ErmesHotels Guida Per l utilizzo del Sistema SysPay

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1 1 ErmesHotels Guida Per l utilizzo del Sistema SysPay ErmesHotels Guida Per l utilizzo del Sistema SysPay 2016 Athena Solutions Srl All rights reserved. Le informazioni contenute in questo documento rappresentano l'attuale posizione di Athena Solutions sui temi trattati, alla data di pubblicazione. Athena Solutions deve rispondere alle mutevoli condizioni del mercato e per questo motivo questo documento non deve essere interpretato come un impegno da parte di Athena Solutions, e Athena Solutions non può garantire l'esattezza delle informazioni presentate dopo la data di pubblicazione. Questo documento è esclusivamente per scopi informativi. Athena Solutions Srl All Rights Reserved Pag. 1

2 2 ErmesHotels Guida Per l utilizzo del Sistema SysPay 1 Introduzione Visualizzazione dati di carta Primo accesso Step 1 - Apertura del voucher in ErmesHotels Step 2 Apertura finestra SysPay Step 3 Finalizzazione registrazione Account SysPay Accessi successivi Step 1 - Apertura del voucher in ErmesHotels Step 2 Apertura finestra SysPay Step 3 Visualizzazione carta Athena Solutions Srl All Rights Reserved Pag. 2

3 3 ErmesHotels Guida Per l utilizzo del Sistema SysPay 1 Introduzione Il presente documento serve ad aiutare gli utenti del sistema ErmesHotels nelle operazioni di lettura dei dati di carta di credito delle prenotazioni ricevute dai vari canali. Come sapete ErmesHotels ha stipulato un accordo con la società internazionale SysPay ( atto a migliorare alcuni aspetti relativi alla sicurezza dei dati sensibili, in particolar modo le carte di credito. L integrazione tra i due sistemi (ErmesHotels e SysPay) garantirà a tutti i nostri clienti la certificazione di sicurezza livello 1, il più alto grado di sicurezza previsto dalla certificazione PCI DSS. Questo significa che le carte di credito dei clienti saranno custodite in maniera sicura, inviolabile e certificata e che da oggi in poi potrete dormire sonni sereni consapevoli del fatto che il rischio di frodi è praticamente azzerato, almeno per quanto riguarda il transato ErmesHotels In questa breve guida illustreremo cosa dovrete fare nel momento in cui l integrazione tra ErmesHotels e SysPay del vostro hotel sarà attiva. Si tratta semplicemente di effettuare alcune semplici operazioni divise tra primo accesso e accessi successivi Siamo chiaramente disponibili per supporto e informazioni ai nostri recapiti [email protected] Telefono: Athena Solutions Srl All Rights Reserved Pag. 3

4 4 ErmesHotels Guida Per l utilizzo del Sistema SysPay 2 Visualizzazione dati di carta Il processo di visualizzazione dei dati di carta di credito delle prenotazioni ricevute tramite ErmesHotels dai vari canali rimarrà sostanzialmente invariato rispetto a prima. Vediamo di seguito in dettaglio le operazioni da effettuare per visualizzare i dati di una carta. 2.1 Primo accesso Le seguenti operazioni dovranno essere effettuate soltanto la prima volta che andrete a visualizzare i dati di una carta dopo l attivazione dell integrazione con SysPay della vostra struttura. Si tratterà semplicemente di completare la registrazione dell account SysPay che ErmesHotels ha creato per voi. Per completare tale registrazione saranno necessari i dati della società di appartenenza dell hotel (Ragione Sociale e Partita IVA) e i dati anagrafici del rappresentante legale. Vi verrà inoltre chiesto di inserire: 1) La Password di accesso al sistema SysPay* 2) Un pin numerico di 4 cifre che dovrete utilizzare successivamente ogni qual volta che vorrete visualizzare i dati di una carta di credito dal voucher ErmesHotels IMPORTANTE: password e pin code di sicurezza saranno utilizzati per l accesso al sistema SysPay. Dovrà quindi essere la proprietà dell hotel a stabilire i criteri di creazione e soprattutto indicare chi del personale dell hotel dovrà essere a conoscenza di questi dati per poi operare sulle carte *Il sistema SysPay è accessibile all indirizzo ed è un pannello di controllo di gestione delle carte di credito associate alle vostre prenotazioni diverso rispetto al sistema ErmesHotels. Questo significa che il vostro account ErmesHotels, quello con cui entrate nella extranet all indirizzo non è lo stesso di cui stiamo parlando in questa guida. Si tratta di due sistemi integrati ma differenti Athena Solutions Srl All Rights Reserved Pag. 4

