CAMERA DI COMMERCIO INDUSTRIA ARTIGIANATO E AGRICOLTURA CHIETI REGISTRO IMPRESE GUIDA ALLO STANDARD PDF/A

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1 CAMERA DI COMMERCIO INDUSTRIA ARTIGIANATO E AGRICOLTURA CHIETI REGISTRO IMPRESE GUIDA ALLO STANDARD PDF/A

2 INDICE 1. PDF/A: Premessa Caratteristiche dello standard PDF/A Settori di utilizzo dello standard PDF/A Strumenti per la creazione di PDF/A Software a pagamento Prodotti open source gratuiti Guida operativa per la creazione di file in formato PDF/A Mediante OpenOffice (gratuito) Se il file è un documento di testo - Ms Word (.DOC) o OpenOffice Writer (.ODT) Se il file è un foglio di calcolo - Ms Excel (.XLS) o OpenOffice Writer (.ODS) Se il file è un.pdf (normale) o un formato grafico (.Tiff o.jpg) Eventuali problemi di conversione di files Mediante Acrobat Professional (a pagamento) I controlli sui documenti di tipo PDF/A Strumento gratuito di verifica PDF/A...9 2

3 1. PDF/A: Premessa Il documento digitale (o elettronico) è un oggetto fisico: testo, immagine o filmato (nei più svariati formati possibili), rappresentato tramite una grandezza fisica che assume valori binari ottenuti attraverso un processo di elaborazione elettronica. Tuttavia non tutti i documenti digitali, nei diversi formati possibili, sono consigliabili per l'archiviazione a lungo termine. Per tale finalità è opportuno adottare il formato PDF/A, ovvero uno standard ISO per l uso del formato PDF per l archiviazione a lungo termine dei documenti elettronici, pubblicato il 1 ottobre 2005 come ISO : Do cument management Electronic document file format for long-term preservation Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1). Il PDF/A è stato introdotto anche nell ordinamento giuridico italiano, infatti il DPCM 10 dicembre 2008 "Specifiche tecniche del formato elettronico elaborabile (XBRL) per la presentazione dei bilanci di esercizio e consolidati e di altri atti al registro delle imprese pubblicato nella Gazzetta Ufficiale del 31 dicembre 2008, dispone l utilizzo di tale formato per il deposito dei bilanci. Il PDF è un formato aperto, come riconosciuto anche recentemente dal CNIPA ( e ciò significa che aziende diverse da Adobe Systems,che per prima ha generato il formato PDF, possono sviluppare programmi per creare o visualizzare i PDF. 1.1 Caratteristiche dello standard PDF/A Lo standard non definisce un metodo di archiviazione o un obiettivo d'archiviazione, ma, come già accennato in premessa, fissa una serie di requisiti che assicurino la riproduzione dei documenti allo stesso modo nel lungo periodo. Fondamentale per la riproducibilità è il requisito di autoconsistenza, ovvero l assenza di connessioni ad istruzioni o dati esterni (come ad es. può essere l identificazione del tipo di carattere utilizzato per la redazione di un testo); pertanto tutte le informazioni necessarie per la visualizzazione del documento debbono essere incorporate nel documento stesso siano esse testi, immagini e grafica vettoriale, caratteri, colori e qualsiasi altra informazione Altri elementi di compatibilità includono: Divieto di contenuti audio e video; Divieto di Javascript ed esecuzioni di file eseguibili; Tutti i caratteri devono essere incorporati e devono poter essere incorporati senza limiti. Questo vale anche per il cosiddetto standard PostScript come i caratteri 3

