SISTEMA DI MISURAZIONE E VALUTAZIONE DELLA PERFORMANCE

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1 CITTA DI SANTENA Provincia di Torino ALLEGATO ALLA DELIBERAZIONE DELLA GIUNTA COMUNALE N. 75 IN DATA SISTEMA DI MISURAZIONE E VALUTAZIONE DELLA PERFORMANCE Ente con Sistema Qualità certificato per: progettazione ed erogazione dei servizi demografici, socio assistenziali, di informazione ai cittadini (URP), di istruzione, di gestione della biblioteca civica e di edilizia privata.

2 Indice Introduzione Descrizione Struttura del Comune Definizione di performance La performance individuale La performance organizzativa Composizione del sistema Obiettivi di performance e componenti di comportamento Il processo di valutazione: soggetti, responsabilità e fasi I livelli della performance Fasi Raccordo col sistema di valutazione esistente Raccordo e integrazione con i sistemi di programmazione e controllo esistenti Procedure di conciliazione Trasparenza

3 Introduzione Il presente documento, nel rispetto di quanto previsto dall art. 7 del D. Lgs. 150/2009 e in base alle direttive adottate dalla Commissione per la Valutazione, la Trasparenza e l Integrità delle Amministrazioni Pubbliche (CIVIT), contiene: - La descrizione del sistema di misurazione e valutazione della Performance - Il processo di valutazione (fasi, tempi, modalità) - Soggetti e responsabilità - Procedure di conciliazione - Modalità di raccordo col sistema di valutazione esistente - Modalità di raccordo con la programmazione finanziaria. 1. Descrizione 1.1 Struttura del Comune La struttura del Comune di Santena è articolata in due Servizi: - Servizi Amministrativi e Legali - Servizi Tecnici ognuno retto da un Dirigente. Ciascun Servizio include una o più Aree, comprendenti due o più Unità Organizzative, rette da un Responsabile. Periodicamente viene definita dall Amministrazione l area delle Posizioni Organizzative. I titolari di P.O. (che diventano Responsabili delle Aree predette) sono individuati tra i Responsabili delle UU.OO. dipendenti a tempo indeterminato del Comune. Al di fuori delle Aree, vi sono un unità organizzativa e due funzioni, che rispondono direttamente ai Dirigenti e precisamente: - U.O. Polizia Municipale - Ufficio Legale - Innovazioni Tecnologiche. Al Segretario Generale sono affidati i compiti previsti dalla Legge e dal provvedimento di nomina. 1.2 Definizione di performance Il titolo II del D. Lgs. 27 ottobre 2009 n. 150 disciplina il sistema di valutazione delle strutture e dei dipendenti delle amministrazioni pubbliche al fine di assicurare elevati standard qualitativi ed economici del servizio tramite la valorizzazione dei risultati e della performance organizzativa e individuale. La performance è il contributo (risultato e modalità di raggiungimento del risultato) che un entità (individuo, gruppo di individui, unità organizzativa, organizzazione, programma o politica pubblica) apporta attraverso la propria azione al raggiungimento delle finalità e 3

