Ministero della Giustizia

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1 Ministero della Giustizia DIPARTIMENTO DELL ORGANIZZAZIONE GIUDIZIARIA, DEL PERSONALE E DEI SERVIZI DIREZIONE GENERALE PER I SISTEMI INFORMATIVI AUTOMATIZZATI POLISWEB Indicazioni tecnico-pratiche

2 Sommario PREMESSA 3 L AVVOCATO 3 IL SINGOLO UFFICIO GIUDIZIARIO 4 APPENDICE 6 STORIA DELLE MODIFICHE APPORTATE Versione Data Descrizione Modifica /05/2005 Prima emissione /06/2005 Precisazione sulla registrazione dell avvocato al punto di accesso Precisazione sui requisiti dei punti di accesso Modalità di segnalazione errori/anomalie sui fascicoli PAGINA 2 DI 6

3 PREMESSA Il presente documento ha lo scopo di fornire ragguagli tecnici e pratici a beneficio degli uffici giudiziari e degli avvocati che intendono effettuare la consultazione via internet tramite PolisWeb. La presente relazione fa riferimento al documento PolisWeb specifiche tecniche, versione 4.1. L AVVOCATO L avvocato deve preliminarmente: scegliere un punto di accesso e registrarsi presso di esso, secondo le procedure definite dallo stesso punto di accesso, presentando un certificato, rilasciato in data non anteriore a venti giorni, in cui il consiglio dell'ordine di appartenenza attesta l'iscrizione all'albo, all'albo speciale, al registro dei praticanti abilitati, oppure la qualifica che legittima all esercizio della difesa e l'assenza di cause ostative allo svolgimento dell'attività difensiva. 1 Il punto di accesso è una struttura tecnico-organizzativa, che può essere realizzata da privati, dal Consiglio dell Ordine o dal Consiglio Nazionale Forense (su delega del Consiglio dell Ordine), necessariamente dislocata presso un idonea struttura al di fuori dell ufficio giudiziario (ossia della Rete Unica Giustizia) e dunque non di competenza del Ministero della Giustizia; è tipicamente composta da un server che si incarica di autenticare l utente e di consentire quindi la connessione al server che espone i servizi di PolisWeb. Il punto di accesso deve essere in possesso dei requisiti previsti per i soggetti pubblici e privati 2 e può entrare in esercizio a seguito di emanazione di apposito provvedimento, previa verifica 3, effettuata sulla base di un piano delle verifiche disponibile sul sito Dotarsi di una smart-card (o in genere un dispositivo crittografico) contenente il certificato di autenticazione occorrente per essere autenticati in occasione della connessione al Punto di Accesso, operazione necessaria preliminarmente all effettuazione di qualsiasi operazione. È opportuno che l avvocato chieda al Punto di Accesso dove e come reperire una smart-card compatibile con il Punto di Accesso stesso. Tale smartcard (che tipicamente contiene anche la firma digitale) deve comunque essere rilasciata da una Certification Authority accreditata CNIPA. Dotarsi di una qualsiasi connessione ad internet in modo da raggiungere il punto di accesso. Una volta pronto e abilitato presso il punto di accesso, l avvocato, dalla sua postazione (con la smart-card inserita e connesso ad internet), si collega al punto di accesso presso cui è registrato. Il punto di accesso, una volta autenticato l avvocato, rimanda l utente alla home page di PolisWeb, la quale propone l elenco degli uffici giudiziari abilitati. Scelto l ufficio giudiziario, all avvocato viene subito presentata la home page di PolisWeb relativa all ufficio selezionato, da dove può consultare le informazioni di propria pertinenza, ossia i procedimenti dove è costituito. 4 Viene instaurata tra punto di accesso e server PolisWeb una connessione sicura tramite mutua autenticazione (SSL3), basata su certificato server e certificato client. 1 Cfr. D.M. 14 Ottobre 2004, art. 14, comma 4 2 Cfr. D.M. 14 Ottobre 2004, art. 6, commi 5 e 6 3 cfr. D.M. 14 Ottobre 2004, artt. 6 e Esiste comunque una funzione di ricerca che consente all avvocato non costituito di conoscere il giudice e la data di prossima udienza, inserendo obbligatoriamente il nome dell attore e del convenuto, nonché la data di udienza presente sull atto di citazione. PAGINA 3 DI 6

