Organizzazione e controllo dell authority file: le esperienze in campo

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1 ARCHIVI E VOCI D AUTORITÀ METODOLOGIE ED ESPERIENZE A CONFRONTO PER I BENI ARCHIVISTICI, LIBRARI E STORICO-ARTISTICI BOLOGNA, 3 OTTOBRE 2000 Organizzazione e controllo dell authority file: le esperienze in campo Il termine Authority file indica l archivio di autorità per il controllo della forma del nome degli autori personali e collettivi, dei titoli di raggruppamento, quali i titoli uniformi o i titoli di collezione e dei soggetti. Si tratta di punti di accesso all informazione che raccolgono a grappolo sotto di sé, se si tratta di un autore, tutti i documenti dei quali, a vari titoli, è responsabile, se si tratta di un titolo uniforme, tutte le diverse edizioni di una stessa opera note sotto un titolo originale o tradizionale, se si tratta di una collezione, tutti i documenti che ne fanno parte, se si tratta di un soggetto tutti i documenti che lo contengono. Tale archivio è un vero e proprio strumento di controllo, che consente al catalogo di svolgere correttamente le sue funzioni, in quanto garantisce l unicità e l uniformità dei punti di accesso, consentendo quindi il recupero dell informazione non solo all interno della singola istituzione, ma anche in un contesto nazionale e internazionale. Si tratta di un archivio nel quale si costruisce una rete di rinvii che da tutte le forme varianti del nome di un autore porta alla forma accettata e da tutti i titoli collegati porta al titolo di raggruppamento, da tutti i documenti porta al soggetto. Alla base di tali scelte ci sono normative e fonti di riferimento comunemente accettati. L esigenza di strumenti di controllo dei punti di accesso all informazione è particolarmente sentita in un sistema cooperativo come quello realizzato con il Servizio bibliotecario nazionale, una rete che collega attualmente, attraverso 42 poli, biblioteche e raccoglie di titoli di materiale moderno e di materiale antico, con circa autori e un rapporto cattura /creazione che va dal 50% al 70%. La crescita notevole di SBN in questi anni ha dimostrato gli enormi vantaggi di un sistema cooperativo in rete (molteplicità e rapidità degli accessi e quindi economia di lavoro), ma anche la necessità e l importanza di una normativa comune e di adeguati strumenti di controllo. Questi sono in parte insiti nell architettura stessa di SBN. L Indice, archivio centralizzato costituito ed incrementato in linea da archivi locali, ha, tra le sue funzioni principali, la catalogazione partecipata. In questa funzione una forma di controllo di autorità è esercitata in parte attraverso i livelli di autorità (recupero, minimo, medio, massimo, super), in parte attraverso i legami, che collegano ai titoli di raggruppamento ed agli autori le loro varianti. La catalogazione è basata sulla normativa riportata dalla Guida alla catalogazione in SBN, che riprende gli standard ISBD per la parte descrittiva relativa ai titoli e le RICA per la parte relativa al trattamento degli autori. Negli anni intercorsi tra la prima e la seconda edizione della Guida è stato istituito un Gruppo per la catalogazione in SBN, costituito dai rappresentanti dei vari poli con lo scopo di dibattere i problemi che si presentavano ai catalogatori in SBN e i risultati di questa attività sono evidenti nella seconda edizione della Guida.