4 degli obiettivi ed, in ultima istanza, alla soddisfazione dei bisogni per i quali l organizzazione è stata costituita. Il suo significato si lega strettamente all esecuzione di un azione, ai risultati della stessa e alle modalità di rappresentazione. Come tale, pertanto, si presta ad essere misurata e gestita La performance individuale La performance indivuale esprime il contributo fornito dal singolo dipendente in termini di risultati attesi e relativi comportamenti e di modalità di raggiungimento degli obiettivi. La valutazione della performance individuale e organizzativa del personale di questo ente verrà effettuata secondo i parametri indicati nelle schede allegate al presente documento, riguardanti: Allegato 1 Il Segretario Generale Allegato 2 I Dirigenti Allegato 3 - I titolari di Posizione Organizzativa Allegato 4 I dipendenti di Cat. D, responsabili di Unità Organizzativa Allegato 5 - I dipendenti di Cat. A, B, C. Le schede comprendono: - Gli indicatori riconducibili all art. 9 del D. Lgs. 150/ Gli obiettivi gestionali assegnati - I fattori professionali e comportamentali - L'esito finale contenente le valutazioni - Il calcolo del premio da corrispondere. Gli obiettivi indicati nelle schede sono individuati in coerenza e nell'ambito degli obiettivi di PEG approvati dalla Giunta. Il Responsabile del Servizio individua la suddivisione della valutazione dei singoli dipendenti rispetto al mix tra risultati ed obiettivi. Si precisa che, poiché gli obiettivi possono variare numericamente da Dirigente a Dirigente e/o da dipendente a dipendente, a fini equitativi si procederà alla parametrazione di ciascun punteggio come indicato nelle singole schede di riepilogo dei punteggi La performance organizzativa La performance organizzativa, come indicato all art. 8 del D.Lgs. 150/2009, concerne: a) l'attuazione delle politiche attivate sulla soddisfazione finale dei bisogni della collettività; b) l'attuazione di piani e programmi, ovvero la misurazione dell'effettivo grado di attuazione dei medesimi, nel rispetto delle fasi e dei tempi previsti, degli standard qualitativi e quantitativi definiti, del livello previsto di assorbimento delle risorse; c) la rilevazione del grado di soddisfazione dei destinatari delle attività e dei servizi anche attraverso modalità interattive; d) la modernizzazione e il miglioramento qualitativo dell'organizzazione e delle competenze professionali e la capacità di attuazione di piani e programmi; e) lo sviluppo qualitativo e quantitativo delle relazioni con i cittadini, i soggetti interessati, gli utenti e i destinatari dei servizi, anche attraverso lo sviluppo di forme di partecipazione e collaborazione; f) l'efficienza nell'impiego delle risorse, con particolare riferimento al contenimento ed alla riduzione dei costi, nonchè all'ottimizzazione dei tempi dei procedimenti amministrativi; 4

5 g) la qualità e la quantità delle prestazioni e dei servizi erogati; h) il raggiungimento degli obiettivi di promozione delle pari opportunità. Come evidenziato dalla CIVIT (Delibera 1/2012), in un Sistema adeguato il punto di partenza è costituito dalla performance organizzativa che riguarda la definizione della strategia, e quindi degli outcome e relativi obiettivi strategici e operativi; successivamente, il cascading permette di arrivare, secondo una chiara relazione causale e sistemica, fino agli obiettivi di gruppo e individuali. Le Amministrazioni devono prevedere l adozione di modelli di misurazione multidimensionali adeguati al proprio contesto organizzativo ( ). Data la complessità di definizione di un modello di rappresentazione della performance organizzativa per il Comune di Santena - che ha limitate dimensioni e risorse finanziarie, strumentali ed umane - come già per il triennio il punteggio individuale si considererà valido anche ai fini della valutazione della performance organizzativa. 2. Composizione del sistema 2.1 Obiettivi di performance e componenti di comportamento In questo Sistema di valutazione, la valutazione individuale, in linea con le disposizioni di cui al D.Lgs.150/2009, contempla sia la componente "obiettivo", sia la componente "comportamento", in grado di monitorare in modo variabile e ragionevole le Performance del personale dirigente e non dirigente dell'ente secondo la seguente tabella: Tipologia di dipendente Dirigente P.O.Posizioni organizzative Dipendenti cat. D - Resp. di U.O. Dipendenti cat. A- B- C - Elementi di valutazione % di valutazione Scheda obiettivi 70% Scheda fattori professionali 30% /comportamentali Scheda obiettivi 70% Scheda fattori professionali /comportamentali Scheda obiettivi 30% 70% Scheda fattori professionali 30% /comportamentali Scheda grado partecipazione obiettivi 10% Scheda fattori professionali /comportamentali 90% totale 100% 100% 100% 100% Il punteggio relativo al raggiungimento degli obiettivi sarà valutato come valore medio dei punteggi legati ai diversi Indicatori di Performance. Il punteggio relativo ai fattori comportamentali e professionali sarà valutato come valore medio di punteggi relativi a diversi aspetti; il numero ed il grado dei parametri di 5

