Gestione Tesi Online (operatori ESSE3)

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1 Gestione Tesi Online (operatori ESSE3) Versione 2.2 Autore Stato Revisore Data 26/09/2017 Distribuito a: Gruppo di lavoro Esse3 Approvato P. Casalaspro Operatori Esse3

2 Sommario 1 Introduzione Tesi PRESENTATA Tesi ASSEGNATA Tesi APPROVATA Domanda conseguimento titolo Scadenze sessioni/appelli Sessioni Appelli Tabella riassuntiva scadenze Report Stato Tesi Laureandi... 9

3 1 Introduzione La procedura Sedute di laurea online è costituita di due moduli: - Verbalizzazione con firma digitale della Seduta di laurea; - Gestione della Tesi online. Il primo modulo è stato trattato nella Guida Gestione Sedute Laurea Online già presente nella manualistica del WIKI da settembre In questa guida si tratterà il secondo modulo. La procedura Tesi Online viene utilizzata dallo studente che : è iscritto all ultimo anno di corso (in corso o fuori corso); ha seguito la procedura di richiesta tesi in base alle regole del proprio corso di studi; ha già preso contatti con il relatore, con il quale è stato concordato un Titolo tesi (provvisorio). Le date degli appelli di laurea sono pubblicate sul sito WEB del Dipartimento almeno tre mesi prima dello svolgimento delle sedute. La definizione del calendario degli appelli viene coordinata dal Dipartimento. 2 Tesi PRESENTATA Non oltre 60 giorni precedenti l appello di laurea, lo studente accede alla Bacheca conseguimento titolo della propria area web e attiva il processo di tesi online indicando il titolo della tesi, il Primo relatore e gli eventuali altri relatori. In questa nuova modalità, la gestione della tesi è inizialmente separata dalla domanda conseguimento titolo. Infatti lo studente inserisce i dati della tesi anche se non è aperta una finestra per la prenotazione ad un appello di laurea. Dopo aver attivato la procedura, lo studente deve attendere che il primo relatore proceda con la conferma dell avvio della procedura Tesi online. Appena lo studente attiva la procedura di tesi online, i suoi dati sono visibili dalla maschera GESTIONE TESI: Guida operatori ESSE3 - Tesi online 2.2 Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 1

4 Inizialmente la tesi dello studente si trova in stato PRESENTATA. Guida operatori ESSE3 - Tesi online 2.2 Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 2

5 Il relatore è stato indicato dallo studente. La maschera degli allegati alla tesi è vuota, infatti finchè il relatore non conferma l attivazione della procedura richiesta dallo studente, nessun allegato può essere associato alla tesi. 3 Tesi ASSEGNATA Il relatore per permettere allo studente di prenotarsi al primo appello di laurea disponibile, deve confermare l attivazione 60 giorni precedenti l appello di laurea. Guida operatori ESSE3 - Tesi online 2.2 Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 3

6 Quando il relatore ha confermato l attivazione della procedura Tesi online, la tesi passa allo stato ASSEGNATA. A questo punto possono iniziare i controlli sulla carriera, che dovranno terminare entro il 10 giorno precedente l appello di laurea al quale si prenoterà lo studente, affinché la Domanda Conseguimento Titolo possa essere confermata. Non oltre il 10 giorno precedente l appello di laurea, lo studente deve inserire i documenti definitivi (Tesi elettronica e Abstract). Guida operatori ESSE3 - Tesi online 2.2 Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 4

7 4 Tesi APPROVATA UNIVERSITÀ DEGLI STUDI DI SALERNO Lo studente effettua inoltre la Richiesta di Benestare che serve per chiedere al relatore l approvazione della tesi. La conferma da parte del relatore sostituisce la firma sulla copia cartacea della tesi che in precedenza si consegnava in segreteria. Come per gli allegati definitivi, non oltre il 10 giorno precedente l appello di laurea, lo studente deve effettuare la richiesta di benestare. Poiché la registrazione del benestare da parte del relatore non può essere effettuata oltre il 10 giorno precedente l appello di laurea, è preferibile che lo studente non attenda tale scadenza per effettuare la richiesta. Quando il relatore registra il benestare, la tesi passa nello stato APPROVATA. La tesi in stato Approvata, indica all operatore che lo studente può essere associato alla seduta di laurea. Quando è presente il benestare del docente è fondamentale verificare che gli allegati definitivi siano in stato Approvato, affinché siano visibili alla Commissione. Guida operatori ESSE3 - Tesi online 2.2 Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 5

8 5 Domanda conseguimento titolo Entro 30 giorni dall appello di laurea ( se la tesi è in stato ASSEGNATA), lo studente procede con la Domanda conseguimento titolo. 6 Scadenze sessioni/appelli Per ogni appello di laurea gestito con la verbalizzazione online, quindi di tipologia VOL, devono essere inserite delle scadenze a livello di sessione nel tab scadenze sessioni e devono essere aggiunte nuove voci nel tab scadenze appelli per permettere il funzionamento della procedura Tesi online. Guida operatori ESSE3 - Tesi online 2.2 Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 6