2 Si sono realizzate, sempre in ambito SBN, altre importantissime esperienze in questo campo prima di tutto con Edit 16, il progetto del Censimento nazionale delle cinquecentine, che ha costituito liste di autorità per autori, tipografi/editori ed insegne editoriali. In questa base dati vengono riportate le forme di autorità insieme alle forme varianti presenti nelle edizioni e nei repertori e notizie relative a fonti, repertori e bibliografie. Altra esperienza è quella relativa alla base dati musica, dove è presente un AF degli autori, sui quali si interviene con funzioni centralizzate ed apposite p/w. Il progetto per la costituzione di un archivio di AF in SBN si avvia nel 1992 in occasione dei progetti finanziati dall Unione europea nell ambito della Linea d azione 1 del Programma biblioteche. È stato prodotto un software per la costituzione di un archivio di lavoro per autori e titoli uniformi separato dall archivio bibliografico, nel quale riversare i dati presenti in Indice. I limiti finanziari imposti non hanno consentito la realizzazione di un archivio di AF in linea con la base dati Indice. Le funzioni realizzate sono le seguenti. - caricamento batch nell archivio di AF di autori e titoli uniformi presenti nella base dati Indice - lavorazione di questi dati nell archivio di AF, attraverso le funzioni di interrogazione, creazione e cancellazione in linea - riversamento batch periodico nella base dati Indice dei dati validati o prodotti in AF - produzione su supporto magnetico del nastro di scambio in formato UNIMARC/A - produzione di procedure per la realizzazione di CD-ROM La struttura delle registrazioni è quella delle Guidelines for authority and reference enty, le quali dividono le voci (di autorità, di rinvio, esplicativa generale ) in aree, determinano gli elementi richiesti in una scheda di controllo, assegnano un ordine a questi elementi e danno indicazioni per un sistema di punteggiatura distintivo. All interno di questo archivio sono previsti due diversi livelli di catalogazione: di lavoro (LAV) e di autorità (AUF), quest ultimo livello è superiore a tutti quelli presenti nella base dati di Indice e fa sì che le notizie provenienti dall archivio AF, non possano essere in alcun modo modificate da chi cataloga in SBN. È previsto inoltre, per ciascun record d autorità, un numero identificativo a livello internazionale, l ISADN, che, insieme all uscita in formato UNIMARC (A), permetterà lo scambio dei dati tra i diversi paesi. Nell attesa del passaggio alla fase realizzativa è stato costituito, dal marzo 1994, un organismo tecnico di lavoro, la Struttura di gestione dell archivio di autorità e di manutenzione del catalogo in linea SBN, composto da 14 istituzioni bibliotecarie cooperanti in SBN, rappresentative di differenti tipologie istituzionali, differenti pacchi s/w, diversa dislocazione sul territorio ed ognuna con propria specificità di funzioni ed utenza. La Struttura, nata con il compito di costituire e gestire l archivio di AF, ha dedicato la sua attività in questi anni alla gestione e manutenzione dell archivio SBN, che, in quanto catalogo collettivo di notevoli dimensioni incrementato attraverso attività di catalogazione partecipata, ha bisogno di una costante attività di manutenzione. La Struttura svolge questa attività di bonifica con un apposita password, con l ausilio di particolari funzioni centralizzate e di strumenti di monitoraggio della base dati, finalizzati a misurare le variabili del sistema SBN. Si tengono periodiche riunioni di coordinamento per verificare lo stato dei lavori, le problematiche emerse e per valutare le indicazioni normative e comportamentali da dare all intera cooperazione. L avvio concreto dell AF nazionale in SBN si avrà a partire da gennaio 2001, con il progetto Valorizzazione dell Indice SBN, progetto al quale partecipano, oltre all ICCU, altre cinque biblioteche, ma che si allargherà in breve tempo ad altre realtà partecipanti ad SBN. Questo progetto rappresenta per SBN un esperienza nuova e preziosa, che giunge in un momento opportuno, quando cioè si sta progettando il nuovo Indice. L AF qui dovrà diventare uno strumento on line integrato con l archivio bibliografico, interoperante, con funzionalità e possibilità nuove, un