6 valutazione, aumenterà con il crescere del livello di inquadramento del personale in quanto si sottolinea il conseguente incremento del carico di responsabilità. Le schede relative alla valutazione (allegati 1, 2, 3, 4, 5) si articolano di conseguenza in due sezioni, una attinente agli obiettivi ed una comportamentale, concorrendo entrambe alla determinazione del giudizio finale. a) La componente "obiettivi" La componente "obiettivi" costituisce la parte quantitativa della valutazione della performance individuale ed è collegata al sistema di obiettivi organizzativi definiti nell'ambito del processo di programmazione dell'ente. Il piano di performance, infatti, individua gli obiettivi dell'ente nel suo complesso, dei Servizi, delle Aree di cui si compone. Tale sistema di obiettivi organizzativi viene declinato per i ruoli direttivi. Per la valutazione dei Dirigenti, in considerazione dello specifico ruolo manageriale orientato alla gestione delle risorse umane e finanziarie per il quale risultano importanti, oltre agli obiettivi gestionali raggiunti, anche le competenze manageriali, è assegnato un peso pari al 70% alla componente obiettivi e un peso pari al 30% alla componente fattori professionali/comportamentali. I medesimi parametri vengono applicati anche ai dipendenti titolari di P.O. e ai dipendenti di cat. D Responsabili di U.O.. La valutazione, riguardo il grado di raggiungimento di ciascun obiettivo, è effettuata mediante l'assegnazione di un punteggio così composto: - da 1 a 10, essendo 10 gli obiettivi gestionali, per ciascun obiettivo, per i Dirigenti, i dipendenti titolari di P.O., e i dipendenti di cat. D Responsabili di U.O.; - da 10 a 100 per i dipendenti di cat. A - B - C, rappresentante un unico punteggio che esprime la valutazione del grado di partecipazione del dipendente al raggiungimento degli obiettivi assegnati alla struttura e/o al Responsabile dell'u.o. di appartenenza. La valutazione della componente obiettivi peserà per il 10% dell'intero. b) La componente fattori professionali/comportamentali Con riferimento alla componente comportamentale, l'ente considera il "modo di agire" delle persone all'interno del contesto organizzativo, espressione delle conoscenza e delle capacità messe in atto per il raggiungimento degli obiettivi prestabiliti, che rappresentano invece "cosa bisogna fare." Per ogni ruolo coinvolto nel processo di valutazione della performance sono stati individuati alcuni comportamenti distintivi. Per ogni valutato sono stati presi in considerazione diversi aspetti comportamentali che variano a seconda del ruolo ricoperto. La valutazione dei fattori comportamentali, può oscillare da un minimo di da 1 a 10 per i Dirigenti, i titolari di P.O. e i dipendenti di cat. D responsabili di U.O.; e da un minimo di 10 ad un massimo di 100 per i dipendenti di cat. A - B - C -, il punteggio verrà calcolato attraverso la media matematica dei punteggi assegnati agli aspetti valutati. La somma dei punteggi viene poi rapportata alla percentuale di cui alla tabella suindicata. 6

