SA8000 REVIEW FY 2014/2015

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1 BENEFITS AND REWARDS SERVICES SA8000 REVIEW FY 2014/2015 February, 27^ 2015

2 A G E N 1. Stato di avanzamento Osservazioni / opportunità da audit SGS 2. Overview rispetto 8 principi della norma 3. Gestione del Sistema SA Monitoraggi D A

3 Stato di avanzamento Osservazioni / opportunità da audit SGS Osservazione n 1 Formazione dei lavori sul tema della Sicurezza Dlgs 81/2008 Formazione pianificata e realizzata su tutti i lavoratori, nei tempi stabiliti. Osservazione n 2 Certificazioni inerenti gli impianti Ottenuto rinnovo certificazione Osservazione n 3 Conservazione della relazione sanitaria Tutte le relazioni sono disponibili

4 LAVORO MINORILE LOTTA AL LAVORO INFANTILE E PROCESSO DI RECUPERO DI MINORI TROVATI AL LAVORO POLITICA Per Sodexo il divieto di ricorrere al lavoro infantile è sancito nella Politica per la Responsabilità Sociale e nel Codice Etico. OBIETTIVI Nessun caso di lavoro minorile o di recupero di minori al lavoro Sodexo non si è mai avvalsa di lavoro minorile, né sono mai stati riscontrati minori al lavoro presso i nostri fornitori. Alla data del 28/02/2015: nessun caso di minore al lavoro

5 LOTTA AL LAVORO FORZATO O OBBLIGATO POLITICA Sodexo non adotta alcuna forma di pressione sui propri dipendenti al fine di forzarli o obbligarli al lavoro presso l Azienda stessa. Il lavoro forzato non è una criticità per Sodexo. OBIETTIVI Sollecitare e favorire all interno di Sodexo la conoscenza della norme che regolamentano il rapporto di lavoro tra dipendenti e Sodexo Le azioni messe in atto negli anni precedenti hanno permesso una buona diffusione del grado di conoscenza della lettura della busta paga e di tutte le informazioni ad essa collegate. Il nuovo Software e la pubblicazione di Busta Paga Chiara hanno favorito la trasparenza e la completezza delle informazioni in merito alla lettura della busta paga. La voce chiarezza della busta paga è uno degli argomenti sempre trattati nei questionari di monitoraggio interni. Altre azioni per il 2015: Ad oggi non rileviamo necessario attivare altre azioni specifiche sul tema.

6 SICUREZZA E SALUTE DEI LAVORATORI POLITICA Sodexo assicura ai propri dipendenti ambienti e condizioni di lavoro sicuri per la salute dei lavoratori e si adopera per migliorare il comfort degli uffici e di tutti gli ambienti lavorativi. OBIETTIVI Non avere incidenti sul lavoro né casi di malattie professionali Avere personale formato e consapevole Rispettare il programma stabilito dal Documento di Valutazione dei Rischi (DVR) in tema di esercitazioni e piano di sorveglianza sanitaria Azioni 2015 : Pianificazione della formazione periodica di tutti i dipendenti, con coinvolgimento anche di tutti i dipendenti della società acquisita (vedi File «Stato della formazione Dlgs. 81/2008)

7 SOSTEGNO ALLA LIBERTA DI ASSOCIAZIONE POLITICA Sodexo non ostacola in nessun modo la libertà di associazione e il diritto alla contrattazione collettiva. In Sodexo, ad oggi, non sono presenti rappresentanze sindacali. OBIETTIVI Non avere segnalazioni / reclami legati ad azioni d interferenza da parte dell Azienda nella nascita o gestione di organizzazioni sindacali Migliorare il livello di consapevolezza dei dipendenti in merito alla normativa relativa alla libertà di associazione sindacale. Nessun reclamo / segnalazione. Norme in materia di libertà di associazione sindacale: ribadito il principio nella formazione effettuata nel mese di Marzo 2014 e monitorata la conoscenza dello stesso tramite questionario dal quale emerge che oltre il 60% dichiara di conoscere questa libertà pur non essendovi rappresentanze dirette in azienda Azioni per il 2015: Completare la formazione Sa8000 in aula del restante Resp.:Compliance Manager entro il 31/08/2015