3 archivio che conterrà autori non solo in relazione con documenti librari, ma con ogni tipologia di materiale. Il discorso non si limiterà al materiale librario, ma riguarderà la musica, la grafica, il materiale elettronico. E auspichiamo riguarderà non soltanto SBN, ma tutti i beni culturali. Abbiamo lavorato con questa prospettiva all interno di tutti i gruppi ai quali abbiamo partecipato: - gruppo per la catalogazione delle foto - gruppo per la catalogazione delle carte geografiche - gruppo per la catalogazione del materiale musicale - gruppo per la revisione delle ISAAR Abbiamo avuto incontri in questo senso con l ICCD, con la Discoteca di Stato, che ha in corso un progetto per trattare i suoi autori nell AF nazionale. Con gli archivi abbiamo partecipato alle riunioni del Gruppo di lavoro per la revisione delle ISAAR, dal quale sono emerse le grandissime analogie con le GARE. Con l ICCD c è un programma di incontri proprio per realizzare un AF comune. Le RICA forniscono le indicazioni di base valide per tutti. Sono il nostro codice nazionale, che ci dà dei principi sicuramente generali, ma validi e funzionali, facciamo dunque ad esse riferimento, con tutte le necessarie modifiche e integrazioni. Esiste una Commissione per la revisione delle RICA disponibile a modificare ed arricchire la normativa ove si ritenga necessario. Già alcuni mesi fa era stato proposto un incontro con i rappresentanti degli archivi, incontro opportunamente rinviato ad un momento successivo ad un maggiore approfondimento interno agli archivi stessi. Speriamo dunque sia sempre più vicina la possibilità per l utente di trovare raccolte sotto un unica voce uniforme tutte le manifestazioni di un opera ovunque esse si trovino fisicamente. E non importa che un determinato autore sia conosciuto in un particolare ambito dei beni culturali sotto una forma che non è quella accettata secondo le RICA. La presenza e il collegamento con le forme di rinvio farà sì che da qualunque forma l utente acceda verrà automaticamente condotto all unica ed uniforme registrazione d autorità sotto la quale saranno raccolte tutte le manifestazioni di un opera sotto qualsiasi forma si presentino. Il termine Authority file indica l archivio di autorità per il controllo della forma del nome degli autori personali e collettivi, dei titoli di raggruppamento, quali i titoli uniformi o i titoli di collezione e dei soggetti. Si tratta di punti di accesso all informazione che raccolgono a grappolo sotto di sé, se si tratta di un autore, tutti i documenti dei quali, a vari titoli, è responsabile, se si tratta di un titolo uniforme, tutte le diverse edizioni di una stessa opera note sotto un titolo originale o tradizionale, se si tratta di una collezione, tutti i documenti che ne fanno parte, se si tratta di un soggetto tutti i documenti che lo contengono. Tale archivio è un vero e proprio strumento di controllo, che consente al catalogo di svolgere correttamente le sue funzioni, in quanto garantisce l unicità e l uniformità dei punti di accesso, consentendo quindi il recupero dell informazione non solo all interno della singola istituzione, ma anche in un contesto nazionale e internazionale. Si tratta di un archivio nel quale si costruisce una rete di rinvii che da tutte le forme varianti del nome di un autore porta alla forma accettata e da tutti i titoli collegati porta al titolo di raggruppamento, da tutti i documenti porta al soggetto.alla base di tali scelte ci sono normative e fonti di riferimento comunemente accettati. L esigenza di strumenti di controllo dei punti di accesso all informazione è particolarmente sentita in un sistema cooperativo come quello realizzato con il Servizio bibliotecario nazionale, la cui notevole crescita questi anni ha dimostrato gli enormi vantaggi di un sistema cooperativo in rete (molteplicità e rapidità degli accessi e quindi economia di lavoro), ma anche la necessità e l importanza di una normativa comune e di adeguati strumenti di controllo. Questi sono in parte insiti nell architettura stessa di SBN.

4 L Indice, archivio centralizzato costituito ed incrementato in linea da archivi locali, ha, tra le sue funzioni principali, la catalogazione partecipata, dove il controllo di autorità è esercitata in parte attraverso i livelli di catalogazione (recupero, minimo, medio, massimo, super), in parte attraverso i legami, che collegano ai titoli di raggruppamento ed agli autori le loro varianti. Si sono realizzate, sempre in ambito SBN, altre importantissime esperienze in questo campo prima di tutto con Edit 16, il progetto del Censimento nazionale delle cinquecentine, che ha costituito liste di autorità per autori, tipografi/editori ed insegne editoriali. In questa base dati vengono riportate le forme di autorità insieme alle forme varianti presenti nelle edizioni e nei repertori e notizie relative a fonti, repertori e bibliografie. Altra esperienza è quella relativa alla base dati musica, dove è presente un AF degli autori, sui quali si interviene con funzioni centralizzate ed apposite p/w. Il progetto per la costituzione di un archivio di AF in SBN si avvia nel 1992 in occasione dei progetti finanziati dall Unione europea nell ambito della Linea d azione 1 del Programma biblioteche. È stato prodotto un software per la costituzione di un archivio di lavoro per autori e titoli uniformi separato dall archivio bibliografico, nel quale riversare i dati presenti in Indice. Le funzioni realizzate sono le seguenti. - caricamento batch nell archivio di AF di autori e titoli uniformi presenti nella base dati Indice - lavorazione di questi dati nell archivio di AF, attraverso