7 3. Il processo di valutazione: soggetti, responsabilità e fasi I soggetti coinvolti nel ciclo della performance ed i rispettivi ruoli sono i seguenti: a) Organi di indirizzo politico-amministrativo, che hanno il compito di definire le linee guida di indirizzo strategico da cui discendono gli obiettivi dell Ente: - Il Consiglio Comunale: a inizio mandato approva le linee programmatiche e per ogni esercizio finanziario approva la Relazione Previsionale e Programmatica ed il bilancio di previsione pluriennale ed annuale. Approva inoltre lo stato di attuazione dei programmi e il rendiconto della gestione; - La Giunta Comunale approva il P.E.G. e il Piano della Performance assegnando gli obiettivi per l esercizio finanziario di riferimento nonché il Sistema di misurazione e valutazione della performance. b) Organi di vertice Amministrativo, che hanno il compito di supportare gli organi di indirizzo politico nella definizione della pianificazione strategica dell ente, di assicurare la gestione operativa del funzionamento dell ente, nonché il monitoraggio e il controllo dell evoluzione dei risultati: - Dirigenti - Titolari di P.O. - Segretario Generale c) Dipendenti Tutti i dipendenti coinvolti nella realizzazione degli obiettivi qualitativi e quantitativi che determinano la performance individuale e della propria unità organizzativa e/o Area di riferimento. Oltre agli adempimenti informativi previsti dalla legge, dai regolamenti, dalla contrattazione collettiva, è obbligo degli organi di vertice informare in modo completo, tempestivo e puntuale l Amministrazione Comunale in merito agli atti maggiormente rilevanti di loro competenza ed a tutti gli atti comunque utili ai fini di un esaustivo controllo e di una corretta valutazione della loro attività gestionale. 3.1 I livelli della performance Il sistema di valutazione del Comune di Santena è strutturato su cinque livelli: 1. Segretario Generale 2. Dirigenti 3. Dipendenti Titolari di P.O. 4. Dipendenti di Cat. D - Responsabili di Unità Organizzativa 5. Dipendenti di Cat. A-B-C Già dall anno 2012 il Sindaco ha ritenuto opportuno non istituire il Nucleo di valutazione previsto dall art. 16 del vigente regolamento per l Ordinamento degli Uffici e dei Servizi, in attesa di valutare la possibilità di associarsi con altri Comuni per nominare detto Nucleo. 7

8 La valutazione sarà pertanto effettuata dai seguenti soggetti, utilizzando le schede allegate: Il Sindaco e la Giunta valutano il Segretario Comunale e i Dirigenti; I Dirigenti valutano i titolari di P.O.; I titolari di P.O. valutano i Dipendenti di Cat. D del proprio Servizio, nonché i dipendenti delle altre categorie, sentito il parere dei competenti Responsabili di U.O.; Il personale della P.M. verrà valutato dal competente Dirigente, sentito il parere del Comandante della P.M. Alla valutazione saranno collegati i seguenti strumenti di premialità: a) Segretario Generale: indennità di risultato stabilita dal Sindaco, avuto riguardo alla misura prevista dal contratto di categoria in vigore. PUNTI RISULTATO % da applicare all indennità stabilita 0-20 Insufficiente Nessun premio 20,1-60 Sufficiente 50% 60,1-80 Buono 80% 80,1-100 Ottimo 100% b) Dirigenti: retribuzione di risultato stabilita dalla Giunta Comunale con apposita deliberazione annuale, ai sensi del CCNL Comparto Dirigenti Enti Locali in vigore, da calcolare come segue: PUNTI RISULTATO % da applicare all importo della retribuzione di risultato stabilita 2 (n. dei dirigenti) 0-20 Insufficiente Nessun premio 20,1-60 Sufficiente 50% 60,1-80 Buono 80% 80,1-100 Ottimo 100% c) titolari di PO: retribuzione di risultato ottenuta applicando una percentuale (nella misura minima del 10% e massima del 25%) alla retribuzione di posizione stabilita dalla Giunta Comunale per ciascuna posizione, con riferimento all art. 9 del CCNL 31/3/1999, da calcolare come segue: PUNTI RISULTATO % da applicare all importo della retribuzione di posizione 0-20 Insufficiente Nessun premio 20,1-60 Sufficiente 15% 60,1-80 Buono 20% 80,1-100 Ottimo 25% 8