8 LOTTA CONTRO LA DISCRIMINAZIONE SOCIALE POLITICA Sodexo MSI non adotta o supporta nessuna forma di discriminazione nell assunzione, remunerazione, accesso alla formazione, promozione, licenziamento o pensionamento in base a sesso, razza, ceto sociale o origine nazionale, casta, nascita, religione, disabilità, genere, orientamento sessuale, responsabilità familiari, stato civile, appartenenza sindacale, opinioni politiche, età o ogni altra condizione che potrebbe dare luogo a discriminazioni. OBIETTIVI Obiettivo 1: Non avere segnalazioni / reclami. Obiettivo 2: Migliorare il livello di consapevolezza delle forme di discriminazione che si possono esercitare in un contesto aziendale Obiettivo 3: Monitorare il rispetto delle pari opportunità tra dipendenti uomo e donna. 1: E stato condotta l indagine di Engagement Survey 2: E stato effettuato Focus Group 3 Sono state analizzate le eventuali segnalazioni sul tema

9 LOTTA CONTRO LA DISCRIMINAZIONE SOCIALE Obiettivo 2: Migliorare il livello di consapevolezza delle forme di discriminazione che si possono esercitare in un contesto aziendale > Il Gruppo ha una Direzione Diversity & Inclusion ha tra i suoi principali obiettivi la diffusione della cultura della consapevolezza e della inclusione. Il Network Diversity presente in SMSI è attivo su questi temi e ha promosso anche azioni di sensibilizzazione su temi legati alla salute e prevenzione. Il team leader del network ha partecipato ad un training specifico sul tema della Inclusion tenuto dalla casa madre nel mese di marzo 2014 con l obiettivo di diventare trainer riconosciuto e avviare un processo di divulgazione e formazione di tutti i colleghi italiani.

10 LOTTA CONTRO IL RICORSO A PRATICHE DISCIPLINARI CHE COMPRENDANO PUNIZIONI CORPORALI E/O COERCIZIONI MENTALI O FISICHE POLITICA L azienda non ricorre ad alcun tipo di azione disciplinare che esuli da quelle previste dal CCNL, dalla norma di Responsabilità Sociale e dal regolamento aziendale. OBIETTIVI Monitorare il ricorso alle procedure disciplinari stabilite dal CCNL: richiamo verbale, lettere di richiamo, sospensioni, licenziamenti Non si ravvisano situazioni di abuso o utilizzo improprio delle procedure disciplinari previste e prese in esame. Aggiornamento al 31/01/2015 Non si ravvisano in base a quanto preso in esame utilizzo improprio delle pratiche disciplinari.

11 ORARIO DI LAVORO POLITICA Sodexo MSI rispetta quanto stabilito dalla vigente normativa e dagli standard di settore applicabili all orario di lavoro, festività e ferie. OBIETTIVI Mantenere sotto controllo le ore di lavoro straordinarie Non superare il limite massimo stabilito di ore di lavoro straordinarie. Garantire che il tutto il personale usufruisca di ferie e permessi maturati, secondo quanto pianificato. Le ore di lavoro straordinarie effettuate dai dipendenti sono monitorate mensilmente dell Amministrazione del Personale che, a fronte di fuori limite, contatta il Responsabile di funzione per l azione di rimedio.

12 ORARIO DI LAVORO Monitoraggio Straordinari: Con l introduzione del Software è migliorato significativamente il monitoraggio delle ore straordinarie. Non si riscontrano situazioni individuali critiche..

13 RETRIBUZIONE POLITICA Sodexo s impegna a garantire ai lavoratori una retribuzione dignitosa, erogando salari e contributi in conformità a quanto previsto dalla normativa vigente, alla contribuzione collettiva e all accordo contrattuale individuale stabilito, garantendo a tutto il personale un tenore di vita adeguato. OBIETTIVI 1: Elaborare le buste paga nel pieno rispetto dei requisiti di legge, nessuna segnalazione, reclamo o anomalie da audit 2: Migliorare livello di conoscenza e competenza dei lavoratori della lettura delle buste paga 3: Verifica del Minimum Living Wage territoriale 1: Non è stata registrata nessuna anomalia da audit, segnalazione o reclamo sul tema. 2: E stato rilasciato il nuovo software. 3: Nel mese di febbraio 2015 abbiamo ricalcolato il Minimun Living Wage. Il valore ottenuto è stato confrontato con la paga base aziendale più bassa ed è stato verificato che la paga base è superiore al valore calcolato. La prossima rivalutazione verrà effettuata nel prossimo mese di marzo 2016.

