OGGETTO: PROCEDURA USO MAILBOX

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1 OGGETTO: PROCEDURA USO MAILBOX VERSIONE: 1.00 DATA: Edizione 1- Anno 2005 Rev. 0 del Pag.1 di 5

2 Premessa La manutenzione di un infrastruttura IT è un processo continuativo e costante al quale tutti gli amministratori IT interni e/o gli incaricati collaborano attivamente. Questo documento si prefigge come una guida conoscitiva per la manutenzione e l implementazione dell oggetto del documento. E responsabilità degli amministratori e/o degli incaricati applicare le azioni appropriate e/o le procedure eventualmente indicate nel presente documento affinché l oggetto trattato sia efficiente, affidabile e usufruibile, secondo le politiche adottate e approvate dall ente. Ogni modifica e implementazione della procedura in oggetto deve essere riportata nel presente documento, registrando nella tabella Controllo Modifiche la modifica introdotta. Riservatezza Il presente documento può riportare informazioni su accessi, chiavi di autenticazione, password, licenze software, chiavi attivazioni e quanto altro di riservato sia legato all oggetto del presente documento. In tal senso, tale documento viene dichiarato Riservato e pertanto non può essere divulgato se non previo consenso del responsabile IT interno del Comune di Montecatini Terme Pistoia, eventualmente con la modifica e/o cancellazione di tali dati. Controllo Modifiche Stesura Iniziale Riccardo RAGGI Rev. Data Descrizione Emissione Edizione 1- Anno 2005 Rev. 0 del Pag.2 di 5

3 Indice dei Contenuti 1 PROCEDURA GESTIONE MAIL BOX GESTIONE MAILBOX UTILIZZO RICHIESTA MAILBOX...5 Edizione 1- Anno 2005 Rev. 0 del Pag.3 di 5

4 1 PROCEDURA GESTIONE MAIL BOX Questa procedura vuole mostrare le modalità di utilizzo della casella postale (Mail Box) assegnata agli utenti del Comune. 2 GESTIONE MAILBOX La gestione sistemistica delle singole mail box del COMUNE, in termini di controllo, di creazione e di cancellazione è di competenza del servizio informatico del Comune di Montecatini Terme. 3 UTILIZZO La mail box associata ad ogni utente deve essere utilizzata seguendo le seguenti regole: La casella di posta, assegnata dal Comune all utente, è uno strumento di lavoro e come tale non deve essere usato a fini diversi rispetto alla normale attività lavorativa. E buona norma evitare messaggi completamente estranei al rapporto di lavoro o alle relazioni tra colleghi. La casella di posta deve essere mantenuta in ordine, cancellando documenti inutili e soprattutto allegati ingombranti che alla lunga saturano lo spazio disponibile sui dischi del server. E vietato utilizzare l indirizzo e caselle di posta elettronica aziendale, nel formato previsto [email protected], per l invio di messaggi personali o per la partecipazione a dibattiti, forum o mailing-list salvo diversa ed esplicita autorizzazione. E' importante comprendere che un messaggio di inviato con un indirizzo di posta aziendale è in qualche modo assimilabile ad una lettera su carta intestata. Il Dominio infatti identifica in modo univoco la fonte. La partecipazione ad un forum su internet con un indirizzo aziendale potrebbe trarre in inganno gli altri utenti che, vedendo il nome del dominio, potrebbero supporre che questo sia un parere ufficiale e non un semplice messaggio di un utente. Questo potrebbe avere anche conseguenze in termini di immagine per il Comune. E vietato utilizzare la login / password di un altro utente per accedere in sua assenza alla sua posta elettronica. Non è sempre possibile ottenere per via informatica, nelle comunicazioni esterne all azienda, la ricevuta di ritorno per avere la conferma dell avvenuta lettura del messaggio da parte del destinatario. Pertanto, di norma, per la comunicazione per avere una garanzia di avvenuta ricezione è conveniente chiedere al destinatario di confermare esplicitamente. Si ricorda che l'utilizzo della posta elettronica deve seguire le stesse regole in uso per la tradizionale posta cartacea quindi apposizione del numero di protocollo se previsto ed archiviazione. Edizione 1- Anno 2005 Rev. 0 del Pag.4 di 5

5 Inoltre si ricorda che essendo la posta elettronica è un valido strumento di comunicazione, ma occorre tenere presenti i seguenti punti: I messaggi inviati per posta elettronica possono essere inoltrati facilmente ad altri destinatari. I comunicati possono essere modificati da chi li riceve e quindi trasmessi in versione alterata. È facile inviare messaggi all indirizzo sbagliato. I comunicati trasmessi per posta elettronica possono diventare documenti permanenti. Non basta cancellare un messaggio dalla casella postale per eliminarlo completamente. È possibile rintracciare e recuperare i messaggi, usando alcune parole chiave in essi contenute e il nome del mittente o del destinatario. I messaggi trasmessi per posta elettronica possono essere usati come prove nelle procedure civili e penali. Non basta la dicitura riservato per impedirne l uso. Nel corso di un processo, il legale della controparte può sostenere che i messaggi trasmessi per posta elettronica costituiscano dichiarazioni rilasciate non 4 RICHIESTA MAILBOX La creazione di una nuova casella può essere richiesta al servizio interno di Help Desk per iscritto attraverso il modulo MD00 Richiesta Mail Box. Edizione 1- Anno 2005 Rev. 0 del Pag.5 di 5