9 d) Dipendenti di Cat. D non titolari di P.O., nonché per i dipendenti di Cat. A-B-C: vengono applicati parametri diversi per ogni categoria, che tengono conto dello stipendio tabellare e del rapporto di lavoro (tempo pieno, part-time). Per ciascun dipendente, il valore del premio si otterrà applicando la seguente formula: budget individuale budget disponibile per la produttività dei dipendenti anno 1 x indice del singolo dipendente Sommatoria degli indici dei singoli dipendenti parametrati per categoria e tempo di lavoro 2 X % di raggiungimento del risultato Esempio Budget disponibile: Sommatoria degli indici dei singoli dipendenti: 52,3493 Indice del singolo dipendente (es. Cat. C, tempo pieno): 1,1976 Calcolo del budget individuale x 1,1976 = 228,77 52,3493 % di raggiungimento risultato: 65% Premio da erogare 228,77 x 65% = 148,70 CAT. D PUNTI RISULTATO % raggiungimento risultato 0-20 Insufficiente Nessun premio 20,1-60 Sufficiente 65% 60,1-80 Buono 85% 80,1-100 Ottimo 100% 1 Il budget per la produttività dei dipendenti è determinato annualmente in sede di contrattazione decentrata, in base alla risorse disponibili. 2 Per il calcolo dell indice del singolo dipendente a tempo pieno, i parametri da utilizzare sono i seguenti: Cat. A=1,0000; Cat. B= 1,0607; Cat. C= 1,1976; Cat. D = 1,3045. In caso di tempo parziale, il parametro viene proporzionalmente ridotto moltiplicandolo per il coefficiente corrispondente alla quota di tempo lavorata (es. 0,50 per il tempo di lavoro pari al 50%). 9

10 Cat. A-b-C PUNTI RISULTATO % raggiungimento risultato 0-20 Insufficiente Nessun premio 20,1-60 Sufficiente 65% 60,1-80 Buono 85% 80,1-100,00 Ottimo e 100% Le quote non attribuite rimarranno nelle disponibilità di bilancio, come previsto dal D. Lgs. 150/2009. Il presente Sistema sarà illustrato ai dipendenti nonchè comunicato alle OO.SS. ed RSU in sede di Contrattazione decentrata. 3.2 Fasi La valutazione delle prestazioni e dei risultati ha una frequenza annuale. Nel corso del processo di valutazione verranno realizzate delle sessioni di monitoraggio periodico della Performance, nel corso delle quali l A.C. potrà eliminare obiettivi considerati non più raggiungibili e/o introdurre nuove priorità e nuovi obiettivi da assegnare. Il processo di valutazione si articolerà in tre distinte fasi: 1) La fase iniziale di comunicazione e confronto 2) La fase intermedia di verifica e riallineamento della performance 3) La fase finale di valutazione della performance. Il processo si concluderà indicativamente entro la fine di marzo dell anno successivo. 1) La fase iniziale di comunicazione e confronto con il valutato si concretizza nell incontro tra valutatore e valutato e si effettua a inizio anno, con l assegnazione degli obiettivi. Si tratta di un momento fondamentale che permette di rendere chiari ai soggetti coinvolti l avvio del processo valutativo e gli elementi di valutazione. 2) La fase intermedia riguarda il momento del confronto tra valutatore e valutato sul grado di raggiungimento degli obiettivi, sull andamento complessivo dell attività ordinaria e l individuazione delle eventuali azioni correttive necessarie. Oltre al confronto sugli obiettivi, questa fase rappresenta un momento di verifica dell andamento complessivo della performance del valutato, con riferimento alle specifiche capacità su cui sarà espressa la valutazione. 3) La fase finale. La valutazione di fine periodo si conclude con il colloquio nel quale il valutatore si confronta con il valutato e provvede alla consegna della scheda, che contiene gli elementi di valutazione, il punteggio finale conseguito e la proposta di erogazione del premio; nel provvedimento di liquidazione sarà riportato il solo giudizio sintetico. 10