14 SISTEMA DI GESTIONE DELLA RESPONSABILITÁ SOCIALE Politica e Dichiarazione di Responsabilità Sociale OBIETTIVO Garantire che la Politica definita dalla Direzione Generale sia conforme a tutti i requisiti dello standard SA 8000 e sia diffusa a tutte le parte interessate La Politica, emessa in data 15 settembre 2011 e riconfermata il 13 marzo 2014, è diffusa: ai lavoratori e dipendenti mediante posta elettronica, e lettura e discussione in occasione degli incontri di formazione che hanno coinvolto tutto il personale aziendale. ai fornitori, inviata insieme al questionario di autovalutazione e pubblicata sul sito internet. ai clienti mediante pubblicazione sul sito internet e invio di news letters. all Organismo di Vigilanza al CDA verso i ristoratori attraverso la sottoscrizione dell impegno riportato sul contratto unico. Azioni anno Sul sito di Sodexo è stato creato il link Certificazioni da cui si accede alla pagina SA 8000, ove sono caricati i documenti di sistema tra cui la politica e il riesame 2015.

15 Nomine dei Rappresentanti OBIETTIVO Garantire che tutti i ruoli previsti dalla norma SA 8000 siano nominati e che le persone coinvolte siano consapevoli del ruolo. Tutte le cariche previste dalla SA 8000 sono coperte Azioni: riproporre nuove elezioni del RLSA

16 Riesame della Direzione & Definizioni di ruoli e responsabilità RIESAME DELLA DIREZIONE OBIETTIVO Garantire la conduzione di almeno un riesame all anno. Garantire che il riesame sia sottoscritto dalla Direzione Generale e dal RLSA. Garantire che i risultati del riesame sia diffusi a tutte le parti interessate. La presente relazione è stata presentata e discussa con la Direzione Generale e il RLSA in data 27 febbraio La Relazione firmata dalla DG e dal RLSA sarà pubblicata e resa disponibile a tutti i lavoratori sulla rete aziendale e, un estratto pubblicato sul sito internet aziendale. DEFINIZIONI DI RUOLI E RESPONSABILITA OBIETTIVO Garantire la chiara definizioni di ruoli, responsabilità e autorità. Aggiornata mappa delle funzioni, organigramma nominativo (Dic 2014), che riporta tutti i ruoli aziendali, comprese le funzioni che gestiscono i sistemi ISO 9001 e SA 8000 e l applicazione della normativa in materia di salute e sicurezza. Nel manuale qualità al sez. 5.5 sono descritte le mansioni di RDSA, RLSA, RGSA, RDD.

17 Programmi periodici di istruzione, formazione e sensibilizzazione per il personale OBIETTIVO Garantire programmi periodici di istruzione, formazione e sensibilizzazione per tutto il personale. Di seguito il Piano degli interventi di formazioni sul tema della Responsabilità Sociale aggiornato al mese di settembre 2014

18 Interventi formativi realizzati Tema Destinatari Data di erogazione Data di Relatore Pianificazione Presentazione dei principi di responsabilità Sociale Dirigenti 18 maggio h Consulente, esperto di Sistemi SA 8000 Formazione circa i Principi di Responsabilità e Sociale e conduzione di Focus Group Dipendenti 18 novembre ,5 h Consulente, esperto di Sistemi SA 8000 Politica SA 8000 Requisiti di responsabilità sociale: 1)procedura segnalazione e recupero dei minori ritrovati al lavoro 2)monitoraggio dei fornitori 3)procedura per i reclami e le segnalazioni 4)indicatori di monitoraggio Dipendenti 7 e 8 febbraio ,5 h (dipendenti della sede) 14 marzo 1,5h (filiale di Udine) 19 marzo - 1,5 h (dipendenti di Sede) Ultima sessione prevista in data 27 marzo 2012 Consulente incaricato della implementazione del Sistema SA 8000 Il Contratto Turismo, Lettura della busta paga Software Zucchetti per la gestione delle buste paga page Sodexo 18 Motivation Solutions 23 marzo 30 minuti (Sales Force) Dipendenti Aprile 2012 Consulente del lavoro Sicurezza: D.lgs. 81/2012 Dipendenti In corso Effettuate 4 sessioni entro DIC 2014 coperto il 60 % dei dip Piano di Completamento entro AGO 2015 Politica SA 8000 Requisiti di responsabilità sociale: Formazione modello organizzativo 231 training dedicati a Direzione Sales per i rischi specifici connessi alla funzione Tutti Marzo 2014 Entro 31/08/2015 completamento formazione SA 8000 per i mancanti Sales Entro anno commerciale 14_15 Enti di formazione esterna Consulente esterno Presidente ODV