4 Times o Helvetica; Lo spazio dei colori è specificato in un modo indipendente dal dispositivo; La crittografia è soppressa; L'utilizzo di meta-dati standard è obbligatorio. Lo standard PDF/A è suddiviso in due parti: PDF/A-1 e PDF/A-2. Il PDF/A-1, l unico oggi approvato, è suddiviso a sua volta in due livelli: PDF/A-1a: corrispondente al massimo richiesto dallo standard; PDF/A-1b corrispondente al minimo richiesto dallo standard (incluso nel PDF/A- 1a). 1.2 Settori di utilizzo dello standard PDF/A L archiviazione a lungo termine dei documenti elettronici, quindi l utilizzo dello standard PDF/A, ha importanti priorità in molti settori. Si pensi ai files utilizzati dalle agenzie di credito o assicurative che spesso hanno un ciclo di vita superiore ai 50 anni. Per quanto attiene le Pubbliche Amministrazioni, il PDF/A può trovare applicazione lì dove è necessario conservare registrazioni digitali o digitalizzate; per tali ragioni al Registro delle Imprese, ove vige l obbligo di invio telematico delle istanze, è necessario allegare i documenti esclusivamente in formato PDF/A così come previsto dal DPCM 10 dicembre 2008 "Specifiche tecniche del formato elettronico elaborabile (XBRL) per la presentazione dei bilanci di esercizio e consolidati e di altri atti al registro delle imprese. 2. Strumenti per la creazione di PDF/A La creazione di un file in formato PDF/A richiede l utilizzo di un software che può essere utilizzato sostanzialmente mediante due diverse modalità: mediante licenza "proprietaria" del software (di regola a pagamento) mediante licenza libera (Open Source) (di regola gratuita) I software a pagamento, generalmente, consentono non solo la conversione dei documenti ma anche la verifica di tali documenti contrariamente a quanto messo a disposizione dai software liberi utilizzabili esclusivamente per la trasformazione Software a pagamento Diversi prodotti e tools per la creazione, elaborazione e verifica di documenti elettronici in formato PDF/A sono commercialmente disponibili. Per un elenco a titolo d'esempio si 4

5 veda il sito Prodotti open source gratuiti Attualmente il prodotto open source ritenuto più affidabile nella creazione di documenti in formato PDF/A, è OpenOffice (liberamente scaricabile in lingua italiana dal sito ) A partire dalla versione 2.4 (la versione attualmente in linea è la 3.0) è possibile esportare e dunque convertire qualsiasi tipo di documento dal formato originale al formato PDF/ A. Tuttavia, solamente dalla versione 3.0 è consentito trattare anche il formato PDF nativo. Si consiglia pertanto di utilizzare tale ultima versione. 3. Guida operativa per la creazione di file in formato PDF/A 3.1 Mediante OpenOffice (gratuito) Se il file è un documento di testo - Ms Word (.DOC) o OpenOffice Writer (.ODT) Se il file da convertire è un documento di testo, cioè un documento redatto con un programma di videoscrittura, occorrerà: 1) Avviare OpenOffice Writer 2) Aprire il documento da convertire in una delle due seguenti modalità: utilizzando l apposito tasto nella barra degli utilizzando la barra dei Menù: File/Apri strumenti 5

6 3) Una volta aperto il file, per convertirlo, scegliere dal Menù File/Esporta nel formato PDF 4) A questo punto si aprirà una nuova finestra in cui dal menù GENERALE è necessario spuntare l opzione PDF/A- 1a. Cliccando, infine, su esporta si aprirà un ultima finestra di dialogo dove è necessario specificare il nome da assegnare al file da generare in formato PDF/A e la relativa cartella. Al termine della procedura il sistema avrà generato un documento PDF/A la cui estensione rimane sempre PDF Se il file è un foglio di calcolo - Ms Excel (.XLS) o OpenOffice Writer (.ODS) Se il file da convertire è un foglio di calcolo, cioè un file derivante da un programma per l'elaborazione dei fogli elettronici, la procedura sarà analoga a quella già descritta nel precedente paragrafo con la sola variante di avviare, anzichè OpenOffice Writer, l'applicativo OpenOffice Calc Se il file è un.pdf (normale) o un formato grafico (.Tiff o.jpg) OpenOffice 3.0 è in grado di gestire anche i documenti in formato PDF; a tal fine è sufficiente installare un'estensione. L'estensione utile per la gestione dei documenti in formato PDF si chiama "PDF Import" e può essere scaricato, per l'installazione, dal sito web di OpenOffice all'indirizzo: Caricata la pagina web indicata, è sufficiente cliccare sul bottone Get it per Windows 6

