Gruppo di coordinamento per l acquisto di risorse elettroniche (CARE) Bologna, 21 giugno 2010

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1 Gruppo di coordinamento per l acquisto di risorse elettroniche (CARE) Bologna, 21 giugno 2010 Il Gruppo, convocato via dal presidente, si è riunito in data 21 giugno 2010 alle ore 11:00, presso la sede della Biblioteca Biomedica Centrale di Bologna. Componenti del Gruppo Care Presenti Assenti giustificati Alberto Sdralevich presidente X Gabriella Benedetti Cipe X Franco Bungaro Cilea X Domenico Castellani Cipe X Maurizio Florio Cilea X Paola Gargiulo Caspur X Decio Levi Caspur X Rosa Maiello Caspur X Anna Ortigari Cipe X Alberto Franco Pozzolo Crui X Eleonora Rodi Cilea X Giovanni Solimine Crui X Chiara Tabacco segretaria X Assenti Ordine del giorno: 1. Approvazione del verbale della riunione precedente 2. Comunicazioni 3. Attività programmate (sono indicati soltanto i nomi dei referenti) - Florio: nota per gli utenti su Portico - Situazione contratti Blackwell-Wiley - Florio: valutazione possibilità contratto BMJ - Ortigari: analisi e proposte integrazioni indagine E-Books - Benedetti: prima informativa sulla possibile revisione di clausole di contratti in corso - Maiello: progetto di intervento sul tema dell'editoria scientifica italiana 4. programmazione di altre attività, non discusse nella riunione di maggio 5. proposta per un sondaggio sui possibili tagli degli abbonamenti on line 6. Calendario delle riunioni 7. Varie eventuali.

2 1. Approvazione del verbale della riunione precedente Il verbale viene approvato all unanimità. 2. Comunicazioni Non essendo previste a breve termine riunioni della Commissione biblioteche CRUI, Sdralevich ha chiesto alla dott.ssa Francesca Rossi di far pervenire ai delegati, previa approvazione del Presidente della Commissione, una nota informativa sulle attività del Gruppo Care. Il Gruppo ritiene opportuno che la Commissione biblioteche sia a conoscenza del suo programma di attività e condivide una certa preoccupazione per la mancanza di notizie circa l'andamento dell'operazione di riorganizzazione di CARE. Il presidente sollecita il gruppo a utilizzare l apposita lista (care-gruppo@caspur.it) per la corrispondenza al proprio interno anziché gli indirizzi dei singoli componenti. Come concordato, Sdralevich ha inviato una lettera a Elsevier per invitare l editore a ridiscutere la sostenibilità economica dei titoli Clinics per le strutture Universitarie e per definire una migliore gestione degli amendment. E previsto un incontro tra Care e l editore per il 9 luglio prossimo al termine della riunione Care. 3. Attività programmate - Florio: nota per gli utenti su Portico Florio ha sottoposto al Gruppo una bozza di lettera da inviare alle sedi per ricordare le condizioni di accesso al contratto Portico e una nota tecnica sul contratto rivista e aggiornata. Il gruppo approva il testo proposto; Florio invierà al gruppo la versione definitiva della lettera. - Situazione contratti Blackwell-Wiley: Care riconosce che l auspicio di unire i tre contratti consortili in un unico contratto non è al momento attuabile: Cilea e Caspur hanno già firmato il contratto e Cipe procederà alla firma non appena l editore provvederà ad allineare alcune clausole contrattuali agli accordi stabiliti in trattativa. Una comparazione dei tre contratti negoziati dai consorzi sarebbe comunque molto utile in vista del futuro rinnovo. La comparazione ha lo scopo di evidenziare le differenze, valutare il disallineamento dei modelli economici, allineare le date di scadenza. Paola Gargiulo, Anna Ortigari e Eleonora Rodi, che hanno partecipato alle trattative per i rispettivi consorzi, procederanno all analisi dei contratti; Paola Gargiulo, referente del gruppo di lavoro, presenterà i risultati dell analisi nella riunione Care del prossimo settembre.

3 - Florio: valutazione possibilità contratto BMJ Florio presenta al Gruppo una proposta che delinea le fasi di lavoro preparatorie al contratto: analisi delle licenze esistenti (contratto Cilea, licenza standard BMJ per il Regno unito), identificazione delle clausole da negoziare con l editore, definizione della tipologia di sedi interessate, analisi delle problematiche che riguardano tutte le sedi. Cilea ha un contratto che scade a fine anno. Nei prossimi giorni Florio prevede di incontrare l editore per avviare il confronto. L editore ha precedentemente fornito a Florio un file completo con le sottoscrizioni di tutte le sedi a livello nazionale. Il file presenta i dati in modo caotico in particolare nell attribuzione delle sottoscrizioni alle sedi e nell aggregazione indistinta di sedi di diversa tipologia. E necessaria una verifica delle sottoscrizioni attribuite alle sedi. Florio propone di usare il file fornito dall editore come strumento interno di verifica e suggerisce di creare una griglia di lavoro ex novo da sottoporre alle sedi per rilevare i dati. Il Gruppo concorda sul fatto che Care si occupi del contratto per le Università e per gli ospedali che hanno una convenzione con le Università. Il contratto BMJ prevede la formulazione del prezzo contrattuale in base al dato FTE delle sedi. Contestualmente alla verifica delle sottoscrizioni, è necessario chiedere alle sedi una segnalazione di interesse sulla base di un riferimento di massima al costo attuale. BMJ lamenta la collocazione di alcune istituzioni in fasce di prezzo non consone; è possibile che le quote di alcune sedi cambino rispetto al passato. L editore ha intenzione di aggiungere alcuni titoli alla collezione fino ad arrivare dai 32 titoli attuali a ca. 50 titoli. Il contratto comprende sia riviste che banche dati; trattandosi di pochi titoli, il Gruppo concorda sull opportunità di negoziare ambedue le tipologie di risorse. Florio invierà un documento che evidenzia le differenze fra le licenze esistenti. Nell affrontare la trattativa il gruppo dovrà prendere in considerazione i seguenti aspetti: - se sia più vantaggioso un contratto solo online oppure print + online, - se richiedere all editore l applicazione del deep discount (sembra che l editore non preveda questa opzione), - se negoziare l acquisto di una copia cartacea di rispetto da collocare presso una delle sedi aderenti, - se richiedere all editore la fornitura di una copia digitale presso i server Cilea e Caspur. Il Gruppo ritiene opportuno attendere eventuali risposte da parte della Commissione biblioteche prima di avviare i contatti con l editore.

