PROCESSI e PROCEDURE METODOLOGIE

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1 PROCESSI e PROCEDURE METODOLOGIE Dr. Paolo Fusaroli Responsabile UO Epidemiologia ed Igiene Ospedaliera AUSL di Ravenna Procedure Uno strumento con cui le strutture rendono il più possibile oggettivo, sistematico, verificabile e controllabile lo svolgimento delle attività Soprattutto quando le strutture sono complesse e le attività importanti OBIETTIVI Processi e procedure Chiarire cos è una procedura Capire quando è necessaria Conoscere come farla Se conosci te stesso e conosci il nemico vincerai sempre Se conosci solo te stesso, hai uguale probabilità di vincere o di perdere Se non conosci neanche te stesso perderai sempre Sun Tzu L arte della guerra 500 A.C. 1

2 Quando si elabora una procedura? Chi elabora le procedure? Ogni volta che c è da fissare un modo di procedere Il responsabile della loro applicazione Cosa sono le procedure Documenti necessari allo sviluppo controllato delle attività (Ag.San.Reg) Insieme di azioni professionali finalizzate ad un obiettivo (DPR 37/97) Maniera specifica di compiere un attività (glossario Ag.San.Reg) Modalità definite per eseguire un attività (Uni En Iso 8402). Quando farle? Per chiarezza In processi complessi quando sono coinvolti più attori e non sono ben definite le responsabilità relative Per trasparenza Anche se i singoli attori conoscono le azioni e le responsabilità di propria competenza, non sempre hanno chiaro il ruolo di chi interviene prima o dopo di loro nei processi Per standardizzare Un preciso processo che mira a garantire uno specifico output Per avere il controllo dei processi 2

3 Farle per evitare La procedura serve all organizzazione per Personalizzazioni Attori indispensabili (evitare di diventare) Attori indispensabili (evitare di trascurare) Inefficienza (valore aggiunto) Staticità (resistenza al cambiamento) Difficoltà d apprendimento Avere sotto controllo le attività (ciclo SDCA) Migliorare l efficacia e l efficienza dei processi (ciclo PDCA) (controllo delle attività) ciclo SDCA ciclo PDCA (migliorare efficacia ed efficienza) S Definire lo Standard D DO mettere in atto P Pianificare un nuovo Standard D DO sperimentare ACT agire per ripristinare lo standard CHECK controllare ACT agire modificare il vecchio standard CHECK valutare A C A C Standard: valore assunto o auspicato da un indicatore su una scala di riferimento 3

4 CONTROLLARE LE ATTIVITA S A D C Procedure ed accreditamento La predisposizione di procedure è fondamentale per rendere il più possibile oggettivo, sistematico e verificabile lo svolgimento delle attività, soprattutto quando la complessità della struttura e l importanza dell attività lo richiedono. MIGLIORARE EFFICACIA, EFFICIENZA P A D C Spesso le procedure devono descrivere attività complesse, specifiche e ripetute che necessitano di una trattazione ampia e dettagliata. Al fine di non appesantire inutilmente l attività di sviluppo e gestione documentale delle procedure, è consigliabile trattare tali attività complesse mediante specifiche istruzioni operative. Queste debbono sempre fare riferimento alle procedure che le hanno generate. Linea Guida ASR (Ed. mar.98) Quante procedure? LA GERARCHIA E opportuno predisporre un sistema procedurale commisurato alle esigenze dell applicazione, tenendo la documentazione ad un livello ragionevole, tale da poter essere aggiornata e migliorata sistematicamente senza eccessivi appesantimenti burocratici. Le procedure stanno ai processi come le istruzioni alle attività Linea Guida ASR (Ed. mar.98) 4

5 Processo Successione strutturata di attività finalizzate a produrre un risultato (prodotto, servizio ) che ha valore per il cliente finale Glossario ASR (4a Ed.) Insieme di risorse e di attività tra loro interconnesse che trasformano degli elementi in ingresso in elementi in uscita uni en iso 8402 Attività Insieme di operazioni organizzate e finalizzate. (Nel linguaggio organizzativo: le operazioni sono gli elementi più parcellizzati) il primo livello di sintesi sono le attività, l insieme di attività connota il processo Glossario ASR (4a Ed.) La mappatura completa di un processo comporta l'individuazione delle attività che lo compongono, e delle operazioni di cui è costituita ogni attività. Attività 1 PROCESSO Operazione 1 Operazione 2 Attività 2 OUTPUT Non descrivere ogni singola attività che interviene in un processo Documenti voluminosi Non si coglie il processo nell insieme Non si aggiorna, una piccola modifica comporta la revisione dell intero documento INPUT Operazione 1 Operazione 2 5

6 La gerarchia dei documenti Per le modalità di esecuzione di particolari attività la procedura deve rimandare a: MAQ Manuale Assicurazione Qualità Istruzioni (procedure) operative Norme P procedure Linee guida R reports S Schede I Istruzioni All Allegati Normative vigenti Consensus delle Società scientifiche Circolari aziendali Stesura di una procedura 3 fasi Scrivere ciò che si fa e fare ciò che si scrive Top down Macro attività Bottom up Singole attività dettagli macro attività 1. Raccolta dei dati e delle informazioni 1. Individuare fornitori e clienti 2. Sistematizzazione delle informazioni 1. Distinguere le attività dalle operazioni che le costituiscono 3. Stesura della procedura 6

7 1 - Raccolta dei dati e informazioni 1 - Raccolta dei dati e informazioni CHI A CHI DA CHI COSA COME QUANDO DOVE Interviste Lavoro di gruppo Individuare: Fornitori Clienti interni Attività e operazioni che le costituiscono Per ogni attività va chiarito Chi svolge un ruolo Come si esegue l attività Quali strumenti usare Quale sistema di registrazione 2 - Sistematizzazione Rappresentazioni grafiche Si può rappresentare graficamente il processo con un diagramma di flusso, esso permette di: Verificare la coerenza delle informazioni raccolte e l'eventuale mancanza o non chiarezza di specifiche fasi o attività; Identificare le fasi ed i punti critici del processo e le relazioni tra una fase e l'altra. Diagramma di flusso Diagramma di Gantt Matrice delle responsabilità Sociogramma 7

8 Diagramma di flusso Diagramma di flusso Diagramma di Gantt Sociogramma 8

9 2 - Sistematizzazione Procedura d accoglienza 2 - Sistematizzazione Distinguere le attività svolte dalle operazioni che le costituiscono Usare il PDCA (pianificare, sperimentare, verificare, modificare) Mantenere un livello di astrazione omogeneo Presa in cura del paziente Misurazione della temperatura con termometro Rilevazione dei parametri vitali Linguaggio troppo astratto; comprende un intero processo Livello d'astrazione troppo basso; descrive un'operazione Corretto livello d'astrazione; individua una precisa attività, le cui modalità operative potranno essere eventualmente descritte in un'istruzione/protocollo operativo 3- stesura Deve servire per comunicare le modalità (validate) di realizzazione di un processo. Schema di una procedura Una procedura deve garantire di chiarire l obiettivo; chiarire i rapporti fornitore-cliente all'interno del processo; rendere chiaramente comprensibili le attività che devono essere svolte per il raggiungimento dell'obiettivo; rendere trasparente il sistema di responsabilità inerenti al processo, sia per quanto riguarda il processo nel suo insieme che per le singole attività; garantire la disponibilità in forma aggiornata della procedura a tutti i soggetti interessati. 9