LA PIANIFICAZIONE DEI PROGETTI

Transcript

1 CLAUDIO NIDASIO LA PIANIFICAZIONE DEI PROGETTI Parte 1: Il contesto organizzativo di progetto Parte 2: La pianificazione strutturale del progetto ESERCITAZIONE

2 Obiettivi dell esercitazione Obiettivo dell'esercitazione è quello di supportare il partecipante nella pianificazione di un progetto. Per progetto si intende un insieme temporaneo di risorse provenenti da differenti unità funzionali dell organizzazione, temporaneamente riunite al fine di raggiungere un risultato unico e non ripetitivo. Si richiede di porre particolare attenzione a: definizione degli obiettivi e dei risultati che si intendono raggiungere con il progetto ( cosa si intende fare ); costruzione di un piano di lavoro formalizzato che espliciti le differenti fasi di attuazione del progetto, specificando le attività che dovranno essere poste in essere e le competenze professionali richieste ( come fare o modalità di attuazione); identificazione della struttura analitica di progetto (Work breakdown structure) attraverso l individuazione dei principali traguardi intermedi e dei pacchetti di attività necessari per il loro raggiungimento e di indicatori intermedi di progetto che consentano di valutare il grado di raggiungimento delle diverse fasi del progetto; identificazione delle responsabilità all interno del progetto ( chi fa che cosa ) attraverso la costruzione della matrice compiti-responsabilità; individuazione delle relazioni sequenziali tra le diverse attività, della durata di ogni pacchetto di attività, nonché dei tempi previsti di completamento di progetto, attraverso diagrammi di programmazione reticolare; identificazione delle risorse umane, tecnologiche, infrastrutturali, e correnti neccessarie e dell impatto economico-finanziario del progetto ( con quali risorse fare o budget di progetto); 2

3 Obiettivo dell esercitazione è quindi anche quello di identificare i componenti del gruppo di progetto sulla base delle competenze tecniche richieste per la realizzazione delle dibverse attività previste nel progetto. L obiettivo finale è quello di permettere la costruzione di un piano di lavoro concreto che consenta poi il controllo dello stato di avanzamento del progetto al fine di evidenziare le responsabilità e al fine di promuovere interventi di aggiustamento o ridefinire la programmazione della altre fasi del progetto. Attraverso il controllo è infatti possibile prendere misure correttive tempestive ogni volta che il feedback assicurato dal sistema di valutazione segnali che tali misure sono necessarie.. Output dell Esercitazione Prima parte: Il contesto organizzativo di progetto - (Punti 1-7) Preparazione e presentazione di alcuni lucidi che illustrino il contesto organizzativo del progetto con particolare riferimento alle seguenti informazioni: Descrizione dell area di intervento e degli obiettivi del progetto; Definizione della OBS di progetto; Definizione delle matrici (stakeholder aspettative indicatori) e (stakeholder vincoli rischi) Seconda parte: La pianificazione strutturale del progetto - (Punti 8-11) Preparazione e presentazione di alcuni lucidi che illustrino la pianificazione del progetto con particolare riferimento alle seguenti informazioni: Definizione della WBS di progetto; Definizione del GANTT di progetto; Predisposizione di un piano di contingenza; 3

4 PRESENTAZIONE DEL PROGETTO 1. Area di intervento 2. Titolo del progetto 3. Durata prevista 4. Definire il budget a disposizione per l attuazione del progetto 5. Individuare gli obiettivi che si ritiene di potere raggiungere attraverso la realizzazione del progetto (Risultati attesi). Scomporre gli obiettivi in base ai tempi di attuazione, alla qualità (intesa come soddisfazione del committente) e dei costi. 4

5 6. Completare le seguenti matrici definendo gli stakeholders di progetto; Definire per ogni stakeholder le aspettative / risultati attesi dall attuazione del progetto (da cui far emergere una lista di indicatori di controllo quali / quantitativi). Individuare i vincoli di cui ciascun stakeholder può farsi carico e ipotizzare dei rischi associati al verificarsi dei vincoli individuati. Stakeholder Aspettative / Risultati attesi Indicatori Stakeholder Vincoli Rischi 5

6 DEFINIZIONE DELLA STRUTTURA ANALITICA DI PROGETTO 7. Descrivere e rappresentare la struttura organizzativa di progetto in termini di ruoli e competenze Ruolo nel Progetto Nome Aree di competenza U.O. di provenienza Rappresentazione dell organigramma di progetto (OBS): 6

7 8. Definire e rappresentare graficamente la WBS (Work Breakdown Structure) di progetto su tre livelli di dettaglio 7

8 9. Descrivere i contenuti del progetto che si intende sviluppare evidenziando le fasi di lavoro in termini di pacchetti di lavoro (WP) e identificando per ogni WP i tempi previsti di realizzazione, le responsabilità e i costi associati. WP Sub - WP Tempi di realizzazione 1. Criterio Numero membri misurazione team impiegati stato avanzamento Responsabile

9 10. Fornire una rappresentazione grafica (tramite un diagramma GANTT) della realizzazione nel tempo dei WP. Riportare sotto il GANTT l istogramma delle risorse e individuare i picchi di utilizzo. 9

10 11. Descrivere i principali rischi (finanziari, tecnici, umani, economici) che potrebbero condizionare la riuscita del progetto. Per ogni rischio individuato definire un piano d intervento. RISCHIO PIANO DI INTERVENTO EVENTUALI SPONSORIZZAZIONI/FINANZIAMENTI FINALIZZATI IMPORTO TOTALE 10