9 6.1 Sessioni A livello di sessione si inseriscono due scadenze : In pratica le scadenze sessioni devono seguire le regole riportate nella seguente tabella: Codice scadenza Da A Giorni Anticipo DTW Dal giorno di apertura della sessione Al giorno di chiusura della sessione Per permettere agli studenti il deposito tesi in qualsiasi momento a partire dall iscrizione al loro ultimo anno di corso, e per permettere ai docenti di effettuare tutte le operazioni necessarie alla firma digitale delle sedute di laurea, è fondamentale che le sessioni siano continuative nell anno e non ci siano periodi scoperti. Ad esempio, se la sessione A si chiude il 31/03/2016 la sessione B inizierà il 01/04/2016. In ogni caso entrambe le scadenze devono essere aperte almeno 90gg prima del primo appello di laurea della sessione, quindi per le prime sessioni di ciascun dipartimento che parte con la sperimentazione, la data DAL potrebbe essere precedente a quella di inizio sessione. Es. Sessione 01/03/ /05/2016, appello 20/04/2016, DTW deve essere aperta dal 20/01/2016 al 31/05/2016. Guida operatori ESSE3 - Tesi online 2.2 Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 7

10 6.2 Appelli Le scadenze appelli devono seguire le regole riportate nella seguente tabella: Codice scadenza Da A Giorni Anticipo ADW Da 60 giorni precedenti l appello di A 40 giorni precedenti l appello di laurea. 40 laurea. DAW Da 60 giorni precedenti l appello di A 30 giorni precedenti l appello di laurea. 30 laurea. AFW Dal giorno di inizio del DAW dell appello A 10 giorni precedenti l appello di laurea. 10 di laurea. ATW Dal giorno successivo alla scadenza dello stesso campo nell appello precedente. A 10 giorni precedenti l appello di laurea. 10 PPW Dal giorno di chiusura del DAW A 5 giorni precedenti l appello di laurea. 5 dell appello di laurea. REW Dal giorno di chiusura del DAW A 5 giorni precedenti l appello di laurea. 5 dell appello di laurea. VPW Da 90 giorni precedenti l appello di laurea A 5 giorni successivi l appello di laurea. -5 STW Da inizio sessione. Alla fine della sessione Guida operatori ESSE3 - Tesi online 2.2 Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 8

11 7 Tabella riassuntiva scadenze FASI SCADENZE Attivazione procedura tesi online dello Non oltre 60 giorni precedenti l appello di laurea studente ( tesi PROPOSTA) Conferma del relatore all attivazione Non oltre 60 giorni precedenti l appello di della tesi online ( tesi ASSEGNATA) laurea. L operatore ESSE3 può iniziare il controllo della carriera. Domanda Conseguimento Titolo Entro 30 giorni precedenti l appello di laurea Allegati Domanda Conseguimento Titolo Entro 30 giorni precedenti l appello di laurea Allegati definitivi Tesi (Tesi elettronica e Non oltre 10 giorni precedenti l appello di laurea Abstract) Benestare del relatore (tesi APPROVATA) Non oltre 10 giorni precedenti l appello di laurea, previa approvazione allegati definitivi tesi. L operatore ESSE3 può confermare la Domanda CT. 8 Report Stato Tesi Laureandi Tramite la maschera Elaborazione Query si può periodicamente eseguire il report STATO_TESI. Il report deve essere eseguito per Dipartimento (obbligatorio). Si può inoltre dettagliare a livello di corso di studi, oppure per tipologia di stato tesi. Gli stati tesi sono: - ASS assegnata - ANN annullata - APP approvata - PRE presentata Dal menu principale del Client ESSE3 si apre la maschera Elaborazione Query: Funzioni di servizio -> Gestione esportazione dati -> Elaborazione query Guida operatori ESSE3 - Tesi online 2.2 Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 9

12 In modalità Ricerca si recupera il report STATO_TESI, selezionandolo dalla lista e premendo il bottone. Guida operatori ESSE3 - Tesi online 2.2 Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 10

13 Per eseguire la query si alza il flag Selezionati per l elaborazione, si indica il percorso fisico del file di export (ad esempio sul desktop del proprio terminale) e si salva. Poi si lancia l elaborazione tramite l apposito bottone. A questo punto si apre la maschera dei parametri nella quale l unico valore da scegliere è il codice Dipartimento, mentre negli altri parametri si può inserire il valore NULL se non si intende filtrare né per CORSO né per STATO. Guida operatori ESSE3 - Tesi online 2.2 Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 11

14 Il risultato dell elaborazione è un file XLS, come quello riportato di seguito, dove sono presenti i dati dei laureandi, il relatore, lo stato della tesi ed altro. Guida operatori ESSE3 - Tesi online 2.2 Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 12