19 MONITORAGGIO DELLE PRESTAZIONI ED EFFICACIA DEL SISTEMA SA 8000 OBIETTIVO Garantire efficaci sistemi di monitoraggio delle prestazioni del sistema mediante: 1: Coinvolgimento di tutto il personale (escluso i Dirigenti e Quadri in almeno 1 Focus Group o intervista diretta o questionario, annuale) 2: Conduzione di almeno 1 audit interno annuale 3: Periodico monitoraggio degli indicatori. Si veda analisi KPI s e Riesame della Direzione relativo agli operatori nell ambito del progetto di certificazione UNI EN che ci ha visti impegnati nell ultima parte dell anno A livello Aziendale Sono stati condotti focus group a seguito dell Engagement Survey che hanno potuto essere anche momenti di confronto e registrazione di problematiche sui temi SA8000. Azioni: I focus group hanno coinvolto la maggior parte dei dipendenti riscontrando un clima positivo generale, tale da non richiedere per ora ulteriori approfondimento anche alle luce dell assenza di particolari note situazioni critiche. 3: Gli indicatori sono stati raccolti e commentati nel presente riesame. 4. Sono disponibili HR KPI s condivisi trimestralmente con il Gruppo (gender balance, age, comp&ben.., turn over rate)

20 GESTIONE DELLE PROBLEMATICHE ED ATTUAZIONE AZIONI CORRETTIVE OBIETTIVO Garantire che a tutte le parti interessate, in particolare ai dipendenti, sia garantito un sistema anonimo di invio di segnalazioni e i reclami La procedura della gestione di segnalazioni e reclami è confermata nei contenuti da RGSA Nadia Longo. L ultima sessione di formazione ha coinvolto i nuovi colleghi (ex Ristomat). Occorre anche sottolineare che è attivo anche il canale di segnalazione all ODV per il Modello Organizzativo 231/2001. Aggiornamento al Marzo 2015: Ad oggi non sono pervenuti reclami o segnalazioni

21 Monitoraggio dei Fornitori OBIETTIVO Adottare un sistema di monitoraggio dei fornitori aderente allo standard SA8000 L ultimo mailing verso i fornitori finalizzato alla raccolta massiva dei questionari. L analisi dei questionari ricevuti ha doto esito positivo. Successivamente è stata revisionata la procedura di qualifica dei fornitori, creata la directory Fornitori e chiesto ai responsabili dei centri di costo di caricare nella stessa tutta la documentazione di qualifica agendo sia sui fornitori storici ma soprattutto sui nuovi. Il processo ha dato ottimi risultati nell Area Operations /Promotion ove sono stati qualificati secondo criteri SA8000 circa l 80% dei fornitori attivi. Marzo 2014 Effettuato audit outsourcer con esito positivo.

22 COMUNICAZIONE ESTERNA E COINVOLGIMENTO DELLE PARTI INTERESSATE Per quanto concerne la comunicazione esterna sono stati pubblicati sul link i seguenti documenti: Politica e Dichiarazione dei Principi di Responsabilità Sociale Procedura per la gestione delle segnalazioni interne e dei reclami Modulo per la trasmissione delle Segnalazioni e dei reclami Procedura di lotta contro il lavoro minorile e di recupero di minori trovati al lavoro Codice etico e gli allegato 1. Codice di condotta dei fornitori e 2. Dichiarazione di integrità Aziendale. Riesame della direzione (aggiornamento al mese di Febbraio 2015)

23 Accesso alla verifica In occasione degli incontri del mese di marzo 2014 il personale è stato informato sulle modalità di esecuzione e conduzione degli audit di terza parte, ivi incluso l audit non annunciato. Azione: Da definire apposita procedura per l accoglienza degli auditor e la gestione degli audit non annunciati.