11 Per il valgono le seguenti regole : I Dirigenti individueranno gli obiettivi in contraddittorio con i Titolari di P.O. e il Comandante della Polizia Municipale; questi ultimi individueranno gli obiettivi in contraddittorio con ciascuno dei dipendenti appartenenti al proprio servizio. In caso di mancato accordo, deciderà il Dirigente competente. - La valutazione finale dei Dirigenti e dei Titolari di P.O. dovrà tener conto del complesso delle valutazioni ottenute dai singoli dipendenti del loro servizio. La scheda degli obiettivi peserà, nel complesso, per il 70% ai fini della valutazione del raggiungimento del risultato. Le restanti valutazioni professionali/comportamentali, peseranno, nel complesso, per il restante 30%. - La valutazione dei Dipendenti comunali cat. D Responsabili di U.O. terrà conto delle medesime valutazioni, la scheda obiettivi peserà per il 70%, le restanti valutazioni professionali/comportamentali peseranno, nel complesso, per il restante 30%. - La valutazione dei Dipendenti cat. A - B - C: sarà espressa valutando il grado di partecipazione al raggiungimento degli obiettivi assegnati alla struttura ed al Responsabile, che peserà nel complesso per il 10% ai fini del raggiungimento del risultato. Le restanti valutazioni professionali/comportamentali peseranno, nel complesso, per il restante 90%. 4. Raccordo col sistema di valutazione esistente Il presente Sistema estende a tutta la struttura comunale la metodologia del Sistema Qualità, in atto per alcuni Servizi nel Comune di Santena fin dal 2001, per quanto riguarda l invididuazione degli indicatori di performance, il monitoraggio costante, il concetto di miglioramento continuo. Il presente Sistema non prevede parametri di valutazione legati alla mera presenza o assenza dal servizio. 5. Raccordo e integrazione con i sistemi di programmazione e controllo esistenti La misurazione e la valutazione delle performance organizzative si inserisce nell'ambito del ciclo di gestione delle performance di cui all'art.4 del Dlgs.150/2009, il quale richiama esplicitamente la necessità di creare un raccordo con il processo di programmazione economico-finanziaria e di bilancio. Si tratta di un elemento di fondamentale importanza in quanto la valutazione delle performance è effettivamente possibile solo se i risultati raggiunti sono messi q confronto con le risorse effettivamente disponibili/utilizzate. L'integrazione e il collegamento logico tra il sistema di misurazione e valutazione delle performance ed il processo di programmazione economico finanziaria e di bilancio è garantito attraverso: 11

12 a) la coerenza del calendario con cui si sviluppano i processi; b) il coordinamento delle figure e delle funzioni organizzative rispettivamente coinvolte; c) l'integrazione degli strumenti di rilevazione. Il vigente ordinamento degli Enti locali (D.Lgs. 267/2000 TUEL, come modificato e integrato dal D.L n. 174), delinea le coordinate generali all interno delle quali si attesta e sviluppa il macro processo di programmazione e controllo dell azione amministrativa comunale, di cui sono strumenti: Il documento della Giunta che, sulla base del programma del Sindaco, individua priorità programmatiche e risorse dedicate; La relazione previsionale e programmatica (RPP) in cui si delineano gli obiettivi generali articolati per programmi e per progetti; Il piano esecutivo di gestione (PEG) che si pone come supporto di pianificazione del bilancio e quindi della RPP; Il piano dettagliato degli obiettivi (PDO) previsto quale base del controllo di gestione; Il controllo di regolarità amministrativa e contabile, assicurato nella fase preventiva della formazione dell atto; Il controllo strategico, finalizzato alla verifica dello stato di attuazione dei programmi secondo le linee approvate dal Consiglio Il Controllo degli equilibri finanziari Il controllo della Corte dei Conti Il controllo di gestione, teso a verificare l attuazione degli obiettivi programmatici e la comparazione tra i costi e la quantità e la qualità dei servizi. 6. Procedure di conciliazione Avverso il provvedimento di valutazione, il valutato può attivare le procedure di conciliazione di cui all art. 31 della legge 4 novembre 2010, n.183 e/o ricorso giurisdizionale al Tribunale del Lavoro. 7. Trasparenza Il presente documento sarà pubblicato sul sito del Comune nella sezione Amministrazione Trasparente. I risultati organizzativi e individuali raggiunti verranno comunicati e resi disponibii a tutti i soggetti interessati mediante apposite azioni di trasparenza. 12