5 5 ErmesHotels Guida Per l utilizzo del Sistema SysPay Step 1 - Apertura del voucher in ErmesHotels Una volta entrati nel voucher della prenotazione del sistema ErmesHotels il primo passo per visualizzare i dati di carta è quello di cliccare sul pulsante Visualizza dati carta (vedi screenshot) Step 2 Apertura finestra SysPay Per evitare la chiusura della finestra con il voucher ErmesHotels, abbiamo deciso di aprire la maschera SysPay dei dati di carta in una nuova finestra del browser. Probabilmente alla prima visualizzazione di una carta, dovrete quindi consentire l apertura dei popup al sistema ErmesHotels sul vostro browser, selezionando l apposita opzione presente sui vari browser (Mozilla Firefox, Safari, Chrome, Internet Explorer, Edge, ecc.) come visualizzato nello screenshot di seguito Athena Solutions Srl All Rights Reserved Pag. 5

6 6 ErmesHotels Guida Per l utilizzo del Sistema SysPay Nel caso in cui il popup venisse aperto senza problemi andate direttamente al punto 3, altrimenti, una volta acconsentito ad ErmesHotels di aprire finestre popup, dovrete cliccare di nuovo sul pulsante Visualizza i dati di carta posto nel voucher ErmesHotels Step 3 Finalizzazione registrazione Account SysPay A questo punto è necessario completare la registrazione del vostro account SysPay. Come prima cosa confermate di voler andare avanti selezionando l opzione Click Here della maschera proposta (vedi Screenshot) Athena Solutions Srl All Rights Reserved Pag. 6

7 7 ErmesHotels Guida Per l utilizzo del Sistema SysPay Successivamente vi verrà presentato il form di registrazione del vostro account, con alcuni campi già compilati, altri da compilare Athena Solutions Srl All Rights Reserved Pag. 7

8 8 ErmesHotels Guida Per l utilizzo del Sistema SysPay Hotel Name: Nome dell hotel Company Name: Ragione Sociale della società di appartenenza dell hotel Nr. Of Rooms: Numero di camere dell hotel Telephone: Numero di telefono principale dell hotel Director Name: Nome del direttore/proprietario Director Last name: Cognome del direttore/proprietario Director Telephone: Numero di telefono direttore/proprietario Mail: indirizzo dell hotel, sarà anche l username di accesso della vostra struttura al sistema SysPay Password: Password di accesso al sistema SysPay, 7 caratteri minimo. Obbligatoria la presenza di numeri e lettere Pin Code: Codice numerico di 4 cifre che dovrà essere utilizzato per visualizzare le carte di credito dal voucher ErmesHotels Una volta inseriti i dati cliccando sul tasto Register avrete completato la registrazione del vostro account SysPay. (vedi screenshot) Athena Solutions Srl All Rights Reserved Pag. 8

9 9 ErmesHotels Guida Per l utilizzo del Sistema SysPay A questo punto (e solo per questa volta) dovrete chiudere questa finestra, ritornare sul voucher della prenotazione di ErmesHotels e cliccare di nuovo sul tasto Visualizza i dati di carta per visualizzare i dettagli come indicato nella sezione Accessi successivi di seguito nel documento Athena Solutions Srl All Rights Reserved Pag. 9

10 10 ErmesHotels Guida Per l utilizzo del Sistema SysPay 2.2 Accessi successivi Una volta completata la registrazione del vostro account SysPay quando dovrete visualizzare i dati di una carta dovrete effettuare soltanto due semplici operazioni Step 1 - Apertura del voucher in ErmesHotels Una volta entrati nel voucher della prenotazione del sistema ErmesHotels il primo passo per visualizzare i dati di carta è quello di cliccare sul pulsante Visualizza dati carta (vedi screenshot). Athena Solutions Srl All Rights Reserved Pag. 10

11 11 ErmesHotels Guida Per l utilizzo del Sistema SysPay Step 2 Apertura finestra SysPay Verrà presentata la maschera di inserimento PIN Code di 4 cifre del sistema SysPay. Inserite il codice che avete scelto in fase di completamento della registrazione al momento del primo accesso (il codice numerico, non la password!) e cliccate sul pulsante View Card come da screenshot IMPORTANTE: al terzo tentativo errato di inserimento, SysPay bloccherà il vostro account! L inserimento del PIN Code potrebbe non essere richiesto se avete già visualizzato in precedenza una carta nella stessa sessione (entro pochi minuti quindi) Step 3 Visualizzazione carta Verrà a questo punto mostrata la carta di credito con tutti i dati, CVC compreso (sempre per le prenotazioni dal booking engine ErmesHotels, se ricevuto dal canale per le altre prenotazioni) La carta di credito potrà essere visualizzata fino a qualche giorno dopo il check-out del cliente. Tramite il sistema SysPay inoltre, potrete effettuare varie operazioni di controllo/addebito sulle carte di credito visualizzate. Per informazioni su come effettuare queste operazioni e sui loro costi potete contattare lo staff di ErmesHotels o direttamente il reparto commerciale SysPay Trovate maggiori informazioni all indirizzo Athena Solutions Srl All Rights Reserved Pag. 11