7 (o per il sistema operativo in uso) e salvare file pdfimport.oxt su in una cartella qualsiasi seguendo le istruzioni fornite dal sito. L installazione dell estensione scaricata richiede i seguenti passaggi: 1) Accedere ad Openoffice.org mediante la seguente sequenza: - Start - Programmi - OpenOffice OpenOffice.org 2) Da OpenOffice.org scegliere la voce Strumenti dalla barra dei menù cliccare Gestione estensioni: 3) Dalla nuova finestra cliccare su Aggiungi ed aprire il file pdfimport.oxt salvato in precedenza. Procedere all installazione dell estensione. L installazione di PDF Import consentirà l apertura di tutti i documenti PDF con l applicazione OpenOffice Draw (Disegno). Terminata questa procedura, se il file da convertire è un documento in formato PDF o è un immagine (con estensione.jpg,.tiff, etc.) la procedura sarà analoga a quella già descritta nel precedente paragrafo con la sola variante di avviare, anzichè OpenOffice Writer, l'applicativo OpenOffice Draw (Disegno). 7

8 3.1.4 Eventuali problemi di conversione di files Può accadere che i file derivanti da scansioni che creano direttamente file PDF, una volta aperti con OpenOffice Draw presentino il testo scritto di colore bianco su sfondo nero (cd pagine in negativo). In tal caso occorre selezionare pagina per pagina l immagine (basta cliccare una sola volta all'interno della pagina e ed i bordi risulteranno delimitati da quadratini verdi); alla selezione dell immagine appariranno sulla barra degli strumenti i seguenti pulsanti: ; occorrerà ora cliccare sulla freccia con il vertice rivolto verso il basso posta vicino al tasto, e selezionare l icona inverti : Questa operazione va ripetuta per ogni singola pagina che compare in negativo. Si consiglia di salvare il documento nel formato nativo di OpenOffice Draw (Salva con nome ) e quindi di procedere all esportazione in PDF/A come indicato al precedente paragrafo A volte può accadere che durante la conversione in PDF/A alcune caratteristiche del documento originale non siano compatibili con lo standard e vengano quindi rimosse. A tal proposito OpenOffice.org visualizza un messaggio con le caratteristiche non compatibili: Tale messaggio (ad esempio relativo all'attributo di trasparenza) ha solo carattere informativo e può pertanto essere ignorato per poi proseguire normalmente. Una volta eseguita l'esportazione, il file va aperto con Acrobat Reader per visualizzare il vero e proprio risultato perché riaprendo il PDF/A con OpenOffice Draw le pagine potrebbero risultare nuovamente in negativo anche se in effetti non lo sono. 3.2 Mediante Acrobat Professional (a pagamento) Adobe ha integrato le funzionalità di creazione e validazione del formato PDF/A già a partire dalla versione 8 di Acrobat Professional. Per creare detto formato è sufficiente aprire con Acrobat Professional il file PDF e successivamente cliccare su File Esporta - PDF/A. L esportazione richiederà di immettere un nome nuovo e una cartella di 8

9 destinazione ed effettuare il salvataggio. E consentito con Acrobat Professional, attraverso la funzione Verifica Preliminare, verificare se un file PDF è esattamente PDF/A compatibile. Per utilizzare la funzione Verifica Preliminare occorre cliccare su Avanzate - Verifica Preliminare scorrere i vari profili fino ad individuare quello intitolato Compatibilità con PDF/A. 4. I controlli sui documenti di tipo PDF/A Non sono disponibili, allo stato, software con licenze libere o opensource in grado di fornire un controllo affidabile dei documenti di tipo PDF/ A, esistono a tal fine diversi prodotti specializzati a pagamento fra cui Adobe Acrobat Professional vers. 8 e superiori (cfr par. 3.2) ed altri strumenti riportati sul sito ufficiale per cui esistono versioni di prova e a pagamento. 4.1 Strumento gratuito di verifica PDF/A InfoCamere ha messo a disposizione degli utenti Telemaco - Registro Imprese, un servizio gratuito di verifica on-line degli atti che, ai sensi dell'art. 6 del DPCM 10 dicembre 2008 pubblicato nella G.U. del 31 dicembre 2008, devono essere depositati al Registro delle Imprese in formato PDF/A, raggiungibile attraverso il sito web (nella sezione sportello pratiche) o direttamente all indirizzo web: Nella pagina web selezionare software e poi strumenti per effettuare la registrazione, se non già registrati, quindi procedere come indicato nel sito web. Il servizio consente di sottoporre a verifica qualsiasi atto (file) ottenendo on-iine l'esito del controllo. 9