4 - Ortigari: analisi e proposte integrazioni indagine E-Books: Il gruppo di lavoro procederà all analisi dei risultati della precedente indagine sugli e-books attuata da Care e formulerà le opportune proposte di integrazione. Care ritiene opportuno che l indagine sia coordinata con le rilevazioni del gruppo GIM. Ortigari osserva che il coordinamento è possibile se GIM intende portare avanti un indagine qualitativa. Qualora GIM voglia effettuare solo un indagine quantitativa, lo scopo di GIM si discosta dall obiettivo dell indagine Care. Ortigari ha sottoposto al Gruppo una traccia di lavoro che si prefigge 2 obiettivi: a) predisporre un report per le sedi sul questionario precedente. Ortigari presenta alcuni report di analoghe rilevazioni effettuate dai consorzi inglesi e francesi, sulla base dei quali individuare la struttura più idonea per il report di Care. Il Gruppo commenta i modelli proposti e stabilisce che il report debba avere la seguente struttura: un paragrafo introduttivo arricchito da una selezione significativa di box interpretativi, seguito dai dati analitici e dalla valutazione finale. b) affrontare il problema della diffusione dei reader: Ortigari presenta una bozza di questionario che il gruppo di lavoro valuterà e integrerà. Il gruppo di lavoro presenterà il report sul questionario precedente alla riunione di settembre del Gruppo Care e entro luglio il questionario sulla diffusione dei reader. - Benedetti: prima informativa sulla possibile revisione di clausole di contratti in corso: Benedetti presenta al Gruppo una bozza della traccia di lavoro realizzata in prima istanza sui contratti Elsevier e Springer ma da estendere anche al contratto Wiley. Benedetti ha estratto dai contratti Elsevier e Springer tutte le sezioni relative alla clausola di opt out, all accesso post termination, ai diritti di archivio. Obiettivo dell analisi è una rilevazione delle differenze nelle opzioni concesse dagli editori, una riflessione sulle garanzie che le clausole esistenti offrono alle sedi e su eventuali lacune, l elaborazione di una proposta per le modalità di rientro nel contratto in caso di eventuale uscita da parte delle sedi. Le valutazioni emerse da questa fase di analisi verranno confrontate con gli editori. Il gruppo di lavoro riferirà nella riunione Care del 9 luglio e presenterà il progetto nella riunione di settembre. - Maiello: progetto di intervento sul tema dell'editoria scientifica italiana: Maiello presenta le prime riflessioni sul tema dell editoria scientifica italiana che evidenziano una serie di problematiche, sebbene con trend in miglioramento. Le problematiche riguardano: clausole contrattuali poco allineate al contesto internazionale, offerte economiche fuori mercato e modelli contrattuali ancora molto legati al cartaceo.

5 Gli obiettivi del progetto: promuovere la diffusione dell editoria in Italia rimuovendo, almeno a livello di licenze se non di sviluppo tecnologico, gli ostacoli che interessano sia gli utenti, sia gli stessi editori, far entrare nel mercato gli editori che ancora non hanno affrontato questa prospettiva. definire la cornice per modelli di licenza che adeguino l'offerta dell'editoria italiana agli standard internazionali e raccogliere le evidenze sulle criticità. Il gruppo di lavoro propone di effettuare un sondaggio fra gli atenei al fine di individuare la scala di priorità fra i principali editori italiani. Il gruppo valuta anche positivamente l opportunità di un confronto con AIE; Ortigari esprime al Gruppo alcune perplessità dettate dal timore che tale confronto possa introdurre delle difficoltà al raggiungimento dei suddetti obiettivi. Il gruppo di lavoro presenterà nella prossima riunione di Care del 9 luglio un report sul progetto. 4. Programmazione di altre attività, non discusse nella riunione di maggio 5. Proposta per un sondaggio sui possibili tagli degli abbonamenti on line 6. Calendario delle riunioni 7. Varie eventuali. Esaurito l ordine del giorno e gli altri argomenti in discussione, la seduta è sciolta alle ore 15. Il Presidente Alberto Sdralevich Il Segretario Gabriella Benedetti