mega-progetti impiantistici) Project manager con autorità forte (es: controlla direttamente le risorse)

24 24 Strutture organizzative (con task force dedicata)

25 25 Strutture organizzative

26 26 Riepilogo Specificità dell organizzazione per progetti: specializzazione verticale e coordinamento orizzontale Il Project team Il project manager Altri ruoli di progetto Le diverse strutture organizzative per progetto al variare dell autorità del Project Manager

27 27 Esempi di domande d esame 1. Quale fra i seguenti compiti sono tipicamente attribuiti al manager funzionale (più risposte sono corrette)? a. Garantire che le macchine siano funzionanti b. Garantire che il carico di lavoro sia equamente distribuito (cioè non ci sono dipendenti che lavorano molto di più di altri in un ufficio) c. Decidere sugli avanzamenti di carriera d. Definire il piano di progetto 2. Quale fra le seguenti affermazioni, riferite al Project Team, è da ritenersi esatta (una sola risposta è corretta)? a. È costituito da membri di una sola funzione b. È una parte del Project Management Team c. In genere dipende gerarchicamente dal Project Manager 3. Quale fra le seguenti affermazioni può essere associata a una struttura a matrice forte (più risposte sono corrette)? a. L autorità appartiene al manager funzionale b. Il Budget di progetto è controllato dal Project Manager c. Le modalità di esecuzione delle attività da un punto di vista tecnico sono decise dal Project Manager d. I membri del Project Management Team sono impegnati sul progetto full-time

28 28 Esempi di domande d esame 1. Quali fra i seguenti compiti sono tipicamente attribuiti al Project Management Office (più risposte sono corrette)? a. Realizzare il piano del progetto b. Garantire che le metodologie di project management siano efficaci c. Garantire la manutenzione del sistema informatico di project management d. Nominare il Project Manager 2. Quali fra le seguenti affermazioni può essere associata a una struttura a task force dedicata (più risposte sono corrette)? a. I membri del Project Team restano assegnati alla funzione di appartenenza b. Le risorse sono controllate direttamente dal Project Manager c. Il Budget di progetto è controllato dal Manager Funzionale d. I membri del Project Management Team sono impegnati sul progetto full-time e. Lo Sponsor coincide con il Project Manager