4 Si precisa che: il sito PolisWeb ospita i dati provenienti da tutti gli uffici giudiziari; 5 i dati sono pertanto disponibili senza limitazioni a tutti i punti di accesso; i dati provenienti dai singoli uffici giudiziari sono aggiornati solitamente nottetempo; a seconda dell utilizzo del relativo registro di cancelleria presso il singolo ufficio giudiziario, è possibile la consultazione delle banche dati relative a: o contenzioso civile o diritto del lavoro o volontaria giurisdizione o esecuzioni civili, immobiliari e mobiliari. La disponibilità su internet delle informazioni inerenti i singoli tipi di contenzioso dipende dalla presenza o meno di banche dati informatiche presso ogni singolo tribunale interessato e dai tempi di aggiornamento delle informazioni inerenti le cause di contenzioso impiegati da ogni singola cancelleria. Per problematiche riguardanti l accesso, l avvocato si dovrà rivolgere al fornitore del punto di accesso, mentre per anomalie riguardanti i dati ricercati e consultati sul sito, si rapporterà con il singolo ufficio giudiziario, secondo una modalità che verrà resa nota dal singolo ufficio giudiziario e descritta nella home page di PolisWeb. IL SINGOLO UFFICIO GIUDIZIARIO Presso il singolo ufficio giudiziario sono attive le procedure informatizzate di gestione dei registri. È possibile pubblicare su PolisWeb le informazioni relative a uno o tutti i seguenti registri: contenzioso civile e volontaria giurisdizione (programma ministeriale denominato SICC, che include anche SIVG ) diritto del lavoro (programma ministeriale denominato SIL ) esecuzioni civili, immobiliari e mobiliari (programma ministeriale denominato SIEC ). Preliminarmente all attivazione di PolisWeb, è necessario che il singolo ufficio provveda a: a) normalizzare la tabella degli avvocati, in modo che il singolo avvocato compaia univocamente e sia valorizzato il corretto codice fiscale (in quanto è questa la chiave per l accesso ai dati); b) verificare ed eventualmente sistemare la correlazione tra il singolo avvocato e i suoi fascicoli, in modo che l avvocato si ritrovi tutti i procedimenti dove è costituito; c) inviare al CISIA l autorizzazione ad esportare la propria banca dati. Una volta che la base dati è pronta, il CISIA competente (tipicamente attraverso il servizio di assistenza tecnica) è in grado di attivare la procedura di aggiornamento del server PolisWeb. Tale aggiornamento viene eseguito solitamente ogni notte. 5 Verranno resi disponibili per primi i dati degli uffici giudiziari che non esportano i propri dati verso un sito PolisWeb distrettuale già attivato. Secondo una tempistica da definire al momento di pubblicazione del presente documento, anche gli altri uffici verranno esportati sul CG-Amm di Napoli. PAGINA 4 DI 6

5 Il singolo ufficio giudiziario si deve occupare a regime di mantenere un adeguato livello di correttezza dei dati inseriti nei sistemi di gestione dei registri e che verranno poi visualizzati in PolisWeb. Al fine di perseguire tale correttezza, si individuano due principali aree di intervento: all atto dell iscrizione a ruolo, soprattutto per gli aspetti sopra citati (tabella avvocati e correlazione avvocato fascicoli); all atto dell aggiornamento dei fascicoli, quando si imputano informazioni fondamentali quali la data della prossima udienza. È evidente inoltre che gioca un ruolo fondamentale la tempestività di aggiornamento dei registri. Poiché è sempre possibile che sfugga qualcosa, e che se ne accorga l avvocato quando consulta i dati di propria pertinenza, è necessario che il singolo ufficio giudiziario, accordandosi eventualmente con l Ordine degli avvocati locale, stabilisca le modalità di segnalazione delle anomalie riscontrate al fine di garantire una celere correzione delle informazioni, e le pubblichi sulla propria home page del sito (es. numero di telefono, indirizzo di , moduli da riempire, ecc ). In appendice è riportato a puro titolo di esempio un modulo di segnalazione di errori ed anomalie fra avvocato e ufficio giudiziario che può essere utilizzato a tal fine. PAGINA 5 DI 6

6 APPENDICE Esempio di modulo di segnalazione anomalie riscontrate nella consultazione dei propri fascicoli Tribunale di Modulo di segnalazione anomalie PolisWeb Identificativi avvocato: Nome Cognome Codice fiscale Dettaglio anomalie riscontrate: nella ricerca tramite PolisWeb: num. R.G./Anno Informazioni sul fascicolo Luogo Iscrizione Tipo Parte (Attore o Convenuto) Fascicolo non visualizzato (contrassegnare con una X) Anomalie riscontrate Parte errata (indicare parte corretta) Data Citazione errata (indicare data corretta) Note: per anomalie di natura diversa rivolgersi direttamente alle cancellerie locali; per problematiche riguardanti l accesso, l avvocato si dovrà rivolgere al fornitore del punto di accesso. PAGINA 6 DI 6