La settimana kaizen 1

Transcript

1 La settimana kaizen 1

2 KAIZEN Kaizen ( 改善 ) è la composizione di due termini giapponesi, KAI (cambiamento, miglioramento) e ZEN (buono, migliore), e significa cambiare in meglio, miglioramento continuo. 2

3 La settimana kaizen Con la settimana kaizen si intende la realizzazione di un progetto di miglioramento, in un area ben definita dell organizzazione, opportunamente preparato e normalmente condotto, dal lunedì al venerdì, da un team guidato da un leader, con il supporto di un facilitatore Manager del Miglioramento e con il commitment della direzione aziendale. 3

4 Applicazioni della settimana del miglioramento rapido Alla base ci sono i principi, i metodi e gli strumenti del Sistema Toyota Esperienze di applicazioni con successo delle settimane del miglioramento rapido sono riscontrabili in tutti i settori dal manifatturiero ai servizi alle aziende e ai servizi alla persona in organizzazioni di qualsiasi dimensioni dalle micro alle grandi aziende 4

5 Obiettivi della settimana del miglioramento rapido Si raggiungono due importanti risultati: Miglioramento dell efficienza relativamente a Qualità, Costi e Tempi di consegna, con notevole riduzione degli sprechi Il personale partecipante alle settimane apprende come attuare il miglioramento in ogni momento dell attività lavorativa. ê Il successo della settimana innesca una reazione a catena tale da diffondere il kaizen in tutta l azienda, tanto che, normalmente, si crea, in azienda, un unità di supporto al miglioramento continuo 5

6 Le fasi della settimana del miglioramento rapido 6

7 FASE DI PREPARAZIONE È la fase dalla quale più dipende il successo della settimana Il consulente, in collaborazione con il personale dell azienda cliente, prepara la settimana da realizzare nell arco di 2-3 settimane: Selezione dell area interessata dall intervento Definizione degli obiettivi/risultati attesi (chiari, misurabili e ambiziosi), focalizzando sui problemi principali, le anomalie, gli sprechi (tempi uomo, tempi di utilizzo di risorse tecniche, giacenze, spazi ) Definizione della composizione del gruppo di lavoro Nomina del consulente facilitatore manager del miglioramento Nomina del leader del gruppo di lavoro, con compiti di coordinamento, monitoraggio avanzamento lavori, reporting alla direzione Incontri con la Direzione nei quali vengono spiegati in grandi linee l approccio al miglioramento rapido e le modalità operative della settimana, così come vengono definiti i limiti di autonomia decisionale del gruppo di lavoro Pianificazione della settimana in modo che si svolga durante le normali attività dell area di intervento e che le persone del gruppo di lavoro possano essere completamente impegnate nel progetto. 7

8 FASE DI PREPARAZIONE È la fase dalla quale più dipende il successo della settimana Preparazione operativa Raccolta dati per fotografare la situazione di partenza (mappatura dei flussi più rilevanti dell area prescelta; operazioni standard, carichi dei lavoratori, layout, problemi e anomalie evidenti, scelta degli indicatori da tenere sotto controllo) Predisposizione del materiale necessario al gruppo di lavoro per operare mappature, registrazioni e rilevazioni (modulistica standard) Preparazione del luogo di incontro del gruppo di lavoro (lavagna a fogli mobili, fogli di grande formato appesi, proiettore diapositive e lucidi) Organizzazione delle riprese video Redazione del programma dettagliato delle attività della settimana La preparazione può comprendere la formazione al concetto di Settimana kaizen, ai principi e agli strumenti del Sistema Toyota. 8

9 Realizzazione della settimana La prima giornata comprende: La presentazione della diagnosi dello stato attuale La condivisione degli obiettivi La definizione delle azioni dei miglioramento Il programma delle attività. Può comprendere anche l attività formativa del gruppo di lavoro, sul concetto di settimana kaizen, sui principi e gli strumenti del Sistema Toyota. 9

10 Realizzazione della settimana Ciascuna giornata inizia con una riunione introduttiva per: valutare lo stato di avanzamento attività la presentazione della diagnosi dello stato attuale la condivisione degli obiettivi la definizione di come si intende raggiungere gli obiettivi: le azioni dei miglioramento il programma delle attività. Il Team Leader mantiene i contatti con la Direzione. Priorità assoluta alla sperimentazione sul campo. Al termine della giornata il gruppo di lavoro fa il punto sulle cose che ha fatto e cosa ha imparato e si riunisce con un rappresentante della Direzione. 10

11 Realizzazione della settimana L ultima giornata viene dedicata alle seguenti attività: Riesame di quanto svolto nella settimana e dei risultati ottenuti Pianificazione delle attività necessarie per il consolidamento dei risultati ottenuti Preparazione della presentazione alla Direzione Riunione conclusiva con la Direzione per la presentazione dei risultati ottenuti. Il report e la presentazione vengono fatti dal Team Leader con il contributo di tutti i componenti del gruppo di lavoro, a ciascuno dei quali viene assegnato una parte. 11

12 Il Follow-up Eventuale completamento dei miglioramenti previsti. Messa a punto di quanto sperimentato: consolidare e standardizzare le attività oggetto del miglioramento, implementando la gestione a vista (tabelloni nell area di intervento per tenere sotto controllo gli indicatori più importanti, la mappa del flusso del valore ottimizzata, fogli di descrizione delle operazioni standardizzate ). Perfezionamento dei collegamenti con le altre aree aziendali e Formazione del personale coinvolto dai cambiamenti. Definizione delle azioni non realizzabili nella settimana e al di fuori di quelle necessarie per ottenere gli obiettivi della settimana. Tali attività vengono definite nei tempi e nelle responsabilità per la loro realizzazione. 12

13 la settimana del miglioramento rapido diventa un esperienza che può essere ripetuta, anche se evidentemente in un numero limitato di volte, mentre ogni operatore e il management possono contribuire al miglioramento, in ogni momento, con la propria attività lavorativa. 13