le funzioni di interrogazione, creazione e cancellazione in linea - riversamento batch periodico nella base dati Indice dei dati validati o prodotti in AF - produzione su supporto magnetico del nastro di scambio in formato UNIMARC/A - produzione di procedure per la realizzazione di CD-ROM La struttura delle registrazioni è quella delle Guidelines for authority and reference enty, le quali dividono le voci (di autorità, di rinvio, esplicativa generale ) in aree, determinano gli elementi richiesti in una scheda di controllo, assegnano un ordine a questi elementi e danno indicazioni per un sistema di punteggiatura distintivo. All interno di questo archivio sono previsti due diversi livelli di catalogazione: di lavoro (LAV) e di autorità (AUF), quest ultimo livello è superiore a tutti quelli presenti nella base dati di Indice e fa sì che le notizie provenienti dall archivio AF, non possano essere in alcun modo modificate da chi cataloga in SBN. È previsto inoltre, per ciascun record d autorità, un numero identificativo a livello internazionale, l ISADN, che, insieme all uscita in formato UNIMARC (A), permetterà lo scambio dei dati tra i diversi paesi. Nell attesa del passaggio alla fase realizzativa è stato costituito, dal marzo 1994, un organismo tecnico di lavoro, la Struttura di gestione dell archivio di autorità e di manutenzione del catalogo in linea SBN, composto da 14 istituzioni bibliotecarie cooperanti in SBN, rappresentative di differenti tipologie istituzionali, differenti pacchi s/w, diversa dislocazione sul territorio ed ognuna con propria specificità di funzioni ed utenza. La Struttura, nata con il compito di costituire e gestire l archivio di AF, ha dedicato la sua attività in questi anni alla gestione e manutenzione dell archivio SBN. La Struttura svolge questa attività di bonifica con un apposita password, con l ausilio di particolari funzioni centralizzate e di strumenti di monitoraggio della base dati, finalizzati a misurare le variabili del sistema SBN. Si tengono periodiche riunioni di coordinamento per verificare lo stato dei lavori, le problematiche emerse e per valutare le indicazioni normative e comportamentali da dare all intera cooperazione. L avvio concreto dell AF nazionale in SBN si avrà a partire da gennaio 2001, con il progetto Valorizzazione dell Indice SBN, progetto al quale partecipano, oltre all ICCU, altre cinque biblioteche, ma che si allargherà in breve tempo ad altre realtà partecipanti ad SBN. Questo progetto rappresenta per SBN un esperienza nuova e preziosa, che giunge in un momento opportuno, quando cioè si sta progettando il nuovo Indice. L AF qui dovrà diventare uno strumento on line integrato con l archivio bibliografico, interoperante, con funzionalità e possibilità nuove, un archivio che conterrà autori non solo in relazione con documenti librari, ma con ogni tipologia di materiale.

5 Il discorso non si limiterà al materiale librario, ma riguarderà la musica, la grafica, il materiale elettronico. E auspichiamo riguarderà non soltanto SBN, ma tutti i beni culturali. Abbiamo lavorato con questa prospettiva all interno di tutti i gruppi ai quali abbiamo partecipato: - gruppo per la catalogazione delle foto - gruppo per la catalogazione delle carte geografiche - gruppo per la catalogazione del materiale musicale - gruppo per la revisione delle ISAAR Abbiamo avuto incontri in questo senso con l ICCD, con la Discoteca di Stato, che ha in corso un progetto per trattare i suoi autori nell AF nazionale. Con gli archivi abbiamo partecipato alle riunioni del Gruppo di lavoro per la revisione delle ISAAR, dal quale sono emerse le grandissime analogie con le GARE. Con l ICCD c è un programma di incontri proprio per realizzare un AF comune. Le RICA forniscono le indicazioni di base valide per tutti. Sono il nostro codice nazionale, che ci dà dei principi sicuramente generali, ma validi e funzionali, facciamo dunque ad esse riferimento, con tutte le necessarie modifiche e integrazioni. Esiste una Commissione per la revisione delle RICA disponibile a modificare ed arricchire la normativa ove si ritenga necessario. Già alcuni mesi fa era stato proposto un incontro con i rappresentanti degli archivi, incontro opportunamente rinviato ad un momento successivo ad un maggiore approfondimento interno agli archivi stessi. Speriamo dunque sia sempre più vicina la possibilità per l utente di trovare raccolte sotto un unica voce uniforme tutte le manifestazioni di un opera ovunque esse si trovino fisicamente. E non importa che un determinato autore sia conosciuto in un particolare ambito dei beni culturali sotto una forma che non è quella accettata secondo le RICA. La presenza e il collegamento con le forme di rinvio farà sì che da qualunque forma l utente acceda verrà automaticamente condotto all unica ed uniforme registrazione d autorità sotto la quale saranno raccolte tutte le manifestazioni di un opera sotto qualsiasi forma si presentino.